2.06.174 Inventaris van het archief van de Auditdienst van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat en haar voorgangers de Auditdienst van het Ministerie van Economische Zaken en de Auditdienst van het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, (1988) 1992-2010 (2012)

De minister van Economische Zaken (EZ) beheert het begrotingshoofdstuk van het ministerie van EZ en is volgens de Comptabiliteitswet primair verantwoordelijk voor de beleids-voorbereiding en het beheer van dat hoofdstuk. Voor de uitvoering hiervan beschikte de minister van EZ, tot 1 juli 2002, over een ambtelijk apparaat dat o.a. bestond uit de directie FEZ en de Accountantdienst (DAD). De taken van deze laatst genoemde dienst zijn beschreven in het Koninklijk Besluit van 1 september 1995, houdende regels inzake de plaats en de taak van de Departementale Accountantsdienst DAD (Stb. 1995, 426) en gewijzigd bij (Stb. 2002, 414).

De DAD is in de organisatie van het ministerie rechtstreeks geplaatst onder de secretaris-generaal en rapporteert aan de minister. Tot juli 2002 bestond de accountantdienst uit een directeur, een plv.directeur en een secretariaat. Na opname van de DAD in de AD bestaat de AD uit een directeur, een auditmanager IT, een auditmanager Financial Audit, auditmanager Operational audit en een bedrijfbureau. De werkzaamheden worden voornamelijk in projectvorm uitgevoerd.

De AD van EZ is naast de werkzaamheden met betrekking tot de uitvoering van het begrotingshoofdstuk van haar eigen ministerie ook belast met de begrotingshoofdstukken van het Ministerie van Algemene Zaken en van het Huis der Koningin, waarvoor de minster Algemene Zaken verantwoordelijk draagt, alsmede met die van het Fonds economische structuurversterking, waarvoor de minister van EZ en de minister van Financiën gezamenlijk de verantwoordelijkheid dragen.

De DAD hield het toezicht op de rechtmatigheid van uitgaven en ontvangsten en adviseerde over te treffen maatregelen op dit gebied. De algemene controletaak hield in:

• het controleren van de administraties die op het ministerie werden gevoerd ter ondersteuning van het beheer en ten behoeve van de verantwoording die over het beheer moest worden afgelegd;
• het controleren van het beheer van de middelen zoals dat bleek uit de administraties van het ministerie;
• het controleren van de jaarlijkse financiële verantwoording van het ministerie die aan het einde en ter afsluiting van het dienstjaar werd opgesteld aan de hand van de administratie, gevoerd door de directies FEZ.

De controle hield verder in:

• het signaleren van onvolkomenheden naar aanleiding van de controle;
• het adviseren inzake maatregelen ter opheffing van de gesignaleerde onvolkomenheden;
• andere werkzaamheden door de minister opgedragen.

Per 1 juli 2002 is de DAD formeel opgegaan in de Auditdienst (AD). De AD kreeg de volgende taken:

• het verrichten van periodiek onderzoek naar de bedrijfs- en beleidsuitvoering ten behoeve van de politieke en ambtelijke leiding teneinde zekerheid te verschaffen over kwaliteit van de bedrijfs- en beleidsuitvoering.
• het verrichten onderzoeken ten behoeve van het overige management;
• het uitvoeren van de accountantscontrole van het departementale verslag en de verantwoordingen van de diensten en agentschappen van het departement;
• het leveren van een bijdrage aan beleidsevaluatie-onderzoeken.

Zoals hierboven aangegeven gaan de onderzoekingen van de AD uit naar alle aspecten van de bedrijfsvoering en de beleidsprocessen en is onderverdeeld naar drie verschillende disciplines, Financial audits, Operational audits en IT-audits.

In het departementaal jaarverslag legt de minister jaarlijks verantwoording af over het gevoerde beleid. Het doel van de accountantscontrole is het kunnen afgeven van een accountantsverklaring omtrent de financiële informatie in het jaarverslag. Deze informatie moet deugdelijk zijn weergegeven en rechtmatig tot stand zijn gekomen. Om dit vast te stellen worden accountants controles uitgevoerd op deze financiële informatie. Daarnaast wordt getoetst of het gevoerde financieel en materieel beheer voldoet aan de daaraan binnen de overheidsomgeving te stellen eisen.

Het gebruik van informatie- en communicatietechnologie (IT) in de beleidsvormende en beleidsuitvoerende processen wordt steeds belangrijker. De AD verricht onderzoeken en geeft adviezen die gericht zijn op:

• De validiteit van IT beheersingsmaatregelen in een dynamische risicomanagement omgeving, zowel operationeel als in ontwikkeling.
• Het beoordelen van de effectiviteit, doelmatigheid, exclusiviteit, integriteit en beschikbaar van IT processen in relatie tot de organisatiedoelstellingen.
• Het à tempo inspelen op vragen van het management met betrekking tot beheersing en beveiliging op het gebied van IT.

