Terug naar zoekresultaten

2.05.441 Inventaris van het archief van de Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging in de Filipijnen, (1948) 1975-2013

Het archief bevat stukken ontvangen en opgemaakt door de Nederlandse ambassade in de Filipijnen te Manilla, over de periode 1975 - 2016
Download inventaris als PDFDownload inventaris als XML

Bekijk de zoekhulp bij dit archief

Voer een zoekterm in
VorigeVolgende

Beschrijving

ArchiefBeschrijving van het archiefArchiefvormingInhoud en structuur van het archiefAanwijzingen voor de gebruikerVerwant materiaalBijlagen

Archief

Titel

2.05.441
Inventaris van het archief van de Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging in de Filipijnen, (1948) 1975-2013

Auteur

Doc-Direkt

Versie

16-05-2024

Copyright

Nationaal Archief, Den Haag
2019 cc0

Beschrijving van het archief

Naam archiefblok

Nederlandse ambassada in de Filipijnen (standplaats Manilla)
Ambassade Filipijnen

Periodisering

archiefvorming: 1975-2013
oudste stuk - jongste stuk: 1948-2013

Archiefbloknummer

Z348

Omvang

413 inventarisnummer(s)

Taal van het archiefmateriaal

Het merendeel der stukken is in het.
Nederlands

Soort archiefmateriaal

Normale geschreven, getypte en gedrukte documenten, geen bijzondere handschriften

Archiefdienst

Nationaal Archief, Den Haag

Locatie

Den Haag

Archiefvormers

Nederlandse ambassade in de Filipijnen

Samenvatting van de inhoud van het archief

Het archief bevat stukken ontvangen en opgemaakt door de Nederlandse ambassade in de Filipijnen te Manilla, over de periode 1975 - 2016

Archiefvorming

Geschiedenis van de archiefvormer
Staatsinrichting en politiek
De grondwet van 1935 werd in 1946 geamendeerd en in 1972 weer opgeschort. De huidige grondwet dateert van 1987 en is in elkaar gezet naar Amerikaans voorbeeld; de scheiding der machten is in deze grondwet verankerd. In de grondwet is ook vastgelegd dat de president, die via rechtstreekse verkiezingen gekozen wordt, na een ambtstermijn van zes jaar niet herkozen kan worden. De president, die ook regeringsleider is en militair opperbevelhebber, heeft niet het recht het parlement naar huis te sturen. Het Congres, de wetgevende macht, bestaat uit twee Kamers: een Senaat met 24 leden met een zittingstermijn van zes jaar (elke drie jaar wordt de helft vervangen), en een Huis van Afgevaardigden waarvan 204 leden in directe verkiezingen gekozen worden en 50 leden, die maatschappelijke groepen vertegenwoordigen, worden benoemd. De president benoemt de leden van het kabinet, die geen lid mogen zijn van het Congres. Voor de huidige politieke situatie zie het hoofdstuk geschiedenis.
Geschiedenis
De vanaf 1965 zittende president Ferdinand Marcos trok in de jaren ’70 van de vorige eeuw steeds meer macht naar zich toe, waarbij hij zich ging gedragen als een dictator. Zeer veel politieke tegenstanders werden gevangengezet, vermoord of verdwenen spoorloos. Een daarvan was de populaire politicus Benigno Aquino, die op 21 augustus 1983 op het vliegveld van Manilla werd vermoord, nadat hij teruggekeerde uit zijn ballingschap in de Verenigde Staten. Honderdduizenden Filippino’s gingen in het hele land de straat op en zorgden indirect voor het einde van het Marcos-bewind. Zijn belangrijkste tegenstander tijdens de presidentsverkiezingen van 25 februari 1986 was de weduwe van Benigno Aquino, Corazon (‘Cory’) Aquino. De verkiezingsoverwinning werd door zowel Marcos als door Aquino opgeëist. Door Marcos was er echter op grote schaal fraude gepleegd, wat een spontaan volksverzet tot gevolg had. Toen ook de defensieminister Juan Ponce Enrile en legerbevelhebber Fidel Ramos met een deel van de strijdkrachten de kant van Aquino koos, zag Marcos zich genoodzaakt naar het buitenland (Hawaï) te vluchten.
Voor de gewone man bleek het bewind van Aquino echter niet veel positiefs op te leveren. De armste mensen bleven arm en de landhervormingsvoorstellen gingen na verzet van de grootgrondbezitters niet door. Bovendien probeerden rechtse groeperingen verschillende keren een staatsgreep te plegen en ook linkse verzetsbewegingen deden regelmatig van zich spreken. Onderhandelingen met deze groeperingen leverden niets op.
Een nieuwe grondwet, die een terugkeer naar Amerikaans model behelst, werd per referendum in 1987 bekrachtigd. De presidentsverkiezingen van 1992 werden gewonnen door Fidel Ramos, een neef van de vroegere dictator. Hij maakte zich sterk voor bestrijding van de corruptie, herstel van de politieke stabiliteit en vermindering van de werkloosheid. Verder werden er meer buitenlandse investeerders aangetrokken en werd de infrastructuur verbeterd. Door al deze maatregelen was er sprake van een opvallende economische groei, die tijdelijk getemperd werd door de financiële crisis van 1997 in Zuidoost-Azië. In september 1996 werd de vrede getekend tussen Ramos en de separatistische moslimbeweging MNLF, waarmee een eind kwam aan bijna een kwart eeuw strijd op het zuidelijke eiland Mindanao die aan ten minste 50.000 mensen het leven had gekost. Het Moro Islamic Liberation Front (MILF) zette haar strijd voor een onafhankelijke fundamentalistisch-islamitische staat voort. De presidentsverkiezingen van 1998 werden gewonnen door de bij het volk populaire vice-president Joseph Ejercito Estrada. Onder hem nam de corruptie echt zienderogen toe en zijn plannen voor grondwetswijzigingen kregen te maken met een sterke buitenparlementaire oppositie, waarin de Rooms-Katholieke Kerk een grote rol speelde.
In 2000 kwamen verschillende islamitische gewapende groepen weer in actie. Op het eiland Mindanao brak zelfs een heuse burgeroorlog uit tussen guerrilla’s van het naar onafhankelijkheid strevende MILF en het Filipijnse leger. In april werden op het eiland Jolo enkele tientallen Europese toeristen gegijzeld door de splintergroep Abu Sayyaf. Pas in september werden de Europese gijzelaars vrijgelaten na betaling van een miljoen dollar door Libië.
Dit alles leidde in januari 2001 tot grote volksopstanden en vervolgens tot het aftreden van Estrada, die ook nog van corruptie werd verdacht. De oproerlingen werden weer geholpen door het leger en de Rooms-Katholieke Kerk. Hij werd opgevolgd door vice-president Gloria Macapagal Arroyo, de dochter van oud-president Macapagal. Toen Estrada eind april werd gearresteerd, brak er in Manilla een volksopstand uit. Er leek een staatsgreep op handen en Arroyo riep voor enkele dagen de ‘staat van rebellie’ uit. De verkiezingen van 14 mei 2001 werden gewonnen door de People’s Power Coalition van Arroyo. In oktober werd er een bestand gesloten met het Moro Islamic Liberation Front, maar een kandidaat van Arroyo werd tot gouverneur gekozen. Abu Sayyaf deed weer van zich spreken door het ontvoeren van twintig burgers, onder wie drie Amerikanen. Enkele gijzelaars wisten te ontsnappen en een van de Amerikanen werd onthoofd. Eind december wees president Arroyo Amerikaanse militaire steun bij de bestrijding van Abu Sayyaf af. Washington wees herhaaldelijk op contacten tussen Osama bin Ladens al-Qaida-netwerk en Abu Sayyaf.
In 2002 nam de kritiek op Arroyo toe. Zij had zich sterk gemaakt voor het bestrijden van corruptie, maar behaalde weinig resultaat. De Verenigde Staten mocht toch troepen sturen naar de Filipijnen vanwege de veronderstelde banden van de moslimextremistische Abu Sayyaf met het terreurnetwerk al-Qaida. Medio 2002 werd Abu Sayyaf-leider Aldam Tilao gedood. De schermutselingen tussen de Filipijnse strijdkrachten en het New People's Army (NPA) van de verboden Communist Party of the Philippines (CPP) werden in de loop van 2002 talrijker en in augustus kondigde president Arroyo een totale oorlog af tegen het NPA. Nederland werd indirect bij het conflict betrokken omdat partijleider Sison als politiek vluchteling in Nederland verbleef.
Ook in 2003 lukte het Arroyo niet om de sociale en economische problemen op te lossen. Het bleef erg onrustig op de Filippijnen, met name in het door de burgeroorlog geteisterde zuiden. De strijd tussen de Filipijnse strijdkrachten en het NPA, de gewapende tak van de verboden communistische partij, werd in de loop van 2003 steeds heftiger. In het algemeen verliep de strijd tegen het terrorisme echter moeizaam, ondanks financiële hulp van de Amerikanen, Amerikaanse militaire steun en de gezamenlijke militaire oefeningen van de VS en de Filippijnen. In mei 2004 werd Arroyo herkozen tot presidente van de Filippijnen. Ook in de periode 2004-2008 was het onrustig. Bij de parlementsverkiezingen van 2007 vielen 120 doden bij verkiezingsgeweld. In juni 2010 wordt Beningno Aquino III tot president gekozen.
Op 8 november 2013 werden de Filipijnen geteisterd door een zware tyfoon genaamd Haiyan. Haiyan bereikte windsnelheden van meer dan 300 km per uur en richtte immense schade aan. Met name Tacloban, de hoofdstad van het eiland Leyte, werd zeer zwaar getroffen. In Tacloban alleen al vielen meer dan 4000 doden. Ongeveer 12 miljoen mensen werden getroffen door Haiyan en ca. 1 miljoen mensen hebben hun huis moeten verlaten.
Betrekkingen Nederland – Filipijnen
De website (https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/betrekkingen-met-nederland/overzicht-landen-en-gebieden) die informatie levert voor dit hoofdstuk is niet meer online te raadplegen.
Overzicht ambassadeurs
  • 1975-1978: Oven, F. von
  • 1979-1983: Thurkow, C.T.F.
  • 1983-1987: Hellema, W.
  • 1987-1990: Koch, P.F.C.
  • 1991-1994: Hanrath, L.J.
  • 1994-1998: Kwint, E.T.J.T.
  • 1998-2003: Arnold, G.T.E.R.
  • 2003-2007: Vornis, R.A.
  • 2007-2012: Brinks, R.G.
  • 2012-2014: Boon Ochsée von, G.A.
De ambassade in de Filipijnen vertegenwoordigde of vertegenwoordigt Nederland ook in:
  • Guam, 1992-heden
  • Micronesia, ?-heden
  • Palau, 1997-heden
  • Marshalleilanden, 1991-heden
  • Noordelijke Marianen, periode onbekend
