De Standaardisatieraad van het Nationaal Archief heeft de eerste drie modules van de vernieuwde handreiking Waardering en selectie vastgesteld. Deze handreiking vormt de leidraad voor (koepel)organisaties bij het opstellen en toepassen van selectielijsten en hotspotlijsten. En vervangt op termijn de bestaande handreiking Belangen in Balans voor waardering en selectie uit 2015.
De belangrijkste aanvulling op de huidige handreiking is de volledig nieuwe module over het toekennen van bewaartermijnen aan informatieobjecten. Die nu al meerwaarde biedt voor én toepasbaar is door (koepel)organisaties.
Doorontwikkeling én uitbreiding bestaande handreiking
De herziening op Belangen in Balans is mede een gevolg van geluiden uit het veld. Gebruikers gaven bijvoorbeeld aan behoefte te hebben aan concretere handvatten voor het opstellen van selectielijsten. De nieuwe module Waarderingsinstrumenten is daarom voorzien van praktische stappenplannen voor de uitvoering van de risico- en systeemanalyse. En voor de inrichting van de hotspotmonitor.
Ook bleek de scope van Belangen in Balans te beperkt. Zo was niet duidelijk wat het belang was voor het management. De inleidende module Waardering en selectie in het informatiebeheer legt daarom beknopt uit wat waardering en selectie is. En waarom het belangrijk is voor een organisatie. Een andere, cruciale vraag was hoe bewaartermijnen in vastgestelde selectielijsten effectief en efficiënt uitgevoerd kunnen worden. Het antwoord daarop is nu te vinden in de nieuwe module Toepassen beslisregels bewaartermijnen.
Een gezamenlijk en modulair traject
Het Nationaal Archief ontwikkelt de modules stapsgewijs met hulp en input van ministeries en (de koepelorganisaties van) gemeenten, provincies en waterschappen. Het is een ambitieus project, dat veel tijd en capaciteit vraagt. Elke module wordt direct na vaststelling gepubliceerd op de website van het Nationaal Archief. Door deze gefaseerde aanpak kunnen nog niet alle modules toegepast worden. De module Waarderingsinstrumenten hangt bijvoorbeeld nauw samen met de module Waarderingen die nog in ontwikkeling is. De startpagina van de vernieuwde handreiking Waardering en selectie biedt een overzicht van alle modules en hun inhoud. En vermeldt ook duidelijk welke modules vastgesteld en al of niet onmiddellijk toepasbaar zijn.
