2.10.54 Inventaris van het archief van het Ministerie van Koloniën en opvolgers: Dossierarchief 1945-1963

Het archief werd centraal gearchiveerd. De inkomende stukken werden centraal geagendeerd op de afdeling Post- en Archiefzaken van het ministerie met behulp van het fiche-doorschrijfsysteem (zie inv.nrs. 1-262). De fiches werden doorlopend genummerd. Vervolgens werden de stukken toegezonden aan de betrokken afdeling. Na afdoening werden de stukken naar de afdeling PAZ gezonden en daar in dossiermappen opgeborgen. De afdelingen vormden geen zelfstandig archief.

Het hoofdbestanddeel, het openbaar en geheim dossierarchief, kent een ordening volgens het dossierstelsel, dat bij KB 1950-K425 werd voorgeschreven. De dossiers werden in volgorde van afdoening zaaksgewijs opgeborgen volgens een doorlopende nummering. De stukken betreffende de deelname aan de South Pacific Commission werden in een afzonderlijke nummering opgenomen, gemerkt SPC.

Teneinde de toepassing van de zaaksgewijze ordening zo soepel mogelijk te doen verlopen, werd de "nieuwe methode" niet meteen doorgevoerd voor alle bestaande afdelingen en bureaus, maar werden deze geleidelijk aan onder de bepalingen van het nieuwe besluit gebracht. Eén en ander verliep als volgt:

De behandeling van de post- en archiefzaken van gerubriceerde stukken ressorteerde steeds onder de afdeling Kabinet en dit bleef bij de reorganisatie onveranderd; aanvankelijk nog volgens het verbaalstelsel en later volgens de zaaksgewijze ordening. Er kwam tussen de afdeling Algemene Secretarie en Archief en de geheime secretarie (afdeling Kabinet) na de totale invoering van het nieuwe systeem wel een bepaalde samenwerking, teneinde een noodzakelijke uniformiteit te bereiken, doch eerst met ingang van 1 januari 1959 werd de geheime secretarie volledig onder de leiding geplaatst van het hoofd van de afdeling Algemene Secretarie en Archief.

Zodra een bepaalde afdeling onder het "nieuwe systeem" werd gebracht ontvingen de behandelende ambtenaren van die afdeling een "Overzicht van de postbehandeling en het archiefbeheer bij het ministerie van Uniezaken en Overzeese rijksdelen" (dossier 25, thans inventarisnummer 1155).

De administratie heeft vanaf 1951 stukken daterend van vóór de invoering van het dossierstelsel bij de in behandeling zijnde stukken gevoegd. Praktisch gesproken loopt het dossierstelselarchief dan ook vanaf 1945. Er bestaat evenwel nog een chronologisch verbaal over de periode 1945-1953 en 1945-1957 (geheim).

Van diverse bestaande dossiers van na 1945 heeft men de retroacta over de periode 1900-1940 gelicht uit het verbaalarchief van Koloniën en die - met analoog nummer - tot twee afzonderlijke series dossiers gevormd, de zgn. A- en AG(eheim)-dossiers.

Zodoende zijn de volgende series dossiers gevormd:

• Openbare dossiers over de periode 1900-1940, aangeduid met dossiernummer en serieletter, bijvoorbeeld A 20691;
• Geheime dossiers over de periode 1900-1940, aangeduid met dossiernummer en serieletters, bijvoorbeeld AG 20691;
• Openbare dossiers over de periode 1945-1963, aangeduid met dossiernummer, bv 20691;
• Geheime dossiers over de periode 1945-1963, aangeduid met dossiernummer en serieletter, bv G 20691;
• Dossiers betreffende de South Pacific Commission over de periode 1947-1963, aangeduid met dossiernummer en serieletters, b.v. SPC 295.

De mogelijkheid bestaat dus, dat er over een bepaald onderwerp een openbaar, geheim, A- en AG-dossier voorhanden is.

De toegang op het archief wordt hoofdzakelijk gevormd door een volgens het registratuurplan van het ministerie van Overzeese Rijksdelen ingedeeld fichesysteem. Voor elk dossier werd een inventaris-fiche gemaakt (voor openbare dossiers inv.nrs 270-280 en voor geheime dossiers inv.nrs. 281-283).

Daarnaast werd een chronologische dossierregister bijgehouden, waarin alle dossiers volgens een numerieke opsomming werden ingeschreven.