Terug naar zoekresultaten

2.05.145 Inventaris van de archieven van de Nederlandse Ambassade en de Consulaten in Australië en de Permanente Vertegenwoordiger bij de South Pacific Commission, 1955-1974

Download inventaris als PDFDownload inventaris als XML

Bekijk de zoekhulp bij dit archief

Voer een zoekterm in
VorigeVolgende

Beschrijving

ArchiefBeschrijving van het archiefArchiefvormingInhoud en structuur van het archiefAanwijzingen voor de gebruikerVerwant materiaalBijlagen

Archief

Titel

2.05.145
Inventaris van de archieven van de Nederlandse Ambassade en de Consulaten in Australië en de Permanente Vertegenwoordiger bij de South Pacific Commission, 1955-1974

Auteur

CAS 874

Versie

09-11-2023

Copyright

Nationaal Archief, Den Haag
2008 cc0

Beschrijving van het archief

Naam archiefblok

Ambassade en Consulaten in Australië; South Pacific Commission
Vertegenwoordiging Australië

Periodisering

oudste stuk - jongste stuk: 1955-1974

Archiefbloknummer

Z64

Omvang

1034 inventarisnummer(s); 23,50 meter

Taal van het archiefmateriaal

Het merendeel der stukken is in het.
Nederlands

Soort archiefmateriaal

Normale geschreven en gedrukte teksten.

Archiefdienst

Nationaal Archief

Locatie

Den Haag

Archiefvormers

(1950-1954)(1955-1974)(1965-1974)(1955-1964)(1947-1960) Ambassade Australië te Canberra Consulaat Australië te Brisbane Consulaat Australië te Perth Consulaat Australië te Melbourne Permanente vertegenwoordiger bij de South Pacific Commission Sydney

Samenvatting van de inhoud van het archief

Het archief bevat agenda's van ingekomen en uitgegane stukken; stukken m.b.t. de organisatie en protocollaire aangelegenheden (oa. koninklijke bezoeken, internationale verdragen); economische aangelegenheden (lucht- en scheepvaart), handelsbetrekkingen, goederen en productie (oa. mijnbouw). Ook zijn er stukken over culturele en wetenschappelijke aangelegenheden bv. Nederlandse scheepswrakken, maar ook over atoomenergie. Tevens zijn er stukken over de boycot van de Olympische Spelen in 1956.
Er zijn verder veel stukken betreffende politieke aangelegenheden, binnenlands en internationaal, met name ook over het communisme en de kwestie Nieuw Guinea.
Het archief van de PV bij de South Pacific Commission bevat, behalve vergaderstukken en correspondentie, veel publicaties en stukken over allerlei projecten.

Archiefvorming

Geschiedenis van de archiefvormer
Hoofdstuk 1: Inleiding
In deze inventaris zijn de archiefbescheiden opgenomen van de Nederlandse Ambassade en de Consulaten in Australië en de permanente vertegenwoordiger bij de South Pacific Commission over de periode 1955 - 1974.
De namen van de chef de poste van de Nederlandse Ambassade in Australië staan hieronder opgenoemd. Achter de naam van elke chef de poste staat tussen haakjes vermeld tot en met in welk jaar deze de functie bekleedde.
Chef de poste
Naam Beginjaar Eindjaar
A.M.L. Winkelman 1953 1957
A.H.J. Lovink 1957 1960
Dr. J.G. de Beu 1960 1963
T. Elink Schuurman 1963 1966
Jhr. J.Q. Bas Backer 1967 1968
Mr. W.G. Zeylstra 1968 1972
R.C. Pekelharing 1973 1975
Hieronder volgt een algemene beschrijving over de buitenlandse vertegenwoordigingen van Nederland bij vreemde mogendheden en internationale organisaties. ( Deze is letterlijk overgenomen uit hoofdstuk van 7 van het institutioneel onderzoek naar de beleidsterreinen buitenland en ontwikkelingssamenwerking van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, 1945 - 1990 [1994], PIVOT-rapport nummer 103, 's-Gravenhage, 2003. )
Hoofdstuk 2: Organisatie van de Buitenlandse Dienst:
Hoofdstuk 2.1: Directie Buitenlandse Dienst (DBD)
Tot 1945 bestonden er voor het in het buitenland werkzame personeel van het ministerie drie diensten. De Diplomatieke Dienst, de Consulaire Dienst en de Tolkendienst. Leden van de Diplomatieke Dienst hielden zich bezig met het onderhouden van contacten op regeringsniveau over politieke en diplomatieke aangelegenheden. Economische en consulaire aangelegenheden werden behandeld door leden van de Consulaire Dienst. De Tolkendienst bestond uit een groep in Arabische, Japanse en Chinese taal en cultuur gespecialiseerde personen. ( A. Kersten, Buitenlandse Zaken in ballingschap. Groei en verandering van een ministerie 1940-1945 (Alphen aan den Rijn 1981) 74-75. ) De Diplomatieke Dienst was voor de Tweede Wereldoorlog beperkt van omvang en telde slechts 59 diplomaten. De Consulaire Dienst had een veel grotere omvang. Deze bestond, inclusief de honoraire consuls, uit bijna 700 personen. De Tolkendienst tenslotte kende in mei 1940 slechts elf leden. ( Idem, 80-89. )
Tijdens de Londense periode van de Nederlandse regering werd een plan gemaakt om de drie afzonderlijke diensten te integreren. De overwegingen daarbij waren van tweeërlei aard. Enerzijds diende meer waarde te worden gehecht aan de persoonlijkheid van de Nederlandse vertegenwoordiger in het buitenland en minder aan de sociale achtergrond van de kandidaten. Anderzijds had de samensmelting van de diverse diensten vele praktische voordelen en waarborgde deze een betere behartiging van de belangen van Nederlands-Indië. Met het Koninklijk Besluit van 21 december 1945 kwam een einde aan het afzonderlijke bestaan van de Consulaire Dienst, de Diplomatieke Dienst en de Tolkendienst. Door samenvoeging van deze diensten functioneerde er vanaf 1 januari 1946 één Directie Buitenlandse Dienst (DBD), waaronder de nieuw gevormde Buitenlandse Dienst ressorteerde. De minister van Buitenlandse Zaken, mr. E.N. van Kleffens formuleerde de motieven voor de samenvoeging als volgt:
'Handhaving van afzonderlijke diplomatieke en consulaire diensten elk met hun eigen personeel en verschillende dienstvoorwaarden is niet meer van deze tijd, nu het werk dat voorheen aan de consulaire posten toeviel voor een groot deel naar diplomatieke posten is verschoven'. ( Nationaal Archief(NA) Den Haag, Archief Directie Buitenlandse Dienst (DBD), 1945-1954, toegang 2.05.51, inv.nr. 35. )
Hoofdstuk 2.2: De vertegenwoordigingen
De werkzaamheden van de Buitenlandse Dienst werden verricht door de Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland. Binnen die groep van vertegenwoordigingen vielen drie categorieën te onderscheiden.
  1. Bilaterale diplomatieke vertegenwoordigingen
    1. gezantschappen
    2. ambassades
    3. militaire missies
  3. Multilaterale diplomatieke vertegenwoordigingen
  4. Consulaire vertegenwoordigingen
    1. consulaten-generaal
    2. consulaten
    3. vice-consulaten
    4. consulaire agenten
ad 1. Bilaterale diplomatieke vertegenwoordigingen
Het onderhouden van diplomatieke betrekkingen met een vreemde mogendheid impliceert de accreditatie van een ambassadeur bij het staatshoofd van die betreffende mogendheid. Dit betekent niet dat in elk land waarmee Nederland diplomatieke relaties onderhoudt ook een ambassade is gevestigd, want een ambassadeur kan bij meerdere regeringen geaccrediteerd zijn. De ambassade is het formele en officiële kanaal waardoor twee regeringen contact met elkaar onderhouden.
In deze inventaris is het archief beschreven van de Nederlandse Ambassade en de Consulaten in Australië en de permanente vertegenwoordiger bij de South Pacific Commission. De laatste Nederlandse gezantschappen werden in de jaren zeventig verheven tot ambassade.
In een enkel geval staat aan het hoofd van een Nederlandse vertegenwoordiging in het buitenland een (tijdelijk) zaakgelastigde. Het verschil tussen deze benamingen is vooral protocollair van aard. Een ambassadeur is geaccrediteerd bij het staatshoofd van het ontvangende land, een gezant bij de regering van het ontvangende land en een (tijdelijk) zaakgelastigde bij de minister van Buitenlandse Zaken van het ontvangende land. Voor de status van het hoofd van zending is het onderscheid tussen ambassadeur, gezant of (tijdelijk) zaakgelastigde niet van belang. Slechts met betrekking tot voorrang en etiquette bestaat er onderscheid tussen de hoofden van zending.
Wel is het zo dat een land door middel van het uitzenden van een ambassadeur, gezant of (tijdelijk) zaakgelastigde uitdrukking kan geven aan de waarde die het hecht aan de diplomatieke betrekkingen met een ontvangend land.
De werkzaamheden van het in deze inventaris beschreven archief van bilaterale posten kunnen grofweg verdeeld worden in politieke aangelegenheden, protocollaire aangelegenheden, handelsaangelegenheden, aangelegenheden betreffende pers en culturele zaken en consulaire aangelegenheden. Van een aantal van deze zaken zijn stukken in deze inventaris terug te vinden.
Het ambtsgebied waarover de diplomatieke bevoegdheden van een Nederlandse vertegenwoordiging zich uitstrekt is gelijk aan de landsgrenzen van de ontvangende staat.
ad 2. Multilaterale diplomatieke vertegenwoordigingen
De Nederlandse multilaterale diplomatieke vertegenwoordigingen werden aangeduid met de term: Permanente Vertegenwoordigingen (PV) van het Koninkrijk. De ambassadeurs die aan het hoofd van een dergelijke PV stonden werden geaccrediteerd bij de betreffende internationale organisaties. De PV's hadden een meer gespecialiseerde taak dan de ambassades. Zij waren gericht op de werkzaamheden van de internationale organisatie. Voor de permanente vertegenwoordigingen gold dat zij slechts een klein gedeelte van de hierna beschreven taken vervulden. Consulaire werkzaamheden verrichtten zij in het geheel niet.
ad 3.Consulaire vertegenwoordigingen
Aan het hoofd van een consulaire post staat een consul of een consul-generaal, al of niet honorair. De taken van een consulaire post zijn vooral van economische en uiteraard consulaire aard. Politieke rapportages werden door een consulaire post zelden geleverd.
Het district of ressort van een consulaire vertegenwoordiging wordt in overleg tussen de Nederlandse regering en het ontvangende land vastgesteld. Indien in een land waar Nederland een consulaire vertegenwoordiging had ook een Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging was gevestigd was de consulaire post ondergeschikt aan die vertegenwoordiging.
Het ressort van een consulaat of consulaat-generaal kon worden onderverdeeld in een aantal ressorten ten behoeve van enkele kleine, meestal honoraire, (vice-)consulaten. Vooral in landen waar zich veel Nederlanders hebben gevestigd (Australië, Canada, Verenigde Staten) was dit het geval
Hoofdstuk 3: Taken van de vertegenwoordigingen
Artikel 1 van het Reglement van de Buitenlandse Dienst (Kvan 13 oktober 1951, Staatsblad nr. 499) omschrijft de taak van de Buitenlandse Dienst. De door het Koninkrijk der Nederlanden ondertekende Verdragen van Wenen inzake diplomatiek en consulair verkeer komen hiermee overeen. ( Verdrag van Wenen inzake diplomatiek verkeer, 18 april 1961 (Trb. 1962, nr. 159); Verdrag van Wenen inzake consulaire betrekkingen, 24 april 1964 (Trb. 1981, nr. 143). )
Die taken zijn:
  1. Het Koninkrijk in het buitenland te vertegenwoordigen,
  2. De buitenlandse betrekkingen van het Koninkrijk te onderhouden door middel van contacten met de regering van de ontvangende staat,
  3. Buiten het grondgebied de belangen van het Koninkrijk en van de onderdanen te behartigen en te beschermen,
  4. Met alle wettige middelen inlichtingen omtrent het buitenland te verzamelen en te verstrekken die voor de regering en voor de bewoners van het Koninkrijk van belang kunnen zijn,
  5. Buiten het grondgebied van het Koninkrijk de gerechtelijke, buitengerechtelijke en administratieve handelingen en werkzaamheden te verrichten welke krachtens internationale overeenkomsten en de wetten en voorschriften van het Koninkrijk aan diplomatieke en consulaire ambtenaren zijn opgedragen of waartoe deze bevoegd zijn verklaard,
  6. Het verrichten van alle andere door of vanwege de regering op te dragen werkzaamheden,
  7. Het bevorderen van vriendschappelijke betrekkingen tussen het Koninkrijk en de ontvangende staat en het tot ontwikkeling brengen van hun betrekkingen op economisch, wetenschappelijk en cultureel gebied.
Bovenstaande taken dienden te worden uitgevoerd met inachtneming van het volkenrecht, in het bijzonder de voor het Koninkrijk of de samenstellende delen van het Koninkrijk bindende internationale verdragen en andere overeenkomsten. Ook dienden bij de uitoefening van de taak de wetten en gebruiken van het land van accreditering in acht te worden genomen.
De taakelementen werden in bilateraal en in multilateraal verband uitgeoefend.
Hoofdstuk 4: Taakverdeling
In materiële zin kan het werk van de ambassades en consulaten globaal worden onderverdeeld in politieke aangelegenheden, economische aangelegenheden, consulaire aangelegenheden en pers- en culturele aangelegenheden.
A. Politieke aangelegenheden
  • Het volgen van de binnenlandse en buitenlandse politieke ontwikkelingen in het land of bij de internationale organisatie waarbij de missie geaccrediteerd is. Het rapporteren aan de Nederlandse Regering omtrent de voor Nederland relevante ontwikkelingen opdat die bij het formuleren van haar beleid daar rekening mee kan houden.
  • Het uitdragen van het Nederlandse politieke beleid - tevens in het belang van de bevordering van de internationale rechtsorde - bij de autoriteiten, waarbij de post is geaccrediteerd, respectievelijk de andere leden van de internationale organisatie, ten einde te bewerkstelligen dat het beleid van die autoriteiten (of van die landen) zich, voor zover nodig en/of wenselijk, aan dat Nederlandse beleid aanpast of conformeert.
  • Behartiging van belangen van andere landen. Dit omvat de behartiging van de politieke belangen van Luxemburg in die landen waar Luxemburg geen vertegenwoordiging heeft. Deze verdragsrechtelijke vastgelegde verplichting wordt gedeeld met België, dat de commerciële en consulaire taken vervult in landen waar Luxemburg geen vertegenwoordiging heeft.
  • Na de Tweede Wereldoorlog verliet de Nederlandse regering de vooroorlogse neutraliteitspolitiek. Een gevolg hiervan was dat tussen de bondgenoten in de NAVO en tussen de leden van de Europese Gemeenschap in alle hoofdsteden waar meerdere NAVO- of EG-landen zijn vertegenwoordigd regelmatig overleg werd gevoerd om tot gemeenschappelijke standpunten te komen.
B. Economische aangelegenheden
Op grond van een overeenkomst werken de posten ook voor het Directoraat-Generaal voor de Buitenlandse Economische Betrekkingen (BEB) en de Exportbevordering- en Voorlichtingsdienst (EVD) van het ministerie van Economische Zaken. Deze overeenkomst, in de wandeling "het Concordaat" ( NA, DBD, 2.05.51, nv. nr. 32 ) , werd op 26 juli 1950 door de Raad voor Economische Aangelegenheden (REA) goedgekeurd. Op grond van deze overeenkomst waren de BEen de EVD gerechtigd instructies op handelspolitiek gebied aan de posten te geven. ( A.M. van der Togt, Het Ministerie van Buitenlandse Zaken in een veranderende wereld. Organisatorische aspecten van de vorming van het buitenlands beleid 1945-1974 (Nijmegen 1984) 32. )
De economische werkzaamheden kunnen worden onderscheiden in macro-, meso- en micro-economische (respectievelijk het gehele land, een bedrijfstak en een bedrijf betreffende).
C. Consulaire aangelegenheden
Ten behoeve van Nederlanders
  • Het zorgdragen voor de Nederlandse kolonie en Nederlandse toeristen in het buitenland. De meest voorkomende werkzaamheden hiervoor zijn:
    1. verstrekking, verlenging en wijziging van reisdocumenten voor Nederlanders, alsmede diplomatieke, consulaire en dienstpaspoorten, ( Hoofden van diplomatieke posten zijn hiertoe bevoegd op grond van de artikelen 8, 10, 12 en 13 van de Paspoortinstructie Nederland 1952. Het hoofd van de diplomatieke post kan de bevoegdheid delegeren aan consulaire ambtenaren in zijn ressort. )
    2. opmaken van legalisaties,
    3. verstrekken van juridische adviezen,
    4. bijstand bij opstellen van notariële akten,
    5. opmaken van volmachten,
    6. registratie van opgemaakte akten in een repertorium,
    7. opmaken van akten van de burgerlijke stand, ( Niet alle posten zijn hiertoe bevoegd. Zie voor (wisselende) lijst het Consulair Besluit van 15 september 1956 (Stb. 484) en de wijzigingen hierop. )
    8. dienstplichtzaken; doorgeleiden van verzoeken tot ontheffing van de dienstplicht voor in het ressort woonachtige Nederlanders,
    9. repatriëring,
    10. zorg voor gearresteerden.
  • overbrenging van gerechtelijke stukken, rogatoire commissies, legalisaties en andere juridische handelingen,
  • scheepvaartzaken, zeebrieven, aanmonstering, scheepsverklaringen,
  • vlootbezoeken,
  • opsporing van personen in het ressort en het innen van vorderingen,
  • hulp bij emigratie.
Ten behoeve van buitenlanders
  • verlenen van visa voor bezoeken aan Nederland korter dan drie maanden of verstrekken van een 'machtiging voorlopig verblijf' bij een verblijf van langer dan drie maanden,
  • doorzending van asielverzoeken,
  • doorgeleiden van klachten over het optreden van Nederlandse overheidsorganen,
  • inlichten van buitenlandse autoriteiten betreffende Nederland o.a. inzake de Nederlandse wetgeving.
D. Pers- en Culturele aangelegenheden
Het bevorderen en verbreiden van kennis van het leven en denken van het Nederlandse volk, zijn staatkundige, economische en sociale structuur, zijn cultuur en zijn historie, en over de beginselen en feitelijke gegevens die daarbij een rol spelen. Al dan niet in het kader van een Cultureel Accoord tussen Nederland en het ontvangende land heeft de post tot taak het ontwikkelen van activiteiten en het aankweken en onderhouden van relaties die de banden tussen beide landen kunnen verstevigen.
Hoofdstuk 5: Werkzaamheden van Permanente Vertegenwoordigingen
De taak van de Permanente Vertegenwoordigingen (PV) van het Koninkrijk der Nederlanden bij internationale organisaties is het voorbereiden van het gezamenlijke beleid en de voorbereiding en formulering van het nationale beleid met betrekking tot die internationale organisaties. De PV's zijn intermediair tussen de nationale administratie en de administratie van de internationale organisatie.
Uitvoering van de taak geschiedt door het uitdragen van het Nederlandse standpunt ten aanzien van aangelegenheden waarvoor de internationale organisatie in het leven is geroepen en het bevorderen van besluitvorming van de internationale organisaties, veelal via compromissen, waarin de Nederlandse belangen zo goed mogelijk tot hun recht komen.
De werkzaamheden vinden voornamelijk plaats in vergaderingen van ambtelijke overleg- en werkgroepen en, afhankelijk van het soort organisatie, in al of niet regulier overleg van de politiek verantwoordelijken.
De ambtelijke overleg- en werkgroepen kennen bij sommige internationale organisaties een vaste samenstelling, in andere gevallen is er sprake van een ad-hoc overleg.
De definitieve voorbereiding van de besluitvorming vindt plaats in het overleg van de Permanente Vertegenwoordigers. De beslissing over de voorstellen vindt altijd op het departement in Den Haag plaats.
Het uitdragen van standpunten door de Permanente Vertegenwoordigingen kan slechts plaatsvinden indien instructies bestaan over die standpunten. Die instructies worden geleverd door de departementen van algemeen bestuur in Nederland. Het departement van Buitenlandse Zaken treedt formeel op als coördinerend orgaan bij het vaststellen en doorgeleiden van die instructies.
Kort historisch overzicht over de periode 1955 - 1974
( Bron: de website van het Ministerie van Buitenlandse Zaken en Wikipedia. )
Het Gemenebest van Australië is op 1 januari 1901 onafhankelijk geworden van het Verenigd Koninkrijk. Het land is sindsdien een constitutionele monarchie met als staatshoofd de koningin van het Verenigd Koninkrijk. Zij wordt in Australië vertegenwoordigd door een gouverneur-generaal. Sinds de Tweede Wereldoorlog is de Australische aandacht, uit veiligheidsoverwegingen, veel meer gericht op de Verenigde Staten en de Aziatische buurlanden. Sinds die tijd is ook het immigratieprogramma van Australië strenger geworden. Hierdoor werden lange tijd uitsluitend blanke Europeanen toegelaten, maar sinds de jaren '80 is de instroom van Aziaten sterk toegenomen. Dit alles leidde tot wrijving in de samenleving.
Geschiedenis van het archiefbeheer
De verwerving van het archief
Overbrenging van een overheidsarchief

Inhoud en structuur van het archief

Selectie en vernietiging
Voor de bewerking van de archieven is gebruik gemaakt van de volgende selectielijsten:
  • Selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de minister van Buitenlandse Zaken en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Buitenland over de periode 1945 - 1990, 9 september 2002/nr.C.2002/2848, (Stcrt. 14 november 2002, nr. 220/pag. 11) (RIO 103a)
  • Selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de minister van Buitenlandse Zaken als vakminister en als vakminister in Londen, binnen het beleidsterrein Beheer van de Rijksbegroting over de periode 1940 - 1993, vastgesteld bij beschikking van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en de minister van Buitenlandse Zaken, nr. 98.22.RWS/JW d.d. 8 januari 1998 (Stcrt. 30 juli 1998, nr. 142), laatstelijk gewijzigd bij beschikking van de staatssecretaris van Onderwijs. Cultuur en Wetenschappen en de minister van Buitenlandse Zaken, 25 januari 2005/nr. C/S/05/138 (Stcrt. 31 maart 2005, nr. 62/pag. 34) (RIO 015)
  • Selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de minister van Buitenlandse Zaken en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Organisatie van de Rijksoverheid over de periode 1945 - 1999, vastgesteld volgens kenmerk 5 juli 2005/nr. C/S&A/051197 (Stcrt. 16 december 2005, nr. 245/pag. 25) (RIO 143)
Verder zijn, op verzoek van het Nationaal Archief, de bestaande toegangen op het archief ook in deze inventaris opgenomen.
Bij aanvang bestonden de archieven uit 37,4 meter. Na bewerking hiervan is in totaal 22,8 meter archief voor bewaring overgebleven. De archiefstukken welke voor bewaring in aanmerking kwamen zijn overgedragen aan het Nationaal Archief. De archiefstukken die voor vernietiging in aanmerking kwamen, zijn na verkregen toestemming van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, afgevoerd door Van Gansewinkel Nederland BV en daar op de gebruikelijke wijze vernietigd. Tijdens de selectie zijn ook archiefstukken geselecteerd welke op termijn voor vernietiging in aanmerking kwamen. Dit zijn de zogenaamde persoonsdossiers.
Verantwoording van de bewerking
Hoofdstuk 1: Algemene toelichting
Dit archiefblok is bewerkt als uitvloeisel van het meerjarenconvenant zoals dit is afgesloten tussen het Ministerie van Buitenlandse Zaken, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) op 29 september 1994.
Het archiefblok omvat de archieven van de Nederlandse Ambassade en de Consulaten in Australië en de permanente vertegenwoordiger bij de South Pacific Commission. De begincesuur voor deze inventaris is het jaar 1955. De eindcesuur is gelegen in het jaar 1974.
Hoofdstuk 2: Materiële verzorging
Ten behoeve van de overbrenging naar het Nationaal Archief dient het archief te voldoen aan de in de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (2001) gestelde eisen. Concreet betekent dit dat de volgende stappen zijn uitgevoerd:
  • Alle ijzerwerk (paperclips, nietjes, hechtmechanieken e.d.) is verwijderd;
  • Foto's, lichtdrukken en andere materialen die aan sterkere chemische reacties dan goed papier onderhevig zijn, zijn voorzien van afzonderlijke fourflaps;
  • Omslagen, archiefdozen en etiketten voldoen aan de ICN-kwaliteitseis
  • Voor de archiefstukken geldt dat zij in standaard Amsterdamse dozen zijn verpakt.
  • Verder zijn er 3 dozen gebruikt met het formaat van 410x290x100 millimeter.
