De leerexpeditie voor archiveren by design is succesvol afgerond. Op donderdag 16 juni bereikten de tien gemotiveerde deelnemers de top. En keken we gezamenlijk terug op de behaalde resultaten en bevindingen. Belangrijkste leerpunten: keuzes, invloed, aandacht en zichtbaarheid.
Choose your battles
De leerexpeditie vond plaats in het teken van open op orde. Het Nationaal Archief zorgde voor de begeleiding en organiseerde tussentijds reflectiemomenten in de vorm van basiskampen. Hierin werden de voortgang en bevindingen doorgesproken. Ook werden opgedane inzichten gedeeld. De belangrijkste daarvan zijn:
- Keuzes: choose your battles: archivering by design betekent dat je vroeg betrokken bent en wordt bij het proces van verandering van bijvoorbeeld een applicatie. Dat wil echter niet zeggen dat je overal aan tafel moet zitten. Maak keuzes in wat voor het goed uitvoeren van de eigen werkzaamheden belangrijk is en waar je de grootste kans van slagen hebt.
- Invloed: de rol van het middenkader is cruciaal. Het middenmanagement heeft de positie en invloed om je tijdig uit te nodigen en te sturen op de aanwezigheid van informatiebeheer bij veranderprojecten.
- Aandacht: maak een lijst met aandachtspunten over het onderwerp archiveren by design die belangrijk zijn voor de (nieuwe) applicaties. Deze gebruik je om met de technische en inhoudelijk deskundige collega’s in gesprek te gaan. Zodat het archiveren in ieder geval meegenomen wordt bij het aanschaffen of doorontwikkelen van met name kleine applicaties.
- Zichtbaarheid: wees zichtbaar en benadruk het belang van het gezamenlijk aan de slag gaan. Maak hiervoor ook gebruik van de verschillende communicatiemiddelen binnen de eigen organisatie.
Zie ook de podcast van de leerexpeditie, gemaakt door de deelnemers (mp3, 22,5 MB)
Inhoudelijk sterk
De leerexpeditie werd gewaardeerd met een ruime acht. De zelfsturende en interactieve manier van leren en kennisdelen is de deelnemers heel goed bevallen. Het ontstane netwerk zet de samenwerking en de gezamenlijke zoektocht naar antwoorden dan ook voort. Een deelnemer: “Ik vind de leerexpeditie als leermethode heel nuttig. Vooral aan te bevelen voor deelnemers die wel kennis hebben van het betreffende vakgebied [red: informatiehuishouding] maar nog nieuw zijn in het specifieke thema, in dit geval archiving by design.”
Ook de organisatoren hebben lering getrokken uit de methode en de evaluatie. Zo komt er een overzicht van experts en praktijken (landschapschets) die relevante en mogelijke praktijkbezoeken in kaart brengt. En dragen fysieke bijeenkomsten bij aan het verstevigen van commitment. Daarnaast moet vóór aanvang van de leergang duidelijk zijn welk kennisniveau nodig is om mee te kunnen doen (deelnemers moeten beschikken over enige basiskennis van informatiebeheer). En hoeveel tijd je er in totaal aan kwijt bent.
Vervolg
In de toekomst start het Nationaal Archief meer expedities voor duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Met name over onderwerpen die qua idee wel helder zijn maar waarvan de praktijk toch vaak weerbarstiger blijkt. Momenteel is al een expeditie voor de risicobenadering voor informatiebeheer gaande. Binnenkort publiceren we de thema’s voor de komende periode.
