Een open en transparante overheid is voor de hele samenleving belangrijk. Zowel burgers als ambtenaren hebben namelijk het meest aan overheidsinformatie als die toegankelijk en bruikbaar is. Archiefinstellingen nemen daarin een steeds grotere rol in, ook het Nationaal Archief.
De wereld van overheidsinformatie is sterk in ontwikkeling. Van oudsher zijn archieven dé plek waar overheidsinformatie terechtkomt en beschikbaar wordt gesteld aan de burger. In het digitale domein vervaagt de grens tussen de actieve openbaarmaking waartoe de Wet open overheid verplicht en het online beschikbaar stellen door archiefinstellingen. Denk aan de groei van digitale archieven, het verkorten van de overbrengingstermijn van 20 naar 10 jaar in de nieuwe Archiefwet, aan vervroegd overbrengen van archieven. Ook de wensen van gebruikers veranderen: ze willen integraal kunnen zoeken en de gevonden documenten blijvend kunnen inzien. Kortom, archiefinstellingen zijn een knooppunt van overheidsinformatie en zien mogelijkheden om de relatie tussen burger en overheid te helpen verbeteren.
Archiefsector als nutsvoorziening
Deze nieuwe benadering vraagt erom om meer te denken vanuit de gebruiker. Op die manier werkt de archiefsector als ‘nutsvoorziening’ waar iedereen baat bij heeft. Waar de overheidsinformatie opgeslagen is dan minder van belang. Net als de vraag of die informatie nu nieuw of oud is, overgebracht of nog lang niet. Algemene, vrije toegang tot informatie, op een manier die duurzaam is en begrijpelijk voor de gebruiker. Om dit doel te kunnen bereiken moeten alle betrokken organisaties gebruik maken van open standaarden. Ook de sector zelf moet zich heroriënteren.
De branchevereniging voor archivarissen, KVAN, werkt momenteel het idee uit van de archiefsector als nutsvoorziening. Voor het opstellen van een document daarover organiseert de KVAN in september twee meedenksessies op managementniveau. Voor KVAN-leden is er een informatief webinar op 18 september. Aanmelden kan via de KVAN-website.
Een brief aan de Stuurgroep PLOOI
Al deze sessies geven vervolg aan de oproep die de archiefsector begin juli deed aan de Stuurgroep PLOOI. Dit orgaan heeft de regie op het platform voor open overheidsinformatie: open.overheid.nl, de centrale plaats voor stukken die op grond van de Wet open overheid actief openbaar zijn gemaakt. Kort samengevat roept de brief op om toe te werken naar één groot overheidsarchief, over verschillende plekken verspreid, maar met elkaar verbonden op basis van open standaarden. In de brief vragen sectorvertegenwoordigers om een lange termijnperspectief op PLOOI en bieden zij medewerking aan. Een afspraak om hier met alle betrokken partijen over door te praten, staat inmiddels gepland.
De brief aan de Stuurgroep PLOOI kunt u downloaden onderaan dit nieuwsbericht. Algemene rijkarchivaris Afelonne Doek, de directeuren van de Regionaal Historische Centra, het bestuur van branchevereniging KVAN en directieleden van diverse andere Nederlandse archiefinstellingen ondertekenden de brief.
Puzzelen als partners
Directeur Archieven, Dienstverlening en Innovatie Tom De Smet sprak dit voorjaar over de visie van het Nationaal Archief op dit thema. Tijdens een panelgesprek op de Archiefdag zei hij: “Een open en transparante overheid, dat is waar wij voor staan. Die puzzel leggen we samen, met alle grote en kleine archiefinstellingen. Het Nationaal Archief maakt daar graag onderdeel van uit.” Een verslag van het gesprek staat op de website van KVAN.