Bovengenoemde eilanden liggen in de Grote Oceaan en maken deel uit van de regio Micronesië. Naast de ambassade in Manilla waren of zijn er vanaf 1975 nog consulaten in de Filipijnen gevestigd:
Overzicht (vice)-consulaten
  • Iloilo, 1948-1981
  • Cebu, 1948-1951
  • Cebu, 1960-1964
  • Cebu, 1979-heden
Taken van de ambassade
De werkzaamheden van de bilaterale posten kunnen grofweg verdeeld worden in politieke aangelegenheden, economische aangelegenheden, pers- en culturele aangelegenheden, consulaire aangelegenheden en algemene zaken. Hieronder volgt een weergave van de taken:
Politieke Zaken (PZ)
  • het volgen van de binnenlandse en buitenlandse politieke ontwikkelingen in het land van accreditatie;
  • het rapporteren aan de Nederlandse regering omtrent de voor Nederland relevante ontwikkelingen, opdat die bij het formuleren van haar beleid daar rekening mee kan houden;
  • het uitdragen van het Nederlandse politieke beleid;
  • het behartigen van de belangen van andere landen.
Economische Zaken (EZ)
De economische werkzaamheden kunnen worden onderscheiden in macro-, meso- en micro-economische aangelegenheden:
Macro-economisch:
  • het opstellen van algemene economische rapportage over macro-economische ontwikkelingen in het buitenland, overheidsmaatregelen, monetaire kwesties, energievoorziening, milieuhygiëne, lucht- en scheepvaartaangelegenheden;
  • het vergaren van handelspolitieke informatievergaring en inspanningen, met name daar waar de handel op beperkende maatregelen stuit;
  • het toezenden van economisch-statistisch materiaal;
  • het verstrekken van inlichtingen aan de overheid en het bedrijfsleven van het land van vestiging over economische ontwikkelingen en mogelijkheden tot economische samenwerking met Nederland;
  • het uitdragen van het Nederlandse beleid op economisch terrein.
Meso-economisch:
  • het berichten over afzetmogelijkheden, ontwikkelingen in het bedrijfsleven, fusies, buitenlandse investeringen, concurrentie van derde landen;
  • het geven van voorlichting over Nederlandse leveringsmogelijkheden van goederen en diensten;
  • het doen van meldingen over ontwikkelingsprojecten en overheidsaanbestedingen;
  • het aantrekken van industriële projecten voor Nederland door middel van voorlichting, bemiddeling, etc.;
  • het berichten over economische missies die West-Europa bezoeken en hulp aan Nederlandse missies in het ambtsgebied;
  • het berichten over beurzen en tentoonstellingen in het land van vestiging en hulp bij Nederlandse deelname aan beurzen.
Micro-economisch
Het ondersteunen en begeleiden van Nederlandse exporteurs in de vorm van:
  • het ondersteunen en begeleiden van Nederlandse exporteurs in de vorm van: handelsbemiddeling;
  • het voorlichten van Nederlandse zakenlieden en introducties bij overheid en bedrijfsleven;
  • het bemiddelen bij handelsgeschillen.
Ontwikkelingssamenwerking (OS)
De werkzaamheden in het kader van ontwikkelingssamenwerking houden in:
  • het analyseren van het ontwikkelingsbeleid van het betrokken land;
  • het nagaan van de plaats die Nederland in de samenwerking op dit gebied zou kunnen innemen;
  • het vaststellen van doelgroepen waarop het samenwerkingsbeleid gericht kan zijn;
  • het adviseren omtrent de aanvaardbaarheid en uitvoerbaarheid van individuele projecten;
  • het voorbereiden, uitvoeren en evalueren van Kleine Ambassade Projecten (KAP);
  • het begeleiden van uit te zenden deskundigen, huisvesting, financiering, hulp bij import van goederen;
  • het bemiddelen bij de invoer van materieel voor hulpprojecten;
  • het behandelen van financiële aspecten.
Consulaire Zaken (CZ)
Ten behoeve van Nederlanders:
  • het zorgdragen voor de Nederlandse kolonie en Nederlandse toeristen in het buitenland. De meest voorkomende werkzaamheden hiervoor zijn:
  • het verstrekken, verlengen en wijzigen van reisdocumenten voor Nederlanders, alsmede diplomatieke, consulaire en dienstpaspoorten;
  • het opmaken van legalisaties;
  • het verstrekken van juridische adviezen;
  • het verlenen van bijstand bij het opstellen van notariële akten
  • het opmaken van akten van huwelijkstoestemming;
  • het in bewaring nemen van holografische en geheime testamenten;
  • het opmaken van volmachten
  • het registreren van opgemaakte akten in een repertorium;
  • het opmaken van akten van de burgerlijke stand;
  • het regelen van dienstplichtzaken;
  • het zorgen voor repatriëring
  • het overbrengen van gerechtelijke stukken, het bijstaan van rogatoire commissies, het opmaken van legalisaties en het verrichten van andere juridische handelingen.
Ten behoeve van buitenlanders:
  • het verlenen van visa voor bezoeken aan Nederland korter dan drie maanden of verstrekken van een ‘machtiging voorlopig verblijf’ bij een verblijf langer dan drie maanden;
  • het doorzenden van asielverzoeken;
  • het inlichten van buitenlandse autoriteiten betreffende Nederland.
Pers- en Culturele Zaken (PCZ)
het bevorderen en verbreiden van kennis van het leven en denken van het Nederlandse volk, zijn staatkundige, economische en sociale structuur, zijn cultuur en zijn historie, en over de beginselen en feitelijke gegevens die daarbij een rol spelen. De diplomatieke post heeft tot taak het ontwikkelen van activiteiten en het aankweken en onderhouden van relaties die de banden tussen beide landen kunnen verstevigen. Concreter betekent dit:
  • het medewerken aan de uitvoering van bilaterale afspraken en verdragen op cultureel en wetenschappelijk gebied;
  • het deelnemen aan het internationale culturele verkeer;
  • het profijt trekken uit multilaterale samenwerkingsvormen op dit gebied alsmede het uitdragen van Nederlandse standpunten;
  • het onderhouden van contacten met de lokale pers teneinde publicaties over Nederland te stimuleren en waar nodig onjuiste voorlichting te corrigeren.
Algemene Zaken (AZ)
De afdeling algemene Zaken is belast met de ondersteunende, secundaire taken op een post, dat wil zeggen zaken met betrekking tot:
  • personeel;
  • informatievoorziening, automatisering;
  • organisatie;
  • financieel beheer;
  • archief;
  • communicatie;
  • huisvesting;
  • vervoer
Geschiedenis van het archiefbeheer
De archieven van de buitenlandse posten van het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) werden geordend en geselecteerd conform instructies, opgesteld door de centrale archiefafdeling op het departement en neergelegd in een instructie voor het archief. Deze heeft in de loop der jaren grotere en kleinere revisies ondergaan. De belangrijkste revisie was de introductie van de instructie ‘Archiefzorg op de posten’ in 1999. Deze vastgestelde instructie introduceerde een nieuwe primaire, hiërarchische ordening op trefwoord en verving de oude ordening op basis van de Archiefcode BZ, afgeleid van de Universele Decimale Code (UDC).
In 2014 is besloten om alle postenarchieven uit de periode 1975-2013 te bewerken. Het zogenaamde archiefblok ‘Postenarchieven’ bestaat uit de volgende onderdelen:
  • Archiefbescheiden over de periode 1975-1984, code-archief
  • Archiefbescheiden over de periode 1985-1990, code-archief
  • Archiefbescheiden over de periode 1990-2013
Archiefbescheiden uit de periode voor 1975 zijn in eerder stadium overgebracht naar het Nationaal Archief. Zie daarvoor ‘Verwante archieven’.
De archiefbescheiden over de periode 1975-1984 zijn grotendeels rond 2008 overgedragen aan Nederland. Ook het archief over de periode 1985-1990 is later voor een belangrijk deel overgedragen aan Nederland. De archiefbescheiden over de periode vanaf 1990 zijn voor aanvang van de archiefbewerking in zijn totaliteit overgedragen aan Nederland in het kader van actie ‘Papier Hier’. Een project dat gericht is op het afbouwen van de bestaande papieren archieven op departementen en posten. Met deze actie worden eveneens de nog niet aan Nederland overgedragen dossiers uit de periode voor 1990 meegenomen.
De verwerving van het archief
Het archief is in 2019 door Ministerie van Buitenlandse Zaken overgebracht naar het Nationaal Archief, krachtens artikel 12 van de Archiefwet 1995
De verwerving van het archief
De archieven zijn tot aan de overdracht aan het Nationaal Archief in beheer bij Doc-Direkt. In 2018 is het archief van de ambassade op de Filipijnen bewerkt door Doc-Direkt, locatie Tweelingenlaan 62, Apeldoorn.

Inhoud en structuur van het archief

Inhoud
Het archief bevat stukken ontvangen en opgemaakt door de Nederlandse ambassade te Manilla.
Het archief bevat onder andere stukken over:
  • de politieke, economische en culturele betrekkingen van Nederland met de Filipijnen;
  • de betrekkingen tussen de Filipijnen en andere landen;
  • de betrekkingen tussen de Filipijnen en de Europese Unie en de Verenigde Naties;
  • de economische en politieke situatie op de Filipijnen;
  • de mensenrechtensituatie op de Filipijnen;
  • diverse ontwikkelingssamenwerkingsprojecten op de Filipijnen;
  • bovenstaande onderwerpen met betrekking tot de landen waar de Nederlandse ambassade te Manilla Nederland ook vertegenwoordigt.
Selectie en vernietiging
  • [076] selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Buitenlandse Zaken en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Arbeidsomstandigheden bij de Overheid over de periode 1945–, 1 november 2007/Nr. C/S&A/07/2726 (Stcrt. 30 november 2007, nr. 233);
  • [077] selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Buitenlandse Zaken en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Personeelsinformatievoorziening en -administratie over de periode 1945–, 11 september 2007/C/S&A/07/2238 (Stcrt. 16 oktober 2007, nr. 200);
  • [103A] selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Buitenlandse Zaken en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Buitenland over de periode 1945–1990, 18 december 2013, NA/2013/13.044 (Stcrt. 31 december 2013, nr. 36665);
  • [103B]: selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Buitenlandse Zaken en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Ontwikkelingssamenwerking over de periode 1965-1990, 18 december 2013, NA/2013/13.045 (Stcrt. 31 december 2013, nr. 36668);
  • [143] selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Buitenlandse Zaken en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Organisatie van de Rijksoverheid over de periode 1945–1999, 5 juli 2005/Nr.C/S&A/05/1197 (Stcrt. 16 december 2005, nr. 245 / pag. 25). Rekening houdend met de actualisatie in de Stcrt. 14 juni 2007, nr. 112 / p. 10.;
  • [168] selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Buitenlandse Zaken en de onder hem ressorterende actoren op het deelbeleidsterrein van 18 2.05.391 personeelszaken, t.w. het personeelsdossier, 16 augustus 2007/Nr. C/S&A/07/1513 (Stcrt. 20 november 2007, nr. 225);
  • [186] selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Buitenlandse Zaken en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Nederlands buitenlands beleid over de periode vanaf 1990, 18 december 2013, NA/2013/12.299 (Stcrt. 31 december 2013, nr. 36667).
Aanvullingen
Voor dit archief worden geen aanvullingen verwacht
Verantwoording van de bewerking
Als de basis van de bewerking werd er een Archiefbewerkingsplan (ABP Postenarchieven 1975 - 2013) opgesteld dat in november 2013 werd ondertekend door Doc-Direkt, het ministerie van Buitenlandse Zaken en het Nationaal Archief. Hierin zijn de afspraken met betrekking tot de selectie, ontsluiting, materiële verzorging en overbrenging geregeld voor de postenarchieven in de periode 1975-2013. Vervolgens werd voorafgaand aan de bewerking een werkinstructie opgesteld.
Voor de bewerking van dit archief is ook rekening gehouden met het ABP voor de archieven van de buitenlandse posten van het ministerie van Buitenlandse Zaken in de periode vanaf 1990 (ABP posten 1990-heden). Dit ABP, ondertekend door het ministerie van Buitenlandse Zaken en het Nationaal Archief, bevat de uitkomst van een onderzoek naar de gemaakte selectiebeslissingen op basis van de door de posten gehanteerde archiefinstructies ten opzichte van de geldende selectielijsten. Het resultaat was dat op de door de posten gemaakte beslissingen een aantal correcties moest worden doorgevoerd. De correcties hebben vooral betrekking op de rubriek Algemene Zaken, waarbij met name dossiers inzake de bedrijfsvoering (o.a. huisvesting, financiën en personeel), op grond van eerdergenoemde selectielijsten, alsnog voor vernietiging zijn aangemerkt. Van de te vernietigen stukken zijn vernietigingslijsten opgesteld en deze zijn aan het ministerie van Buitenlandse Zaken overgedragen.
De omvang van het archief voor aanvang van de bewerking was 65,25 meter. De selectiebeslissingen zoals uitgevoerd door de ambassade zijn gehandhaafd, tenzij er correcties doorgevoerd moesten worden. Na bewerking van het archief is in totaal 10,5 meter archief voor bewaring overgebleven. De archiefstukken die voor bewaring in aanmerking komen zijn overgebracht naar het Nationaal Archief.
Alle stukken zijn van nietjes, plakband en overige hechtmiddelen ontdaan en verpakt in zuurvrije omslagen en zuurvrije archiefdozen. Ze zijn daarna genummerd volgens de inventaris. De omslagen en dozen zijn voorzien van etiketten. Van de te vernietigen stukken zijn vernietigingslijsten opgesteld en deze zijn aan het ministerie van Buitenlandse Zaken overgedragen.
Ordening van het archief
Het archief is primair op rubriek geordend. De rubrieksindeling is gebaseerd op de in de archiefinstructiebundel "Archiefzorg op de posten" van 1999 geïntroduceerde primaire, hiërarchische ordening met trefwoorden. Binnen de rubrieken zijn de dossiers zoveel mogelijk chronologisch geordend.
Dossiers oorspronkelijk geordend op basis van de Archiefcode BZ zijn, om een uniforme wijze van ordening te krijgen, overgezet naar de indeling op trefwoord. Dit was mogelijk, aangezien de overstap van een ordening op code naar die op trefwoord nagenoeg niets aan de bestaande dossiervorming veranderde. Daardoor was het mogelijk de oude code-ordening van een dossier om te zetten naar de nieuwe trefwoordordening.
Ordening van de dossiers op het gebied van ontwikkelingssamenwerking: de budgetten voor de ontwikkelingssamenwerking zijn gebundeld in de HGIS. HGIS staat voor Homogene Groep Internationale Samenwerking. Het uitgangspunt van de HGIS is het bevorderen van samenwerking en afstemming op het gebied van internationale samenwerking. Een os-activiteitendossier kan bestaan uit verschillende mappen, te weten:
  • de A-map (basisdossier). In dit dossier bevinden zich de basisdocumenten.
  • de B-map (dossier m.b.t. de uitvoering van het project). In dit dossier is mogelijk de correspondentie met betrekking tot de projectcyclus opgeborgen.
  • de C-map (clearing and forwarding projectgoederen). Betreft documenten van douanefaciliteiten bij de import van projectgoederen.
  • de D-map (deskundigen dossier). Dit dossier bevat de correspondentie met betrekking tot de individuele aanstelling en beëindiging van de tewerkstelling van de deskundige per os-activiteit.
  • de F-map (financieel dossier). Ten behoeve van een adequaat financieel beheer op de post dient per os-activiteit, naast de bestaande combinaties van mappen, een F-map gevormd en beheerd te worden.
  • de R-map (rapportage dossier). In dit dossier zijn de rapportages inzake os-activiteiten opgeborgen.

Aanwijzingen voor de gebruiker

Openbaarheidsbeperkingen
Deels openbaar, deels beperkt openbaar (B), deels niet openbaar.
Beperkingen aan het gebruik
Reproductie van originele bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig. Er zijn geen beperkingen krachtens het Auteursrecht.
Materiële beperkingen
Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van kwetsbare of slechte materiële staat.
Andere toegang
Voor dit archief is geen andere toegang beschikbaar
Aanvraaginstructie
Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:
  1. Creëer een account of log in.
  2. Selecteer in de archiefinventaris een archiefstuk.
  3. Klik op ‘Reserveer’ en kies een tijdstip van inzage.
Citeerinstructie
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Nederlandse ambassada in de Filipijnen (standplaats Manilla), nummer toegang 2.05.441, inventarisnummer ...
VERKORT:
NL-HaNA, Ambassade Filipijnen, 2.05.441, inv.nr. ...

Verwant materiaal

Bewaarplaats van originelen
Niet van toepassing
Beschikbaarheid van kopieën
Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar
Afgescheiden archiefmateriaal
Niet van toepassing
Verwante archieven
  • 2.05.175 Archief van het Nederlandse Gezantschap, later de Ambassade in de Filipijnen, 1945 - 1974

Bijlagen

Geen bijlagen

Archiefbestanddelen