Met deze woorden stelt Mette van Essen een essentiële en prikkelende vraag. In de Od-special over vernietigen van informatie geeft ze, als voormalig adviseur digitale innovatie Nationaal Archief, haar visie op een nieuwe toekomst van digitaal vernietigen. Want, zo stelt ze, ondanks vele pogingen, ontwikkelingen binnen het vakgebied en de inzet van nieuwe technologieën krijgen we het niet voor elkaar de digitale stapels weg te werken. En waar nodig te vernietigen.
Wat vernietiging lastig maakt
Volgens Van Essen speelt er een aantal problemen dat wettelijke vernietiging van informatie lastig maakt. Een daarvan is ‘reststroom’ door onvoldoende opschoning en ordening. Informatie verdwijnt na creatie uit het blikveld en gaat zwerven door de organisatie. Maar reststroom ontstaat bijvoorbeeld ook door het draaien van back-ups, door het bewaren van gegevens in meerdere systemen en op meerdere locaties, en door informatie die we doorsturen naar collega’s. Het niet uitvoeren van wettelijke vernietiging of fouten die ontstaan door automatische vernietiging van reststroom leiden tot onvolledige verantwoording naar de burger, hoge kosten voor beheer en imagoschade. En dit kan weer leiden tot risicomijdende gedrag van vernietigen. In reactie hierop reduceren we vernietiging tot een technisch probleem. En wordt naar een van tevoren bedachte uitkomst gewerkt. Er vindt geen weging meer plaats, en het echte probleem komt niet boven tafel.
Andere kijk
Een andere kijk op digitaal vernietigen is wat we nodig hebben, stelt van Essen. Zie digitaal vernietigen niet als een technisch, maar als een adaptief probleem. Om de problematiek rond digitale vernietiging te tackelen moeten we onze manieren van denken, onze overtuigingen en onze aannames veranderen. Als we niet kijken naar de specifieke context van de informatie en hoe deze ontstaat, negeren we de complexiteit die inherent is aan de uitvoering van vernietiging.
Hoe begin je?
Het begint bij meer en beter samenwerken. Zet bijvoorbeeld informatiebeheerders en innovators bij elkaar als het gaat om een aanpak voor datagedreven werken. De focus moet niet liggen op de grootte en de omvang van gegevens, maar op de kwaliteit ervan.
Naast (oplossingen voor) het wegwerken van de informatiestapels moeten we stappen zetten naar een verbetering van het systeem van informatiebeheer en de kwaliteit van informatie, aldus Van Essen. Het vinden van goede oplossingen begint met een goede probleemanalyse en een concrete onderzoeksvraag. Wat willen we bereiken met de inzet van technologie? Welke effecten heeft dit op de organisatie en de medewerkers? Uiteindelijk gaat het niet om het inzetten van artificial intelligence (AI) of het ‘doen aan’ big data, maar over hoe technologie concreet kan bijdragen aan verandering.
