Definitie
Een afzonderlijk informatieobject uit een reeks die door opeenvolgende wijzigingen is ontstaan.
Toelichting
DUTO beschouwt een versie als een afzonderlijk informatieobject. Dit omdat versies kunnen verschillen en wel zo dat er - door eerdere wijziging - belangrijke informatie verloren kan zijn gegaan; gebruikers moeten om die reden een specifieke versie uit de reeks kunnen opvragen. Een zoekresultaat geeft vaak alleen de meest recente versie uit een reeks. Het moet de gebruiker wel duidelijk zijn dat er nog meer versies zijn.
Niet alle versies uit een reeks moeten bewaard worden. Het overschrijven of verwijderen van eerdere versies mag, mits is voldaan aan de eisen aan vernietiging. Overschrijven en verwijderen zijn vernietigingen.
Vaak wordt het begrip versie gebruikt om de positie van een informatieobject in een versiereeks aan te duiden. Zoals ‘eerste versie’ en ‘volgende versie’. Of om de status aan te duiden, zoals in ‘concept versie’ of ‘vastgestelde versie’.
Sommige lezers vinden het misschien merkwaardig om opeenvolgende versies als verschillende informatieobjecten te zien. Zij beschouwen een wijzing niet als de creatie van een nieuw informatieobject, maar als een nieuwe toestand van hetzelfde object. Daar is op zich niks op tegen, maar in het kader van de duurzame toegankelijkheid van informatie is het van belang om opeenvolgende versies van elkaar te onderscheiden. Die bovendien gelijktijdig kunnen bestaan.
Bronverwijzingen
Eigen definitie voor DUTO. Het begrip 'versie' is vergelijkbaar met het begrip ‘ontwikkelstadium’ uit de Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen. In DUTO is voor ‘versie’ gekozen, omdat dat gangbaarder taalgebruik is.
Het begrip 'versie’ wordt niet zo vaak gebruikt in de gezaghebbende bronnen. Waarschijnlijk omdat deze veelal zijn gericht op de fase waarin gegevens niet meer veranderen (de zogenaamde semi-statische en statische fase). Het begrip ‘versie’ is in DUTO echter wel van belang, omdat DUTO niet alleen gaat over informatieobjecten die niet meer veranderen, maar ook over informatieobjecten die (nog) wel veranderen.