Het Nationaal Archief heeft in opdracht van het ministerie van BZK een eerste DUTO-scan uitgevoerd op het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). In 3 workshops bekeken we met een gebruikersgroep binnen het DSO hoe we duurzame toegankelijkheid van informatie (van een specifiek gekozen werkproces) kunnen verbeteren. Het eindresultaat is een lijst met concrete aanbevelingen en praktische adviezen op het gebied van metadata, bewaartermijnen, informatietypen en binnen DSO geaccepteerde bestandsformaten.
In de DUTO-scan op het DSO staat het faciliteren van het bedrijfsproces Opstellen, indienen en ophalen-verzoek centraal. Dit proces ondersteunt het verzamelen van informatie die nodig is voor het aanvragen van een vergunning of voor het doen van een melding voor een project. En het overdragen van deze informatie aan de overheid.
Aanleiding DUTO-scan: Omgevingswet
De invoering van de Omgevingswet wordt wel eens een van de grootste wetgevingsoperaties sinds de introductie van de Grondwet van Thorbecke (1848) genoemd. Met de Omgevingswet wil de overheid de regels voor ruimtelijke ontwikkeling vereenvoudigen en samenvoegen. In cijfers betekent dit dat 26 wetten geïntegreerd worden in één wet, waarbij het aantal van 5000 wetsartikelen teruggebracht wordt naar 350 en van 240 regelingen naar 14. Kort gezegd wordt het eenvoudiger om te zien wat toegestaan is op een bepaalde locatie. Hierdoor is het makkelijker om bouwprojecten te starten.
Grote ICT-uitdaging
Een digitaal stelsel ondersteunt de uitvoering van de Omgevingswet. De ontwikkeling hiervan is een complexe technische uitdaging. Het stelsel bestaat namelijk niet uit één ICT-systeem. Het is een samenhangend geheel van afspraken, gebruikerstoepassingen, voorzieningen en registraties. Deze worden door verschillende organisaties ontwikkeld en beheerd. Daarbij gaat het om het beschikbaar stellen of het raadplegen van informatie. Én de functionaliteit die nodig is voor de processen van de Omgevingswet.
Het DSO gaat o.a. ondersteuning bieden aan het digitaal samenwerken in ketens. Leidende gedachte daarbij is het hebben van een wendbare keten met dynamische uitwisseling van informatie en elektronische berichten. Uitgangspunt is het ‘cloud-denken’; het maakt niet uit waar de software draait en er worden geen nieuwe voorzieningen gebouwd als de bestaande voorzieningen toereikend zijn of kunnen worden aangepast.
De workshops: inventarisatie gebruikerswensen
In de eerste workshop hebben 2 DUTO-adviseurs van het Nationaal Archief samen met een gebruikersgroep binnen het DSO een lijst met gebruikerswensen opgesteld. De gebruikersgroep bestond uit product owners van deelprojecten binnen het DSO, vertegenwoordigers van de bevoegd gezagen, de verbindingsarchitect Waterschappen en Rijksoverheid en een projectarchitect van het DSO.Op basis van gebruikerswensen zijn in de tweede workshop met ontwerpers van het DSO mogelijke maatregelen opgesteld. Deze groep ontwerpers bestond uit domeinarchitecten, product owners deelprojecten en de projectarchitect DSO. En verbindingsarchitecten voor de gemeenten, provincies, waterschappen en de rijksoverheid.
In de laatste workshop hebben de gebruikers en de ontwerpers gezamenlijk de voorgestelde maatregelen nogmaals doorgenomen en hebben ze deze op wenselijkheid en haalbaarheid gescoord.
Gedurende de workshops is afgesproken een aantal zaken al versneld op te pakken binnen de eerstvolgende ontwerpsessie. Het gaat om bevindingen op het gebied van metadata, bewaartermijnen, informatietypen en binnen DSO geaccepteerde bestandsformaten.
Het vervolg
Inmiddels zijn het DSO en het Nationaal Archief bezig met het opzetten van de volgende DUTO-scan die dit najaar nog uitgevoerd gaat worden. Deze scan staat in het teken van het beheer van algemene informatietypen binnen de keten ‘van service tot dienst’. De focus ligt dan op het in beeld krijgen van alle informatietypen die relevant zijn binnen deze procesketen, de applicaties die daarbij van toepassing zijn, wie verantwoordelijk is voor het beheer en de duurzame toegankelijkheid van de informatietypen.
Kijk voor meer informatie over een DUTO-scan bij de DUTO-eisen van het Nationaal Archief.
