Overheidsinformatie moet na 10 jaar standaard overgebracht worden naar een toegankelijk archief. Nu staat daar nog 20 jaar voor. Zo wordt belangrijke – digitale - overheidsinformatie beter bewaard en blijft zij vindbaar en bruikbaar voor huidige en toekomstige generaties. Daarvoor pleit minister Slob (Archieven) in een brief aan de Tweede Kamer.
Digitalisering leidt ook bij de overheid tot een explosieve groei van informatie, van documenten en databestanden tot email en websites. Bovendien raakt informatie verspreid over allerlei verschillende systemen die draaien op software die snel verouderd. Overheden moeten daarom zo snel mogelijk de blijvend te bewaren informatie selecteren en overbrengen naar archiefdiensten; daar zorgen experts ervoor dat de digitale bestanden leesbaar blijven.
Informatie beter toegankelijk
Door de informatie al na tien jaar naar een archiefdienst te sturen, is deze beter toegankelijk voor historici, journalisten, genealogen, heemkundigen en andere gebruikers; online of in de studiezaal. Ook is de meeste informatie bij archiefdiensten openbaar en voor iedereen in te zien, niet alleen voor historisch onderzoek maar ook voor publieke verantwoording. Sommige informatie kan nog wel enige tijd afgeschermd zijn, maar alleen bij zwaarwegende redenen, zoals privacy of staatsveiligheid.
E-depots
Het voorstel van Slob maakt onderdeel uit van een bredere visie op archieven. Digitalisering vraagt volgens Slob om modernisering van de hele Archiefwet. En er is behoefte aan praktische ondersteuning. Archieven bestaan straks niet meer alleen uit papier, maar ook uit digitale bestanden in zogeheten E-depots. Dat vraagt nieuwe expertise en infrastructuur. Slob wil overheidsorganisaties en archiefdiensten hierbij ondersteunen. Het programma Rijk aan Informatie doet dit nu voor de departementen. Daarnaast financiert OCW kennis- en adviesdiensten van het Nationaal Archief gericht op de hele archiefsector.
Wetswijziging
Voor de nieuwe overbrengingstermijn moet de Archiefwet gewijzigd worden Minister Slob zal komend jaar gebruiken voor uitwerking en overleg, onder meer met de provincies, gemeenten en waterschappen.. Streven is om de eerste helft van 2019 een wetsvoorstel gereed te hebben voor een openbare raadpleging.
