2.14.26 Inventaris van het archief van het Centraal Register Particuliere Archieven (CRPA), 1965-1998

In 1941 begon het Historisch Genootschap een verkenningstocht naar particuliere archiefvormer en bezitters van familiearchieven met een door jhr P. Beelaerts van Blokland georganiseerde enquête. Van 1947 tot 1950 onderhield Henri A. Ett, als bestuurslid en correspondent van het Historisch Genootschap een voortdurend contact met eigenaren van persoons- en familiearchieven en beheerders van openbare archiefbewaarplaatsen. Het werk werd daarna niet voortgezet maar de behoefte bleef.

Op 30 maart 1960 schreven het Centraal Bureau voor Genealogie, het Koninklijk Genootschap voor Geslecht- en Wapenkunde en de Nederlandse Genealogische Vereniging een adres aan de minister van Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen over de noodzaak van het behoud van particuliere familiearchieven. Het duurde tot 1964 voordat het kwam tot de oprichting van een Centraal Register van Familiearchieven (CRF), dat onder rechtstreeks gezag van de Algemene Rijksarchivaris kwam te staan met een bureau in het Rijksarchief i Utrecht. Hoofd of chartermeester voor de familiearchieven was Engelien Polak-de Booy die tot 1980 in functie bleef. Zij nam de correspondentie van het Historisch Genootschap in beheer en vormde uit deze gegevens een register dat zij door systematisch nader onderzoek via dezelfde enquêtemethode aanvulde. Zo ontstond er een kaart- en dossiersysteem met gegevens, dat als bron diende voor verwijzingen van onderzoekers naar particuliere archieven in privébezit. Over de wijze van ordening en het bijhouden van gegevens oriënteerde zij zich bij het in 1945 opgerichte National Register of Archives in Londen, dat als voorbeeld diende voor haar organisatie. De ervaringen, opgedaan in het NRA kregen hun onmiddellijke neerslag in de reclamecampagnes die De Booy tijdens persconferenties voerde voor het laten registreren en het goed ordenen en onderhouden van familiearchieven.

In 1975 kwam het CRF in contact initiatiefnemers van protestantse kerkgenootschapen die overleg voerden over het behoud van kerkelijke archieven. Dit leidde tot de oprichting van de CPA, de Commissie tot registratie van Protestantse Archieven, waarin het CRF ook zitting had. Het CRF wierf in 1977 regionale consulenten aan die de kerken adviseerde over het behoud van hun archieven. Het overleg van deze commissie leidde ertoe dat er contacten werden gezocht tussen de kerkelijke organen en de openbare archiefbewaarplaatsen als door de overheden gegarandeerd veilige bewaarplaatsen. Het gevolg van een ander was dat vele plaatselijke kerken en regionale organen hun archieven aan openbare archiefbewaarplaatsen toevertrouwden. Nagenoeg alle protestantse kerkgenootschappen stelden gezamenlijke standaarden op voor de ordening en beschrijving van hun archieven en stelden archivarissen aan. Er werden ook relaties onderhouden met de Rooms-Katholieke en Oudkatholieke kerk, maar die waren minder strikt.

De bemoeienis van het CRF breidde zich in de jaren 70 verder uit toen de bewaarplaats voor bedrijfsarchieven van het Nederlands Economisch-Historisch Archief (NEHA) werd geliquideerd. Dit instituut, opgericht door N.H. Posthumus in 1914 beheerde bedrijfsarchieven als bronnenmateriaal voor de economische geschiedenis in Nederland. In 1972 werden deze archieven door bemiddeling van de Algemene Rijksarchivaris overgenomen door het netwerk van Nederlandse openbare archiefbewaarplaatsen en legde het NEHA zich toe op de registratie van bedrijfsarchieven. Dit leidde tot samenwerking met het CRF , waarvan het werkterrein zich dus uitbreidde tot bedrijfs- en verenigingsarchieven, die ook in de registratie werden opgenomen. De enquêtemethode die sedert Van Eck op persoons- en familiearchieven werden toegepast op basis van wat men ter ore kreeg (‘passieve registratie’) kon op particuliere rechtspersonen als verenigingen en stichtingen actief worden toegepast, omdat die waren geregistreerd in bijvoorbeeld Pyttersen’s Almanak. Het CRPA ontwierp ervoor standaard-enquêteformulieren en breidde daarmee zijn registratie aanzienlijk uit.

Deze taakuitbreiding leidde tot wijziging van de naam: het Centraal Register van Familiearchieven werd sinds 1977 Centraal Register van Particuliere Archieven (CRPA) genoemd. Vanaf 1976 werd het CRPA een organisatieonderdeel van de Centrale Directie van de Rijksarchiefdienst.

Toen in 1979 het Algemeen Rijksarchief een nieuw gebouw betrok, werd ook dat de vestigingsplaats van het CRPA, dat onder leiding van Nouk Ruitenberg kwam te staan. Er ontstond een directer samenwerkingsverband tussen het CRPA met het Algemeen Rijksarchief en het Convent van Rijksarchivarissen en met allerlei categoriale archiefbewaarplaatsen en particuliere organen waarin archiefvormers verenigd waren. Het CRPA bemiddelde niet alleen voor onderzoekers, het ontwikkelde zich ook tot adviesorgaan op het gebied van blijvende bewaring en bewerking van archieven, waarvoor het in overleg met andere deskundigen standaardmodellen ontwierp, bijvoorbeeld voor inventarisatie van familiearchieven en verenigingen.

Per 1 oktober 1994 werd het CRPA ondergebracht bij het Algemeen Rijksarchief en wel als een sectie van de afdeling Dienstverlening. Het feitelijke acquisitiebeleid, waarbij het CRPA veelal ook adviseerde, kwam te vallen onder de afdeling Bronverwerving en Toezicht. De sectie CRPA werd hoofdzakelijk betrokken bij assistentie bij het onderzoek. In 1995-1996 kreeg de sectie de opdracht een onderzoekgids samen te stellen over de archieven van personen en organisaties op het gebied van de Europese integratie. Bij de reorganisatie van het Algemeen Rijksarchief in 1998 werd de assistentie van onderzoekers geïntegreerd in de reguliere dienstverlening van het Algemeen Rijksarchief, terwijl de registratiefunctie zou worden overgenomen door de afdeling Verwerven en Gegevensbeheer. Deze registratiefunctie werd evenwel niet meer actief uitgevoerd, waardoor er in 1999 de facto een einde aan de werkzaamheden van het CRPA.

De correspondent van het Historisch Genootschap Henri A. Ett bewaarde zijn chronologisch geordende correspondentie, die hij van jaarlijkse alfabetische indices voorzag, als bron voor registratie van zijn onderzoek. Een dergelijke chronologie werd ook aangehouden door mevrouw E.Polak- de Booy, die echter de gegevens die zij bij haar correspondentie over persoons- en familiearchieven ontving apart ging bewaren en registreren. Zo werden er uiteindelijk dossiers gevormd op naam van het archief, die van een registratienummer werden voorzien en die naargelang er nieuw onderzoek werd verricht en verder werd gecorrespondeerd konden worden aangevuld. Deze dossiers vormden het register dat ook door onderzoekers konden worden geraadpleegd. Kaartsystemen op deze genummerde dossiers vormden de toegang erop en waren alfabetisch op naam van de archiefvormer ingericht, op plaatsnaam alsook op onderwerp, gerubriceerd volgens de UDC.

Los daarvan bewaarde mevrouw de Booy, evenals haar opvolger Nouk Ruitenberg een chronologische serie correspondentie, veelal met onderzoekers. Een agenda en een alfabetische klapper gaven aan op welk nummer de correspondentie moest worden gezocht. Vanaf 1980 werden ook bezoekerskaarten in deze correspondentie gevoegd.

Een gedeelte van de correspondentie en overige stukken is niet in de chronologische serie ingevoegd, maar afzonderlijk gehouden in mappen en ordners.

Het archief bestaat uit het eigenlijke register, zijnde de dossiers met gegevens over particuliere archieven van families, personen, kerkelijke instellingen, verenigingen, stichtingen en enkele bedrijven, die door het CRPA zijn geregistreerd. Daarnaast bevat het de correspondentie van de medewerkers van het CRPA met de eigenaren over het beheer van die archieven, met onderzoekers over de verblijfplaats en de onderzoeksmogelijkheden van de geregistreerde archieven en tenslotte over de organisatie van het CRPA zelf.

Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van slechte materiële staat.

Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:

1. Creëer een account of log in.
2. Selecteer in de archiefinventaris een archiefstuk.
3. Klik op ‘Reserveer’ en kies een tijdstip van inzage.

Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.

VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Centraal Register Particuliere Archieven (CRPA), nummer toegang 2.14.26, inventarisnummer ...

VERKORT:
NL-HaNA, CRPA, 2.14.26, inv.nr. ...

Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar