2.14.138 Inventaris van het archief van de Inspectie van het Onderwijs; Databestanden examengegevens VO en VAVO

De Inspectie van het Onderwijs (IvhO) valt onder het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. De IvhO bewaakt de kwaliteit van het onderwijs. De missie van de IvhO is 'Effectief toezicht voor beter onderwijs'.

De IvhO voert verschillende hoofdactiviteiten uit. Ten eerste bewaakt zij de kwaliteit van het onderwijs door onderzoek en toezicht op het niveau van het onderwijsstelsel. Zij publiceert over de uitkomsten hiervan, onder meer in het jaarlijkse rapport De Staat van het Onderwijs.

Ten tweede doet de IvhO onderzoek naar kwaliteit van individuele scholen en schoolbesturen. De meeste scholen worden niet meer jaarlijks bezocht, maar om de paar jaar geïnspecteerd. Besturen worden minimaal eens per vier jaar geïnspecteerd. Hiernaast monitort de IvhO de kwaliteit van schoolbesturen en scholen ook voortdurend door de verwerking van data en door de behandeling van meldingen, berichten en andere signalen. De rapporten van de IvhO over scholen zijn sinds 1997 openbaar op de website van de IvhO. Van de meeste scholen zijn één of twee rapporten beschikbaar.

De IvhO wordt geleid door de inspecteur-generaal van het Onderwijs. De wettelijke grondslag van het onderwijstoezicht is te vinden in de Wet op het Onderwijstoezicht. Naast toezicht op het onderwijs houdt de IvhO ook tweedelijns toezicht op de kinderopvang.

De IvhO is gestart in 1801 bij de invoering van de eerste landelijke schoolwet. Voorheen was er wel toezicht op de kwaliteit maar pas met deze wet werd het toezicht een verantwoordelijkheid van de Rijksoverheid. Er werden schoolopzieners aangesteld die twee keer per jaar de scholen bezochten en controleerden. De IvhO hield zich gedurende de 19e eeuw vooral bezig met de controle op de invoering van het klassikale onderwijs. Leerlingen werden meer en meer in leeftijdsgroepen ingedeeld en kregen klassikaal dezelfde les. Hiernaast lette de IvhO op de versterking van de eenheidsstaat. In het hele land moesten dezelfde spellingsregels, maten en gewichten aangeleerd worden. Ook keken schoolopzieners naar de faciliteiten in de scholen en de kwaliteit van de docenten en hun lessen.

In 20e eeuw kwam een beweging op gang die pleitte voor meer individuele begeleiding van de leerling, in plaats van het klassikale systeem. De IvhO veranderde geleidelijk haar werkwijze. Zeker in de 21e eeuw worden meer eisen gesteld aan gedifferentieerd onderwijs, waarbij rekening wordt gehouden met de individuele leerbehoeftes van de leerlingen. In het tweede decennium van de 21e eeuw verschoof de aandacht van het onderwijstoezicht naar de kwaliteit van schoolbesturen, parallel aan de politieke ontwikkeling die zorgde voor een grotere rol van schoolbesturen in de aansturing van de onderwijskwaliteit.

Al sinds de invoering van de centrale examens in het voortgezet onderwijs in de 19e eeuw is de IvhO betrokken geweest bij het toezicht op juiste uitvoering ervan binnen de scholen. Deze betrokkenheid is geleidelijk geïntensiveerd. Dit kwam in een stroomversnelling toen de IvhO examengegevens jaarlijks ging onderbrengen in een landelijke verzameling. Niet alleen werd hierdoor het toezicht op de uitvoering van examens door de scholen doelmatiger, ook ontstonden meer mogelijkheden voor statistische verwerking om een landelijk beeld te verkrijgen. In de jaren negentig van de 20e eeuw groeiden examengegevens uit tot één van de belangrijkste bronnen voor de beoordeling van onderwijsresultaten per school in het voortgezet onderwijs. Vanaf 1997 heeft de IvhO indicatoren voor onderwijsresultaten per school, mede gebaseerd op de examenresultaten, actief gepubliceerd in schooloverzichten op haar website. In het tweede decennium van de 21e eeuw is het belang van deze publicatie afgenomen door de opkomst van de website ScholenOpDeKaart in opdracht van de VO-Raad. Voor onderzoeksdoeleinden deponeert de IvhO jaarlijks databestanden met genoemde onderwijsresultaten in het data-archief van DANS van NWO/KNAW.

De IvhO heeft een groot aantal databestanden in beheer ten behoeve van statistische analyse voor thematisch onderzoek en ten behoeve van de productie van informatieproducten per school en per schoolbestuur. De verzameling van databestanden gaat terug tot aan het begin van de jaren negentig van de vorige eeuw. Deze verzameling is momenteel in beheer van de directie Kennis, die verantwoordelijkheid draagt voor archivering, beveiliging, ontsluiting en beschikbaarstelling van de bestanden.

Het gros van deze bestanden in de verzameling heeft de IvhO verworven van andere partijen, het merendeel van DUO en de voorlopers Cfi en IB-Groep. De IvhO is van deze bestanden dus niet de archiefhouder, maar slechts de gebruiker. Voor een klein deel van de bestanden in de verzameling geldt echter dat deze voortkomen uit een eigen registratie door de IvhO zelf. De IvhO is hiervan dus de archiefhouder. Voor zover deze bestanden niet conform de Generieke selectielijst Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) worden vernietigd, draagt de IvhO voor deze bestanden een archiveringsverantwoordelijkheid. Gelet op de hiervoor gestelde termijn van 20 jaar komen enkele databestanden uit de jaren negentig van de vorige eeuw nu in aanmerking voor overdracht aan het Nationaal Archief. Daarom is in 2020 het initiatief genomen om een start te maken met deze overdracht, te beginnen als pilot met een aantal geselecteerde bestanden met examengegevens.

Voor de examenjaren 1990 tot en met 1997 heeft de IvhO examenresultaten van VO-scholen verzameld en gearchiveerd. Deze verzameling vond plaats in samenwerking met de IB-Groep (in 20210 opgegaan in DUO). Aan scholen werd per opleiding een formulier met meerdere doorslagvellen ter beschikking gesteld waarop zij de behaalde resultaten per leerling en per vak konden invullen. De resultaten betroffen o.a. de behaalde uitslag, het cijfer voor het schoolexamen/schoolonderzoek en de cijfers van het Centraal Examen per tijdvak. Hiernaast werd op het zogenaamde omslagformulier de aantallen examenkandidaten vermeld met verschillende statussen, zoals ingeschreven, terugtrokken, gezakt, geslaagd en dergelijke. Het aantal deelnemers per examenvak en de gemiddelden van de door hen behaalde cijfers werden ook door de scholen vermeld, vaak op een los inlegvel. Diverse doorslagvellen met de individuele examengegevens moesten op verschillende momenten, bijvoorbeeld voor de start van het Centraal Examen en na het Centraal Examen in het eerste tijdvak naar het Examenbureau bij de IB-Groep worden gestuurd. Na het tweede tijdvak werd een doorslagvel met de individuele examengegevens, het omslagformulier en het inlegvel naar het regionale kantoor van de IvhO gestuurd.

De scholen waren verplicht de formulieren naar waarheid in te vullen en te retourneren. Dit werd door de IvhO actief gehandhaafd. Na ontvangst van de formulieren werden de gegevens door de verantwoordelijke inspecteurs betrokken in hun toezichtactiviteiten. In ieder geval vond hierover een gesprek plaats met de school. Ten behoeve van de gebruik in het toezicht werden de samenvattende gegevens van het omslagformulier en het inlegvel vanaf 1990 regionaal ingevoerd in een database. Voordien vond er geen geautomatiseerde verwerking plaats en is er geen archief gevormd. Na invoer per regiokantoor werden de gegevens samengevoegd en opgenomen in een centrale database (Oracle). Dit laatste stelde de IvhO in staat om ook landelijke statistische analyses uit te voeren met behulp van het computerprogramma SPSS. Het onderhavige archief betreft exports uit de genoemde centrale database.

De IvhO heeft de examengegevens enerzijds gebruikt voor de productie van overzichten per school (de zogenaamde Percentieloverzichten) waarin de resultaten van de school werden afgezet tegen het landelijke beeld. Deze overzichten werden (alleen) met de scholen zelf gedeeld.

De IvhO heeft de examengegevens anderzijds gebruikt voor de analyse van landelijke beelden en trends. Op basis van de gegevens in het onderhavige archief publiceerde de IvhO van 1990 t/m 1997 het jaarlijkse Examenverslag. Exemplaren van het Examenverslag in beheer van de IvhO werden rechtmatig vernietigd op grond van de vigerende selectielijst. Een samenvatting van de examenresultaten werd ook jaarlijks gepubliceerd in het toenmalige Onderwijsverslag (nu Staat van het Onderwijs). Zie hiervoor onder publicaties. Daar staat ook de verwijzing naar de databestanden, waaronder examengegevens, die de IvhO vanaf 1997 heeft gedeponeerd bij DANS.

