Terug naar zoekresultaten

2.10.36.04 Inventaris van het archief van het Ministerie van Koloniën: Openbaar Verbaal, 1901-1953

Download inventaris als PDFDownload inventaris als XML

Bekijk de zoekhulp bij dit archief

Voer een zoekterm in
VorigeVolgende

Beschrijving

ArchiefBeschrijving van het archiefArchiefvormingInhoud en structuur van het archiefAanwijzingen voor de gebruikerVerwant materiaal

Archief

Titel

2.10.36.04
Inventaris van het archief van het Ministerie van Koloniën: Openbaar Verbaal, 1901-1953

Auteur

A.M. Tempelaars

Versie

24-10-2023

Copyright

Nationaal Archief, Den Haag
1986 cc0

Beschrijving van het archief

Naam archiefblok

Ministerie van Koloniën: Openbaar Verbaal
Koloniën / Openbaar Verbaal

Periodisering

oudste stuk - jongste stuk: 1901-1953

Archiefbloknummer

K23030

Omvang

4252 inventarisnummer(s); 457,20 meter

Taal van het archiefmateriaal

Het merendeel der stukken is in het.
Nederlands

Soort archiefmateriaal

Normale geschreven, getypte en gedrukte documenten, geen bijzondere handschriften.

Archiefdienst

Nationaal Archief

Locatie

Den Haag

Archiefvormers

(1842-1945)(1945-1949)(1952-1959) Ministerie van Koloniën Ministerie van Overzeese Gebiedsdelen Ministerie voor Uniezaken en Overzeese Rijksdelen Ministerie van Overzeese Rijksdelen

Samenvatting van de inhoud van het archief

Het ministerie van Koloniën was verantwoordelijk voor de inrichting van het koloniaal bestuur in Oost-Indië en in West-Indië (Suriname, Curacao en overige eilanden). Ook de begrotingen van het bestuur in de overzeese gebiedsdelen werden in Den Haag opgesteld. Verder speelde het departement, samen met het ministerie van Marine, een rol bij de defensie van de koloniën en met name de verscheping van militair personeel naar deze gebieden. Het ministerie regelde voorts de uitzending, de verloven, de overtochten en de pensioenen en wachtgelden van de Indische ambtenaren alsmede de keuring, aanschaf en verzending van gouvernementsgoederen, bestemd voor het leger en de burgerlijke dienst in de koloniën.
Het archief bevat stukken over de bovengenoemde onderwerpen, maar is tevens een rijke bron aan gegevens over de overzeese gebieden zelf, als gevolg van de uitgebreide rapportage vanuit de koloniën aan Den Haag, zij het minder volledig dan in de periode vóór 1901. Zo berusten de registers Oost-Indische besluiten, met afschriften van alle door de Gouverneur-Generaal genomen besluiten, over de jaren 1901-1932 niet in dit archief, maar in dat over de periode 1850-1900 (toegang 2.10.02). Ook de West-Indische gouvernementsjournalen, met afschriften van besluiten van de gezaghebbers in Suriname, Curacao en de Kust van Guinea, zijn afgescheiden van het hoofdarchief en in een apart bestand ondergebracht (toegang 2.10.36.24). Hetzelfde geldt voor de zogenaamde mailrapporten, die in een aparte serie zijn geborgen. Ook de personeelsadministratie is buiten dit archief gehouden. Het archief bestaat geheel uit een chronologisch geordend verbaal (de indices en klappers, die als toegangen op het verbaal dienen, zijn echter in een aparte inventaris beschreven: 2.10.36.11).

