3.02.10.04 Inventaris van het archief van de Onder-prefect en Districtscommissaris van het arrondissement Den Haag, 1811-1814

De onder-prefect was de schakel tussen de prefect en de gemeenten van het arrondissement. Als zodanig was hij hem verantwoording schuldig voor de uitvoering van het bestuur. De taken waren die, welke de prefect hem opdroeg. Zo werd de onderprefect ingeschakeld bij de invoering van de Franse conscriptie, het belastingstelsel en de invoering van de Franse rechterlijke organisatie. Tevens was hij q.q. lid van de raad van het departement.

De onder-prefect werd bijgestaan door de arrondissementsraad, die voor dit archief echter geen stukken heeft gevormd.

Voor de vorming van zijn archief paste de onder-prefect van meet af aan het Franse agendastelsel toe. De ingekomen stukken ontvingen het nummer van binnenkomst van de agenda. Het werd bij deze stukken rechtsboven in rode inkt genoteerd later ook linksboven in zwarte inkt. De datum van inkomst werd niet vermeld en vrij vaak werd ook het agendanummer niet vermeld, omdat dit al in de brief vermeld werd. Naast de geregistreerde stukken telde men ook hier vrij wat stukken, die niet geregistreerd werden.

Over plaatsing en ordening van het archief in zijn tijd van ontstaan is niets bekend. Bij de opheffing van de functie van districtscommissaris bij Koninklijk Besluit van 26 december 1814, nr. 51, werd onder meer bepaald, dat het archief van hem en zijn voorganger moest worden overgedragen aan de gouverneur. In 1821 bevond het zich in wanorde in de griffie van het Provinciaal Bestuur van Zuid-Holland, waar commies-archivist J.F.P. Grim het samen met dat van de prefect ordende. Waarschijnlijk niet lang daarna werd het samen met de archieven van de andere onder-prefecten overgedragen aan het Rijksarchief, waar het in 1860 in ieder geval aanwezig was. Het werd alweer samen met het archief van prefect en onder-prefect van een lijst voorzien door J.H. Hingman en J.J. Feijlbrief, in 1945 gevoigd door een al even summiere inventaris van J.L. van der Gouw.

Overbrenging van een overheidsarchief

Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van slechte materiële staat.

Op de 'Registres civiques' van Zuid-Holland (inventarisnummer 75) is een digitale index beschikbaar.

Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:

1. Creëer een account of log in.
2. Selecteer in de archiefinventaris een archiefstuk.
3. Klik op ‘Reserveer’ en kies een tijdstip van inzage.

Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.

VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Onder-prefect 's-Gravenhage, nummer toegang 3.02.10.04, inventarisnummer ...

VERKORT:
NL-HaNA, Onder-prefect 's-Gravenhage, 3.02.10.04, inv.nr. ...

Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar

Mocht men bij de onder-prefect niet verder kunnen met het onderzoek, dan zijn er twee mogelijkheden om elders verder te gaan. De eerste is het archief van de Prefect en de Commissaris-generaal van het Departement van de Monden van de Maas, 1811-1815 (3.02.09), de tweede de archieven van de diverse gemeenten in het ambtsgebied van deze onder-prefect.

Voor nader onderzoek over de periode na de Franse aftocht kan men zich wenden tot de gemeenten en de commissaris-generaal en toen deze per 1 mei 1814 verdween rechtstreeks tot het Provinciaal bestuur van Zuid-Holland.