Parallel aan de vorming van het onderhavige archief zijn als experiment de individuele examengegevens HAVO/VWO van schooljaar 1994/95 en VBO/MAVO van schooljaar 1995/96 in databestanden verwerkt. Deze gegevens maken echter geen deel uit van het onderhavige archief.

In 1998 kwam er een einde aan de vorming van dit archief met de komst van het Examen Resultaten Register (ERR) bij de IB-Groep. In 2006 werd het ERR op zijn beurt vervangen door het Basisregister Onderwijs (BRON) VO. Vanaf 1998 verkrijgt de IvhO examengegevens voor haar analyses en informatieproducten van de IB-Groep (later DUO). Van deze gegevens is de IvhO dus niet zelf de archiefhouder. Het onderhavige archief is derhalve gevormd voor de examenjaren 1990 t/m 1997.

Het onderhavige archief is overgedragen aan het Nationaal Archief op basis van de Generieke Selectielijst Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) Versie 1.0 datum 8-6-2018. Het archief is gebruikt in een proces dat behoort tot de categorie 8, Het (laten) verrichten van onderzoek en het rapporteren hierover, hierbinnen tot de subcategorie 8.1, Het uitvoeren van onderzoeksopdrachten: Het (laten) uitvoeren van onderzoek. De bijbehorende waardering is Bewaren.

In het archief bevonden zich enkele bestanden met technische informatie uit het gebruikte informatiesysteem, zoals gebruikersnamen en inloggegevens. Deze bestanden zijn niet overgedragen. Na verificatie van de geslaagde overdracht aan het Nationaal Archief zijn alle bestanden in het onderhavige archief bij de IvhO vernietigd.

Het onderhavige archief betreft alle scholen waar in het desbetreffende examenjaar VO-examens werden afgenomen, met de mogelijke uitzondering van particuliere scholen.

In het archief komen kolommen voor waarvan de betekenis bij overdracht niet (meer) bekend is. Besloten is deze kolommen te behouden voor het geval er in de toekomst duiding aan kan worden gegeven. Deze kolommen zijn in de beschrijvingen in de bijlage aangeduid als ONBEKEND.

De volgende inhoudelijke beperkingen zijn bekend:

• Tabel "kandasci" bevat de kolom Geslaagd met 6 vakken, waarvan 3 volgens D-programma. Van deze kolom is bekend dat zij gegevens bevat die niet kunnen kloppen.
• Tabel "kandasci" bevat de kolom Geslaagd met 7 (of >6) vakken. Van deze kolom is bekend dat zij afhankelijk van de opleiding een andere betekenis heeft. Voor opleidingen waarbij leerlingen examen doen in minimaal 7 vakken gaat het om slagen met exact 7 vakken. Voor opleidingen waarbij leerlingen examen moeten doen in minimaal 6 vakken, gaat het om geslaagd met meer dan 6 vakken.
• Bij de IvhO zijn geen mogelijkheden meer om de definitie van elke kolominhoud voor elk jaar te achterhalen.

De bestanden zijn eenvoudig te openen met een Windows-teksteditor (zoals Kladblok of Wordpad) en in te lezen met vrijwel alle dataverwerkingssoftware.

Bij de documentatie zijn kopieën van voorbeelden van formulieren die werden gebruikt voor verzameling van gegevens over deelnemers en hun status na afloop van het Centraal Examen in het tweede tijdvak. Van de formulieren voor de verzameling van resultaten per examenvak zijn echter geen voorbeelden beschikbaar. Voor zover na te gaan zijn deze alle vernietigd.

De BRIN-codes van scholen maken het mogelijk de gegevens in dit archief te koppelen aan tal van
andere databestanden, zoals de open data van DUO. Zie hiervoor DUO - Open onderwijsdata .

Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van slechte materiële staat.

Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.

VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Inspectie van het Onderwijs; Databestanden examengegevens VO en VAVO 1990-1997, nummer toegang 2.14.138, inventarisnummer ...

VERKORT:
NL-HaNA, IvhO Examengegevens 1990-1997, 2.14.138, inv.nr. ...

Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar

Het onderhavige archief kent de volgende opvolgers:

• De IvhO beheert de databestanden die voortkomen uit het genoemde experiment van 1995 en 1996.
• DUO beheert de databestanden die voortkomen uit ERR en opvolgers (vanaf 1998).
• DUO beheert alle individuele examengegevens op papier (bewaartermijn 80 jaar).

Dodde, N.L. (2001). Een speurtocht naar samenhang; het rijksschooltoezicht van 1801-2001.
Den Haag: Sdu Grafisch Bedrijf bv.