Archiefvorming

Geschiedenis van de archiefvormer
In 1900 had het Ministerie van Koloniën de volgende afdelingen:
  • Kabinet
  • Algemene Secretarie
  • Agenda en archief
  • A1: Justitie; (Onderwijs, eredienst)
  • A2: Financiën en begrotingen
  • A3: Binnenlands bestuur; Landbouw, nijverheid, handel
  • A4: Gouvernementsbedrijven; Burgerlijke openbare werken
  • B: West-Indische zaken
  • C: Militaire zaken
  • D: Personeel
  • E1: Comptabiliteit
  • E2: Pensioenen
  • F: Aanschaffing en uitzending van gouvernementsgoederen
  • G: Oost-Indisch verslag; Bibliotheek
  • Statistisch bureau
Bij een nieuwe reorganisatie per 1 januari 1917 werd de `volgorde der afdeelingen van het IIde Hoofdstuk der Ind(ische) begrooting ... als leidraad genomen'. ( Verbaalarchief Koloniën 1900-1953, inv.nr. 1637, 20 december 1916 nr. 8. Kennis van de organisatie van het departement tijdens het Interbellum (1918-1940) is voor de onderzoeker van belang in verband met de afschaffing in 1921 van de centrale index (zie verder de paragraaf Archieven). ) Om die reden moest geschoven worden met de taken van de afdelingen, die voortaan niet meer met een letter maar met een cijfer werden aangeduid. Er kwamen nu, naast Kabinet en Algemene Secretarie, liefst 14 afdelingen, drie meer dan in de jaren ervoor. Bij de meeste daarvan was het takenpakket min of meer ongewijzigd ten opzichte van de voorganger. Bij twee voormalige afdelingen (A1 en C) was de taak nu verdeeld over twee nieuwe, terwijl het Statistisch Bureau tot (14e) afdeling werd verheven.
Schema organisatie in 1917 voorganger
Kabinet Kabinet
Algemene Secretarie Algemene Secretarie
1e afd. Rechtswezen afd. A1: Justitie; (Onderwijs, eredienst)
2e afd. Geldwezen en belastingen afd. A2: Financiën (en begrotingen)
3e afd. Begroting en comptabiliteit
  • afd. A2: (Financiën en) begrotingen
  • afd. E1: Comptabiliteit
4e afd. Binnenlands bestuur, decentralisatie; Landbouw, nijverheid, handel, scheepvaart afd. A3: Binnenlands bestuur; Landbouw, nijverheid, handel
5e afd. Onderwijs, eredienst, volksgezondheid afd.A 1: (Justitie); Onderwijs, eredienst
6e afd. Gouvernementsbedrijven; Burgerlijke openbare werken afd.A 4: Gouvernementsbedrijven; Burgerlijke openbare werken
7e afd. Land- en zeemacht afd. C: Militaire zaken
8e afd. Personele zaken, militaire dienst afd. C: Militaire zaken
9e afd. Personele zaken, burgerlijke dienst afd. D: Personeel
10e afd.West-Indische zaken afd. B: West-Indische zaken
11e afd.Pensioenen afd. E2: Pensioenen
12e afd.Aanschaffing en uitzending van landsgoederen afd. F: Aanschaffing en uitzending van gouvernementsgoederen
13e afd.Oost-Indisch verslag; Boekerij afd. G: Oost-Indisch verslag; Bibliotheek
14e afd.Statistisch bureau Statistisch bureau
Sommige van de in 1917 gevormde afdelingen was een kort leven beschoren. Zo werd de 14e afdeling al in 1919 opgeheven (taak naar de Directie van de Pensioenfondsen)
en verloor de 13e afdeling al snel de status van afdeling, nadat de samenstelling van het Indisch Verslag was overgenomen door het Kabinet, om vanaf 1922 verder te gaan als Boekerij. Vanaf begin 1925 waren de 4e en 5e afdeling samengevoegd onder één afdelingschef. ( In de Staatsalmanak van de jaren 1924-1927 wordt gesproken van 'Vierde en vijfde afdeling', onder één afdelingshoofd. Een besluit inzake de samenvoeging werd niet aangetroffen. ) In dat jaar werd ook de 11e afdeling opgeheven, onder overheveling van de taak naar de 3e afdeling, waarmee de in 1896 doorgevoerde scheiding tussen comptabiliteit en betaalbaarstelling van pensioenen ongedaan werd gemaakt. Deze 3e afdeling was vanaf 1918 in verband met de omvang verdeeld in twee bureaus. Ook de 9e afdeling werd al snel gesplitst in drie, later twee onderafdelingen. De naam van de 10e afdeling werd in navolging van de Grondwet van 1922 gewijzigd in: Suriname en Curaçao. Gedurende de jaren-1920 werd op Koloniën steeds meer de behoefte gevoeld aan een aparte hoofdambtenaar, die rechtstreeks contact zou kunnen onderhouden met de gouverneur-generaal en de hoofden van departementen in Nederlands-Indië, om aldus minister en secretaris-generaal te ontlasten. De introductie van een loco-secretaris-generaal in januari 1919 had in dit opzicht onvoldoende soelaas gebracht. Omdat de Indische regering ingevolge de Indische Staatsregeling van 1925 meer zelfstandigheid zou krijgen wenste de Raad van Indië, dat deze nieuwe verhouding weerspiegeld zou worden in een Indisch Agentschap in Nederland. In 1927 werd het Commissariaat voor Indische Zaken (CIZ) opgericht, dat alle departementstaken inzake uitzending naar Indië van mensen en materieel moest overnemen. De chef ervan bleef echter ondergeschikt aan de minister van Koloniën: er was dus geen sprake van een agentschap in patria van de Indische regering, die overigens wel meer moest bijdragen in de kosten. ( De Graaff, Kalm, 134 e.v. ) De oprichting van het CIZ had voor de organisatie van het departement grote gevolgen. De 8e, 9e en 12e afdeling gingen over naar het CIZ, waar ze de afdelingen C, B en D gingen vormen. De (3e) afdeling Comptabiliteit werd niet gesplitst; wel ging in 1935 een deel van de taak over naar de Directie Indische Pensioenfondsen, die onder het CIZ viel. ( De Graaff, Kalm, 123-124. ) Tegelijk vond een hernummering plaats van de afdelingen:
  • 1e t/m 3e afd. conform 1917.
  • 4e afd. Binnenlands bestuur; Onderwijs en eredienst; Landbouw, nijverheid, handel, scheepvaart.
  • 5e afd. Burgerlijke openbare werken; Gouvernementsbedrijven.
  • 6e afd. Militaire zaken (land- en zeemacht).
  • 7e afd. Suriname en Curaçao.
