Bij de inrichting van het beheer van niet-overgebrachte documenten is het noodzakelijk de verschillende belangen te wegen die in het geding zijn en te vermijden dat informatie verloren gaat. Aan de hand daarvan deze beoordeling stellen verantwoordelijke overheidsorganen een passende beheerstrategie op, inclusief een verantwoording. De Archiefwet 2026 verplicht alle verantwoordelijke overheidsorganen om regels vast te stellen voor het beheer van niet-overgebrachte documenten.
De beheerregels zijn belangrijk voor verantwoordelijke overheidsorganen en toezichthouders.
- Verantwoordelijke overheidsorganen moeten verantwoorden hoe zij de wettelijke eisen voor het beheer van niet-overgebrachte documenten uitvoeren, zodat helder is hoe ze de duurzame toegankelijkheid van deze documenten waarborgen.
- Toezichthouders moeten op basis van de openbare beheerregels kunnen controleren hoe verantwoordelijke overheidsorgaan het beheer van niet-overgebrachte documenten uitvoeren.
Het doel van Archiefwet 2026 is het bevorderen van duurzaam informatiebeheer. Met de beheerregels verantwoordt het overheidsorgaan hoe zij niet-overgebrachte documenten beheert zodat deze duurzaam toegankelijk zijn en blijven.
Verplichte beheerregels
Een verantwoordelijk overheidsorgaan stelt regels vast voor het beheer van de niet-overgebrachte documenten waarvoor het verantwoordelijk is (Archiefwet 2026, artikel 4.2, lid 1).
Onderdelen beheerregels
In de beheerregels wordt ten minste beschreven (Archiefwet 2026, artikel 4.2, lid 2):
a. welke overheidsorganen of dienstonderdelen zijn belast met het feitelijke beheer van de documenten;
b. per categorie documenten, een omschrijving van de passende maatregelen die het verantwoordelijke overheidsorgaan neemt om de documenten duurzaam toegankelijk te maken en te houden en in voorkomend gevallen te vernietigen; en
c. op welke wijze het beheer periodiek wordt onderzocht, geëvalueerd en indien nodig bijgesteld, in het bijzonder wat betreft de maatregelen ten behoeve van de duurzame toegankelijkheid van documenten.
Openbaar maken
Het verantwoordelijke overheidsorgaan maakt de door hem vastgestelde beheerregels openbaar (Archiefwet 2026, artikel 4.2, lid 3).
De belangrijkste verschillen tussen artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 en artikel 4.2 in de nieuwe Archiefwet zijn:
Verplicht voor alle verantwoordelijke overheidsorganen
De Archiefwet 2026 verplicht alle verantwoordelijke overheidsorganen om regels vast te stellen voor het beheer van niet-overgebrachte documenten. In het Archiefbesluit 1995 zijn beheerregels alleen verplicht voor organen van de centrale overheid.
Specificering wat de beheerregels moet omvatten
In tegenstelling tot het Archiefbesluit 1995 specificeert de Archiefwet 2026 wat er ten minste in de beheerregels moet staan. In de beheerregels wordt ten minste beschreven welke organisatie(onderdeel) belast is met het feitelijke beheer van de documenten, een omschrijving van de passende maatregelen per categorie documenten om deze duurzaam toegankelijk te houden en hoe het beheer periodiek wordt herijkt.
Belegging feitelijk beheer documenten
De Archiefwet 2026 verplicht tot het beschrijven van de feitelijke belegging van de taken uit de Archiefwet 2026 binnen het verantwoordelijk overheidsorgaan op leidinggevend en uitvoerend niveau. Het doel is inzichtelijk te maken welk onderdeel of welke onderdelen van de organisatie het beheer uitvoeren en er verantwoordelijk voor zijn.
Omschrijving passende maatregelen
De Archiefwet 2026 verplicht tot een omschrijving van de passende maatregelen per categorie documenten. Een verantwoordelijk overheidsorgaan omschrijft welke maatregelen deze concreet neemt om bepaalde categorieën duurzaam toegankelijk te maken en te houden. Het gaat dus om de materiële invulling van de verplichting uit artikel 4.1 van de wet (betreffende duurzame toegankelijkheid).
Periodieke evaluatie
De Archiefwet 2026 verplicht tot het periodiek onderzoeken, evalueren, onderzoeken en verbeteren van het archiefbeheer. Deze bepaling kan gezien worden als opvolger op wetsniveau van artikel 16 uit de voorgaande Archiefregeling. Doel is dat de beheerregels geen statisch gegeven zijn, maar de basis vormen voor een actieve verbetercyclus.
Openbaar maken niet per se via Staatscourant
Waar de beheersregels uit artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 nog als een Algemene Maatregel van Bestuur gepubliceerd moeten worden in de Staatscourant, verplicht de Archiefwet 2026 slechts dat de beheerregels openbaar moeten worden gemaakt. Dit kan bijvoorbeeld ook via de website van de eigen organisatie. Publicatie via de Staatscourant blijft toegestaan.
De regels met betrekking tot de beheerregels gaan in per 01-01-2027.
Nuttige kennisproducten voor dit thema zijn in ontwikkeling. Zie ook:
- Memorie van Toelichting bij de Archiefwet 2026. Deze is te vinden op de website van de Tweede Kamer (volgnummer 35968-3). Status is definitief.
- Eerste Nota van Wijziging. Deze is te vinden op de website van de Tweede Kamer (volgnummer 35968-8). Status is definitief.
Kennis kun je delen met collega’s via: