Terug naar zoekresultaten

1.02.00 De archieven van Nederlandse gezanten en consuls tot 1811 - Algemene Inleiding

Download inventaris als PDFDownload inventaris als XML

Bekijk de zoekhulp bij dit archief

Voer een zoekterm in
VorigeVolgende

Beschrijving

ArchiefBeschrijving van het archiefArchiefvormingInhoud en structuur van het archiefAanwijzingen voor de gebruikerVerwant materiaalBijlagen

Archief

Titel

1.02.00
De archieven van Nederlandse gezanten en consuls tot 1811 - Algemene Inleiding

Auteur

Th.H.P.M. Thomassen, J.C.M. Pennings

Versie

01-05-2021

Copyright

Nationaal Archief, Den Haag
1994 cc0

Beschrijving van het archief

Periodisering

oudste stuk - jongste stuk: 1658-1810

Omvang

1 inventarisnummer(s)

Taal van het archiefmateriaal

Het merendeel der stukken is in het. Een belangrijk gedeelte van de correspondentie is geschreven in het,en.
Nederlands
Duits
Frans
Spaans

Soort archiefmateriaal

Normale gedrukte en geschreven documenten. Stukken, vóór c. 1700 geschreven, in het gotische cursiefschrift, met name in de oud-Hollandse klerkencursief.

Archiefdienst

Nationaal Archief

Archiefvormers

Nederlandse gezanten en consuls

Samenvatting van de inhoud van het archief

Dit document bestaat uit een grondige, algemene inleiding op de nagelaten papieren van diverse Nederlandse gezanten en consuls die tot 1813 dienden op buitenlandse posten. Het doel van deze introductie is het bieden van een interpretatiekader voor gezantenarchieven en het beschrijven van de lotgevallen van deze archieven. De stukken zelf zijn te vinden in de persoonlijke archieven van voormalige consuls of gezanten (Coenraad van Heemskerck, Gerard Hamel Bruynincx, Albert van der Meer, Franciscus van Schonenberg) of in de legatiearchieven van één of meer van de volgende gezantschappen of consulaten: Duitse keizer, Duitse Rijksdag, Zweden, Pruisen, Polen en Saksen, Rijnse Kreitsen en Keurvorsten, Nedersaksische Kreits en Hanzesteden, Württemberg, Baden, Denemarken, Rusland, Frankrijk, Engeland en Schotland, Spanje Oostenrijkse Nederlanden (thans België) en Portugal. (Nummers van de archiefinventarissen: 1.02.01 t.e.m. 1.02.18 en 1.10.110.)
Naast de algemene inleiding zijn als bijlagen toegevoegd: een uitgebreide zoekwijzer voor de papieren van Nederlandse gezanten en consuls, een uit twee delen bestaande concordantie, een verklarende woordenlijst en een index met namen van personen, instellingen, schepen en geografische namen die in de verschillende legatiearchieven voorkomen. Ook is een lijst met geraadpleegde litteratuur beschikbaar.

Archiefvorming

Geschiedenis van de archiefvormer
A. Ontwikkeling en context van de Nederlandse diplomatie
A.1. Diplomatieke vertegenwoordiging
Vorsten hebben net als gewone mensen omgang met elkaar, zo constateerde De De Wicquefort in 1681. Alleen kunnen ze niet persoonlijk als soevereinen onder elkaar hun zaken regelen. Dat zou hun belangen schaden en afbreuk doen aan hun waardigheid. Daarom hebben ze tussenpersonen in dienst, gezanten, aan wie ze de rang van ambassadeur of een andere publieke kwaliteit hebben gegeven. En door deze gezanten laten zij zich vertegenwoordigen. ( De Wicquefort, dl. 1, p. 2. De term "gezant" wordt hier gebruikt ter aanduiding van diplomatieke vertegenwoordigers in het algemeen van welke rang dan ook. )
Zijn vorst vertegenwoordigen: dat is de essentie van de functie van de gezant. De gezant is lasthebber van zijn vorst; rechtshandelingen die hij verricht binden niet hemzelf maar zijn vorstelijke lastgever. Hij fungeert slechts als spreekbuis, als boodschapper.
Maar een gezant is niet zomaar een boodschapper. Door de bijzondere status van zijn vorst en heer is hij een boodschapper met bijzondere voorrechten. De persoon van de gezant is onschendbaar en hetzelfde geldt voor zijn verblijfplaats en zijn vervoermiddel. Zijn postpakketten mogen niet worden geopend, zijn koeriers niet aangehouden. Hij is niet onderworpen aan de rechtspraak van zijn gastland en geniet er belastingvrijdom. Het aanzien van zijn vorst straalt op hem af en de vorst naar wie hij wordt gezonden, moet hem ontvangen met de eer die past bij de verheven status van de vorst die hij vertegenwoordigt. Kortom, diplomatieke vertegenwoordiging is een vorm van geprivilegieerde communicatie tussen vorsten. ( Mattingly, p. 4. )
A.2. De moderne diplomatie
De moderne diplomatie heeft zich met de soevereine staat uit de feodale maatschappij ontwikkeld.
De feodale maatschappij was een versnipperde, maar coherente maatschappij. Er waren verschillende machtscentra: de kerk, de feodale heren, de steden. Maar de christenheid was één. Bestuurlijke verhoudingen waren afhankelijkheidsverhoudingen, verhoudingen die als een alomvattend netwerk het sociale leven omspanden. Alles en iedereen had een vaste plaats in een onveranderlijke hiërarchie.
Vanaf de veertiende eeuw ontwikkelde zich uit de feodale staat de monarchale, soevereine staat. Vorsten ontleenden hun macht niet langer aan het leenheerschap, maar aan de daadwerkelijke heerschappij over hun territorium. Zij werden soevereinen die geen macht boven zich erkenden. Om hun nieuw verworven machtsposities te kunnen consolideren en versterken, ontwikkelden zij een systeem van duurzame diplomatieke betrekkingen. In de zestiende eeuw werd dit systeem in Europa overal toegepast.
Aanvankelijk leken de godsdienstoorlogen aan deze moderne diplomatie een eind te zullen maken, maar uiteindelijk leverden ze juist het bewijs van haar onmisbaarheid. Het herstel begon in 1598; precies vijftig jaar later beleefde ze op het vredescongres van Munster, de eerste algemene statenconferentie in Europa sinds de vrede van Cateau Cambresis in 1559, haar grootste triomf. Het inzicht dat de maatschappij een conglomeraat was van autonome individuele staten die een machtsevenwicht bewaarden, vond algemene erkenning en werd in 1713 in Utrecht zelfs in het vredestraktaat vastgelegd. De moderne diplomatie had zich definitief gevestigd. ( Mattingly, XX. )
A.3. De Republiek in het diplomatieke verkeer
In heel Europa kreeg de nationale staat vorm, behalve in de Noordnederlandse gewesten. De opstand blokkeerde er de definitieve overgang van een feodale naar een monarchale staat, waardoor de gezagsverhoudingen het karakter van soevereiniteitsverhoudingen bleven houden. Dit miste op de diplomatie zijn uitwerking niet. Tussen en binnen de opstandige gewesten bleef een uitgebreid diplomatiek verkeer bestaan en de kwestie wie nu precies gerechtigd was om gezanten naar vreemde soevereinen te sturen en van vreemde soevereinen te ontvangen, werd niet eenduidig geregeld. En een eenduidige regeling zou er voor de Bataafse revolutie ook niet komen omdat de soevereiniteitskwestie niet kon worden beslecht.
Hoewel de Unie haar best deed zich naar buiten toe als soeverein tussen de soevereinen te gedragen, kreeg zij nooit het monopolie van de diplomatie. Contacten met het buitenland werden tot in de achttiende eeuw door elk van de drie "bestuurslagen" onderhouden: door de bestuursorganen van de Unie als het om Uniezaken ging; door de Staten van de gewesten als het om gewestelijke zaken ging en door de steden en edelen als het noch over Uniezaken noch over gewestelijke aangelegenheden ging.
De meeste gezantschappen gingen uit van de Unie omdat de meeste buitenlandse aangelegenheden tot de Uniezaken werden gerekend: voor het sluiten van een bestand of vrede, het aanvaarden van een oorlog en het sluiten van politieke allianties had de Unie van Utrecht in de artikelen 9 en 10 de unanieme goedkeuring van alle bondgenoten verplicht gesteld.
Wie de Unie naar buiten toe mocht vertegenwoordigen was aanvankelijk ook niet duidelijk geregeld. Soms was het de landvoogd die gezanten afvaardigde, dan weer de Raad van State, dan weer de Staten-Generaal. Maar van 1593 tot 1 maart 1796 waren het uitsluitend de Staten-Generaal die, belast met het oppergezag over de buitenlandse zaken, namens de Unie gezanten uitzonden en ze met vreemde vorsten lieten onderhandelen, die in de betrekkingen van de Unie met het buitenland met de tekenen van de soevereiniteit waren gekroond en die door hun gezanten als hun soevereinen of superieuren werden aangeduid. ( Heringa, III. ) Hoewel de Staten-Generaal naar buiten toe zoveel mogelijk als één lichaam probeerden op te treden, bleef de vergadering in de woorden van Van Slingelandt, niet meer dan "een congres van afgesanten of gevolmachtigden van seeven nauw aan den anderen verknogte staaten, dienende om saamen te concerteeren over de belangen van haar committenten, voor sooveel die door de Unie zijn gemeengemaakt". ( Van Slingelandt, p. 149. ) De samenstellende delen van de Unie bleven niet alleen met vreemde vorsten, maar ook met elkaar diplomatieke contacten onderhouden.
A.4. De provincies en steden van de Republiek in het diplomatieke verkeer
De provincies en steden hadden dus het recht om in kwesties die hen speciaal raakten eigen vertegenwoordigers af te vaardigen en ze maakten van dat recht ook gebruik. Zo hadden Brabant, Holland en Zeeland tot in het begin van de zeventiende eeuw hun eigen vaste agenten in Engeland en Frankrijk. Later, toen de Republiek zelf aan alle hoven diplomatieke agenten had, die verplicht waren zich ook de bijzondere belangen van de leden van de Unie aan te trekken, konden de provincies zich de kosten en moeite van eigen agenten besparen. ( Vreede, Inleiding, dl. I, pp. 24-25. )
Politiek van meer betekenis dan de vaste vertegenwoordigingen waren de extraordinaris bezendingen van de provincies met een bijzondere opdracht. Daar werden de grenzen die door het Unieverdrag waren gesteld tot het uiterste opgerekt. De onderhandelingen van de Hollandse gezanten Van Beverningk en Van Nieuwpoort in Engeland, die in 1654 leidden tot de sluiting van de Akte van Seclusie, vormen wel een van de meest bekende voorbeelden van het optreden van afzonderlijke gewesten als soeverein, maar er zijn meer voorbeelden, zoals de voldoening die de Staten van Zeeland wegens schending van hun briefgeheim in 1668 kregen van de Engelse koning Karel II.
De Staten van de provincies hadden zelf nogal eens moeite om hun rol in het diplomatieke verkeer te verdedigen tegen usurpatie door hun eigen leden. De Staten van Holland zagen zich in 1662 genoodzaakt het de edelen en steden te verbieden om aan buitenlandse gezanten publieke audiëntie te verlenen over zaken "der gemeenen staat van den lande betreffende" en ze op te dragen deze gezanten onmiddellijk naar de Staten zelf door te sturen. In 1773 was het de magistraat van Amsterdam, vertegenwoordigd door Jean de Neufville, die met de commissaris van het Amerikaanse Congres, William Lee, onderhandelde over het handelsverdrag, dat in 1778 door wederzijdse gemachtigden van Amsterdam en het Congres werd ondertekend. ( Deze en vele andere voorbeelden bij Vreede, Inleiding, dl. I, pp. 20-47. )
A.5. De Bataafse Republiek in het diplomatieke verkeer
De in 1795 vernieuwde Staten-Generaal konden evenmin als hun voorgangers het monopolie claimen van de diplomatie. Blauw en Meyer, hun gezanten in Parijs, kwamen daar in het voorjaar van 1795 François Ermerins tegen, die door de Provisionele Representanten van het volk van Zeeland, dat door Franse annexatiedrift werd bedreigd, als extraordinaris gedeputeerde naar de Nationale Conventie was afgevaardigd, om onder meer de soevereiniteit van de provincie te demonstreren. ( De geloofsbrieven en de instructie voor hem en secretaris Josué Teissèdre l'Ange bij: Vreede, Bataafsche Rep., bijll., pp. 88-91. )
Het federalisme en de soevereiniteitspretenties van de provincies werd pas de nek omgedraaid door de unitaristische staatsgreep van januari 1798. Het nieuwe Uitvoerend Bewind kreeg de exclusieve verantwoordelijkheid voor alle diplomatieke verrichtingen.
Aan de diplomatie van de Nederlandse eenheidsstaat kwam een einde door de inlijving van het Koninkrijk Holland bij Frankrijk op 9 juli 1810. Tot 1814 waren het de Franse gezanten en consuls die de voormalig Nederlandse belangen in binnen- en buitenland behartigden.
A.6. De ontwikkeling van de diplomatieke betrekkingen
De diplomatie van de Republiek vindt zijn oorsprong in de laatste decennia van de zeventiende eeuw. In 1584 en 1587 kregen de agenten die door Holland, Zeeland en Brabant in Engeland en Frankrijk waren gestationeerd, een aanstelling van de Unie. In 1587 stuurde Leicester namens de Unie een vaste gezant naar de Duitse vorsten.
Na de val van Antwerpen en het vertrek van Leicester richtte Oldenbarnevelt de diplomatie van de Unie in als een instrument van de gewesten Holland en Zeeland, met een zwaar overwicht voor Holland. Het aantal agenten werd uitgebreid. In 1588 of 1590 werd een agent aangesteld in Calais, in 1594 een agent in Schotland en in 1596 de eerste commissaris in de Sont. Enkele jaren later maakte Oldenbarnevelt een begin met de vorming van een consulaire dienst. ( Deze en de hierna volgende gegevens ontleend aan Schutte. )
De sluiting van het bestand in 1609 was een mijlpaal. De bondgenoten Frankrijk en Engeland beschouwden het als de erkenning van de Staten-Generaal als soeverein en knoopten in hetzelfde jaar vaste diplomatieke betrekkingen aan op ambassadeursniveau. Hun voorbeeld werd gevolgd door Turkije (1612), de Hanzesteden Hamburg en Lübeck (1619), Venetië (1622; na 1637 niet gecontinueerd) en Denemarken (1632).
Bij de vrede van Munster in 1648 werd de Republiek ook door de andere mogendheden als soevereine staat erkend. In de halve eeuw die erop volgde werden er vaste vertegenwoordigers gestationeerd in Zweden (1654), in Spanje en de Spaanse Nederlanden (1656), in Portugal (1664), in Frankfurt (1668), bij de Duitse keizer (1670).
Vóór Willem III was van een echt diplomatiek apparaat nog geen sprake. De diplomatie was, buiten de enkele vaste vertegenwoordigingen, oorlogsdiplomatie en dus incidentendiplomatie, een zaak van regenten en regentenzonen die na het vervullen van een bijzondere opdracht terugkeerden naar hun plaats op het kussen.
Ook de diplomatie van de stadhouder-koning had het karakter van oorlogsdiplomatie. Ook hij werkte vooral met buitengewone gezanten. Alleen in het eerste decennium van zijn stadhouderschap kwamen er vaste gezantschappen bij, namelijk die in Rusland (1675), in Pruisen (1679) en bij de Duitse Rijksdag (1683). Toch veranderde de diplomatie onder zijn bewind. Onder druk van de omstandigheden ontstond er binnen het Brits-Nederlandse samenwerkingsverband een flexibel, effectief en ook kostbaar diplomatiek apparaat bestaande uit een elitecorps van buitengewone gezanten, die afhankelijk van de politieke ontwikkelingen nu eens hier en dan weer daar werden ingezet. Zo werden de grondslagen gelegd voor een echte diplomatieke dienst.
Na Willem III was de staat praktisch bankroet. Diplomaten reisden niet meer naar het buitenland om vrede te maken of bondgenootschappen te sluiten, maar waren ter plekke om oorlog te voorkomen. Na een jarenlange financiële en dus ook diplomatieke malaise ontstond een net van vaste vertegenwoordigingen, een ambtelijke diplomatieke dienst met professionele diplomaten. Vooral in het Duitse Rijk nam het aantal vaste gezantschappen toe. Rond 1750 vormden de diplomatieke vertegenwoordigingen daar een vrijwel dekkend net waar maar één gaatje in zat: de Zwabische Kreits Baden en Württemberg.
De gezant bij de Hanzesteden Hamburg en Lübeck werd in 1708 ook geaccrediteerd in Bremen en in 1733 ook bij de Nedersaksische Kreits. Met de drie geestelijke Keurvorsten werden vaste betrekkingen aangeknoopt in 1715 (Keulen) en 1724 (Mainz en Trier), met de Opperrijnse Kreits (de landgraven van Hessen) in 1744, met de Nederrijns-Westfaalse Kreits (Gulik en Berg en de bisschoppen van Munster en Osnabrück) in 1749, met de keurvorst van de Palts (die in 1777 tevens keurvorst van Beieren werd) ca. 1757. Meestal was het overigens één en dezelfde gezant, die bij al deze vorsten en kreitsen was geaccrediteerd. Doordat in 1725 ook bij de koning van Polen (en tot 1750 dus bij de keurvorst van Saksen) en in 1749 bij de bisschop van Luik een vaste gezant was gestationeerd, werd de vertegenwoordiging in Frankfurt, aanvankelijk de residentie van de agent in Duitsland, overbodig en na 1770 dan ook niet meer gecontinueerd.
Het systeem van vaste gezantschappen raakte in de laatste decennia de grenzen van zijn mogelijkheden. Holland had geleidelijk aan de financiële lasten van het diplomatieke apparaat (evenals die van de VOC) geheel op zich genomen. Kort na de vrede van Munster stonden van de zeven vaste gezanten er nog maar twee en een half ter repartitie van Holland en sinds de laatste jaren van De Witt waren dat er negen tot tien van de twaalf; maar in de laatste decennia van de achttiende eeuw kwamen alle vaste gezanten ten laste van de eens zo machtige, maar nu feitelijk failliete provincie. ( Aantekeningen op de Staat van Oorlog door Bijlsma. ) De Bataafse revolutie van 1795 maakte althans formeel aan de provinciale invloed op de diplomatie een einde. De omwenteling leidde in de diplomatieke dienst tot ingrijpende veranderingen. De diplomatieke betrekkingen met Engeland werden verbroken, het gezantschap in de Oostenrijkse Nederlanden werd opgeheven, voor de gezanten in Luik bij de Duitse Rijksdag en in Trier werd geen opvolger benoemd en de meeste gezanten elders door de vernieuwde Staten-Generaal vervangen. Behalve de zaakgelastigden in Polen en Turkije bleven er maar twee diplomatieke vertegenwoordigers op hun post: de gezant in Wenen en de secretaris bij de Opper- en Nederrijnse en Westfaalse Kreitsen. ( Japikse, pp. 3-4. )
In de jaren daarna werden nog diplomatieke betrekkingen aangeknoopt met Hessen-Kassel, i.p.v. de Opperrijnse Kreits (1797), Württemberg (1797), Baden (1807) en Westfalen (1807). Maar in dezelfde periode werden de betrekkingen verbroken met de Verenigde Staten (1803), Zweden (1806), Württemberg en Portugal (1809). De "vereniging met het Franse keizerrijk" tenslotte maakte op 9 juli 1810 een einde aan de functies van de gezanten bij de Duitse keizer en in Frankrijk, Denemarken, Rusland, Turkije, Spanje, Baden, Westfalen en Pruisen. Hun functies (en hun archieven) werden door hun Franse collega's overgenomen.
B. Status en rang van de gezant
B.1. De gezant en de hiërarchie der vorsten
Het aanzien van zijn vorst en heer straalde af op de gezant. En niet iedere vorst had evenveel aanzien. In de door leenverhoudingen bepaalde universele hiërarchie van het feodale stelsel stonden paus en keizer aan de top, gevolgd door de koningen, de hertogen, de graven en andere heren. In de periode van de opkomst van de nationale staten kwam onder de vorsten de keizer als eerste, gevolgd door achtereenvolgens de koningen van Frankrijk, Spanje en Portugal, Engeland, Denemarken en Zweden, de Republiek van Venetië (die het koninkrijk Cyprus bezat), de aartshertogen, de keurvorsten en de andere vorsten en standen van de christenheid.
Onder de oude leenverhoudingen was de rangorde een vaste geweest. Maar toen vorsten soevereinen werden van nationale staten raakte die rangorde aan veranderingen onderhevig. Een vorst die aan politieke invloed had gewonnen, wilde zijn toegenomen politieke macht uitgedrukt zien in meer prestige in het internationale verkeer en probeerde in de rangorde der vorsten zijn voorgangers te passeren. Wie zich soevereiniteit aanmatigde moest een streven naar erkenning door vreemde vorsten combineren met een streven naar een zo hoog mogelijke inschaling in deze hiërarchie. Er was een voortdurende competentiestrijd, die vooral door en rond diplomaten werd gestreden.
De Staten-Generaal wisten zich na de sluiting van het Bestand in het diplomatieke verkeer een plaats te verwerven tussen de Republiek van Venetië en de aartshertogen. Zij vroegen en kregen in ceremoniis dezelfde status als de gekroonde hoofden en Venetië. Voor hun plaats in de hiërarchie waren erkende aanschrijftitels het bewijs. Na de bestandssluiting, die hun soevereiniteit bevestigde, namen zij de titel van Haar Hoog Mogenden aan, die na verloop van tijd door vrijwel alle mogendheden werd erkend en overgenomen.
Veranderingen in de status en de rang van de lastgevers van de gezant en van de accrediterende vorst leidden vrijwel meteen tot veranderingen in de status en de rang van de gezant. De nieuwe Staten-Generaal werden in 1795 in het diplomatieke verkeer als rechtsopvolgers van de oude erkend. Toch werden de burgers Blauw en Meyer, die als ministers plenipotentiaris naar Frankrijk waren gestuurd om met de regering van dit land een overeenkomst te sluiten, pas door de Nationale Conventie erkend, toen de Bataafse Republiek met Frankrijk het Haags verdrag had gesloten.
Omdat het ceremonieel het niet toeliet ambassadeurs te zenden naar regeringen zonder staatsregeling, moest het Staatsbewind in 1799 na de staatsgreep van Napoleon de rang van Schimmelpenninck, de ambassadeur in Parijs, tot minister plenipotentiaris verlagen. Dat
Napoleon dit niet op prijs stelde, laat zich raden en het Staatsbewind maakte dan ook van de eerste gelegenheid gebruik deze degradatie ongedaan te maken.
B.2. De status van de ordinaris en de extraordinaris gezant
De status van de gezant was niet alleen afhankelijk van de plaats van de betrokken partijen in de vorstelijke hiërarchie, maar ook van de aard van zijn opdracht. Zo waren er ordinaris en extraordinaris gezanten. De extraordinaris gezant was oorspronkelijk een diplomatieke vertegenwoordiger met een speciale opdracht en voorzien van speciale volmachten. Als hij zijn opdracht had uitgevoerd, keerde hij naar huis terug. De ordinaris-gezant daarentegen moest de belangen van zijn vorst in hun algemeenheid behartigen. Om geaccrediteerd te worden had hij geen speciale volmachten nodig, maar slechts in algemene termen gestelde geloofsbrieven. Hij bleef op zijn post totdat hij werd teruggeroepen.
De extraordinaris gezantschappen vertegenwoordigen de oudste vorm. Ze bestonden doorgaans uit twee of meer gezanten die, afhankelijk van de aard van hun opdracht, opereerden aan één hof of rondreisden langs verschillende hoven. Zij werden uitgezonden om te onderhandelen, om de bezwering van de naleving en de uitvoering van een vredestraktaat bij te wonen of om andere ceremoniële redenen. In het laatste geval was de gezant in de meest strikte zin de vertegenwoordiger van zijn vorst en had hij, als hij een soeverein vertegenwoordigde, bij een andere soeverein de rang van extraordinaris ambassadeur. Hij had de voorrang boven een ordinaris ambassadeur.
Aan permanente diplomatieke vertegenwoordiging kregen vorsten vooral behoefte toen de opkomst van de nationale staten de universele hiërarchie van de feodaliteit en de opkomst van de hervorming de eenheid van het christendom hadden verbroken en diplomatie de voortzetting werd van de oorlog met andere middelen. De ordinaris-gezant was niet alleen een boodschapper van de vrede, maar ook een spion, zij het een spion van aanzien. Hij moest in de eerste plaats de goede betrekkingen tussen beide vorsten onderhouden, de brieven van de één bij de ander bezorgen en op antwoord aandringen. In de tweede plaats moest hij goed in het oog houden wat er allemaal aan het hof voorviel en daarover voortdurend aan zijn vorst en meester rapporteren. In de derde plaats moest hij de onderdanen van zijn vorst bescherming bieden en diens belangen bewaken. ( Wicquefort, dl. 2, p. 6. )
Liep het onderscheid tussen de extraordinaris en de ordinaris gezant oorspronkelijk parallel met het onderscheid tussen ad hoc diplomatie en sedentaire diplomatie, later (in de Republiek tegen het einde van de zeventiende eeuw) werd het vooral een onderscheid in rang. Extraordinaris envoyées werden nu ook in ordinaris bezendingen gebruikt. De Staten-Generaal besloten in 1671 zelfs om alle gezanten in ordinaris missies de rang van extraordinaris envoyé te geven: de kosten van de duurdere ordinaris ambassadeurs konden niet meer worden opgebracht.
B.3. De rangen onder de gezanten
De status van de gezant was afhankelijk van de status van zijn lastgevers en van de aard van zijn missie, maar ook, tenslotte, van zijn eigen rang. Sinds de tweede helft van de zestiende eeuw werden drie verschillende rangen onderscheiden die correspondeerden met drie verschillen graden van vertegenwoordiging.
De ambassadeur was de gezant met de hoogste rang. Alleen soevereinen mochten zich door ambassadeurs laten vertegenwoordigen. Ambassadeurs waren vertegenwoordigers in optima forma van de persoon van de soevereine vorst.
De envoyé was een gezant van de tweede rang. Gezanten van de tweede rang konden hun vorst in rechte vertegenwoordigen zonder hem in persoon te vertegenwoordigen. Zij liepen minder risico de reputatie van hun vorst te schaden en konden daardoor gemakkelijker opereren bij het behartigen van diens belangen. Bovendien waren ze goedkoper in het gebruik. Andere gezanten van de tweede rang, althans sinds de zestiende eeuw, waren de agenten en residenten. Agenten werden gezonden door of aan niet-soevereine vorsten. Zij daalden in de achttiende eeuw af tot correspondenten zonder rang. Residenten worden in de zeventiende eeuw verdrongen door de envoyées.
In de Republiek der Zeven Verenigde Nederlanden en in de Republiek van Venetië berustte de soevereiniteit bij vergaderingen van gedeputeerden. De Staten-Generaal zonden, evenals Venetië, ook wel eens gedeputeerden uit hun midden als extraordinaris gedeputeerden naar andere soevereinen. Deze gedeputeerden werden daar echter als gezanten van de tweede rang behandeld. Gedeputeerden werden, evenals agenten en residenten, ook wel commissarissen (d.i. gecommitteerden) genoemd.
Ministers (in het Franse idioom de algemene term voor gezant) waren eerst gezanten zonder bepaalde rang, vervolgens gezanten van de tweede rang en tenslotte, in de achttiende eeuw, gezanten van de derde rang. De gezant van de derde rang was meestal een chargé d'affaires of zaakgelastigde. Deze kwaliteit werd onder meer toegekend aan de gezantschapssecretaris die bij ontstentenis van de gezant de zaken waarnam.
Een secretaris kon de functie van zaakgelastigde alleen vervullen als hij van geloofsbrieven was voorzien. Extraordinaris gezantschappen die uit meer dan één gezant bestonden, werden nog in de zeventiende eeuw dikwijls vergezeld van een secretaris die geloofsbrieven had op eigen naam of genoemd werd in de geloofsbrieven van de gezanten. Ook ordinaris gezanten maakten van oudsher gebruik van secretarissen die een eigen positie kregen en van staatswege werden betaald. Zij genoten diplomatieke bescherming, maar waren geen diplomatieke vertegenwoordigers. Dikwijls overbrugden zij de periode tussen twee gezanten. Ze werden dan meestal tot tijdelijk zaakgelastigde benoemd. ( Mattingly, X. De secretaris van een gezantschap mag overigens niet worden verward met de secretaris van de gezant, die tot het huispersoneel van de gezant werd gerekend. )
De kwalificatie van minister plenipotentiaris, oorspronkelijk alleen voor werkelijk gevolmachtigden gebruikt, raakte in de achttiende eeuw in gebruik als aanduiding voor een gezant van de derde rang.
De Nederlandse gewesten maakten na de opstand en vóór de erkenning van de Unie als soevereine staat in het diplomatieke verkeer behalve van agenten (zie par. A.6 van het hoofdstuk over 'Ontwikkeling en context van de Nederlandse diplomatie') ook van consuls gebruik. Consuls behartigden in den vreemde de handelsbelangen van de onderdanen van de staat. Al werden ze in de periode die hier onderwerp van bespreking is, niet meer door de handelsgemeenschappen zelf, maar door de vorst aangesteld, toch werden ze nooit diplomatieke vertegenwoordigers, maar bleven ze altijd nauw met de handelsgemeenschappen verbonden. De consuls in de havensteden rond de Middellandse Zee en de Oostzee ressorteerden formeel onder de gezanten aldaar, maar correspondeerden in de praktijk voornamelijk met de directie van de Levantse handel (voluit: de Kamer van Directeuren voor de Levantse handel en de navigatie in de Middellandse Zee) en met de directie van de Oosterse handel (de Kamer van Directeuren voor de Oosterse handel en rederije).
De eerste consuls werden in 1611 op initiatief van Oldenbarnevelt door de Staten-Generaal aangesteld in Turkije, Italië en Spanje. Zij moesten in handel en zeevaart administratieve hulp verlenen. In het Turkse Rijk kregen zij bovendien samen met de ambassadeur aldaar uitgebreide publiekrechtelijke bevoegdheden over de Nederlandse Natie in hun ressort.
In het laatste decennium van de zestiende eeuw werden de eerste buitengewone gezanten van de Staten-Generaal met de rang van envoyé door bevriende vorsten ontvangen. Na de erkenning van hun soevereiniteit konden de Staten-Generaal ook ambassadeurs sturen. Sinds de bestandssluiting werden hun agenten in Londen en Parijs dan ook niet meer als agent, maar als ordinaris ambassadeurs aangemerkt. In 1611 verscheen voor het eerst een ordinaris-ambassadeur in Constantinopel. Naar andere landen stuurden de Staten-Generaal meestal (extraordinaris) envoyées, een gewoonte die in de achttiende eeuw werd gehandhaafd.
B.4. Het diplomatieke protocol
Elk hof had zijn eigen diplomatieke ceremonieel, een geheel van omgangsregels dat we tegenwoordig protocol noemen. Het ceremonieel schreef nauwkeurig voor bij welke gelegenheid welke eerbewijzen tussen welke vorsten en gezanten dienden te worden uitgewisseld. Het was een formele uitdrukkingsvorm van de hiërarchie van de vorsten en de rangorde van de gezanten; het bepaalde nauwkeurig wie in welke situatie de voorrang had boven wie.
Geen enkele formele handeling van een gezant kon zich aan het ceremonieel onttrekken. Het ceremonieel reguleerde alles: aankomst, verwelkoming, entree, audiëntie, afscheid en vertrek, alsmede de titulatuur, ofwel "het ceremonieel ten aanzien van inscriptiën, subscriptiën en superscriptiën."
Het ceremonieel moet beslist niet als zinledig ritueel worden opgevat. Omdat het ceremonieel de politieke verhoudingen weerspiegelde, waren ceremoniële kwesties machtskwesties. Vooral in de zeventiende, maar ook nog in de achttiende eeuw vochten gezanten van de Staten-Generaal aan alle Europese hoven ceremoniële geschillen uit die de Republiek in de internationale hiërarchie de plaats moest geven die haar toekwam.
Vóór 1700 werden de buitengewone gezanten vóór hun vertrek voorzien van retroacta met betrekking tot het ceremonieel aan het hof waar zij geaccrediteerd zouden worden. Daaruit bleek, welke eerbewijzen hun voorgangers en hun collega's uit andere landen hadden ontvangen. In de achttiende eeuw, als de situatie min of meer gefixeerd is, wordt dit eerder uitzondering dan regel.
C. Aanstelling, honorering en ontslag
C.1. Werving en selectie
In de zestiende en de eerste helft van de zeventiende eeuw bestonden buitengewone gezantschappen van de Unie minimaal uit twee, dikwijls uit drie en regelmatig uit meer dan drie pensionarissen of edelen uit verschillende provincies. In elk tweehoofdig gezantschap was Holland met één gezant vertegenwoordigd en in driehoofdige dikwijls met twee. De hiërarchie onder de gezanten werd bepaald door de hiërarchie van de gewesten die hen hadden genomineerd. Gelderland was als hertogdom het eerste gewest, gevolgd door Holland, Zeeland, Utrecht, Friesland, Overijssel en Groningen.
In de achttiende eeuw kwamen meerhoofdige gezantschappen minder voor. Het aantal buitengewone bezendingen verminderde. De belangrijkste vaste gezantschappen die er waren werden maar door één gezant tegelijk vervuld en moesten dus onder de provincies worden verdeeld.
Gezanten werden vóór het rampjaar gerecruteerd uit het regentenmilieu. Doorgaans waren het jonge stadspensionarissen, leden van stedelijke magistraten en leden van de ridderschappen: voor hen werd een bijzondere bezending naar het hof van een vreemde vorst gezien als een goede leerschool voor het politieke bedrijf.
Langdurige bezendingen waren bij regenten minder in trek. De kosten van een gezantschap waren meestal hoger dan de baten. Een langdurig verblijf in het buitenland verwijderde hen bovendien van het centrum van de politieke macht en had in de zeventiende eeuw zelfs wel eens het karakter van een politieke deportatie. ( Thomassen, "Heemskerck", pp. 14-36. ) Door de ontwikkeling van de sedentaire diplomatie kwamen in de achttiende eeuw ook niet-regenten bij gezantenbenoemingen in beeld. Onder Willem III ontwikkelde zich een echte diplomatieke dienst, waardoor de figuur van de beroepsdiplomaat zijn intrede kon doen. Sindsdien kwam het regelmatig voor, dat ordinaris gezanten werden gerecruteerd uit de gezantschapssecretarissen, tijdelijk zaakgelastigden en meewerkende kinderen. ( Voorbeelden zijn Christiaan Constantijn Rumpf en zijn zonen Hendrik Willem en Charles, Jacob Jan Hamel Bruynincx, Johan Godard Reinhold en Georg Ernst Lucius. )
C.2. Aanstelling
Een gezant kreeg als bewijs van zijn aanstelling een akte van commissie, die de vorm had van een extractresolutie of een extractdecreet. Zijn lastgevers verklaarden hierin, dat zij hem hadden gecommitteerd tot het bekleden van het gezantschap.
In die resolutie maanden zij hem bovendien zich zo spoedig mogelijk gereed te maken voor de reis, belastten zij de gedeputeerden tot de buitenlandse zaken met de opstelling van een instructie en droegen zij de griffier op geloofsbrieven gereed te maken. ( Voor instructies, geloofsbrieven en pouvoirs zie het hoofdstuk D. over 'Taken, bevoegdheden en legitimering'. )
Vóór 1795 werd zo'n resolutie wel eens genomen op voordracht van de prins of van één van de provincies. Dit werd in de tekst dan uitdrukkelijk vermeld. De ambassadeur in Frankrijk en de extraordinaris envoyé in Portugal werden aangesteld op de propositie van Holland en de ambassadeur in Engeland op de propositie van Zeeland.
Een commissiebrief voor een gezant had dus niet de vorm van een akte onder zegel of cachet van de staat, wat bij de meeste commissies, inclusief die voor de consuls, gebruikelijk was. In tegenstelling tot deze functionarissen namelijk legitimeerde de gezant zich niet met een commissiebrief, maar met zijn geloofsbrieven en pouvoirs. ( Achter de akten van commissie voor gezanten die in inventarissen figureren blijken meestal pouvoirs schuil te gaan. )
In de achttiende eeuw, toen veel gezantschappen een permanent karakter kregen, kwam het regelmatig voor dat een Nederlandse gezant op zijn standplaats overleed. In zo'n geval droegen de Staten-Generaal de secretaris van de gezant op als tijdelijk zaakgelastigde de zaken van het land en zijn ingezetenen te bevorderen en Haar Hoog Mogenden wekelijks van adviezen te voorzien. De extractresolutie van die strekking diende de tijdelijk zaakgelastigde als commissie.
C.3. Traktement
De daggelden van de gezant gingen in op het moment waarop zijn missie officieel van start ging, dat wil zeggen: op de dag waarop hij afscheid nam van de Staten-Generaal. Na zijn terugkeer in Den Haag kon hij nog maximaal drie dagen declareren: het rapport waarop hij werd gedechargeerd moest hij binnen drie dagen na zijn terugkeer hebben uitgebracht. ( Resolutie Staten-Generaal (Res. SG) 1 juli 1671. ) De hoogte van het traktement was afhankelijk van de rang van de gezant en de status van de standplaats. Het traktement van de ambassadeur in Frankrijk diende als maatstaf. Hij verdiende (in de zeventiende eeuw) drie maal zoveel als de raadpensionaris van Holland en vijf maal zoveel als de griffier, die echter meer emolumenten genoten. ( Heringa, IV B. )
Het traktement was dus hoog, maar er was in de zeventiende eeuw, toen een gezantschap vooral een erebaantje en een opstapje naar een politieke functie was, niet één gezant die ervan kon rondkomen. Een Nederlandse ambassadeur moest een staat voeren die bescheiden was voor het aristocratische milieu waarin hij moest verkeren, maar die voor de sobere regenten thuis excessief was en voor de generaliteitskas onbetaalbaar.
De omwenteling van 1795 bracht hierin geen verandering. Schimmelpenninck bedong bij Amsterdam, Rotterdam en de staat vóór het aanvaarden van zijn gezantschappen naar Parijs, Amiens en Londen toeslagen op zijn traktement van tien tot tachtigduizend gulden, omdat hij ter plaatse een representatie wilde voeren naar zijn eigen smaak en opvatting. ( "Ik heb geen de minste intentie eene beurs te maken," schreef hij op 6 november 1801 aan Van der Goes, "maar ik moet ene goede figuur kunnen maken; ik moet onbekrompen kunnen representeren; de aldaar komende citoyen plenipotentiaire, his Lordship en zijne Spaansche Excellentie goed kunnen regaleren; ik moet daar niet de zuinige man moeten uithangen." Plemp, pp. 47, 71 en 91. )
Behalve voor zichzelf ontving de gezant ook traktementen of daggelden voor de belangrijkste leden van zijn gevolg. In het gevolg van de ambassadeur waren het de predikant, de secretaris, de twee klerken en de hofmeester die een traktement ontvingen en de bedienden in livrei, te weten twee pages, acht lakeien, twee koetsiers, twee voorrijders en één portier voor wie daggelden beschikbaar waren.
C.4. Onkostenvergoedingen
Behalve een traktement ontving een gezant vergoedingen voor gemaakte onkosten. Welke onkosten voor welke vergoeding in rekening mochten worden gebracht, werd geregeld in het zogenaamde Regelement, dat ook de hoogte van het traktement bepaalde. Het eerste Reglement dateert van 1619. Het werd tot 1700 herhaaldelijk door nieuwe versies vervangen. Het reglement van 1700 bleef in grote lijnen van kracht; het werd tot de Bataafse omwenteling alleen "geamplieerd". Het laatste reglement vóór de inlijving werd, ter vervanging van het reglement van 1807, in 1810 vastgesteld. ( Res. SG 18 okt. 1619: Reglement en order op het uitzenden en terugkeren van ordinaris en extraordinaris ministers; res. SG 26 juli 1700: Reglement op de binnenlandse en buitenlandse bezendingen; 13 februari 1807: Réglement sur les Missions Diplomatiques; 2 april 1810: Algemeene Bepalingen welke bij het formeren van Declaratiën ten laste van het ministerie van Buitenlandse Zaken behooren te worden geobserveerd. ) Wat waren nu belangrijke kostenposten? In de eerste plaats de kosten van zo'n stuk of vijftien bedienden buiten het livrei, die de gezant uit zijn eigen traktement moest betalen. In de tweede plaats de kosten van de benodigdheden voor de reis van en naar het vreemde hof, zoals paarden en koetsen, en de huur en inrichting van het ambassadegebouw. ( Tot 1707 betrokken gezanten in bijzondere missie hun stoelen, bedden, kisten en koffers, wandkleden, dekens, manden, tin-, koper- en ijzerwerk uit het meubelmagazijn van de Staten-Generaal op het Binnenhof, maar na dat jaar kochten ze ook die benodigdheden zelf en declareerden ze de kosten bij de Staten-Generaal. Thomassen, "kamerbewaarder", pp. 64-67. ) In de derde plaats andere huishoudelijke uitgaven, waaronder de kosten van porti en koeriers niet de minste waren. En dan waren er nog de talloze incidentele uitgaven, zoals de uitgaven wegens audiënties en andere contacten met het hof en uitgaven in verband met feestelijke ceremonies of rouwplechtigheden.
C.5. Wijze van betaling
Traktementen en onkostenvergoedingen werden eens in de zes maanden betaalbaar gesteld. De halfjaarlijkse declaraties werden door de Staten-Generaal ter examinatie doorgezonden aan de Raad van State, die na goedkeuring een ordonnantie van betaling uitvaardigde en deze ter liquidatie doorzond aan de Generaliteitsrekenkamer. Het geld werd bij afwezigheid van de gezant geïnd door een gemachtigde op wie de gezant wissels kon trekken. De wisselschade kon ook worden gedeclareerd.
Tussenpersoon ook in de zakelijke relatie tussen gezant en de Staten-Generaal was tot 1759 de commissaris der uitheemse depêches en sindsdien de klerk-directeur van de griffie. Deze functionarissen traden als zaakwaarnemer op.
Uitgaven die door het Reglement niet uitdrukkelijk declarabel waren verklaard konden alleen met uitdrukkelijke toestemming van de Staten-Generaal worden gedeclareerd. Maar over toestemming kon veelal pas worden beslist, als de uitgaven waren gedaan. Dat leidde tot een levendige en vaak chagrijnige briefwisseling tussen Haar Hoog Mogenden en hun gezanten. Omdat ook hier precedentenrecht gold, keken gezanten met argusogen naar de declaraties van hun collega's. Veel gezanten legden verzamelingen aan van retroacta met betrekking tot de declaraties.
Soms hadden gezanten er behoefte aan financiële risico's die met hun missie verbonden waren wat zorgvuldiger af te dekken nog voor zij vertrokken. Desgevraagd vaardigden de Staten-Generaal dan een akte van indemniteit uit, waarin zij verklaarden de gezant "kosteloos en schadeloos te zullen houden (...) tegen alle arresten, detentiën, saississementen, gevanckenissen ofte andere periculen, schaden, roverijen, plunderingen etc."
C.6. Beëindiging functies
Een gezant bleef tot het moment van zijn décharge zijn volkenrechtelijke status behouden. Hij hield echter al eerder op zijn functies uit te oefenen. Aan zijn gezantschap kwam feitelijk een eind door zijn overlijden of het overlijden van een van de betrokken vorsten, door het verbreken van de diplomatieke betrekkingen (bijvoorbeeld in geval van oorlog), doordat de vreemde vorst zijn aanwezigheid voor onaangenaam had verklaard of doordat hij zijn taak had volbracht dan wel zijn diensttijd had volgemaakt.
Meestal eindigde het gezantschap doordat de missie volbracht was of de diensttijd erop zat. In beide gevallen moesten de Staten-Generaal aan de vorst waarbij de gezant was geaccrediteerd een brief van rappel sturen. Zij deelden die vorst daarin mee, dat zij hadden goedgevonden de gezant te rappelleren omdat de oorzaak van zijn zending was vervallen of omdat de gezant zelf verzocht had te mogen terugkeren, spraken de hoop uit dat het gedrag van de gezant de vorst aangenaam was geweest en kondigden aan, dat zij hem hadden opgedragen met alle complimenten afscheid te nemen.
De vorst gaf de gerappelleerde gezant na diens afscheid een recredentiaal (brief van recredentie of recreditief) mee voor zijn lastgevers, waarin hij die lastgevers liet weten, dat de gerappelleerde gezant afscheid van hem had genomen, dat diens optreden hem aangenaam was geweest en dat hij hem had beloofd de complimenten aan zijn lastgevers over te zullen brengen.
Als de vorst het verblijf van de gezant aan zijn hof inderdaad aangenaam had gevonden, gaf hij hem op zijn afscheidsaudiëntie een geschenk. De gezant mocht dit geschenk alleen na formele toestemming van de Staten-Generaal accepteren, ook omdat de waarde van het geschenk in overeenstemming moest zijn met de hoogheid van de staat.
D. Taken, bevoegdheden en legitimering
D.1. Taken
De gezant is de vertegenwoordiger van zijn vorst. Hij doet wat zijn vorst wil doen, ziet wat zijn vorst wil zien en hoort wat zijn vorst wil horen.
Zoals eerder al werd aangegeven, had de buitengewone gezant een specifieke opdracht en moest de residerende gezant de belangen van zijn lastgevers in het algemeen behartigen.
De buitengewone gezant werd uitgezonden om ceremoniële redenen of om rechtshandelingen te verrichten. In het ene geval moest hij aanwezig zijn bij de plechtige bezwering van een vredestraktaat en bij de doop, het huwelijk en de begrafenis van een vorst en in het andere geval moest hij internationale overeenkomsten sluiten.
De ordinaris gezant moest in de eerste plaats de goede betrekkingen onderhouden tussen beide vorsten, met inachtneming van het respect dat zij elkaar wederzijds verschuldigd waren en de onderlinge correspondentie bevorderen. Hij moest zich op de hoogte houden van de politieke en commerciële situatie in het land, van de disposities van de regering en van de negotiaties van de andere gezanten aan het hof en zijn lastgevers op de voorgeschreven wijze alles berichten wat maar enigszins de belangen van de staat en zijn ingezetenen direct of indirect kon raken. Hij moest de ingezetenen van de staat bescherming bieden en hun belangen, in het bijzonder hun commerciële belangen, behartigen.
Zowel de ordinaris als de extraordinaris gezant moesten bovendien de bijzondere taken uitvoeren die hun bij resolutie werden opgedragen en na hun terugkeer van hun handel en wandel verantwoording afleggen.
D.2. Algemene instructie
De opdracht van de gezant werd omschreven in de door zijn lastgever uitgevaardigde instructie. Deze instructie was in principe bedoeld voor de gezant en niet voor het hof waar hij geaccrediteerd moest worden. Maar omdat ze daar wel werd opgevraagd, kwam het gebruik in zwang gezanten dubbele instructies mee te geven: een geheime instructie voor de gezant zelf en een gewone die aan de vorst kon worden getoond.
Zowel de gewone als de geheime instructie waren in algemene termen gesteld. Residerende gezanten kregen eenvoudigweg de standaardinstructie van de betrokken standplaats. De geheime instructies voor gezanten met een buitengewone opdracht waren het meest specifiek, en in de tijd van De Witt, toen de regenten er zich naar hartelust mee konden bemoeien, vaak specifieker dan wenselijk.
D.3. Tussentijdse instructies
Bij resolutie gaven de Staten-Generaal hun gezanten gevraagd of ongevraagd aanvullende politieke instructies of bijzondere opdrachten. Deze resoluties werden geacht van de instructie deel uit te maken.
De gezant kreeg deze tussentijdse instructies of opdrachten toegezonden als extractresoluties, die de vorm hadden van authentieke uitvaardigingen. Zij waren herkenbaar aan het opschrift ("Extract uit het register der resolutien van de Staten Generaal der Vereenigde Nederlanden") en aan de validatiemiddelen: het opgedrukte zegel van de Staten-Generaal, de ondertekening ("paraphure") van de president en het contra-seign van de griffier. De betrokken gezant werd in de resolutie zelf uitdrukkelijk als bestemmeling aangewezen. De extractresolutie werd hem toegezonden met een formele geleidebrief van de griffier.
Politieke instructies waren doorgaans vervat in secrete extractresoluties, resoluties die waren genomen in de secrete vergadering van de Staten-Generaal of in een secreet besogne. Deze secrete extractresoluties werden door de aanduiding "secreet" op de resolutie zelf, op de geleidebrief en op de eventuele bijlagen van de ordinaris resoluties onderscheiden.
Bijzondere opdrachten die niet geheim waren, waren vervat in ordinaris extractresoluties, resoluties die in de gewone vergadering van de Staten-Generaal waren genomen. Als ze de gezant de behartiging van een specifiek belang van een onderdaan van de staat aanbevalen, werden ze brieven van voorschrijven genoemd. Deze bestonden uit een korte extractresolutie die verwees naar een bijgevoegd rekest en die vergezeld werd door een formele geleidebrief van de griffier. ( Extractresoluties moeten worden onderscheiden van kopieresoluties, die niet authentiek zijn: zie hoofdstuk 7 par. 11. ) Zo'n brief van voorschrijven mochten gezanten overigens negeren, als zij merkten dat het verzoek dat de requirant in zijn rekest had gedaan, ongegrond was. In dat geval moesten zij wel contact opnemen met de Staten-Generaal. ( Res. SG 7 nov. 1685. Deze resolutie maakte deel uit van de algemene instructie. )
Behalve van de Staten-Generaal kregen gezanten ook wel opdrachten van hun eigen gewest, wat vooral in meerhoofdige gezantschappen een bron van conflicten kon zijn.
D.4. Bevoegdheden
De bevoegdheden van gezanten waren verbonden aan hun status van diplomatiek vertegenwoordiger en werden begrensd door hun rang, hun taakopdracht en de aard van hun volmachten. In onderhandelingen hadden gezanten meestal beperkte, geconditioneerde bevoegdheden. Onderhandelingsvolmachten of pouvoirs vormden voor die bevoegdheden de schriftelijke bewijzen.
Pouvoirs kunnen worden vergeleken met de procuraties in het privaatrecht. Ze waren in zeer specifieke termen gesteld. Binnen die termen waren ze absoluut, ongeclausuleerd en ongeconditioneerd: een overeenkomst die door de gezant binnen de termen van zijn pouvoir was ondertekend, werd altijd door de vorst geratificeerd.
Pouvoirs waren openbare akten. De onderhandelaars van alle betrokken partijen moesten immers tegenover elkaar kunnen bewijzen, dat ze door hun vorst gemachtigd waren. Ze waren dan ook gericht "aan alle degenen die deze zullen zien of horen lezen". Ze werden bekrachtigd met paraphure en contraseign en met het grootzegel van de Staten-Generaal.
Bij het afhandelen van de lopende zaken had de gezant aan pouvoirs doorgaans geen behoefte. De meeste residerende gezanten waren plenipotentiarissen, gezanten met een algemene volmacht of pleinpouvoir. Zij mochten over alles onderhandelen, maar konden hun vorsten niet zonder meer binden. Hun bevoegdheden bleken niet uit hun pouvoirs, maar konden worden afgeleid uit hun "kwaliteit".
D.5. Legitimering
Vanaf het moment van zijn aanstelling mocht de gezant optreden als de vertegenwoordiger van zijn lastgevers en een beroep doen op de daarbij behorende privileges, inclusief het recht op volkenrechtelijke bescherming. Die claims kon hij pas waarmaken, als zijn bijzondere status door iedereen werd erkend. Om die erkenning te krijgen moest hij onderweg en aan het vreemde hof formele bewijsmiddelen laten zien.
Tot die bewijsmiddelen behoorden de akte ad omnes populos, het paspoort en het credentiaal. Dit waren akten, uitgevaardigd door de Staten-Generaal en bekrachtigd met het cachet van de Staat, de "paraphure" van de president van de vergadering en het contraseign van de griffier. Die vorm bleef ook na 1795 gehandhaafd; alleen de namen van de uitvaardigers veranderden.
Akten ad omnes populos en paspoorten waren brieven waarin een gezagsdrager aan alle andere gezagsdragers verzocht vrije doortocht te verlenen aan de goederen en de persoon van de drager en hem te vrijwaren tegen geweld. Met de akte ad omnes populos kon de gezant zijn volkenrechtelijke status bewijzen. Paspoorten gaven hem een extra bescherming, die hij vooral nodig had wanneer hij een land moest passeren dat in vijandschap verkeerde met het land van zijn bestemming. Die bescherming werd niet zelden door paspoort of vrijgeleide (sauveconduit) van de vreemde vorst versterkt.
Credentialen (geloofsbrieven of brieven van credentie) waren in zeer algemene termen gestelde brieven waarin de afzender aan de geadresseerde liet weten, dat hij een met name genoemd persoon in een zekere rang naar hem had afgevaardigd en waarin hij hem vroeg diens komst voor aangenaam te verklaren, hem in zijn kwaliteit te erkennen en geloof te hechten aan alles wat hij namens zijn opdrachtgever zou zeggen.
Geloofsbrieven waren persoonsgebonden. Als een van de drie betrokken partijen, afzender, ontvanger of gezant, door een ander werd vervangen, dan werd een nieuwe geloofsbrief uitgevaardigd. De gezantschapssecretaris die na het vertrek of het overlijden van de gezant met de waarneming van de zaken werd belast, kreeg geloofsbrieven op eigen naam.
Geloofsbrieven werden alleen geaccepteerd als ze goed geadresseerd waren, dat wil zeggen, als ze de geadresseerde de status en de titels gaven waarop hij recht meende te hebben. Acceptatie van de geloofsbrieven betekende erkenning van de gezant en ging aan alle ceremoniën, dus ook aan zijn officiële intrede aan het hof vooraf. Meteen na zijn aankomst stelde hij ze dan ook door tussenkomst van de ceremoniemeester in handen van de secretaris van staat voor de buitenlandse zaken, van de hoveling die geacht werd de regels te stellen voor zijn officiële ontvangst, of, bij congressen, van de commissie voor de geloofsbrieven. Pas als ze na zorgvuldig onderzoek waren goedgekeurd, kon die officiële ontvangst worden geregeld. Ze werden dan teruggegeven aan de gezant, zodat deze ze tijdens de eerste audiëntie kon overhandigen aan de vorst en de leden van zijn huis. Vanaf dat moment pas kon de gezant daadwerkelijk als vertegenwoordiger van zijn lastgevers aan de slag en was hij bekwaam om te onderhandelen.
Aan de Turkse Porte moesten geloofsbrieven worden overhandigd die waren geschreven in het Turks en waarin de naam van de Grote Heer met goud was geschreven. Aan die eisen voldeden de geloofsbrieven die men in Den Haag maakte niet. Gezanten lieten deze geloofsbrieven daarom voor wat ze waren, bestelden in Constantinopel bij een gespecialiseerd kalligraaf geloofsbrieven die wel aan de eisen voldeden en lieten zich vervolgens op deze niet gevalideerde geloofsbrieven accrediteren.
In de Europese diplomatie ging de geloofsbrief soms vergezeld van een particuliere aanbevelingsbrief van de vorst. Zo'n aanbevelingsbrief werd niet als een formele geloofsbrief, maar als een uiting van wellevendheid aangemerkt. In de Republiek was het de prins van Oranje die dergelijke brieven wel eens aan de gezanten van de Staten-Generaal meegaf.
E. Onderhandelingen en handelingen
E.1. De rol van de gezant in het rechtsverkeer
De gezant treedt handelend op in het rechtsverkeer tussen vorsten onderling, tussen burgers en vorsten en tussen burgers onderling.
In het rechtsverkeer tussen vorsten is de gezant in de eerste plaats de gevolmachtigde van zijn vorst die met de gevolmachtigden van de tegenpartij onderhandelt en internationale overeenkomsten sluit. In het rechtsverkeer met burgers beperken de rechtshandelingen van de gezant zich voornamelijk tot het uitvaardigen van akten op verzoek van belanghebbenden.
E.2. De rol van de gezant bij de totstandkoming van traktaten
Het verdragsproces en de rol van de gezant daarin zijn aan strikte vormen gebonden, vormen die onder meer afhankelijk zijn van het type overeenkomst. Van de drie typen die we hier onderscheiden - traktaten, conventies en andere internationale overeenkomsten - moeten de traktaten aan de zwaarste vormvereisten voldoen.
Bij verdragen in de plechtige traktaatsvorm (verdragen in engere zin) bestaat het verdragsproces altijd uit twee fasen: de sluiting en de ratificatie.
Bij de sluiting van een traktaat speelde de gezant een hoofdrol. Deze fase in het verdragsproces verliep als volgt. Na de goedkeuring van zijn geloofsbrieven overhandigde de gezant zijn onderhandelingsvolmacht aan de gemachtigde van de tegenpartij. Die volmacht liet hij in veel gevallen vergezeld gaan van een propositie, een memoriaal waarin hij voorstelde de onderhandelingen te openen over de kwestie die in zijn volmacht werd genoemd. De gezant kreeg vervolgens van de gemachtigde van de tegenpartij diens volmacht en een schriftelijk antwoord op zijn propositie, waarmee de eigenlijke onderhandelingen of negotiatie waren begonnen.
Conferenties waren de gebruikelijke vorm waarbinnen de onderhandelingen werden gevoerd. De processen-verbaal van deze conferenties, die protocollen werden genoemd, hadden een bindend karakter. Dat gold in optima forma voor preliminaire artikelen of preliminairen (waarin partijen de uitgangspunten van een vredsverdrag vastlegden): die hadden zelf de traktaatsvorm.
De onderhandelaars sloten de onderhandelingen af door de definitieve traktaatstekst op te stellen, er hun onderhandelingsvolmachten aan toe te voegen en het traktaat te sluiten door die tekst te ondertekenen.
Eenmaal gesloten, zag het traktaat er als volgt uit. Het begon met een preambule waarin de achtergrond van de overeenkomst werd geschetst. Daarna volgde een passage waarin werd meegedeeld wie de partijen waren, wat de aard van de overeenkomst was en waarom de overeenkomst werd gesloten. Vervolgens kwam, voorafgegaan door de namen van de gevolmachtigden en de aanduiding van de rechtshandeling, de eigenlijke verdragstekst, bestaande uit een aantal artikelen, die in hoofdstukken of capita konden zijn onderverdeeld, en een slotclausule, die bepalingen kon bevatten over geldingsduur en opzeggingstermijn. Dan volgden nog enkele mededelingen over de wijze van uitvaardiging en bekrachtiging, de datum en de handtekeningen en zegels van de gevolmachtigden. En tenslotte konden er dan nog afzonderlijke en meestal geheime artikelen volgen, die in hun préambule naar het traktaat verwezen, maar de vorm hadden van afzonderlijke overeenkomsten.
De tweede fase van het verdragsproces was de fase van de plechtige bekrachtiging of ratificatie van het traktaat. Deze fase bestond hierin, dat de betrokken soevereinen elkaar een oorkonde toestuurden, de zogenaamde akte van ratificatie, waarin zij plechtig verklaarden, dat zij het traktaat dat hun gezanten, krachtens hun bijzondere volmacht, hadden gesloten met de gemachtigden van de tegenpartij, hadden gezien en onderzocht, dat zij dit traktaat hadden aanvaard, goedgekeurd, bekrachtigd en bevestigd en dat zij het zouden naleven en doen naleven. Hoewel de volledige tekst van het traktaat met alle bijlagen in deze oorkonde was opgenomen, trad de ratificatie niet in de plaats van het traktaat. Het traktaat bleef het stuk waar het om ging; de gezant had het gesloten binnen de termen van zijn volmacht. Ratificatie was dus een formaliteit en wanneer ratificatie niet plaatsvond had het traktaat toch rechtskracht. ( Het traktaat was een openbaar stuk, terwijl de ratificatie een particulier stuk was, een privé-akte van de soeverein: De Wicquefort, dl. 2, p. 179. In het archief van de Staten-Generaal werden traktaten en ratificaties ook in aparte series bewaard: de eerste in de loketkas, de tweede in de secrete kas. ) In de fase van de ratificatie speelden gezanten een ondergeschikte rol. Soms legden zij hun lastgever het traktaat zelf ter ratificatie voor, dikwijls waren ze betrokken bij de uitwisseling van de ratificaties.
Alleen de belangrijkste internationale overeenkomsten werden in traktaten vastgelegd. Zaken van oorlog en vrede werden geregeld in traktaten van vrede, bestand, arbitrage en subsidie, verbonden en bondgenootschappen werden bezegeld en ondersteund in traktaten van confederatie, van offensieve of defensieve alliantie en van garantie. Handel en zeevaart werden gereglementeerd in traktaten van commercie, navigatie en marine.
Sommige traktaten, de zogenaamde open traktaten, lieten expliciet toetreding toe van andere partijen, meestal binnen een bepaalde termijn. Toetredingen (accessies) en toelatingen (inclusies) tot een reeds gesloten traktaat hadden ook de plechtige traktaatsvorm, evenals garanties door derden.
Bijzondere typen traktaten tenslotte waren de verklaring of interpretatie, de uitbreiding of ampliatie, de verlenging of prolongatie, de bevestiging of confirmatie en de vernieuwing of renovatie van een traktaat.
E.3. De rol van de gezant bij de totstandkoming van andere internationale overeenkomsten
Het traktaat was de belangrijkste, maar niet de enige internationale overeenkomst. Er werden ook conventies en andere overeenkomsten gesloten. Onder conventies worden doorgaans militaire conventies verstaan: overeenkomsten tussen oorlogvoerenden, waarin de oorlogsvoering wordt gereguleerd en met name regels worden gesteld over beëindiging van de krijgshandelingen. Dergelijke overeenkomsten konden behalve door gezanten ook door de bevelhebbers worden gesloten. ( Ook de stadhouders konden conventies sluiten en wel in hun hoedanigheid van kapitein-generaal van de Unie. ) Voorbeelden van militaire conventies zijn het cartel, waarin de uitwisseling van krijgsgevangenen wordt geregeld, en de capitulatie, waarbij de voorwaarden worden bepaald waaronder een leger, een stad, een vesting of een landstreek zich zal overgeven of onderwerpen of waaronder de ene vorst troepen overneemt van de andere. ( Deze capitulaties moeten niet worden verward met de privileges die de vorsten van het Osmaanse rijk verleenden aan de vorsten van de christenheid. In deze capitulaties werd de rechtspositie van hun in het Osmaanse rijk verblijvende onderdanen geregeld en werd de rechtsmacht over hen opgedragen aan de ambassadeur of consul van de staat in het desbetreffende gebied. Meer hierover in de inleiding van het tweede deel van deze bundel. ) Andere militaire conventies hebben betrekking op het uitleveren van deserteurs, de vaststelling van grens- of limietscheidingen of de uitvoering van andere conventies.
De vorm van conventies was vrijer dan die van traktaten. De plechtige conventie is van een traktaat formeel nauwelijks te onderscheiden: de omschrijving van de rechtshandeling is anders (men heeft niet een verdrag gesloten, maar is iets overeengekomen) en er is een bepaling over ratificatie opgenomen. De conventie in haar meest eenvoudige vorm daarentegen is niets meer dan de tekst van een overeenkomst met daarboven de aanduiding van de partijen en de rechtshandeling.
Niet alle conventies werden plechtig geratificeerd. Sommige werden op eenvoudiger wijze door de soeverein bekrachtigd, bijvoorbeeld door toevoeging aan de conventie van een akte van approbatie. Andere werden in het geheel niet bekrachtigd. Zo mochten militaire bevelhebbers na rechtstreekse onderhandelingen bepaalde militaire conventies (zoals korte, bijzondere wapenstilstanden) sluiten die door de eenvoudige ondertekening van het gemeenschappelijk stuk in werking traden.
Gezanten sloten niet alleen traktaten en conventies, maar ook andere internationale overeenkomsten: accoorden, contracten, declaraties etc. Akten van accoord of van accomodement zijn doorgaans schikkingen; akten van contract hebben veelal op private rechtshandelingen zoals geldleningen betrekking; gemeenschappelijke verklaringen of akten declaratoir van partijen kunnen dienen als interpretatie van een door hen eerder of op hetzelfde moment gesloten overeenkomst (zoals de akten van verklaring, van interpretatie of van nadere uitleg), maar ook als politieke intentieverklaringen (zoals de akten van garantie en van neutraliteit).
Ook accoorden, contracten, declaraties etc. konden worden geratificeerd of bekrachtigd door aggreatie, approbatie of confirmatie. Bekrachtiging was hier echter niet noodzakelijk en in bepaalde gevallen zelfs ongebruikelijk.
E.4. Eenzijdige rechtshandelingen van de gezant in het internationale verkeer
Namens zijn soeverein verrichtte de gezant ook eenzijdige rechtshandelingen. Hij vaardigde verklaringen uit die toelichtingen, toezeggingen of interpretaties behelsden of waarin overeenkomsten van andere partijen werden gegarandeerd. Deze verklaringen waren onderworpen aan dezelfde bekrachtigingsregels als de internationale overeenkomsten. Afhankelijk van hun aard en de volmachten van de gezant moesten ze worden geratificeerd, geaggreëerd, geapprobeerd of geconfirmeerd door de soeverein.
E.5. Rechtshandelingen van de gezant ten behoeve van onderdanen van de staat
De gezant treedt ook handelend op in het rechtsverkeer tussen onderdanen van de staat en de vreemde vorst en tussen onderdanen van de staat onderling. Gezanten van de Staten-Generaal en de Bataafse Republiek gaven paspoorten af en schutbrieven, getuigschriften en certificaten.
Door gezanten afgegeven paspoorten hadden formeel slechts de status van aanbevelingsbrieven, behalve in die gevallen waarin de Staten-Generaal de gezant tot afgifte hadden gemachtigd. Zo waren gezanten in de Oostenrijkse Nederlanden gemachtigd paspoorten te verstrekken aan aldaar gelegerde Staatse militairen.
Voor de consuls was de afgifte van verklaringen en andere akten ten behoeve van landgenoten in hun ressort dagelijks werk. In de registers die zij ervan bijhielden treft men een rijke schakering aan, meestal - uiteraard - op het gebied van handel en zeevaart.
Een heel bijzondere taak op dit gebied vervulden de gezanten en consuls van de Staten-Generaal in het Osmaanse Rijk. Zij namelijk oefenden krachtens de capitulaties die met de betrokken vorsten waren gesloten (en die niet moeten verward met de gelijknamige militaire conventies) de rechtsmacht uit over de Nederlandse natie in hun ressort. De uit dien hoofde aan en ten behoeve van Nederlandse onderdanen verstrekte akten werden uitgevaardigd door de kanselier, het hoofd van de kanselarij. In het tweede deel van deze bundel worden deze akten uitvoeriger behandeld.
F. Externe informatievoorziening
F.1. Correspondentie en correspondenten
De gezant verricht niet alleen rechtshandelingen, hij staat ook aan het hoofd van een informatiebureau. Zijn correspondentie is zijn belangrijkste productiemiddel en na de door hem gesloten overeenkomsten zijn belangrijkste product.
De gezant richt zijn informatievoorziening uiteraard in de eerste plaats op zijn lastgevers. Hij moet hen het meest uitvoerig op de hoogte brengen van zijn taakvervulling en van de ontwikkelingen aan het vreemde hof. Hij schrijft hen zeer regelmatig brieven, die ook de belangrijkste zaken uit zijn overige correspondentie bevatten, zo niet kopieën daarvan.
Onder het ancien régime bestond de correspondentie van de gezant met zijn lastgevers uit officiële correspondentie met de regeringscolleges en hun officiële vertegenwoordigers, zowel ordinaris als secreet, en particuliere correspondentie met regeringsambtenaren als de griffier, de raadpensionaris, gecommitteerden, raden en burgemeesters, secretarissen en pensionarissen. Na de Bataafse omwenteling nam het aantal formele en informele lastgevers met wie de gezant moest corresponderen door de centralisering binnen het staatsbestel aanzienlijk af.
Behalve met lastgevers correspondeerde de gezant met de commissaris en de klerkdirecteur van de griffie van de Staten-Generaal, de prins van Oranje, andere gezanten van de staat, consuls van de staat in het eigen ressort, professionele informanten, het hof van accreditering, onderdanen van de staat van wie hij de belangen moest behartigen, familieleden enzovoorts.
F.2. Officiële correspondentie met regeringscolleges: de depêches
Gezanten moesten elke gelegenheid te baat nemen om hun officiële depêches aan hun lastgevers te verzenden, waar zij zich ook bevonden, niet alleen om de nieuwsgierigheid van hun lastgevers te bevredigen, maar ook om van hun ijver blijk te geven. ( Wicquefort, dl. 2, p. 103. ) Maar zelden sloegen zij een postdag over; zo nodig maakten zij gebruik van eigen koeriers en van koeriers van collega's. De depêches moesten in de zeventiende eeuw nog - naar internationaal gebruik - aan vaste vormvereisten voldoen. De gezant moest beginnen met de officiële aanschrijftitel van zijn lastgever en een formele groet, waarna hij de data moest vermelden van eerdere depêches die nog niet waren beantwoord en de laatste stukken die hij had ontvangen. Als hij belangrijke zaken had aangesneden en de postbezorging onbetrouwbaar was, moest hij van zijn laatste dépêche een afschrift meesturen. Ook moest hij melding maken van de data van de brieven die hij sinds de verzending van zijn laatste dépêche had ontvangen. Daarna moest hij de nodige informatie geven, eventueel onder verwijzing naar bijgevoegde vertalingen van relevante stukken. Hij moest de dépêche eindigen met een vermelding van plaats, datum en tijd, opnieuw een groet en zijn ondertekening. ( Mattingly, XI; Wicquefort, dl. 2, p. 103. ) In de loop van de achttiende eeuw werden de eisen wat soepeler. Gezanten stuurden toen nog maar zelden afschriften mee van hun laatste depêches; vermeldingen van laatst verzonden stukken lieten zij achterwege. De communicatie tussen regeringscolleges en gezant liet weinig meer te wensen over. Brieven en depêches kwamen meestal aan; zelfs als ze onderweg waren onderschept en ontcijferd, werden ze weer keurig met de postkoets meegegeven. Men meldde snel de ontvangst van depêches: de griffie van de Staten-Generaal bij voorkeur door toezending van daarop genomen resoluties.
F.3. Officiële correspondentie met de Staten-Generaal: de ordinaris en secrete depêches
In 1651 namen de Staten-Generaal in hun Grote Vergadering maatregelen ter bevordering van de secretesse. De gezanten moesten aparte ordinaris en secrete depêches gaan schrijven en die bij voorkeur ook nog onder een apart zegel verzenden. Zaken die echt geheim waren, moesten ze met behulp van de aan hen meegegeven code of cijfer vercijferen. De dagelijkse nieuwsberichten ("tijdingen en nouvelles") mochten niet meer worden vermengd met zaken waarop gedelibereerd of geresolveerd moest worden, zoals zaken van negotiatie en antwoorden op resoluties. ( Ress. SG 31 juli 1651 en 4 juli 1704; zie ook de desbetreffende standaardbepaling in de secrete instructies van de gezanten. Doel van vercijfering was niet het lezen onmogelijk te maken (de tegenpartij had doorgaans weinig moeite met de ontcijfering), maar het lezen bij toeval of door onbevoegden onmogelijk te maken: Rowen, p. 251. )
De ordinaris depêches, geadresseerd aan Haar Hoog Mogenden zelf, werden in de gewone vergadering van Haar Hoog Mogenden gebracht, waar ze meestal voor kennisgeving werden aangenomen. De secrete depêches, waarvan aanvankelijk in de ordinaris depêches melding moest worden gemaakt, moesten voortaan Haar Hoog Mogenden worden toegezonden "onder adresse van de griffier". Behalve in de jaren 1651-1653, toen ze werden behandeld in een speciaal daartoe ingestelde commissie tot de secrete correspondentie, bracht de griffier de secrete depêches ter tafel in de voltallige vergadering, die, geplaatst onder de eed van secretesse, zelf een beslissing nam of de dépêche doorstuurde naar een secreet besogne. Sinds 1670 kon de griffier zelf bepalen welke depêches hij in de vergadering bracht en welke in een secreet besogne. Hij had daarbij de vrijheid om aan hem geadresseerde depêches als ordinaris depêches te behandelen als hij het vertrouwelijke karakter niet kon inzien.
In zijn ordinaris depêches behandelde de gezant publieke staatszaken, belangen van onderdanen van de staat en "zaken van gemene nouvelles", dat wil zeggen: nieuws en nieuwtjes over het vorstenhuis, de hofhouding, het corps diplomatique en de politieke en economische situatie. Ordinaris depêches leden wel eens aan "steriliteit". Volgens De Wicquefort waren ze zelfs het papier en de portokosten niet waard. ( Wicquefort, dl. 2, p. 215. ) Dat is wat overdreven: ze brachten het dagelijkse nieuws en bevatten aardige anekdotes. ( "Een persoon, van Augsburgh geboortigh, hebbende voorgegeven, dat hij een middel uytgevonden hadt om de heevigste brandt aanstonts te blusschen, wierd, om een proef daarvan te nemen, in de zuijdervoorstad, op een afgelegen plaats, een houte schuur opgeregt, en deselve met allerleij combustible materien gevult, waar op, voorleeden dingsdag, in praesentie van eenige Rijcks-Raden, den land Marschalck van de Ridderschap en Adel, verscheide Leeden van de Magistraat van Stockholm, en een ongemeene confluentie van menschen van allerleij soort, de voorschreve schuur aan de vier hoecken tegelijk wierd aangestoken, en in korten tijt t'eenemael verbrandende, sonder dat van het geemploieerde middel eenig effect geremarqueert wierd, so dat den uitvinder gevaer liep van door het gemeene volk mishandelt te worden, bij aldien hij door de aldaar geposteerde brandtwaght niet in tijts gesecureert en gevanckelik weg gevoert was geworden". C.C. Rumpf in Stockholm aan de Staten-Generaal, 22 aug. 1738 (rec. 2 sep.), archief SG, inv. nr. 11348, fo. 1182. ) Bovendien waren er ook gezanten die weigerden zich met beuzelarijen onledig te houden. Mauricius bijvoorbeeld, resident in Hamburg in de jaren 1725-1742, hield zich ondanks herhaalde aanmaningen van de Staten-Generaal om vaker te schrijven, strikt aan zijn stelregel, dat hij alleen schreef als er iets te schrijven viel. Niet alle gezanten hielden zich aan de voorgeschreven scheiding tussen ordinaris, secreet en particulier en tussen nieuwsberichten en meer substantiële zaken. Sommigen hadden er eenvoudig geen zin in, zoals Van Hoey, die door de griffier streng op de vingers moest worden getikt. Anderen begrepen het systeem niet helemaal en werden door de griffier op tactische wijze bijgestuurd. ( Een zorgenkind was Frans van der Meer in de eerste jaren van zijn diplomatieke carrière. Griffier François Fagel wees zijn neef er in 1724 en 1725 herhaaldelijk op, dat hij zaken die niets met elkaar te maken hadden, zowel publieke als secrete, niet met elkaar moest vermengen. Maar het mocht niet baten. Uit de brieven van de gezant was geen "vast systema van zaken" op te maken, "want hij dickwijls in en uyt schrijft, soo dat het tegen malkander aenloopt, het welck ick attribueere, dat hij te ligt aenneemt al wat hem voorkomt, ende sonder het aen de waerheijd te toetsen overschrijft." Fagel aan Van der Meer, 7 aug. 1724 en 19 juli 1725; aan Hamel Bruynincx, 4 dec. 1725; resp. in archief Fagel, inv. nrs. 3797, 3800 en 3803. )
In het algemeen schreef de gezant de secrete depêches zelf en liet hij het schrijven van de gewone depêches over aan zijn secretaris. Als de gezant was overleden of van zijn standplaats was vertrokken, was het ook meestal de secretaris, die als zaakgelastigde ad interim met de waarneming der zaken belast, de correspondentie voortzette, ditmaal onder eigen naam.
Er zijn ook een paar voorbeelden bekend van depêches die door de vrouw van de gezant zijn geschreven. Cornelia Pauw, de vrouw van Coenraad van Heemskerck, ambassadeur in Parijs, schreef in 1697, bij afwezigheid van haar man en de Engelse gezant Lexington, aan Heinsius de dagelijkse nouvelles. ( Zij excuseerde zich daarvoor als volgt: "Ik bidde Uw Excel. mij vergeve indien mijn ijver en sorghvuldigheit te verre gaet, met te ondernemen van Uw Excelentie deze tijdinge te schrijven; indien een van de secretarisse off clerque voor handen waeren, ik soud mij sulx niet aenmatigen". Cornelia Pauw aan Heinsius, 14 sep. 1697, Rijksarchief Zuid-Holland, archief Heinsius, inv. nr. 513. ) Een eeuw later liet mevrouw Schimmelpenninck zich door haar man, de Bataafse ambassadeur in Parijs, tijdens diens aanvallen van slechtziendheid zelfs zonder die plichtplegingen bij de afhandeling van staatszaken betrekken.
F.4. Officiële correspondentie met Staten en steden
De Staten van de provincies kregen desgewenst vanuit de griffie afschriften van de depêches van de gezanten toegestuurd zodra deze ter Staten-Generaal waren behandeld. Als zij zich op die behandeling wilden voorbereiden, vroegen en kregen zij (al dan niet via de raadpensionarissen en secretarissen) die depêches ook direct van de gezanten toegestuurd. Onder De Witt werd dit voor Holland een vaste gewoonte. In 1655 konden Gecommitteerde raden de provinciale klerk van dit gewest al opdragen het kopiëren van de ingekomen depêches te staken. ( Res. Gecomm. Raden 19 aug.; bij: De Bruin, p. 244. Niettemin moest De Witt de gezanten blijven aansporen. Zo schreef hij aan zijn broer Cornelis op 13/17 maart 1672, dat hij duplicaten van zijn depêches aan de Staten-Generaal en de griffier ter voorbereiding van de deliberatiën aan respectievelijk de Staten en de raadpensionaris moest sturen. Bij: Vreede, Inleiding, dl. 1, p. 72. ) De Staten van Holland kregen de meeste diplomatieke post. Hollandse gezanten schreven zeer regelmatig en ook de gezanten uit andere gewesten kwamen er nauwelijks onderuit om met Holland te corresponderen. Ook aan Zeeland stuurden ze dikwijls kopieën van hun diplomatieke correspondentie toe. ( De Bruin, pp. 244 en 247. ) Gezanten konden een geheel eigen correspondentie voeren met hun gewest. Ze kregen voor de duur van hun gezantschap een credentiaal van hun provincie als extraordinaris gedeputeerde ter Staten-Generaal en waren daardoor formeel bevoegd aan de Staten van hun provincie en aan de ridderschap of de stad die hen daar had gedeputeerd te rapporteren. ( Zo in archief Van Heemskerck, inv. nr. 173. Zie ook Van Slingelandt, p. 291. De stelling van Gabriëls dat de combinatie van de functies van gedeputeerde ter Staten-Generaal en een diplomatieke post in het buitenland staatkundig dubieus was is even onhoudbaar als de argumenten die hij eraan ten grondslag legt: omdat de gezanten "formeel lid bleven van de vergadering waaraan zij verantwoording schuldig waren, maar ook omdat beide bedieningen in de praktijk uit de aard der zaak onverenigbaar waren". Gabriëls, p 354. ) In het algemeen gesproken miste de correspondentie van de gezanten met de gewesten de regelmaat en de diepgang van die met de generaliteit. ( De Bruin, p. 243 ) Dat geldt in het bijzonder de correspondentie van de ordinaris gezanten, die een takenpakket hadden dat minder aanleiding gaf tot politieke disputen dan het takenpakket van hun extraordinaris collega's. Staten en steden mochten van de gezanten niet alleen politieke informatie verlangen, het stond ze ook vrij zich in belangrijke zaken tot de gezanten te wenden. De gezanten konden zonder goede reden niet weigeren het hun aanbevolen belang te behartigen. De generaliteit gaf hun daartoe zo nu en dan uitdrukkelijk opdracht. ( Vreede, Inleiding, dl. 1, p. 23. )
F.5. Officiële correspondentie met andere regeringscolleges
Ook met anderen dan lastgevers voerden de gezanten een officiële correspondentie. Deze ambtelijke correspondentie met bijvoorbeeld de Raad van State, de Generaliteitsrekenkamer of de Verenigde Oostindische Compagnie vloeide meestal niet voort uit de specifieke politieke taken van de gezant, maar uit de aan hem gestelde eis, dat hij de belangen van de staat en diens onderdanen aan het hof van accreditering moest behartigen. Deze correspondentie betrof dan ook vaak verzoeken om inlichtingen, opsporing, intercessie in privaatrechtelijke geschillen en dergelijke.
F.6. Officiële correspondentie met de Bataafse regeringscolleges
De Bataafse omwenteling bracht, naar uiterlijkheden afgemeten, aanvankelijk maar weinig verandering in de correspondentie van de gezanten met de generaliteit. Het hoogste college van staat bestond nu weliswaar uit Burgers Representanten en niet meer uit gedeputeerden, maar gedurende het eerste jaar bleef het zichzelf Staten-Generaal noemen juist om de continuïteit in de diplomatieke betrekkingen niet teveel te verstoren en zette het, nog steeds door middel van zijn griffier, de communicatie met de gezanten in het buitenland op de oude voet voort.
Pas op 1 maart 1796 werd de vergadering der Staten-Generaal door de Nationale Vergadering vervangen en werd een regeringsvorm geïntroduceerd die niet langer op de Unie van Utrecht was gebaseerd. Een vaste commissie voor de buitenlandse zaken uit de Nationale Vergadering werd belast met het voeren van alle onderhandelingen met vreemde mogendheden en het voorbereiden van alle verdragen. Haar secretaris nam in de correspondentie met de gezanten de rol over die tot dan toe door de griffier van de Staten-Generaal was vervuld.
Wat al veel eerder veranderde was de invloed van de provincies en de steden op de diplomatie. Die invloed werd sterk gereduceerd, wat de omvang van de politieke correspondentie van de gezanten met lagere bestuurslagen sterk deed verminderen. De unitaristische staatsgreep van januari 1798 maakte definitief een einde aan het federalisme en de soevereiniteitspretenties van de provincies. De exclusieve verantwoordelijkheid voor de buitenlandse betrekkingen kwam aan een Uitvoerend Bewind, dat acht agenten benoemde, onder wie de agent der buitenlandse betrekkingen, die als een minister van buitenlandse zaken de dagelijkse leiding kreeg over de diplomatie en de correspondentie met de gezanten.
Het bestuur van de buitenlandse betrekkingen en de correspondentie van de staat met de gezanten waren sindsdien op min of meer dezelfde wijze geregeld, met dien verstande dat de agent der buitenlandse betrekkingen na 1 december 1801 secretaris van staat voor de buitenlandse zaken werd genoemd en dat deze secretaris van staat vanaf 19 juni 1806 minister van Buitenlandse Zaken heette.
F.7. Particuliere correspondentie met gedeputeerden en ambtenaren
Wat de gezanten aan de Staten-Generaal schreven bleef niet lang geheim. Of de gedeputeerden nu onder de eed van secretesse stonden of niet: wat in de vergadering van Haar Hoog Mogenden bekend werd gemaakt, was binnen de kortste tijd gemeengoed, ook onder buitenlandse diplomaten en politici. Dat was ook geen wonder: de geheimste bescheiden werden gekopieerd en gedrukt en in veelvoud aan de Staten gestuurd, die ze dan weer zonder plichtplegingen aan hun leden zonden. ( Rowen, p. 248; De Bruin, pp. 238-239. ) Dit was een belangrijke reden waarom gezanten naast hun officiële correspondentie met de regeringscolleges ook een particuliere briefwisseling met de vooraanstaande leden en gedeputeerden, pensionarissen, griffiers en secretarissen van die colleges onderhielden. Particuliere brieven golden namelijk als particulier eigendom. De geadresseerde kon er mee doen en laten wat hij wilde en was in geen geval verplicht aan anderen inzage te geven of afschriften te verstrekken. ( De Bruin, p. 240. ) De particuliere correspondentie was in de geheime diplomatie van de Republiek zowel voor de gezant als voor de regent een onmisbaar instrument. Voor de gezant was ze bovendien een belangrijk middel om invloed uit te oefenen op het beleid en om zijn persoonlijke belangen te behartigen bij de regenten van wie zijn ambtelijk bestaan afhankelijk was. ( De Bruin, pp. 243 en 438. Een goed voorbeeld van een particuliere briefwisseling van een gezant met een vooraanstaand gedeputeerde van zijn gewest: Van der Bijl en Quarles. )
De "in 't particulier" geschreven brieven onderscheidden zich van de depêches door hun vorm. De couverts droegen een opvallend merkteken, zoals het woord "particulier", in de achttiende eeuw werd vaak niet de Nederlandse maar de Franse taal gebruikt, de aanhef en de stijl waren dikwijls wat minder formeel, maar vooral: zij waren niet in folio, maar in quarto geschreven.
F.8. Particuliere correspondentie met de raadpensionaris en de griffier
De belangrijkste en omvangrijkste particuliere briefwisseling van de gezanten was die met de raadpensionaris en de griffier. De gezanten konden door hun particuliere brieven de raadpensionaris en de griffier persoonlijk benaderen ( Men zette, als de uiterste discretie was vereist, boven zijn brieven wel "Tibi soli" (alleen voor u). ) of via hen de commissie tot de buitenlandse zaken, buiten de Staten-Generaal om. De griffier en de raadpensionaris van hun kant konden in hun particuliere brieven de gezanten laten weten, hoe zij resoluties van de Staten-Generaal moesten interpreteren en hoe zij moesten handelen in zaken waarin de Staten-Generaal geen duidelijke beslissing namen. ( De aanbevelingen die de raadpensionaris en de griffier voor eigen rekening of namens het besogne deden, bleven overigens "particuliere informatiën" en adviezen zonder bindende kracht: De Bruin, p. 266. )
Het was vooral hun particuliere correspondentie die de raadpensionaris en de griffier de facto de dagelijkse leiding in handen gaven van de buitenlandse zaken en de diplomatie van de Republiek. De gezanten waren aan hen formeel niet ondergeschikt, maar als zij hun diplomatieke taken optimaal wilden vervullen en als zij voldoende inzicht wilden hebben in de binnen- en buitenlandse politiek, waren ze van de communicatie met hen afhankelijk.
F.9. Particuliere correspondentie met de raadpensionaris
Dat de raadpensionaris van de provincie Holland de leiding had van de diplomatie van de Unie of, anders gezegd, dat een Hollandse ambtenaar de generaliteitscorrespondentie beheerste, is beter uit de inbreng en de belangen van de provincie, dan uit het formele staatsrecht te verklaren. De raadpensionaris was bevoegd om te corresponderen met alle gezanten die door de Staten van Holland bij hun aanstelling als gezant voorzien waren van een geloofsbrief als extraordinaris gedeputeerde ter Staten-Generaal, en dat waren de meeste. De raadpensionaris kon zijn correspondentie met de andere gezanten legitimeren vanuit zijn functie van leider en enig permanent lid van de Hollandse deputatie in de Staten-Generaal, die hij ook eens in de zeven weken namens Holland mocht voorzitten en die hem permanent had afgevaardigd in het secreet besogne.
Oldenbarnevelt fungeerde de facto als minister van Buitenlandse Zaken van de Republiek en datzelfde gold voor al zijn opvolgers tot en met Heinsius. Sommigen domineerden, binnen de grenzen van de ingewikkelde staatsstructuur, de buitenlandse politiek volledig, zoals Oldenbarnevelt zelf in zijn hoogtijdagen, De Witt en Heinsius na de dood van Willem III. Andere raadpensionarissen fungeerden voor de stadhouders - Maurits na 1618, Frederik Hendrik, Willem III - als het belangrijkste ambtelijke instrument ter verwezenlijking van hun buitenlandse beleid.
De Witt adviseerde de gezanten dringend het geheimste niet aan de Staten-Generaal (en de griffier) te schrijven, maar aan hem, omdat alles wat aan de Staten-Generaal en de griffier werd geschreven voor de provincies werd gekopieerd. ( De Bruin, p. 266. ) De gezanten gaven aan dit advies gevolg, zij het niet allemaal op dezelfde manier. "De een lichtte hem met voorbijlopen van de generaliteit in over alle topgeheimen, de ander stuurde hem slechts afschriften van zijn brieven aan de Staten-Generaal en de griffier en soms een persoonlijke noot, met allerlei schakeringen daartussen." ( De Bruin, p. 319. ) In 1669 en 1670 verloor de raadpensionaris het effectieve monopolie over de diplomatie doordat op de griffie een klerkdirecteur werd benoemd en doordat de griffier secretaris werd van alle secrete besognes. ( Rowen, p. 241. ) Na de dood van Heinsius was het met de prominente rol van de raadpensionaris in het buitenlandse beleid definitief gedaan. De Staten van Holland bonden toen hun raadpensionarissen strikter aan hun instructies en verlangden voortaan op de hoogte te worden gehouden van de door hen gevoerde correspondentie. De raadpensionarissen profileerden zich niet meer bij voorkeur op het terrein van het buitenlandse beleid, maar lieten dat, meer dan in het verleden, over aan de griffier. ( Gabriëls, pp. 148 en 154. )
F.10. Particuliere correspondentie met de griffier
Alle correspondentie van de gezanten met Haar Hoog Mogenden liep over de griffier. Hij was de secretaris van de vergaderingen van Haar Hoog Mogenden; hij depêcheerde de resoluties en de brieven en ontving de depêches. De griffier was van oudsher de vanzelfsprekende intermediair tussen de gezanten en de Staten-Generaal.
Cornelis Musch, griffier in de periode 1628-1650, was notoir corrupt. Zijn opvolger Ruysch werd daarom verplicht de depêches gesloten aan de voorzitter te overhandigen, met hem de wijze van behandeling te bespreken en ze daarna ter tafel van Haar Hoog Mogenden te brengen. Inderdaad bracht Ruysch na het kortstondige optreden van de commissie tot de buitenlandse correspondentie (1651-1653) ook alle secrete, d.w.z. aan hem geadresseerde depêches in de Staten-Generaal ter tafel, al dan niet onder de belofte van secretesse.
De jaren 1665-1672 laten zowel in de ordinaris als in de secrete correspondentie van de Staten-Generaal een kentering zien. De verspreiding van de resoluties en de nouvelles van de Staten-Generaal onder de gezanten nam toen zo'n hoge vlucht, dat de Staten-Generaal in 1669 een klerkdirecteur moesten aanstellen. Er traden geheime besognes op die hun correspondentie niet meer over de Staten-Generaal lieten lopen maar direct over de griffier, die in 1670 van al die besognes secretaris was geworden.
Beide ontwikkelingen brachten verandering in de correspondentie met de gezanten, maar de laatste wel het meest fundamenteel. Sinds 1670 had de griffier de keuze om ingekomen depêches in de vergadering van Haar Hoog Mogenden te brengen (al dan niet onder belofte van secretesse) of direct in een secreet besogne. In 1672 werd het ambt gesplitst; sindsdien was de eerste griffier uitsluitend met de buitenlandse zaken belast. De brieven van de gezanten die bestemd waren voor de secrete besognes (en sinds 1674 het secrete besogne) tot de buitenlandse zaken moesten vanaf dat moment aan de griffier of de raadpensionaris worden geadresseerd. ( De Bruin, p. 243. Secr. ress. SG 28 feb., 4 mrt. en 28 apr. 1672. ) De gezanten richtten hun meest geheime depêches ook toen nog wel aan de raadpensionaris, maar toch in toenemende mate aan de griffier in 't particulier. Twee ontwikkelingen versterkten dit proces: de ontwikkeling van de griffie en de ontwikkeling van de diplomatieke dienst. Gaspar Fagel en zijn opvolgers maakten van de griffie, waar het onder Musch en Ruysch nog een rommeltje was ( Van Beverningk aan De Witt, 5 april 1666, ARA, Rijksarchief Zuid-Holland, Archief Staten van Holland, D 162, bij Rowen, p. 661. ) , een echte staatssecretarie, met een uitstekend archiefbeheer, een voorbeeldige zorg voor de retroacta van de staat en een adequaat en professioneel systeem van toegangen, ook op de traktaten, verbalen en andere retroacta van het buitenlandse beleid, de diplomatieke dienst en het ceremonieel. Onder de Fagels was de griffie van de Staten-Generaal de grootste bron in de Republiek van kennis en expertise op het gebied van de diplomatieke en politieke ontwikkelingen in Europa en de zeden, gewoonten en procedures van de Europese diplomatie. Schaalvergroting en bureaucratisering deden bovendien het accent in de taakuitvoering van de griffier sinds 1747 sterk naar de beleidsvoorbereiding verschuiven.
De ontwikkeling van het diplomatieke apparaat en de diplomatieke dienst, een proces dat door de griffier werd geleid, versterkten de greep van de griffier op de informatiestromen van en naar het buitenland en daarmee op het diplomatieke verkeer. Als hoofd van de griffie, van de secretarie van staat (maar men zou, in ieder geval sinds 1747, ook kunnen zeggen: als secretaris-generaal op het ministerie van Buitenlandse Zaken), had hij de ambtelijke leiding over een verambtelijkt diplomatencorps.
De griffier schreef "in 't particulier" aan de gezanten in opdracht van de Staten-Generaal of op eigen initiatief. In opdracht van de Staten-Generaal bijvoorbeeld corrigeerde hij in particuliere brieven gezanten die zich niet aan de regels hielden, zoals Van Hoey, de ambassadeur in Parijs, die werd gekapitteld omdat hij in zijn depêches wat al te vaak op de stoel van Haar Hoog Mogenden ging zitten. ( Collectie Fagel supplement, inv. nr. 30 ) Op eigen initiatief vroeg hij aan gezanten om nadere informatie over de politieke ontwikkelingen. ( "Soude ik UwEd. in mijn particulier en sonder dat ik eenige last daar toe heb, mogen vragen, hoe van die saak aan het Hof, alwaar UwEd. resideert word gesproken, en wat UwEd. denkt van de sentimenten van de Koning / Keyserin en het Ministerie?" Hendrik Fagel over een geschil met de Keurpalts over de vaart op de Rijn aan de ambassadeurs in Parijs en Wenen, 1770, Archief Fagel, inv. nr. 2390 ) Op eigen initiatief ook correspondeerde hij in de achttiende eeuw met de gezanten, althans met de prinsgezinden onder hen, over alle politieke zaken die voor een van beide partijen van belang kon zijn. ( Talloze voorbeelden bij Gerretson en Geyl. )
De meeste correspondentie tussen de griffier en de gezanten had echter betrekking op post- en archiefzaken, de secretesse, de uitvaardiging van instructies, geloofsbrieven en andere akten, de hoogte van het traktement en andere particuliere belangen van de gezanten.
Gezanten schreven de griffier ook wel particuliere brieven als zij zeer geheime mededelingen wilden doen en de reguliere kanalen daarvoor te riskant vonden. Soms maakten zij daarbij van tussenpersonen gebruik, die de aan hen gerichte brieven bij de griffier bezorgden. Dit hielp natuurlijk niet als het lek bij het gezantschap zat en niet in Den Haag.
De omvang en de inhoud van de particuliere correspondentie tussen de griffier en de gezanten was mede afhankelijk van hun persoonlijke relatie. De griffier was voor sommigen een familielid of vriend, voor anderen vooral een patroon en voor weer anderen alleen een vraagbaak. Was de relatie intiem, dan was de correspondentie uitvoeriger: goede voorbeelden hiervan zijn de correspondentie van François Fagel met leden van de familie Hop (die ook fungeerden als tussenpersoon in de relatie van François Fagel met de medailleleverancier Stosz) en in mindere mate met Jacob Jan Hamel Bruynincx. ( Opmerkelijk is, dat het archief Fagel de door de familie Fagel kennelijk teruggevraagde uitgaande brieven aan Cornelis Hop (Frankrijk 1718-1725), Hendrik Hop (Engeland 1724-1761), Frans Van der Meer (Spanje 1725-1743) en Jacob Jan Hamel Bruynincx (Wenen 1700-1739) bevat. ) Met andere gezanten was de correspondentie minder intensief of non-existent. Ook de aard en de omvang van de problemen (waren het politieke problemen, problemen die de diplomatieke dienst raakten of particuliere problemen) bepaalden de omvang van de correspondentie.
F.11. De correspondentie met de commissaris en de klerkdirecteur van de griffie
Gezanten ontvingen van de griffie een ontzagwekkende hoeveelheid documentatie. Voor de productie en distributie daarvan ontwikkelde de griffier geleidelijk aan een indrukwekkend ambtelijk apparaat, dat rechtstreeks met de gezanten in contact stond.
Al in 1637 had de griffier een speciale klerk mogen aanstellen om de uitgaande brieven van de Staten-Generaal sneller te kunnen depêcheren. In 1651, toen gebleken was, dat de secretesse ter griffie niet kon worden gewaarborgd, werd deze taak opgedragen aan de speciaal hiervoor ingestelde commissie tot de buitenlandse correspondentie, maar enkele jaren later werd de griffie weer met de depêchering belast. Er werd hiervoor zelfs een speciale commissaris voor aangesteld, de commissaris der uitheemse depêches. Blijkens de instructie die in 1657 voor hem werd opgesteld, moest deze griffie-ambtenaar de uitgaande brieven aan de gezanten adresseren en ter post bezorgen en hun inkomende depêches in goede orde bij de griffier bezorgen. ( Van Riemsdijk, p. 76. )
De in 1637 voor het eerst aangestelde klerk was niet alleen met ontvangst en verzending van de depêches belast geweest, maar had bovendien de resoluties en andere staatsstukken moeten kopiëren die de gezanten werden toegestuurd om hen op de hoogte te houden van wat ter vergadering over de buitenlandse zaken was voorgevallen. Sinds 1656 werden speciaal voor dit kopieerwerk beëdigde klerken aangesteld. Zij schreven de (kopie-)nouvelles, de afschriften van de ordinaris depêches van de gezanten aan de Staten-Generaal, eventueel nog ontdaan van delicaat geachte passages, en de kopieresoluties.
De kopieresoluties moeten goed worden onderscheiden van de extractresoluties die eerder zijn behandeld. ( Zie het hoofdstuk over 'Taken, bevoegdheden en legitimering' par. D.3. ) Het zijn niet-authentieke afschriften, die weliswaar het opschrift "Extract uit het register" etc. dragen, maar de validatiemiddelen en de formele geleidebrief van de griffier ontberen. Soms waren het zogenaamde resoluties van notificatie, die voor de gezant dienden als bewijs van ontvangst van depêches die de Staten-Generaal voor kennisgeving hadden aangenomen. Meestal waren het resoluties die betrekking hadden op voor de gezant relevante zaken waar hij niet direct bij betrokken was en die hem ter kennisneming werden toegezonden. In de jaren 1665-1672 nam de hoeveelheid kopieerwerk door de ontwikkelingen in de internationale politiek en de uitbreiding van de diplomatieke activiteiten sterk toe. Om op de steeds maar stijgende kopieerkosten te bezuinigen besloten de Staten-Generaal in 1669, dat alle stukken waarvan meer dan vijf exemplaren nodig waren, voortaan door de druk moesten worden vermenigvuldigd. Ze richtten voor de kopieeractiviteiten een speciaal comptoir van de griffie in, het comptoir voor de buitenlandse depêches, en plaatsten de onderklerken die daar kwamen te werken op 4 februari 1670 onder een klerkdirecteur voor de correspondentie met de ministers buiten 's lands, ook wel de klerkdirecteur van het comptoir voor de buitenlandse depêches genoemd, die direct onder de bevelen van de griffier stond. Hij was degene die tot het einde van de Republiek de resoluties en nouvelles voor de gezanten in het buitenland voor de drukker liet afschrijven door zijn beëdigde klerken, ze liet drukken, ze collationeerde en ze vervolgens gedrukt naar de buitenlandse gezanten liet verzenden. ( Ress. SG 29 mei 1637, 21 juli 1651, 14 jan. 1656, 24 okt. 1669. Van Riemsdijk, pp. 28, 42-44. )
Sinds 1669 dus werden de resoluties en nouvelles vanuit Den Haag na tussenkomst van drukker Scheltus en zijn opvolgers in gedrukte vorm onder de gezanten en vervolgens ook onder alle staatsinstellingen gedistribueerd. Maar met drukken was al gauw meer tijd gemoeid dan met afschrijven, zodat nouvelles die tijdens de opeenvolgende oorlogen om een snelle verspreiding vroegen aan de gezanten toch eerst in afschrift werden toegezonden.
Toen de oorlogen op hun einde liepen, nam het kopieerwerk inderdaad af. Nu zagen de onderklerken hun broodwinning in gevaar komen en ze beklaagden zich in februari 1711 dan ook bij de Staten-Generaal over hun baas. De Staten-Generaal kwamen aan hun verlangens tegemoet door te bepalen, dat aan de gezanten in het buitenland gedrukt zouden worden toegezonden de ordinaris notulen, "dogh dewijle die gedruckte Notulen altijdt eenige dagen ten achteren zijn, dat aan gemelde (...) Ministers geschreven sullen werden gesonden de Resolutiën die op hare brieven werden genomen, mitsgaders de memoriën en Resolutiën, het gemeen raeckende, of relatie hebbende tot de Hoven daer de Ministers resideren, gelyck oock de dagelijksche inkomende Nouvelles die van eenige importantie zijn." ( Ress. SG 4 en 17 feb. 1711. )
Als bezuinigingsactie was de resolutie van 1669 dus een mislukking. In de tweede helft van de achttiende eeuw werd het zelfs gebruikelijk, dat de gezanten alle resoluties en nouvelles eerst in geschreven vorm kregen toegezonden, waarbij elke gezant door een vaste kopiist werd bediend, en vervolgens ook nog eens gedrukt. De kosten die hiermee waren gemoeid maakten een van de grootste posten uit op de generaliteitsbegroting.
Veel gezantenarchieven bevatten correspondentie met de commissaris van de uitheemse depêches en de klerkdirecteur. Meestal heeft deze echter geen betrekking op de informatievoorziening, maar op de persoonlijke, meest financiële belangen van de gezanten en met name op de afdoening van hun declaraties. De commissaris (tot 1759) en de directeur (sinds 1759) traden namelijk ook op als de zaakwaarnemers van de gezanten bij de Staten-Generaal. ( Deze taak werd achtereenvolgens waargenomen door de commissarissen Bisdommer (1657-1688), Danckers (1688-1722) en Koetsch (1722-1759) en de klerkendirecteur De Bruijne (1759-1761), Tavel (1761-1780), Van Goor (1780-1781) en Philip Frederik Tinne (1781-1795). Van Riemsdijk, pp. 76-77, 44. )
F.12. Correspondentie met de prins
De Nederlandse gezant correspondeerde van oudsher met de stadhouder en was daar sinds de val van Oldenbarnevelt zelfs toe verplicht. ( Vreede, Inleiding, dl. 1, p. 35. ) Deze correspondentie, die meestal in het Frans werd gevoerd, was niet heel intensief. De meeste belangrijke informatie kreeg de prins wel via de raadpensionaris en de griffier.
Invloed op het buitenlands beleid ontleende de prins aan zijn functies van stadhouder, lid van de Raad van State, kapitein-generaal en admiraal-generaal, aan zijn deelname aan het secreet besogne en, niet in de laatste plaats, aan zijn vorstelijke prestige en zijn verzwagering met de aanzienlijkste vorstenhuizen van Europa.
Zijn vorstelijke status en zijn lidmaatschap van het secreet besogne brachten hem het meest direct met de diplomatie in contact. Als vorst ontving en zond hij gezanten; gezanten van de Staten-Generaal werden, vooral door Willem III, niet zelden met persoonlijke opdrachten van de prins belast. Als lid van het secreet besogne las hij de geheime depêches van de gezanten en bepaalde hij voor een belangrijk deel de inhoud van de aan hen te geven instructies.
Maar, hoe groot de invloed van de prins op het buitenlands beleid ook was, met de gezanten van de Staten-Generaal stond hij slechts bij hoge uitzondering in directe communicatie. Als lid van het secreet besogne ontving hij door tussenkomst van de griffier en de raadpensionaris afschriften van hun depêches en verscheidene gezanten hielden daar in de tweede helft van de achttiende eeuw rekening mee door bij hun secrete depêches aan de griffier een duplicaat te voegen. Vice versa waren het de raadpensionaris en, vooral na Heinsius, de griffier die de functie van spreekbuis en doorgeefluik vervulden. Via hen vroegen de gezanten de stadhouder hoe zij moesten handelen; de stadhouder gaf de raadpensionaris of de griffier opdracht gezanten iets te melden.
