Module Uitgangspunten voor archiveren in informatieketens

Binnen ketens worden informatieobjecten op grote schaal gedeeld en gezamenlijk gecreëerd. Hierdoor ontstaan er gezamenlijke informatiesystemen, waarin informatieobjecten van verschillende organisaties worden beheerd. Dit kan tot gevolg hebben dat er onduidelijkheid bestaat over wie in bestuurlijke zin verantwoordelijk (voor de Archiefwet de zorgdrager) is voor de informatieobjecten in de keten. Of wat bijvoorbeeld een kopie of origineel is. Het is daarom noodzakelijk om inzichtelijk te maken wie zorg draagt voor welke informatieobjecten en in welke informatiesystemen deze verwerkt worden.

Uit verantwoordelijkheden en bevoegdheden vloeien taken en afspraken voort. Een RACI-model kan bijvoorbeeld alle rollen en bevoegdheden van betrokken organisaties weergeven. Daarnaast is het nodig om voor informatiebeheer in de keten overleggen in te richten. Bijvoorbeeld wijzigingen in wetgeving, processen of organisaties kunnen vanuit deze overleggen worden opgepakt.

Voor de invoering van de Omgevingswet (geplande inwerkintreding 1 januari 2024) is bovenstaande al uitgezocht. Ten eerste is er een introductiepagina over archivering en duurzame toegankelijkheid opgeleverd waarin staat wie waarvoor verantwoordelijk is binnen de keten en waarom. Ten tweede is er een Globaal Content Raamwerk voor de Omgevingswet opgeleverd. In dit document (Global Content Raamwerk) staat bij bijlage F een overzicht van alle typen informatieobjecten binnen de processen van de Omgevingswet en wie zorg draagt voor deze informatieobjecten.

Samenwerken in ketens betekent afspraken maken. Deze staan niet los van bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de informatieketen. Afspraken maken kan op verschillende manieren, maar in de praktijk worden deze vaak vastgelegd in een convenant. In zo’n convenant of regeling staan minstens de volgende afspraken:

• op welke manier de verantwoordelijke overheidsorganen samen invulling geven aan hun taken en bevoegdheden waar het gaat om de informatieobjecten op grond van de Archiefwet;
• naar welke archiefinstelling of archiefinstellingen de blijvend te bewaren informatieobjecten worden overgebracht;
• op welke manier het toezicht op de informatieobjecten plaatsvindt;
• hoe het beheer van de informatieobjecten is geregeld, vastgelegd in een regeling.

Een convenant beschrijft in elk geval:

• Uitwisseling van informatieobjecten en (meta)gegevens.
• Het spreken van een gemeenschappelijke taal.
• Kwaliteit van gegevens en informatie.
• Herleidbaarheid van informatie in de keten.
• Reconstructie van informatie in de keten.
• Ontsluiten van informatie na opheffen van samenwerking. Dit staat soms in een liquidatieplan van een gemeenschappelijke regeling. Een voorbeeld van een liquidatieplan staat in het liquidatieplan van Recreatie Midden Nederland.
• Beschikbaar stellen van informatie in de keten. In het bijzonder de toegang tot informatie en hoe toestemming voor inzage in de informatie kan worden gegeven.

Raadpleeg voor een voorbeeld van een convenant het convenant voor de Loonaangifteketen.

Mandaat en delegatie

Het kan  zijn dat bepaalde taken in een keten worden gemandateerd of gedelegeerd. Voorbeelden daarvan staan in de handreiking Samenwerkingsverbanden. In die handreiking staat omschreven wat geregeld moet zijn bij mandatering en delegatie. Daarnaast beschrijft het een voorbeeld van een archiefparagraaf om op te nemen in een convenant of regeling.