Naast deze afdelingen fungeerden het Kabinet, de Algemene Secretarie en de Boekerij. De belangrijkste wijzigingen in de organisatie in de jaren-1930 deden zich voor op het werkterrein van de 4e afdeling. Bij het economisch beleid kreeg Koloniën in deze jaren steeds meer concurrentie van het (Haagse) departement van Economische Zaken. Eind 1932 werd de 4e afdeling gesplitst in twee bureaus: Economische zaken (EZ) en Bestuurs- en onderwijszaken (BOZ). In 1935 werd een organisatie-onderdeel van bureau EZ belast met crisiszaken en handelspolitiek, omgezet in afdeling D (Crisiszaken) van het CIZ, om vervolgens in 1937 te worden opgewaardeerd tot de 8e departementsafdeling Economische zaken. ( Besch. 25 april 1935 nr. 6 en Besch. 16 oktober 1937 nr. 4 (Dossierarchief Koloniën (1859)1945-1963, inv.nr. 485). ) Als gevolg daarvan werd de nieuwe benaming van de 4e afdeling nu: Welvaartszaken. Onder minister H. Colijn (1933-1937), die tevens de functies van minister-president en (van 1935-1937) minister van Defensie vervulde, nam de invloed van de secretaris-generaal, O.E.W. Six, op de dagelijkse leiding sterk toe. ( De Graaff, Kalm, 176. )
Het Commissariaat voor Indische Zaken (CIZ), waaraan dus een fors gedeelte van de departementale taak was gedelegeerd, bestond eveneens uit een groot aantal afdelingen.
Zo kende het een aparte afdeling (A) Algemene zaken en Kabinet. Het Technisch Bureau en het Koloniaal Etablissement waren nu als afdelingen E en F in het CIZ geïncorporeerd. Afdeling G, Oorlogsmaterieel, groeide sterk in de jaren-1930. Najaar 1939 kende het CIZ een grotere formatie dan het departement in enge zin: 125 tegen 114 ambtenaren boven de rang van schrijver. ( Cijfers ontleend aan De Graaff, Kalm, 148. )
Vermelding verdient, dat Koloniën in 1861 een nieuw pand aan het Plein betrok, dat door de rijksbouwmeester W.N. Rose was ontworpen als eerste specifiek voor een departement van algemeen bestuur bestemde huisvesting. Dit gebouw bleef de gehele periode tot 1940 de zetel van het departement.
Taken
Het departement van Koloniën ontving vanuit Oost- en West-Indië een voortdurende stroom van informatie over de verrichtingen van de koloniale besturen in die gebieden. De departementen in Nederlands-Indië hadden in Den Haag hun bestuurlijke evenbeeld in afdelingen van het ministerie van Koloniën, waar het beleid werd voorbereid. De uitvoering geschiedde uiteraard in Indië zelf. Zo werd onder invloed van de ethische politiek in de taakomschrijving van afdeling A3 van het departement vanaf 1904 gesproken van `maatregelen tot opheffing van den oeconomischen toestand der inlandsche bevolking' in Indië, maar het concrete welvaartsbeleid werd verricht door Indische departementen als Onderwijs of Landbouw. ( Besch. 28 november 1904 Litt.K 25 (Dossierarchief Koloniën (1859) 1945-1963, inv.nr. 1119). )
De specifieke taken in Den Haag richtten zich vooral op een viertal terreinen: de inrichting van het koloniaal bestuur, de koloniale financiën, de defensie en de buitenlandse betrekkingen van de overzeese gebieden en ten slotte de personeels- en materieelvoorziening.
Inrichting van het bestuur in de koloniën
De Grondwet van 1815 (artikel 60) bepaalde: `De Koning heeft bij uitsluiting het opperbestuur over de volksplantingen en bezittingen van het Rijk in andere werelddeelen'. Onder het bewind van Willem I was het koloniaal beleid goeddeels onttrokken aan het zicht van de Tweede Kamer. Pas ingevolge de Grondwet van 1848 raakten de Staten-Generaal betrokken bij het koloniale beleid, waarover de regering voortaan jaarlijks een uitgebreid `Koloniaal Verslag' diende uit te brengen. Artikel 59 van deze Grondwet schreef voor, dat de reglementen op het beleid der regering in de koloniën bij wet moesten worden vastgesteld. In de Grondwet van 1922 werd het woord `koloniën' geschrapt: er werd nu gesproken over Nederlands-Indië, Suriname en Curaçao.
Nederlands-Indië
In Nederlands-Indië werd het opperbestuur vertegenwoordigd door de gouverneur-generaal (GG).
Regeringsreglementen bepaalden zijn bevoegdheden: in het reglement van 1836 was voorgeschreven, dat de GG verplicht was alle bevelen, hem door of vanwege de Koning of de minister van Koloniën gegeven, op te volgen. In 1854 kwam het door de Grondwet voorgeschreven regeringsreglement tot stand, dat tot 1926 de betrekkingen tussen het opperbestuur (de Kroon) en de Indische regering heeft bepaald. ( Wet tot vaststelling van het reglement op het beleid der Regeering van Nederlandsch-Indië van 2 september 1854 (Stbl. 129), in werking getreden per 1 mei 1855. Bij geheim KB van 5 juni 1855 werd de instructie voor de gouverneur-generaal vastgesteld. ) De GG werd door de Kroon benoemd, waarbij de wet geen bepalingen kende over de duur van de ambtstermijn; wel was het regel, dat de landvoogd na vijf jaar ontslag vroeg. ( Kleintjes, Staatsinstellingen, 203. ) De GG werd in zijn bestuur bijgestaan door de Raad van Indië. Deze raad, waarvan de leden eveneens door de Kroon werden benoemd en ontslagen, was tot 1836 een medebesturend college, daarna een adviserend orgaan, dat (vanaf 1854) diende in te stemmen met belangrijke bestuursmaatregelen en de totstandkoming van ordonnanties. Het reglement van 1854 schreef ook voor, dat onder de bevelen van de GG de verschillende takken van bestuur beheerd zouden worden door directeuren. Deze stonden aan het hoofd van de Indische departementen (Binnenlands bestuur; Onderwijs en eredienst; Financiën), die in 1867 en later werden ingesteld. Voorts steunde de GG vooral op de Algemene Secretarie, het administratieve apparaat onder leiding van de algemene secretaris, dat onder meer de correspondentie met het ministerie van Koloniën in Den Haag onderhield. ( De Algemene Secretarie registreerde in 1893: 27.149 ingekomen stukken (exclusief 2.756 ministeriële depêches), 11.229 besluiten, 3.629 (uitgaande) missives, 2.624 `Indische brieven' en 3.629 nummers mailrapporten. Cijfers ontleend aan: Geschiedkundige Nota over de Algemene Secretarie Batavia 1816-1894 (Batavia z.j.) blz. 195. In Bijlage V van deze Nota is opgenomen een regeling inzake de correspondentie met Den Haag, gedateerd 21 augustus 1869. ) De minister bepaalde weliswaar de hoofdzaken van het beleid, maar vrijwel altijd na raadpleging van de GG, die op zijn beurt adviezen inwon en aldus `het raderwerk der Indische administratie' activeerde. Het beleid van de GG moest door de minister van Koloniën tegenover de Staten-Generaal worden verdedigd. ( De Graaff, Kalm, 340, 623. ) Ingevolge de Indische Staatsregeling van 1925 werd de regeling van de `inwendige aangelegenheden' aan Indië overgelaten. Op het departement in Den Haag werden wetten en algemene maatregelen van bestuur opgemaakt; in Indië kon de GG bij de bestuurstaak ordonnanties en regeringsverordeningen uitvaardigen, respectievelijk met en zonder medewerking van de in 1918 ingestelde Volksraad van Nederlands-Indië. ( C.W.van der Pot, Handboek van het Nederlandse staatsrecht (Zwolle 1950) 658-661. De Graaff, Kalm, 345. Indische Staatsregeling: wet van 23 juni 1925 (Stbl. 234). De instelling van de Volksraad was mogelijk na een wijziging in 1916 van het regeringsreglement van 1854. Omdat de Volksraad in 1925 een medewetgevende taak kreeg toebedeeld, verloor de Raad van Indië deze bevoegdheid en werd dit college een adviserend orgaan. ) Dit laatste college was bedoeld als volksvertegenwoordiging en bestond deels uit gekozen en deels uit benoemde leden, zowel Europeanen als inheemsen. Op gewestelijk niveau werd in Indië het bestuur uitgeoefend door residenten, die leiding gaven aan twee bestuurskorpsen, namelijk een Europees bestaande uit assistent-residenten en controleurs, en een inheems met regenten, wedono's (districtshoofden) en desahoofden. Vanaf circa 1900 hielden twee kernthema's de beleidsambtenaren ten departemente in Den Haag en bij de Indische regering jarenlang bezig, namelijk decentralisatie (meer bevoegdheden naar het gewestelijk/lokaal bestuur ter ontlasting van de GG) en `ontvoogding' (overdracht van bevoegdheden van het Europees naar het inheems binnenlands bestuur). ( Uitvoerig over deze problematiek: Van den Doel, Stille macht, passim. )
West-Indië
Behalve Suriname en de Antillen viel tot 1872 ook de Kust van Guinea onder de departementale afdeling West-Indische zaken. Suriname, Curaçao en de overige eilanden vormden alleen in de jaren 1828 tot 1845 één Gouvernement-Generaal, maar kenden overigens afzonderlijke besturen onder leiding van gouverneurs, die rechtstreeks in contact stonden met het departement van Koloniën. In 1865 kwamen de door de Grondwet van 1848 voorgeschreven regeringsreglementen tot stand, die in veel artikelen onderling overeenstemden. ( Wetten van 31 mei 1865 (Stbl. 55 en 56). ) Eerder dan Oost-Indië kregen beide gebieden een eigen vertegenwoordigend lichaam, in Suriname Koloniale Staten en in Curaçao Koloniale Raad genoemd. De Staten bestonden deels uit benoemde, deels uit gekozen (sinds 1901 uitsluitend uit gekozen) leden; de Raad kende alleen door de Koning benoemde leden. Beide colleges hadden een medewetgevende taak. In 1936 werden deze reglementen vervangen door de Surinaamse respectievelijk Curaçaose Staatsregeling. ( Wetten van 23 april 1936 (Stbl. 902 en 903). )
Financiën. Koloniale begrotingen
Het departement van Koloniën was belast zowel met de opstelling van de eigen departementale begroting als met de begrotingen van het bestuur in de overzeese gebiedsdelen. Om in tekorten in Indië te voorzien was door gouverneur-generaal J. van den Bosch in 1830 het Cultuurstelsel ingevoerd. Dit hield in verplichte verbouw door Javaanse boeren van voor de Europese markt geschikte goederen, die tegen vastgestelde prijzen moesten worden geleverd aan het Indische gouvernement, dat deze producten door de Nederlandsche Handel-Maatschappij naar Nederland liet vervoeren en daar ten gunste van de Indische schatkist liet verkopen. Van 1831 tot 1877 leverde Indië aldus een batig saldo op, dat ten goede kwam aan Nederland. ( De Jong, Batig slot, 161. ) Vanaf 1840 moest de minister van Koloniën namens de regering aan de Staten-Generaal jaarlijks staten van ontvangsten en uitgaven van de koloniën overleggen. ( Grondwet van 1840, artikel 59. De staten zijn gepubliceerd in de Bijlagen van de Handelingen Staten-Generaal. ) De Grondwet van 1848 bepaalde in de artikelen 59 en 60, dat het muntwezen in de koloniën en de wijze van beheer en verantwoording van de koloniale geldmiddelen bij wet moesten worden geregeld. Dit resulteerde in de muntwetten voor West-Indië (1853) en Oost-Indië (1854) en in de Indische comptabiliteitswet (1864). ( Muntwetten van 14 december 1853 (Stbl. 126) voor West-Indië en 1 mei 1854 (Stbl 75) voor Oost-Indië. Indische Comptabiliteitswet van 23 april 1864 (Stbl. 35). ) Omdat de Indische begroting voortaan elk jaar bij wet moest worden vastgesteld, kwamen Indische aangelegenheden veel meer dan vroeger in de Staten-Generaal ter sprake. Ingevolge de Indische Staatsregeling van 1925 werd de Indische begroting grotendeels in Indië zelf vastgesteld, al was daarna nog wel goedkeuring bij wet nodig. Ondanks deze grotere zelfstandigheid had het departement ook in de jaren-1920 en 1930 nog veel bemoeienis: de algemene financiële politiek ten aanzien van de koloniën; uitgifte en boekhouding van koloniale leningen; zaken betreffende het munt- en bankwezen in de koloniën: het onderhouden van relaties met de Javasche, Surinaamsche en Curaçaosche Bank en andere koloniale banken; zaken betreffende de verkoop van landsproducten, het vervoer en het te gelde maken ervan in Nederland; uitvoering en verantwoording van de begrotingen van Nederlands-Indië, Suriname en Curaçao `voor zooveel Nederland betreft' en van die van het departement zelf. ( Taakomschrijvingen van de 2e en 3e afdeling. De Graaff, Kalm, 122-125. )