Het uiteindelijke resultaat van de bewerking is een klassieke toegang op de archiefbestanden van de archieven van de Nederlandse Ambassade en de Consulaten in Australië en de permanente vertegenwoordiger bij de South Pacific Commission.
Voor de schrijfwijze van buitenlandse aardrijkskundige namen is de schrijfwijze gehanteerd die de Nederlandse Taalunie heeft gepubliceerd op haar website. De Grote Bosatlas is gehanteerd als de vorige genoemde site geen uitsluitsel bood.
Ordening van het archief
De toegang is primair ingedeeld in archiefvormende diensten, namelijk ambassade, consulaten of andere commissies en organisaties. Bij de aanwezigheid van geheime stukken is de toegang secundair onderverdeeld in algemeen archief en geheim archief. Tertiair is de toegang geordend op de 9 hoofdrubrieken van de archiefcode van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, zoals deze in 1978 is vastgesteld. De hoofdrubrieken bestaan uit:
  • code 0 Algemeen
  • code 1 Organisatie
  • code 2 Protocol
  • code 3 Juridische aangelegenheden
  • code 4 Aangelegenheden van openbare orde, openbare zedelijkheid, openbare gezondheidszorg, openbare veiligheid, volkshuisvesting, leefmilieu
  • code 5 Waterstaat, verkeer en vervoer, verbindingen en elektronica
  • code 6 Economie, migratie, arbeid
  • code 7 Sociale aangelegenheden
  • code 8 Culturele en wetenschappelijke aangelegenheden, voorlichting
  • code 9 Staatkunde, landsverdediging, internationale organisaties
De benamingen van deze rubrieken met de bijbehorende nummers, zijn voor zover daar stukken van werden aangetroffen, overgenomen in de nieuwe toegang. Binnen deze indeling is, afhankelijk van de aanwezigheid van gerelateerde archiefbescheiden, een nader onderverdeling gemaakt al dan niet gebaseerd op de archiefcode.
Het codenummer is feitelijk een onderwerpsnummer. Dit betekent dat onder één onderwerp meerdere dossiers kunnen vallen die hetzelfde codenummer hebben. Voor het bepalen van de plaats van een archiefstuk binnen de inventaris is gekeken naar de code welke oorspronkelijk aan het archiefstuk is gegeven. Op basis van die code is het archiefstuk onder een rubriek geplaatst. Alleen in die gevallen waarin de gegeven code niet overeenkwam met de inhoud van het dossier, is deze code losgelaten en zijn de stukken geplaatst in de rubriek waar ze inhoudelijk thuis horen. De verschillende archiefstukken zijn zoveel mogelijk chronologisch geordend.

Aanwijzingen voor de gebruiker

Openbaarheidsbeperkingen
Deels openbaar, deels beperkt openbaar (A).
Beperkingen aan het gebruik
Reproductie van originele bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig. Er zijn geen beperkingen krachtens het auteursrecht.
Materiële beperkingen
Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van slechte materiële staat.
Aanvraaginstructie
Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:
  1. Creëer een account of log in.
  2. Selecteer in de archiefinventaris een archiefstuk.
  3. Klik op ‘Reserveer’ en kies een tijdstip van inzage.
Citeerinstructie
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Ambassade en Consulaten in Australië; South Pacific Commission, nummer toegang 2.05.145, inventarisnummer ...
VERKORT:
NL-HaNA, Vertegenwoordiging Australië, 2.05.145, inv.nr. ...

Verwant materiaal

Beschikbaarheid van kopieën
Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar

Bijlagen

NaamBeginjaarEindjaar

Archiefbestanddelen