Om grip op de informatie te krijgen is het van belang om een overzicht te hebben van de samenhang tussen informatieobjecten, processen en informatiesystemen. Organisaties leggen dit vast in bijvoorbeeld een ordeningsplan of een architectuur. Bij samenwerking in ketens is er echter méér nodig. Dan moet er ook een overzicht zijn van de samenhang tussen informatieobjecten, processen en informatiesystemen in de keten.  Ook moeten er afspraken worden gemaakt over het beheer van zulke overzichten. Deze overzichten kunnen in de vorm van een ketenarchitectuur worden gegoten, maar ook een informatiemodel voor een keten of een ketenordeningsplan kan volstaan. Er moet ook duidelijk omschreven worden welke plaats de ketenoverzichten nemen ten opzichte van de architecturen en ordeningsplannen van de individuele samenwerkingspartners. Binnen de overzichten van de ketens kan er ook aandacht worden besteed aan principes en richtlijnen voor het uitwisselen van informatie en er kunnen ook meer technische omschrijvingen worden toegevoegd van koppelvlakken en ketenregistraties.

Twee voorbeelden van ketenarchitecturen zijn de Ketenarchitectuur Werk en Inkomen (KARWEI) en de Ketenarchitectuur Inburgering. Beide architecturen geven inzicht in de positie van de ketenarchitectuur ten opzichte van de architecturen van de ketenorganisaties. De KARWEI heeft bijvoorbeeld een uitgebreide omschrijving gegeven van de ketenregistratie en hun voorziene werking. De Ketenarchitectuur Inburgering heeft onder andere een visualisatie gemaakt van de informatiestromen binnen de inburgeringsketen en de verandering in die stromen door nieuwe wetgeving.

Gegevens en informatieobjecten worden in grote hoeveelheden gedeeld binnen ketens. Wanneer organisaties gegevens en/of informatieobjecten ontvangen van een samenwerkende partner, moeten ze die wel kunnen interpreteren. Het is dus noodzakelijk dat binnen de keten de organisaties op dezelfde manier betekenis geven aan de informatieobjecten en de gegevens die ze uitwisselen. Ze moeten als het ware een gemeenschappelijke taal ontwikkelen om verwarring te voorkomen.

Maak afspraken over die gemeenschappelijke taal, bijvoorbeeld met:

• Gegevenswoordenboeken: instrumenten binnen gegevensmanagement om de interoperabiliteit tussen systemen en domeinen te verbeteren en begripsverwarring te voorkomen (bron: NORA). Voorbeelden van gegevenswoordenboeken zijn: (1) Gegevenswoordenboek voor de migratieketen – GMK, (2) Gemeentelijk Gegevenswoordenboek (nog in ontwikkeling) – GGW, (3) Het Aquo-lex (waterwoordenboek) van het Informatiehuis Water
• Stelselcatalogi: voorzieningen in de vorm van een register met daarin de betekenis van de gegevens in Basisregistraties. Denk bijvoorbeeld aan de stelselcatalogus van Logius.
• Metagegevensschema’s: metagegevens zijn gegevens over gegevens en geven daarom duiding en context van de gegevens. Een metagegevensschema beschrijft de betekenis en structuur van deze metagegevens. Wanneer gegevens en informatieobjecten worden gedeeld in de keten is een gedeeld of afgestemd metagegevensschema essentieel voor de juiste duiding en context van gegevens en informatieobjecten in de keten. Dit kan bijvoorbeeld doordat organisaties in de keten hun metagegevensschema baseren op hetzelfde schema, zoals TMR of MDTO. Er moet dan nog wel een mapping worden gemaakt.
• Informatiemodellen: beschrijvingen van de structuur en betekenis van de informatieobjecten in een bepaald domein. Denk bijvoorbeeld aan het Informatiemodel voor zaken (de RGBZ) van GEMMA. Een ander voorbeeld is het iStandaarden informatiemodel voor de uitvoering van de Wet langdurige zorg, Wet maatschappelijke ondersteuning en de Jeugdwet. Deze worden beheerd door het Zorginstituut.

Organisaties kunnen verschillende rollen vervullen binnen een keten met betrekking tot gegevens. Er zijn drie rollen te onderscheiden. Eén organisatie kan daarbij meerdere rollen hebben:

1. Bronhouder: is verantwoordelijk voor het inwinnen, actueel houden, opslaan en ter beschikking stellen van de juiste gegevens (bron: NORA)
2. Beheerder: voert beheeracties uit op de gegevens.
3. Afnemer: neemt gegevens af van de bronhouder. De afnemer van gegevens kent aan die gegevens (nieuwe) betekenis toe en creëert daarmee nieuwe informatieobjecten.

