‘Waar gaat het Nationaal Archief precies over? Jullie bewaren toch papieren archiefstukken?’, vroeg onlangs een programmamanager Open op Orde werkzaam bij een ministerie. Maar dat is slechts de halve waarheid. Het complete plaatje is dat het Nationaal Archief met zijn jarenlange expertise in het duurzaam toegankelijk houden van overheidsinformatie, ook een belangrijke rol speelt aan de voorkant van de informatiehuishouding van de rijksoverheid. Door onze dienstverlening in te zetten bij ministeries, zelfstandige bestuursorganen en uitvoeringsorganisaties helpen we hen om hun informatiehuishouding op orde te brengen.
Goed informatiebeheer voorwaarde voor een open overheid
Goed informatiebeheer, archiveren, is een randvoorwaarde voor een open en transparante overheid. Archiveren is meer dan alleen bewaren. Het is het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie. Zowel de Wet open overheid als de Archiefwet schrijven voor dat overheidsinformatie hieraan moet voldoen. Want burgers, overheden, journalisten, bedrijven, de Tweede Kamer en andere organisaties hebben recht op toegang tot overheidsinformatie. Zoals e-mails, appjes en beleidsstukken. Om bijvoorbeeld te reconstrueren hoe bepaalde besluiten tot stand zijn gekomen.
In deze complexe digitale samenleving is goed informatiebeheer voor veel rijksoverheden een grote uitdaging. Diezelfde programmamanager vertelde: ‘In theorie lijkt alles te kloppen, maar in de praktijk lopen we soms tegen problemen aan. Mijn collega’s en ik hebben bijvoorbeeld geworsteld met het opstellen van een selectielijst voor e-mailarchivering volgens de sleutelfunctiemethode.’ Met de expertise van het Nationaal Archief op het gebied van waardering en selectie kunnen onze medewerkers hulp bieden bij dit soort praktische vraagstukken.
Expertisecentrum Informatiehuishouding
Het duurzaam toegankelijk houden van informatie begint in de visie van het Nationaal Archief al bij de inrichting van processen en systemen. Een kernbegrip hierbij is archiveren by design. Regelmatig adviseren we informatieprofessionals over dit onderwerp. Bekijk de korte film over wat archiveren by design is. Of lees onze handreiking over het toepassen ervan. Ook kun je via deze podcast leerexpeditie Archiveren by design luisteren naar de ervaringen van deelnemers die deze leerexpeditie hebben gevolgd.
Maar we doen meer. Via onze DUTO-scans geven we bijvoorbeeld inzicht in de duurzame toegankelijkheid van informatie binnen een werkproces of systeem. Voor het Leerhuis Informatiehuishouding ontwikkelen we verschillende e-learningmodules en ook organiseren we de serie Informatiebeheer Ontmoet... De eerste ontmoeting was met architectuur. Via al deze initiatieven bouwen we verder aan onze rol als expertisecentrum informatiehuishouding voor de overheid. Samen met onze partners binnen Open Overheid.
Meer informatie
Wil je weten of we iets voor je organisatie kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op via info@nationaalarchief.nl of bekijk onze website. Op de Open Donderdagen op het Nationaal Archief kun je informeel kennis maken en praten met collega’s en andere organisaties die zich bezighouden met informatiehuishouding. Daar kwamen we opnieuw eerdergenoemde programmamanager tegen: ‘Ik zou collega’s zeker aanraden deze eens te bezoeken. Altijd een korte informatieve presentatie gevolgd door een leuke ontspannen informele borrel. Goed voor je netwerk en om nieuwe inzichten op te doen.’ De Open Donderdagen vinden iedere twee weken plaats. De eerstvolgende zijn 12 en 26 januari. Houd ook onze LinkedIn- en Twitterkanalen in de gaten.
