Bij het duurzaam toegankelijk maken en houden van overheidsinformatie spelen leveranciers van applicaties een belangrijke rol. Daarom organiseerde het Nationaal Archief onlangs wederom een leveranciersbijeenkomst in samenwerking met de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG).
De leveranciersbijeenkomst was in wezen een vervolg op de eerste sessie in 2025. Toen introduceerden we het DUTO-raamwerk. Na een korte herhaling, lag de nadruk op de structuur van het DUTO-raamwerk. En werd specifiek ingegaan op het DUTO-proces vernietigen.
Waarom aandacht voor vernietigen?
In de praktijk hapert er nog wel eens wat rondom het vernietigen van overheidsinformatie. Denk aan het ontbreken van functionaliteiten in applicaties of van een goed ingericht proces om vernietiging uit te kunnen voeren. Of de benodigde handtekening die ontbreekt ter goedkeuring van het uitvoeren van vernietiging. Deze ‘haperingen’ moeten eerst structureel verholpen worden voordat je over kan gaan tot de daadwerkelijke vernietiging van informatie. Het DUTO-proces vernietigen geeft hier handvatten voor.
Digitaal vernietigen
Tijdens de bijeenkomst lieten we ook zien hoe het DUTO-raamwerk zich verhoudt tot andere kennisproducten. En dan specifiek tot de handreiking Digitaal vernietigen. Deze handreiking is geen herhaling van het DUTO-raamwerk, maar een nadere uitwerking van onderdelen ervan. Denk bijvoorbeeld aan een specifieke randvoorwaarde in het DUTO-raamwerk over beleid rondom back-ups. In de handreiking Digitaal vernietigen wordt uitgelegd wat ongeveer in dat beleid moet staan. Kortom: de handreiking richt zich meer op het hoe en het raamwerk op het wat.
De grootste uitdagingen
Leveranciers zijn een belangrijke speler in het vernietigingsproces van digitale overheidsinformatie. Welke grote uitdagingen zien zij rondom vernietigen? De aanwezige leveranciers benoemden een aantal zaken die de aandacht verdienen, zoals:
- Het vernietigen van objecten anders dan tekstdocumenten en zaken, zoals datasets in registers en dashboards.
- Een modern applicatielandschap waarin veel applicaties zijn verbonden met elkaar via API’s (communicatiesoftware); wanneer is iets echt vernietigd?
- Ook als de technische functionaliteit om bepaalde informatie te vernietigen aanwezig is, vindt soms alsnog geen vernietiging plaats.
Meer informatie
Meer weten over DUTO, het DUTO-raamwerk en specifiek het DUTO-proces vernietigen? Ga naar de website van het Nationaal Archief. Je kan ook vragen stellen aan ons speciale DUTO-team op KIA Community.
