Het Nationaal Archief heeft het eerste onderdeel van de nieuwe handreiking Archiveren in de Informatieketen gepubliceerd. Deze handreiking helpt informatieprofessionals om de keteninformatie bij overheidsorganisaties duurzaam toegankelijk te maken en houden.
Samenwerken in ketens komt met eigen vraagstukken en specifieke oplossingen op het gebied van duurzame toegankelijkheid. Denk aan een informatiearchitect die informatiestromen in ketens in kaart brengt in een ketenarchitectuur. Of aan een adviseur informatiebeheer die samen met ketenpartners de herleidbaarheid van informatieobjecten regelt met een unieke identificatie in de keten. De handreiking Archiveren in de informatieketen helpt bij het vinden van dit soort oplossingen. De gepubliceerde module vormt de basis van de handreiking.
Belang van een goed werkende informatieketen
Een goede samenwerking tussen overheidsorganisaties, dwars door bestuurslagen heen. Dat is wat de overheid nastreeft. Dit vraagt echter wel wat van overheidsorganisaties op het gebied van informatiehuishouding. Op de achtergrond moeten alle informatieketens namelijk op elkaar aansluiten. En daarom is het noodzakelijk om de archivering in deze informatieketens goed in te richten.
Module 1: Uitgangspunten voor archiveren in informatieketens
In de eerste plaats is het nodig in kaart te brengen welke vraagstukken zich voordoen bij het archiveren in informatieketens. Waar moet een informatieprofessional zich op richten bij het op orde krijgen van de archivering in een informatieketen? Die vraag beantwoordt de eerste module van de handreiking Archiveren in de Informatieketen. Denk aan vraagstukken als het beleggen van taken en afspraken of het inzichtelijk maken van de informatieketen in overzichten. Elk vraagstuk is omschreven zodat het gebruikt kan worden als uitgangspunt voor de inrichting van archiveren in informatieketens. Daarnaast staan bij elk vraagstuk voorbeelden van oplossingen van overheidsorganisaties.
De module is te lezen op webpagina’s. Geïnteresseerden kunnen de printversie downloaden met de grijze knop aan de rechterkant van de pagina. Met een rechtermuisklik is deze versie af te drukken op papier of als pdf. Sinds kort is de lay-out van de printversie verbeterd. Door de toevoeging van de afdrukdatum en het logo van het Nationaal Archief is bovendien de verantwoording van het kennisproduct beter geregeld.
Wat kun je nog verwachten in de toekomst?
Het Nationaal Archief werkt door aan deze handreiking. We verwachten eind 2023 de volgende module te publiceren. Deze gaat over verantwoordelijkheid in informatieketens. Deze module geeft uitleg over verantwoordelijkheid voor informatieobjecten binnen ketens. Daarnaast biedt de module een tool om een situatieschets te maken van de verantwoordelijkheden binnen een informatieketen voor een organisatie. Voor deze tool zijn we op zoek naar een testpanel. Daarvoor volgt een oproep op het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA). Houd KIA dus in de gaten.
