Uit de (twee)jaarlijkse monitoring van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed blijkt dat een groot deel van de conformiteitsbeoordelingsinstanties (CBI’s) geen selectielijst heeft. Terwijl dat wettelijk gezien wel moet. Om de CBI’s te ondersteunen heeft het Nationaal Archief een voorbeeldselectielijst opgesteld, specifiek gericht op deze certificerende instellingen.
Privaatrechtelijke instantie en toch en selectielijst?
CBI’s zijn privaatrechtelijke instanties die beoordelingsactiviteiten verrichten, zoals inspecteren en certificeren. Het Keurmerkinstituut, Liftinstituut, Stichting Keuringsbureau Hout en het Nederlands Instituut voor Lastechniek (NIL), zijn voorbeelden van CBI’s.
Om hun wettelijk verplichte conformiteitsbeoordelingen te mogen uitvoeren, moeten deze instanties voor dat deel van hun taken een selectielijst opstellen. In de praktijk gebeurt dat alleen niet.
‘Wij gooien nooit iets weg!’
CBI’s zijn over het algemeen relatief kleine organisaties met soms minder dan vijftien werknemers. Volgens Aleid Overbeeke, senior medewerker Waardering en Selectie bij het Nationaal Archief, zijn deze privaatrechtelijke ondernemingen zich niet bewust van de verplichting een selectielijst op te stellen: “Als de organisatie zich bij ons meldt krijgen we vaak te horen dat men het niet nodig vindt een lijst op te stellen, omdat ze nooit iets weggooien of juist alles standaard na tien jaar vernietigen. Het dan toch moeten opstellen van een selectielijst, inclusief advisering van een externe deskundige en zes weken ter inzage leggen, roept veel vragen en soms weerstand op.”
Een andere aanpak
Het cluster Waardering en Selectie adviseert overheidsinstellingen dagelijks over het opstellen van selectielijsten en het wettelijke traject. Maar omdat CBI’s praktisch geen ervaring hebben op dit gebied, gaat de hulp aan deze bedrijven verder dan dat. Overbeeke: “Om de CBI’s te helpen, hebben we een voorbeeldselectielijst opgesteld, specifiek gericht op certificerende instellingen. Na een uitgebreid intakegesprek, leveren we een selectielijst aan die al grotendeels is ingevuld. En die de betreffende organisatie alleen nog hoeft af te ronden. Vervolgens leggen wij wat namen van mogelijke externe deskundigen voor die zij kunnen benaderen.”
Het werkt!
Op deze manier beschikken de betrokken instanties in relatief korte tijd, zonder al te veel inspanning, over een selectielijst. Waarin de belangen van de organisatie, het culturele erfgoed en de burger worden behartigd. “Het afgelopen jaar hebben we daarom, ondanks de covidomstandigheden vier selectielijsten kunnen vaststellen. Naar verwachting komen daar binnenkort nog eens vier tot acht lijsten bij. We merken steeds vaker dat de in het begin geuite weerstand verandert in een zucht van verlichting. En een welgemeend compliment!”
Meer informatie?
Informatie over het traject selectielijsten is te vinden op: https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/waardering-en-selectie.
Wilt u een selectielijst opstellen? Neem contact op via info@nationaalarchief.nl.
Actief meedenken of kennis ophalen over waardering en selectie kan ook. En wel op kia.pleio.nl, kennisplatform Waardering en Selectie.