Operational audits zijn gericht op het optimaliseren van de beleids- en bedrijfsvoering. Operational audit is in beginsel proces-/organisatie-/structuurgericht en richt zich zowel op bestaande situaties als ook op ontwikkelingen in de beleids- en bedrijfsvoering. Operational audits hebben een sterk adviserend karakter. De onderzoeken zijn gericht op:

• De structuur van organisaties en processen binnen organisatie-onderdelen of bij derden.
• De kwaliteit van beheers- en beleidsprocessen waaronder oordelen omtrent het ordelijk financieel beheer.
• Het functioneren van entiteiten in de organisatie dan wel op bijzondere aspecten in de functie en taakstelling van de entiteit.
• Aspecten van bedrijfsvoering zoals integriteit, HRM, inkoop, planning- en controlcyclus, naleving van specifieke wet- en regelgeving zoals Europese wetgeving.

De Auditdienst van het ministerie van Economische Zaken heeft bestaan van 2004 tot 2010 en de Auditdienst van het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit van 1975 tot 2010. De taken van de departementale accountantsdiensten waren voorgeschreven in het Besluit taak DAD. Deze taken waren:

• het uitvoeren van de controles zoals bedoeld in art. 22 van de comptabiliteitswet. Deze controles waren gericht op:
  1. oordelen over de ordelijkheid en de controleerbaarheid van het gevoerde financiële beheer en van de administraties die ten behoeve van dat beheer en de jaarlijkse financiële verantwoordingen worden gevoerd;
  2. een accountantsverklaring omtrent de getrouwheid van de financiële verantwoording, bedoeld in artikel 65 van de Comptabiliteitswet; ten behoeve van de accountantsverklaring omtrent de getrouwheid van deze financiële verantwoording wordt ook een accountantsverklaring gegeven omtrent de getrouwheid van de financiële verantwoording van een agentschap, bedoeld in artikel 72 van de Comptabiliteitswet, en over de door Onze Minister aangewezen verantwoordingen van andere delen van het ministerie.
• naast de voornoemde controles had de DAD de volgende controle- en adviestaken:
  1. de controle op het beheer van niet-geldelijke zaken, bedoeld in artikel 19, derde lid, van de Comptabiliteitswet;
  2. bijzondere controletaken in opdracht van Onze Minister;
  3. het adviseren ter zake van de maatregelen ter opheffing van onvolkomenheden die bij de uitgevoerde controles zijn geconstateerd;
  4. het adviseren ter zake van het te voeren beleid op het gebied van de financiële verslaggeving en de accountantscontrole bij het ministerie;
  5. bijzondere adviestaken in opdracht van Onze Minister.

Beide ministeries hebben vanaf oktober 2010 vele organisatorische veranderingen ondergaan door 3 kabinetswissels te weten:

• Kabinet Rutte 1: 14 oktober 2010 tot 5 november 2012 MinLNV en MinEZ samen tot MinEL&I (Economische Zaken, Landbouw en Innovatie);
• Kabinet Rutte 2: 5 november 2012 tot en met 26 oktober 2017 MinEL&I wordt MinEZ;
• Kabinet Rutte 3: 26 oktober 2017 – MinEZ wordt MinEZK en MinLNV.

Dat betekende dat per 14 oktober 2010 de Auditdiensten van beide ministeries ineen werden geschoven tot één dienst. Dat model bleef bestaan tot 1 mei 2012 toen de Auditdienst Rijk (ADR) werd ingesteld en de Auditdiensten van EZK en LNV daarin werden opgenomen. Dat, en het in werking treden van de ”Selectielijst voor de archiefbescheiden van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat en het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit en taakvoorgangers vanaf 2000” is de reden dat de archieven van beide Auditdiensten in deze inventaris staan beschreven.

Het archief van de AD is in eigen beheer gevormd en was in afwachting van bewerking in opslag genomen bij de CAS. De omvang van het archief bedroeg 279 meter en had betrekking op de periode 1996-2007. Het archief bestond uit het formele archief, gevormd door de Algemene Secretarie, totaal 1992 dozen en het werkarchief, totaal 241 dozen. Er waren plaatsingslijsten op beide bestanden beschikbaar. Beide bestanden waren niet compleet. Niet alle dozen bevatten dossiers. In sommige dozen bevonden zich losse stukken geordend op datum van ontvangst of verzending. Merendeels zijn de dossiers geordend naar te controleren organisatieonderdeel. In het eerste bestand bevonden zich ook digitale archiefbescheiden, in de vorm van cd-roms, die bij de dossiers zijn opgeborgen.

Het archief is krachtens bepalingen van de Archiefwet overgebracht.

Het archief bevat de archiefbescheiden gevormd door de Auditdienst in het kader van het toezicht op de rechtmatigheid van uitgaven en ontvangsten en advisering over te treffen maatregelen op dit gebied en doen van onderzoek naar de bedrijfs- en beleidsuitvoering ten behoeve van de politieke en ambtelijke leiding van het Ministerie van Economische Zaken.

Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van kwetsbare of slechte materiële staat.

Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:

1. Creëer een account of log in.
2. Selecteer in de archiefinventaris een archiefstuk.
3. Klik op ‘Reserveer’ en kies een tijdstip van inzage.

Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.

VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Ministerie van Economische Zaken: Accountantsdienst / Auditdienst Auditdienst EZK en LNV, nummer toegang 2.06.174, inventarisnummer ...

VERKORT:
NL-HaNA, EZ / Auditdienst Auditdienst EZK en LNV, 2.06.174, inv.nr. ...

Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar