Het Nationaal Archief zet zijn expertise, het duurzaam toegankelijk houden van overheidsinformatie, de komende jaren meer in aan de voorkant van het informatieproces, in. Bij o.a. ministeries, zelfstandige bestuursorganen (zbo’s) en uitvoeringsorganisaties. Vanuit die gedachte organiseerde het Nationaal Archief op 8 september het Zbo Kennisfestival. Met ruim 75 deelnemers van meer dan 40 verschillende zbo’s was het een hoge opkomst.
Sommige deelnemers kwamen om kennis te maken en zich te oriënteren. Anderen met gerichte vragen. Zoals: Waar en hoe begin ik? Wat komt er op onze organisaties af met de nieuwe Archiefwet? Moet alle digitale informatie opgeslagen worden? Het publiek was divers: van directeur van een kleine stichting tot rijkstrainee tot doorgewinterde informatiebeheerder. En iedereen was het erover eens: goed idee deze bijeenkomst!
Speeddates, praktijkervaringen en kennismarkt
Na de kick-off van de algemene rijkarchivaris Afelonne Doek konden de deelnemers op een informele manier kennismaken via speeddates. Daarna was er keuze uit verschillende workshops en presentaties over de DUTO-scan, digitaal archief overbrengen en het Leerhuis Informatiehuishouding. Ook konden aanwezigen gebruikmaken een mini-consult met een adviseur recordkeeping. Vanuit het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap werd een presentatie gegeven over de nieuwe Archiefwet. De hele middag konden deelnemers op de kennismarkt terecht waarbij informatie werd aangeboden over overbrengen en openbaarheid, het Kennisnetwerk Informatie en Advies (KIA), en de kennisproducten van het Nationaal Archief.
Praktijkervaringen
Praktijkervaringen van zbo’s zelf kwamen ook aan bod. Esther Maes van de TU Delft en Eva Reizevoort van het Nationaal Archief gaven een presentatie over archiveren by design. Esther liet met verschillende voorbeelden zien hoe archiveren by design praktisch kan worden toegepast. Eva vertelde over de handreiking Archiveren by design van het Nationaal Archief dat organisaties kan helpen wanneer zij ermee willen starten.
Van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) deelde Joeri Meijer zijn ervaringen over het opstellen van een selectielijst. Dit deed hij samen met Douwe van Galiën, expert op het gebied van waardering en selectie van het Nationaal Archief. Joeri gaf tips over waar je aan kan denken als organisaties willen starten met het opstellen van een selectielijst. Betrek bijvoorbeeld op tijd de collega’s die verantwoordelijk zijn voor het primaire proces binnen de organisatie. Vervolgens lichtte Douwe het proces toe over het opstellen van een selectielijst .
Ilona Dorrestijn van de Sociale Verzekeringsbank (SVB) vertelde over haar deelname aan een leerexpeditie risicobenadering: ‘Tot mijn verrassing: de deelnemende organisaties (28) zijn afkomstig uit alle lagen van de overheid – gemeentes, waterschappen, provincies, ministeries en zbo’s. Eenpitters soms, en vooral specialisten op zoek naar kennis en ervaring. Dit geeft energie! Samen op zoek naar de inhoud vereist afstemming. Het Nationaal Archief faciliteert, maar je moet zelf ook contact houden. Via Trello, werkbezoeken en extra digitale vergaderingen. De plenaire bijeenkomsten brengen focus aan.’
Zbo-community op KIA
Om elkaar ook digitaal te ontmoeten en kennis te delen, is op KIA een groep ingericht speciaal voor informatie- en archiefprofessionals werkzaam bij zbo’s. Zbo’s kunnen hier vragen stellen en elkaar helpen. Op deze pagina komen ook de presentaties te staan van deze middag. Word lid van deze zbo-community en blijf op de hoogte van recente ontwikkelingen binnen het vakgebied.
Heeft u vragen over hoe u de informatiehuishouding van uw organisatie kunt verbeteren en wat het Nationaal Archief voor u kan betekenen om overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te houden? Neem dan contact met ons op via dit formulier.