Defensie en buitenlandse betrekkingen
Tot 1855 werden de betrekkingen met landen in Azië waarmee geen formele diplomatieke relatie bestond, zoals Japan en China, niet door het departement van Buitenlandse Zaken onderhouden, maar door Koloniën. ( Organisatie en reorganisatie van het Departement van Buitenlandse Zaken (Den Haag 1950), 118. ) Ook na dat jaar was het gebruikelijk, dat de minister van Koloniën betrokken werd bij kwesties die in Azië speelden. Bij het aangaan en onderhouden van economische betrekkingen van Nederlands-Indië met andere landen werkte Koloniën nauw samen met de departementen Buitenlandse Zaken en (in latere jaren) Economische Zaken. Tot 1855 werden in Indië geen buitenlandse
consuls toegelaten; nadien moest Nederland in veel gevallen instemmen met wederzijdse toelating van consuls in de koloniën.
De rol van Koloniën bij de defensie van de koloniën was vrij beperkt en lag voor een belangrijk deel in het stellen van het financiële kader, dat op de Indische begroting beschikbaar was voor defensie. De marine was rijkszaak, waarover een gedeelde verantwoordelijkheid lag bij de ministers van Marine en Koloniën. De eerste bepaalde welk deel van de vloot in bijvoorbeeld Oost-Indië aanwezig was, maar voor de inzet daarvan was de GG als opperbevelhebber van land- en zeemacht aldaar verantwoordelijk. Ook was de commandant zeemacht in Indië als chef van het Indische departement van Marine ondergeschikt aan de GG en via deze aan de minister van Koloniën. Alle niet-administratieve correspondentie van de marine in Indië met Nederland verliep via het departement van Koloniën naar dat van Marine, waar de inhoudelijke expertise zat. ( De Graaff, Kalm, 402 e.v., 451. ) Wat de defensie te land betreft beschikte Indië sinds 1830 over een eigen leger, het Koninklijk Nederlandsch-Indisch Leger (KNIL), dat ressorteerde onder de GG die met het departement overleg voerde over zaken betreffende de formatie en de inrichting van het leger in Nederlands-Indië. ( De legercommandant in Indië werd niet door de gouverneur-generaal maar door de Kroon benoemd. Hoewel het leger in 1836 het predikaat 'Koninklijk' kreeg, werd het tot de jaren-1933 steeds aangeduid als (Oost-)Indisch Leger. ) De werving voor het KNIL was in Nederland tot 1909 een zaak van het departement van Oorlog, dat daarvoor beschikte over het Koloniaal Werfdepot te Harderwijk. ( Van 1815-1822 heette dit depot het Depot-Bataljon en in de periode 1822-1843 het Algemeen Depot van de Landmacht. ) Van 1890 tot 1909 fungeerde tevens het Korps Koloniale Reserve te Nijmegen als werf- en opleidingsdepot. Het departement van Koloniën was verantwoordelijk voor de verscheping naar de koloniën en de verificatie van de administratie van het depot. Na de opheffing van het depot te Harderwijk ging de werving over naar Koloniën, namelijk de Koloniale Reserve. ( Bossenbroek, Volk voor Indië, 16, 274. )
Personeels- en materieelvoorziening in de koloniën
Naast het koloniale militaire personeel vereiste de burgerlijke dienst in de koloniën een constante instroom van ambtelijk personeel, vooral toen na de eeuwwisseling de overheidstaken in Nederlands-Indië werden uitgebreid. Het departement verzorgde niet zelf de opleiding van de voor de Indische dienst bestemde (hogere) ambtenaren, maar subsidieerde door derden verzorgde opleidingen. ( In de 19de eeuw waren er opleidingen gevestigd in Delft en Leiden. In 1902 werd de Indologenopleiding verbonden aan de Leidse universiteit; vanaf 1925 werd in Utrecht een tweede opleiding gestart, de Indologische faculteit. Zie hierover: C. Fasseur, De Indologen. Ambtenaren voor de Oost, 1825-1950 (Amsterdam 1993). ) Koloniën regelde zelf de uitzending, de verloven, de overtochten en de pensioenen van de ambtenaren en hun gezinnen. De afdeling comptabiliteit zorgde daarbij voor de betaalbaarstelling van pensioenen, wachtgelden, verlofsbezoldiging e.d.
Het departement was ook belast met de keuring, aanschaf en verzending van zogenoemde gouvernementsgoederen, bestemd voor het leger en de burgerlijke dienst in de koloniën. Voor deze taak beschikte de minister, behalve over een bepaalde departementsafdeling, over het Koloniaal Magazijn te Amsterdam, vanaf 1874 Koloniaal Etablissement genoemd, en vanaf 1878 over het Technisch Bureau, dat aan het departement was verbonden. Het laatste orgaan was aanvankelijk belast met de aanschaf en keuring van goederen voor de staatsspoorwegen in Indië, maar kreeg na enige tijd een ruimere bevoegdheid ten aanzien van allerlei technisch materiaal, zoals bruggen, machines, telegraaf en telefoonmaterieel. Het Koloniaal Etablissement had een soortgelijke taak ten aanzien van niet-technisch materieel: levensmiddelen, uitrustingsstukken, kantoorbenodigdheden en gereedschap. Na 1927 ressorteerden deze bureaus onder het Commissariaat voor Indische Zaken.
( Deze tekst is ontleend aan: Otten, F.J.M., Gids voor de archieven van de ministeries en de Hoge Colleges van Staat 1813-1940. - Den Haag: Instituut voor Nederlandse Geschiedenis, 2004; p. xx. )
Geschiedenis van het archiefbeheer
De verwerving van het archief
Overbrenging van een overheidsarchief
Het archief is krachtens bepalingen van de Archiefwet overgebracht.
De verwerving van het archief
Het archief is krachtens bepalingen van de Archiefwet overgebracht.

Inhoud en structuur van het archief

Ordening van het archief Gedurende de periode 1814 tot 1951 heeft het departement van Koloniën onafgebroken gekozen voor een chronologische ordening van het hoofdarchief. Hoewel er binnen het departement al vroeg sprake was van afdelingen, heeft die organisatie geen invloed gehad op de archiefvorming: er werd steeds één centraal verbaal* gevormd en wel volgens het verbaalstelsel-1823. Wel zijn in de gehele periode stukken buiten het verbaal gehouden, om op onderwerp te worden geordend of in aparte series te worden geborgen. ( Voor deze paragraaf is veelvuldig gebruik gemaakt van het concept van de Gids voor onderzoek in de koloniale archieven ... na 1814, van de hand van M.G.H.A. de Graaff. ) Het openbaar verbaalarchief (omvang totaal circa 1740 meter) is, verdeeld over de periodes 1814-1849, 1850-1900 en 1901-1953, beschreven in een viertal toegangen. In de inventarissen over de twee eerste periodes (respectievelijk 2.10.01 en 2.10.02) zijn zowel het verbaal als de eigentijdse toegangen daarop (indices, klappers e.d.) opgenomen. Voor de periode na 1900 zijn er twee inventarissen: één voor het verbaal (2.10.36.04) en één voor de toegangen (2.10.36.11). Een belangrijke cesuur is hier 1 juli 1921: met ingang van deze datum werd namelijk de centrale index* afgeschaft, om te worden vervangen door indices per afdeling. ( Schrijven van secretaris-generaal E. Moresco dd. 13 april 1921 aan de afdelingshoofden (Dossierarchief Koloniën 1945-1963, inv.nr. 1120). De algemene agenda bleef wel gehandhaafd. ) Daarom is het voor de onderzoeker van belang hoe de taken vanaf 1921 over die afdelingen waren verdeeld (zie geschiedenis van de archiefvormer)
Toegangen op het verbaalarchief
Periode 1814-(juni)1921
Indices
De indices*, met de bijbehorende hoofdenlijsten* en klappers*, vormen voor de onderzoeker het belangrijkste instrument om de stukken in het verbaal* te kunnen vinden. In de eerste decennia is de opzet van de index nogal eens gewijzigd, totdat in 1843 een model werd ingevoerd dat in grote lijnen tot 1921 is gehandhaafd.
Met ingang van 1843 werd naast de hoofdenlijst nu ook de klapper ingebonden in de indices, terwijl tevens een nieuw model index werd ingevoerd, met een indeling in vier kolommen. In kolom 1 werd nu datum en nummer van het verbaal opgenomen, soms met verwijzingen naar een eerdere behandeling van de betreffende zaak. Kolom 2 werd gebruikt voor gegevens over de afzender van het stuk en diens registratuurkenmerken (als deze kolom blanco is gelaten, is er alleen sprake van een uitgaande stuk en zijn er geen voorstukken). In kolom 3 werd de korte inhoud vermeld, alsmede de genomen beschikking*. In de meest rechtse kolom (4) staan soms verwijzingen naar latere stukken.
Vanaf 1843 werden de nu halfjaarlijkse indices doorlopend genummerd. Voor elke rubriek van de index reserveerde men een aantal vaste paginanummers, zodat men een bepaalde rubriek steeds op een vaste plaats in de index kon terugvinden. Wanneer men onverhoopt te weinig pagina's voor een rubriek had gereserveerd, loste men dit op door vanaf de laatste pagina een sub-nummering aan te brengen (30a, 30b etc.).
De indices over de jaren 1850-1921 (in omvang uitgedijd tot twee banden per halfjaar) zijn op microfiche raadpleegbaar op de studiezaal van het Nationaal Archief.
Hoofdenlijsten
De hoofdenlijsten* zijn steeds voor in de indices opgenomen. Ze beslaan tot en met 1842 een heel jaar, daarna steeds een periode van een half jaar. In de eerste decennia zijn de hoofden in alfabetische volgorde opgenomen. Vanaf 1843 echter ging men over op vaste volgorde voor de rubrieken*, die dan niet meer alfabetisch is: ministerie van Koloniën (folio 1 e.v.), betrekkingen met vreemde mogendheden (folio 33 e.v.), regering der koloniën (folio 41 e.v.) etc. De gekozen benamingen geven de invalshoek van de toenmalige administratie weer, die vaak verschilt van die van de latere onderzoeker. Zo treft men kwesties rond de Islam in de index van 1859 niet aan in de rubriek `Eeredienst in Oost-Indië' (die bestemd was voor de christelijke godsdiensten), maar onder `Binnenlandsche aangelegenheden (in Oost-Indië)'.
Hoewel er elk jaar vele tientallen rubrieken werden aangehouden, zijn sommige rubrieken erg uitgebreid, zodat men beter eerst de klapper op de index kan raadplegen. In de inventaris van de toegangen op het (openbaar) verbaalarchief vanaf 1900 is in een bijlage een alfabetische lijst van de indexrubrieken opgenomen, met vermelding van de jaren waarin deze rubrieken in de index voorkomen.
Klappers
De klappers* zijn vanaf vanaf 1843 steeds opgenomen voorin het eerste indexdeel van elk halfjaar. Aanvankelijk werden namen en onderwerpen (waaronder ook de rubriekaanduidingen van de hoofdenlijst) door elkaar vermeld, maar al vrij snel in aparte kolommen. Tot en met 1842 zijn de klappers alleen op de eerste letter alfabetisch en verwijzen ze naar rubriek plus verbaalnummer (1814-1823) dan wel naar rubriek plus folionummer; vanaf 1843 zijn de indices doorlopend gepagineerd en verwijzen de klappers naar dit paginanummer.
Agenda's
De agenda's* zijn als hulpmiddel bij onderzoek in het archief van secundair belang. De opzet was in de beginperiode nogal eens aan wijzigingen onderhevig. In de agenda werd onder meer vermeld welke afdeling van het departement met de behandeling werd belast. In de jaren 1818-1823 werden ook de geheime stukken hierin geregistreerd. Van 1824-1842 werden dagelijks losbladige agenda's bijgehouden, die bij de stukken werden gevoegd. Vanaf 1843 beslaan de agenda's (net als de indices) steeds een periode van een half jaar. Vanaf 1901 zijn er twee series: op de ingekomen respectievelijk de uitgegane stukken.
Vrijwel vanaf het begin zijn ook door afdelingen van het departement aparte series agenda's, indices en klappers aangehouden, over kortere of langere periodes. Het meest informatief zijn de zogenaamde `Aanteekeningsregisters' van bureau A, later afdeling A. Oost-Indische Zaken, die de periode circa 1830-1945 beslaan. ( De latere gouverneur-generaal B.C. de Jonge, van 1901-1910 werkzaam op het ministerie van Koloniën, noteerde in zijn Herinneringen (uitgegeven door S.L. van der Wal, Utrecht 1968, blz.6), dat het gehele werk op Koloniën afhing van het 'register' van Du Tour (A.L.C.du Tour XE "Tour, A.L.C. du (1854-1937)" ) van de toenmalige afdeling A. )
Periode (juli) 1921 - 1940
In deze periode werd geen centrale index meer bijgehouden. Voor onderzoek in het (ongedeelde) verbaal is men derhalve aangewezen op door de afdelingen bijgehouden indices, die een wisselende kwaliteit vertonen. Al deze toegangen zijn beschreven in een inventaris (2.10.36.01), die in een zeer nuttige bijlage een alfabetische lijst geeft van alle indexrubrieken, met vermelding van de jaren waarin deze rubrieken voorkomen in de desbetreffende afdelingsindex.
Index 1e afdeling: al door de voorganger, afdeling A geheten, werd een eigen index bijgehouden onder de naam `Aantekeningregister' (afgekort A.R. of R.) en voorzien van klappers en soms van hoofdenlijsten, die zijn bijgebonden. In de kolom `data' werden vermeld de herkomst en datering van het ingekomen stuk en daaronder het verbaal waarin het is opgelegd; in de middelste kolom volgde de korte inhoud en in de rechter kolom verwijzingen naar eerdere of latere behandeling van de zaak. Tot 1917 was het takenpakket van de afdeling erg ruim (nadien beperkt tot justitiële en volkenrechtelijke zaken en de Indische weeskamers) en registreerde men in de index onder meer alle mailrapporten, dus ook die van de andere afdelingen; na 1917 een bepaald deel van deze rapporten (zie ook paragraaf 16.3.3.2).
Index 2e en 3e afdeling: de indices van deze afdelingen, die zich beide bezig hielden met geldwezen, begrotingen en comptabiliteit, zijn gecombineerd. Ze vangen aan in 1921 en bestaan uit losse kaartbladen, ingericht volgens een decimaal code-systeem (in inventarisnummer 477). Met behulp van deze code kan worden gezocht naar een relevant kaartblad, dat men zou kunnen vergelijken met een bladzijde uit een index en waarop wordt verwezen naar data en nummers van beschikkingen* of verbalen.
Index 4e afdeling: ook deze afdeling had een breed takenpakket (binnenlands bestuur, landbouw, nijverheid, handel en scheepvaart; vanaf 1925 uitgebreid met de taken van de 5e afdeling: onderwijs, eredienst en volksgezondheid). Ook hier bestaat de index uit een kaartsysteem, waarin tevens de indices van de 5e afdeling 1921-1925 zijn opgenomen. Voor de periode 1921-1929 zijn de kaarten geborgen in alfabetische volgorde, daarna volgens een bepaald registratuurschema. De kaarten zijn in fotokopie raadpleegbaar op de studiezaal.
Index 5e (tot 1927 6e) afdeling: de indices bestaan uit een `Algemeen Register' over 1906-1950 en afzonderlijke indices (de meeste vanaf circa 1908) voor afzonderlijke taakgebieden zoals: burgerlijke openbare werken, mijnwezen, spoor- en tramwegen, PTT, luchtvaart. Vaak zijn de klappers op de indices meegebonden.
Index 6e (tot 1927 7e) afdeling: tot 1924 werden indices aangelegd, die begin 1924 werden vervangen door gerubriceerde agenda's. Ook van de tot 1927 fungerende 8e afdeling (militair personeel) zijn er indices beschikbaar.
Index 7e (tot 1927 10e) afdeling: deze afdeling, belast met West-Indische zaken, hield afzonderlijke kaartsystemen bij voor Suriname en voor Curaçao. Beide kaartsystemen zijn geordend volgens een code, waarop een klapper beschikbaar is.
De indices van de Algemene Secretarie en van andere in 1917 opgerichte afdelingen zijn niet opgenomen in de inventaris. ( Onduidelijk is, of deze indices verloren zijn gegaan dan wel niet aangehouden. )
De afdelingen hielden vaak ook aparte series agenda's bij, die hier verder onbesproken kunnen blijven. De centrale agenda bleef overigens ook na 1921 gehandhaafd.
Verbaal
In de beginperiode, 1814 tot en met maart 1818, kregen alle besluiten en minuten* van uitgaande stukken een per jaar doorlopend nummer, waarbij de stukken per dag in een katern werden gebonden, bijvoorbeeld 22 oktober nrs. 2572-2601. De bijlagen vormden een aparte serie: ze kregen hetzelfde nummer, maar voorafgegaan door de afkorting Exh.*.
Vanaf april 1818 werd een verbaal* gevormd, waarbij de ingekomen stukken (de bijlagen) werden geborgen bij en op datum en nummer van het besluit, waarbij de zaak werd afgedaan. In de indices* werd verwezen naar deze datum/nummercombinatie, vooraf gegaan door de letter `V' van verbaal. Na 1842 kwam het gebruik in zwang de datum/nummercombinatie aan te vullen met de letteraanduiding van de behandelende afdeling, bijvoorbeeld: 11 augustus 1908 (afdeling) A1 nr. 12. ( Dit gebruik eindigde begin 1917, toen de afdelingen niet meer met een letter, maar met een nummer werden aangeduid. ) Op de ingekomen stukken werd behalve datum en nummer van het verbaal (in zwarte inkt) ook datum en nummer van inschrijving in de agenda* genoteerd, vooraf gegaan door de aanduiding exh. De ingekomen stukken waarop geen besluit volgde liggen in de dagbundel bovenop. ( Deze praktijk ontstond geleidelijk circa 1840. ) Men dient erop bedacht te zijn, dat de datum/nummercombinatie van deze exhibita dezelfde kan zijn als in het daarna volgende verbaal. Wel is het zo, dat bij de registratie van deze exhibita de maand werd aangeduid met een cijfer en dat maand en dag zijn omgekeerd: exh. 12/5 1850 nr. 10 moet dus gelezen worden als 5 december 1850. Dit week af van de aanduiding van het verbaal: 5 december 1850 nr. 10. Deze nogal gecompliceerde werkwijze werd aangehouden tot circa 1910. Na dit jaar werden exhibita, waarop geen besluiten werden genomen, voorzien van een normale dag/maandaanduiding en werden ze geleidelijk aan vaker geborgen bij een minuut, die slechts vermeldde, dat het exhibitum `worde geborgen in dit verbaal'. ( Deze tekst is ontleend aan: Otten, F.J.M., Gids voor de archieven van de ministeries en de Hoge Colleges van Staat 1813-1940. - Den Haag: Instituut voor Nederlandse Geschiedenis, 2004; p. 360-363. )

Aanwijzingen voor de gebruiker

Openbaarheidsbeperkingen
Deels openbaar, deels beperkt openbaar (A).
Beperkingen aan het gebruik
Reproductie van originele bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig. Er zijn geen beperkingen krachtens het auteursrecht.
Materiële beperkingen
Het archief kent beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van slechte materiële staat.
Aanvraaginstructie
Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:
  1. Creëer een account of log in.
  2. Selecteer in de archiefinventaris een archiefstuk.
  3. Klik op ‘Reserveer’ en kies een tijdstip van inzage.
Citeerinstructie
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Ministerie van Koloniën: Openbaar Verbaal, nummer toegang 2.10.36.04, inventarisnummer ...
VERKORT:
NL-HaNA, Koloniën / Openbaar Verbaal, 2.10.36.04, inv.nr. ...

Verwant materiaal

Beschikbaarheid van kopieën
Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar
Afgescheiden archiefmateriaal
Dit gedeelte van het archief is de voortzetting van het archief van Ministerie van Koloniën (inv.nr. 2.10.01).
De belangrijkste toegang tot het verbaal archief is de eigentijdse toegang: 2.10.36.11.
De archieven van het Ministerie van Koloniën vallen in twee delen uiteen: de periode 1901-1940 en de periode 1940-1963.
Periode 1901-1940
Dit gedeelte is verdeeld in:
A. Het openbare verbaal archief (minuten) met de ontvangen stukken en alfabetische en systematische indexen. (vanaf 1922 alleen alfabetische en systematische indexen van departementen). (Inventarisnummer 2.10.36.04 en de belangrijkste toegang hierop: 2.10.36.11)
B. Geheim verbaal met ontvangen stukken en alfabetische indexen. (2.10.36.51. De belangrijkste toegang hierop is 2.10.36.50)
C. Mailrapporten met mailrapportlijsten, vanaf 1914 verdeeld in een geheime en openbaar gedeelte. (mailrapporten: 2.10.36.02; mailrapportlijsten 2.10.36.03; geheime mailrapporten: 2.10.36.06, en geheime mailrapportlijsten: 2.10.36.07)
D. Archieven van het Commissariaat voor Indische/Indonesische Zaken 1927-1940. Deze archieven bestaan voornamelijk uit stukken betreffende het sturen en betalen van ambtenaren met verlof en van stukken over de aanschaf van goederen voor Indië. Deze archieven zijn geordend naar de verbalen en hebben brievenboeken als ingangen (niet toegankelijk via onderwerp door de afwezigheid van indexen.) (2.10.49)
Periode 1940-1963
Dit gedeelte is verdeeld in:
A. "Londens archief". Deze archieven werden gevormd tijdens de twee wereldoorlog door het Ministerie van Koloniën door de Regering in Ballingschap in Londen. Ze bestaan voornamelijk uit bundels stukken van 1940 tot 1945, geordend op onderwerp. Ze gaan over het beleid van de regering met betrekking tot de koloniën, met brievenboeken en een inventarislijst die fungeert als toegang. De documenten die in deze periode in Nederland zijn gemaakt, zijn van weinig belang voor de gang van zaken in de koloniën. (2.10.45)
B. Openbare verbaal archief van 1940 tot ca. 1950 met postboeken, systematische en alfabetische indexen, openbaar archief van ca. 1950 tot 1963 met brievenboeken en dossierlijsten. Vanaf 1950 adopteerde departement na departement het archiefsysteem. Vanaf die tijd was het classificatiesysteem niet langer gebaseerd op de chronologie van datum en nummer van de betreffende resolutie, maar op het onderwerp waar het over ging. (2.10.36.04 en de belangrijkste toegang hierop: 2.10.36.11)
C. Geheim verbaal archief 1940-1954 met brievenboeken, systematische en alfabetische registers (2.10.36.52), Geheim archief 1955-1963 met brievenboeken en dossierlijsten. De belangrijkste toegang hierop is 2.10.36.50.
D. Mailrapporten tot 1953 met mailrapportlijsten. (2.10.36.06 en 2.10.36.07)
E. Archieven van het Commissariaat voor Oost Indië/Indonesische Zaken tot 1949 met brievenboeken. (2.10.49)
( Deze tekst is ontleend aan: Sources of the history of Asia and Oceania in the Netherlands, part II. - München: Saur, 1983. )
Schema organisatie in 1917voorganger

Archiefbestanddelen