Elke rol vraagt om inzicht in de maatregelen van ketenpartners met betrekking tot de kwaliteit van gegevens. Op die manier is het inzichtelijk of de kwaliteit van de ontvangen gegevens goed genoeg is voor het verwerken van deze gegevens in een proces. Door gebruik te maken van bronvermelding kun je het beheer van de kwaliteit van gegevens waarborgen. Als de bron bekend is, is er ook zicht op de betrouwbaarheid en kwaliteit. Bij onduidelijkheden kan er gericht om opheldering gevraagd worden.

Onder gegevens verstaan we hier de bouwstenen van informatie. Een informatieobject bestaat uit gegevens. Dit houdt in dat de afnemer van gegevens nieuwe informatieobjecten creëert met de ontvangen gegevens. En als de kwaliteit van de gegevens niet op orde is, is de kwaliteit van het nieuwe informatieobject ook niet op orde. Dit heeft weer effect op een volgend (her)gebruik van het nieuwe informatieobject en nieuw gecreëerde gegevens. Om gegevens te kunnen herleiden is een verantwoording van bewerkingen op deze gegevens noodzakelijk.

De wisselwerking tussen de kwaliteit van informatieobjecten en gegevens maakt dat de één niet los van de ander gezien kan worden. Om keteninformatie duurzaam toegankelijk te houden is het daarom aan te raden om naast informatieprofessionals ook dataprofessionals te betrekken bij het archiveren in de informatieketen. Bij archiveren by design wordt er voorafgaand aan het ontstaan van gegevens al nagedacht over het vastleggen van relaties en context en het voorkomen van vernietiging, zolang ketenpartners gegevens nog moeten kunnen gebruiken.

Een voorbeeld van gegevenskwaliteit en een uitwerking ervan is de gestructureerde gegevensuitwisseling tussen CJIB en DJI binnen de strafrechtketen. Een ander voorbeeld is Keteninformatie Kwaliteit Verpleeghuiszorg (KIK-V).

Bij het DUTO-kenmerk Betrouwbaar op NORA staat bij de mogelijke implicaties het volgende: “Zorg dat de informatie kan worden gevolgd vanaf de oorsprong tot aan het verwerken, opslaan, bewerken en beschikbaar stellen (datalineage).” Voor informatieobjecten in ketens betekent dit dat informatieobjecten kunnen worden gevolgd door de keten door de tijd heen. Dit wordt ook wel tijdreizen genoemd. Houd hierbij rekening met twee aspecten:

1. Transactiedimensie: in welke periode de organisatie op de hoogte was van een bepaald gegeven of wanneer het gegeven is aangepast.
2. Geldigheidsdimensie: in welke periode welk gegeven van kracht was.

De combinatie van beide dimensies zorgt ervoor dat te herleiden is wanneer een bepaald gegeven geldig was en wanneer de organisaties op de hoogte waren van de geldigheid van dat gegeven.  

Informatieobjecten moeten door de gehele keten te herleiden zijn. Dit wordt gerealiseerd door gebruik te maken van unieke identificatie in de keten. Denk aan het gebruik van gedeelde zaaknummers in ketens van gemeentes. Via deze unieke identificatie is de stroom van de informatieobjecten te reconstrueren en kan duidelijk worden gemaakt wie welke verwerkingen deed. Het is vereist om afspraken binnen de keten te maken over het gebruik van identificatienummers en hoe informatieobjecten door de keten te volgen zijn.

Binnen informatieketens is de kans aanwezig dat ketenpartners de broninformatie die onder hun beheer valt aan verschillende archiefinstellingen overbrengen. Informatie kan daardoor naar verschillende plekken en organisaties worden verspreid. Dit vormt een risico voor de duurzame toegankelijkheid van de keteninformatie. Het is daarom noodzakelijk om de samenhang tussen informatieobjecten in de keten toekomstbestendig in te richten. Op dit moment zijn nog geen voorbeelden van oplossingen voor dit vraagstuk.