Niettemin treft men in gezantenarchieven na 1672 soms brieven van en regelmatig brieven aan de prins van Oranje aan. In de meeste van die gevallen echter heeft de gezant deze niet geschreven als gezant van de Staten-Generaal, maar als gezant van de prins zelf of als sollicitant naar een door de prins te vergeven bediening.
F.13. Correspondentie met andere gezanten van de staat
Met de onderlinge communicatie tussen de gezanten van de staat was het tot de laatste decennia van de zeventiende eeuw slecht gesteld. In 1672 klaagde Gerard Hamel Bruynincx, de Nederlandse gezant in Wenen, in een brief aan Van Reede van Amerongen in Berlijn over de gebrekkige informatievoorziening. ( Hamel Bruynincx aan Van Amerongen 24 maart 1672, Von Antal en De Pater, p. 33. ) Vier jaar later probeerden Van Heemskerck en Van Weede van Dijkvelt aan de hoven van Madrid en Brussel de Spaanse oorlogsinzet te bevorderen zonder met elkaar contact te hebben. ( Krämer, p. 242. ) Nederlandse gezanten vormden niet een echte diplomatieke dienst en hun onderlinge contacten waren dan ook spaarzaam en ad hoc. De gezanten stuurden elkaar alleen in bijzondere omstandigheden afschriften van hun depêches aan de Staten-Generaal en de griffier of persoonlijke brieven die alleen in de aanhef en het slot van die depêches afweken. De griffie distribueerde slechts met mondjesmaat afschriften van die depêches waarop resoluties waren genomen die ook voor andere gezanten relevant werden geacht en die dus ook als bijlagen bij de afschriften van de desbetreffende resoluties konden worden meegestuurd.
De dreigende ondergang van de staat en de uitvoering van de Brits-Nederlandse politiek van het Europese machtsevenwicht maakten intensivering van de onderlinge betrekkingen tussen de gezanten noodzakelijk. Raadpensionaris Heinsius, bijgestaan door de griffiers Hendrik en François Fagel, vormde een wisselend gezelschap van individueel opererende gezanten om tot een netwerk van professionele diplomaten, die op de hoogte werden gehouden van de ontwikkelingen op de standplaatsen van hun collega's door een regelmatige distributie van de diplomatieke depêches.
Hoewel gezanten elkaar in bijzondere gevallen afschriften van hun depêches bleven toesturen, vond de distributie van de diplomatieke nouvelles, zowel in geschreven als in gedrukte vorm, in de achttiende eeuw vooral plaats vanuit het comptoir van de klerkdirecteur in Den Haag. ( Zie onder 'Correspondentie met de commissaris en de klerkdirecteur' in dit hoofdstuk (par. F.11). )
F.14. Correspondentie met consuls van de staat in het eigen ressort
De correspondentie van de gezanten met de consuls in hun ressort had een ander karakter dan de correspondentie met hun collega-gezanten.
Consuls werden oorspronkelijk aangesteld door de Nederlandse handelsgemeenschappen in het buitenland. Later werden ze op voordracht van de handelsgemeenschappen door de staat aangesteld.
Waar geen gezant was aangesteld, verzorgden de consuls de politieke nieuwsvoorziening richting Staten-Generaal. Zodra diplomatieke betrekkingen waren aangeknoopt, lieten ze deze taak over aan de diplomaten, die ze bij gelegenheid van informatie voorzagen, die dan vooral op belangen van particulieren betrekking had. De Staten-Generaal kregen van hen dan nog hoogstzelden een brief. Hun brieven waren in de eerste plaats gericht aan de Directies van de Noordse en Levantse handel.
F.15. Correspondentie met informanten
In elke gezant ging een spion schuil. Hij moest achter alle geheimen zien te komen op politiek, bestuurlijk, militair en economisch gebied die zijn vorst konden bedreigen of benadelen. Hij had zijn geheime informanten of soms zelfs een netwerk van geheime informanten, die hem de gevraagde informatie leverden: ambtenaren, klerken en professionele nieuwsagenten. Omkoperij werd niet geschuwd: de diplomatieke wagen liep alleen als hij regelmatig gesmeerd werd.
Elke gezant moest een eigen net van correspondenten opbouwen, wat met de beperkte middelen die daarvoor beschikbaar waren, niet erg gemakkelijk was. Zo'n netwerk was persoonsgebonden, wat betekende dat zijn opvolger zijn eigen netwerk weer van de grond af opnieuw moest opbouwen.
Gezanten hoorden ook tot het informatienetwerk van anderen. Op basis van uitruil of zelfs verkoop van informatie was hij in feite zelf een nieuwsagent die correspondeerde met andere nieuwsagentschappen.
Aitzema is van deze diplomaat-journalist het prototype. De historische werken die hij schreef zijn te beschouwen als bijproducten van zijn werkzaamheden als diplomaat en nieuwsagent, die weer als dekmantel dienden voor zijn spionageactiviteiten voor de Engelsen gedurende de eerste Engelse oorlog.
Hoewel niet alle gezanten het zo bont maakten, was de combinatie gezant-journalist-spion niet ongebruikelijk. Veel gezanten maakten gebruik van geheime correspondenten en voorzagen op hun beurt nieuwsagentschappen van publieke of geheime informatie. De Staten-Generaal stimuleerde het een en probeerde het ander tevergeefs de kop in te drukken. Maar het bleef een regelmatig terugkerend verschijnsel, dat geheime informatie uit het buitenland tot woede van het hof in een Nederlandse krant terecht kwam. Verschillende resoluties over het observeren van de secretesse werden genomen, maar zonder al te veel effect. Er ontstond hoogstens wat verwarring of wat meer voorzichtigheid bij de gezanten, zoals bij H.W. Rumpf, de gezant in Stockholm, die aan D'Allonne, de secretaris voor de Nederlandse zaken van Willem III, vroeg of hij na de resolutie van de Staten-Generaal over het observeren van de secretesse mocht blijven corresponderen met mr. Lamberti in Den Haag, met wie hij gewoon was politiek nieuws uit te wisselen. ( Rijksarchief Zuid-Holland, archief Heinsius, inv. nr. 944. )
F.16. Correspondentie met het vreemde hof en met vreemde diplomaten
Gezanten communiceerden met het hof van accreditering mondeling, in audiënties en conferenties, of schriftelijk, door het wisselen van memories. Mondelinge onderhandelingen werden meestal alleen op basis van ingediende memories gevoerd. Hoe de verhouding tussen mondelinge en schriftelijke communicatie precies lag, was afhankelijk van de aard van de zaak en van de gebruiken aan het hof. Aan sommige hoven werd bijna uitsluitend schriftelijk gecommuniceerd, aan andere vooral mondeling. Zeker aan het eind van de achttiende eeuw had de schriftelijke communicatie aan vrijwel alle hoven de overhand. ( De Wicquefort, dl. 2, pp. 22-37. )
De formele schriftelijke communicatie met de vorst had de vorm van de memorie. Deze herkent men aan de aanhef en de ondertekening en het gebruik van de derde persoon voor zowel afzender als geadresseerde. Bij zijn keuze van de taal volgde de gezant de gebruiken van het hof. De Nederlandse gezant kon maar zelden zijn eigen taal gebruiken; hij schreef zijn memories in het Frans, het Duits, het Latijn of het Italiaans en liet ze eventueel vergezeld gaan van een vertaling in de landstaal. De Ottomaanse Porte accepteerde alleen memories in het Ottomaans. Aan alle gezantschappen van de christelijke vorsten aldaar waren daarom vertalers (dragomans) verbonden.
Met secretarissen van staat en andere hoogwaardigheidsbekleders wisselden gezanten memories, nota's of brieven. In de meeste gevallen waren ook hier memories verplicht, maar soms - en in de achttiende eeuw in toenemende mate - nam men genoegen met een nota: een ongetekende memorie, die ook verbale nota, note verbale of note non officielle werd genoemd. Tenslotte kon informeel ook met brieven worden gecommuniceerd.
De communicatie met collega-gezanten die aan hetzelfde hof waren geaccrediteerd had meestal een informeel karakter. Men sprak elkaar regelmatig, bij conferenties aan het hof of bij particuliere visites. De correspondentie werd pas formeel als er samen zaken moesten worden gedaan. Een bijzonder voorbeeld hiervan is de nauwe samenwerking tussen de gezanten van de staat en die van de koning van Engeland onder Willem III. Die samenwerking leidde niet alleen tot onderlinge, maar ook tot gezamenlijke correspondentie en soms zelfs (Van Heemskerck en Lexington) tot gemeenschappelijke depêches.
F.17. Correspondentie met particulieren en privé-correspondentie
Gezanten correspondeerden niet alleen met functionarissen, maar ook met individuele burgers. Zij deden dat uit hoofde van hun functie of als privé-persoon.
Uit hoofde van hun functie correspondeerden gezanten met onderdanen van de staat die om hun tussenkomst hadden verzocht. Het initiatief ging hierbij uiteraard van de belanghebbenden uit. Zij deden rechtstreeks een beroep op de gezant of wendden zich pas tot hem als zij van de Staten-Generaal brieven van voorschrijven hadden gekregen. Het antwoord kwam meestal niet van de gezant zelf, maar van de gezantschapssecretaris, aan wie de gezant de particuliere belangenbehartiging had gedelegeerd.
Gezanten onderhielden tenslotte ook als privé-persoon correspondentie met andere privé-personen, en vooral met diegenen met wie ze een patroon- of cliëntverhouding hadden. Veelvuldig ontvingen ze verzoeken om voorspraak en aanbeveling van vrienden en verwanten en ook zelf schroomden ze niet hun patroons in Den Haag of in hun vaderstad te schrijven als hun eigen zakelijke belangen in het geding waren. Een goed voorbeeld is de Leidse regent Johan van der Bergh, die in de eerste decennia van de achttiende eeuw eerst gedeputeerde te velde en daarna gezant was in de Zuidelijke Nederlanden. Zoals veel van zijn collega's stond hij in intensief schriftelijk contact met familieleden en mederegenten niet alleen uit zijn geboorteplaats, maar ook uit andere plaatsen in de Republiek en daarbuiten.
G. Eindverantwoording en décharge; het verbaal
G.1. Verantwoording afleggen: wanneer, aan wie en hoe?
Gezanten moesten zich bij hun lastgevers verantwoorden voor de handelingen die ze namens hen verricht hadden. Gedurende hun gezantschap legden zij schriftelijk, in hun depêches, of mondeling, bij tussentijdse bezoeken aan Den Haag verantwoording af. Bij beëindiging van hun missie brachten zij mondeling en schriftelijk hun eindrapport uit.
Gezanten van de generaliteit legden verantwoording af aan de Staten-Generaal, maar mochten ook rapporteren aan hun eigen provincie. Sinds 1624 namelijk moesten ze allemaal aan het begin van hun missie door hun eigen provincie worden benoemd tot extraordinaris gedeputeerde ter Staten-Generaal voor de duur van hun gezantschap. ( De Wicquefort, dl. 2, p. 193; ook tussentijds ibidem, p. 395; res. SG 22 april 1624. ) Voor de Hollandse gezanten was het haast ondenkbaar dat ze niet aan hun provincie rapporteerden. De archieven van de Staten van Holland bevatten oorspronkelijk niet alleen omvangrijke series depêches, maar ook een grote serie buitenlandse verbalen. Ook treffen we deze stukken aan in de archieven van de Staten van Zeeland, zij het in mindere mate. ( Het gaat hierbij meestal om kopieën; de originelen bevinden zich dan in de archieven van de Staten-Generaal. ) Aan de vergadering van de Staten-Generaal moest de gezant binnen drie dagen mondeling en binnen drie maanden schriftelijk rapporteren. ( De termijn van drie dagen werd gesteld in 1671: res. SG 1 juli. Voor de indiening van het verbaal was de termijn aanvankelijk twee maanden: res. SG 22 april 1624. De drie maanden - termijn gold sinds 1660: res. SG 4 nov. ) Mondeling rapporteerde hij aan de volle vergadering of, als hij zaken te melden had die geheim moesten blijven, aan gecommitteerden die hem daartoe door Haar Hoog Mogenden werden toegevoegd. Schriftelijk rapporteerde hij door het inleveren van zijn verbaal. Konden de Staten-Generaal zich met zijn rapport verenigen, dan namen zij een resolutie van die strekking, die de gezant in politiek opzicht tot décharge diende.
G.2. Het verbaal: vorm en samenstelling
Het verbaal was het ambtshalve opgemaakt en ondertekend verslag van de handelingen en bevindingen van de gezant. De gezant toonde ermee aan, dat hij zijn bijzondere opdracht zoals neergelegd in zijn instructie binnen de grenzen van zijn bevoegdheden had uitgevoerd.
De vorm van het verbaal varieerde. De ene gezant leverde een summier rapport in, de ander een rapport waarin de teksten van relevante stukken waren geïnsereerd, een derde een rapport waarin werd verwezen naar de bijgevoegde bijlagen. Voor de meeste negotiaties was de laatste vorm de meest geschikte. De bijlagen werden relatieven of relatiën genoemd en waren meestal chronologisch geordend en doorlopend genummerd. Ze omvatten in ieder geval de constituerende akten van het gezantschap, de ingekomen resoluties, de uitgaande depêches en de met het hof van accreditering gewisselde memories.
Gezanten konden hun verbaal na afloop van hun missie samenstellen of "formeren", door aan hun eigenlijke rapport die documenten uit hun archief toe te voegen die zij voor hun verantwoording relevant achtten. Deze verzameling of een door de gezantschapssecretaris vervaardigd afschrift leverden ze vervolgens in bij de griffier. Resultaat van deze methode is, behalve een geplunderd gezantenarchief waaruit de meeste akten, resoluties en depêches zijn verwijderd, een geëxhibeerd verbaal in het archief van de Staten-Generaal, dat ofwel bestaat uit originele stukken ofwel uit afschriften, en in dat laatste geval bovendien nog een minuutverbaal bestaande uit originelen.
Andere gezanten werkten vanaf hun aanstelling aan hun verbaal. Ze voegden tijdens hun gezantschap de bewijsstukken van hun handelingen, voornamelijk bestaande uit depêches, resoluties en memories, in chronologische volgorde achter elkaar en leverden die serie, of een afschrift daarvan, na afloop van hun missie, al dan niet voorzien van een toelichting in de vorm van een verslag, in haar geheel bij de griffier in. Van de op deze wijze samengestelde verbalen zijn de geëxhibeerde exemplaren en de minuten lang niet altijd gelijkluidend. Brieven gericht aan de raadpensionaris, aan collega's en aan andere generaliteitscolleges dan de Staten-Generaal die we in minuutverbalen zo vaak aantreffen, zullen we in de geëxhibeerde exemplaren bijvoorbeeld tevergeefs zoeken. ( Over de verschillen tussen het geëxhibeerde en het minuutverbaal zie ook het hoofdstuk P. over 'De laatste inventarisatieronde 1979-1994'. )
Meestal werd een tussenweg gevolgd. Gewoonlijk stemden gezanten de archiefvorming af op het in te dienen verbaal, door de stukken die voor opneming in het verbaal in aanmerking kwamen in afzonderlijke series onder te brengen.
G.3. Eindrapportage aan de Staten-Generaal: de ordinaris gezant
De "verbale" manier van verantwoording afleggen was toegesneden op gezanten met een specifieke, in de tijd begrensde opdracht. Deze gezanten rapporteerden zodra zij die opdracht hadden uitgevoerd. Voor gezanten met een algemene en in de tijd onbepaalde opdracht was deze methode minder geschikt. Bij hen waren het niet de verbalen, maar de depêches waarin zij verantwoording aflegden. In de sedentaire diplomatie van de achttiende eeuw verloor het verbaal dan ook veel van zijn betekenis, terwijl de tussentijdse rapportage werd geïntensiveerd.
De verplichting om van alles wat "van consideratie en importantie" was verbaal te houden en dat verbaal met de bijbehorende stukken na hun terugkeer in Den Haag aan Haar Hoog Mogenden over te leveren ( Ze hadden hiervoor in 1624 nog drie maanden, maar sinds 1671 nog maar drie dagen de tijd. Ress. SG 22 april 1624, 16 dec. 1656, 1 juli 1671. De betrokken resolutie was in alle gezanteninstructies opgenomen. ) , gold formeel voor alle gezanten gelijkelijk en dus ook voor gezanten met een algemene opdracht. Anders dan de verbalen van extraordinaris gezanten bevatten hun verbalen niet in de eerste plaats een verantwoording van hun daden, maar een overzicht van hun optreden in de verschillende zaken die zij tussen aanstelling en rappel in opdracht of met instemming van de Staten-Generaal hadden afgehandeld. Zij bestonden uit niet veel meer dan een serie resoluties, depêches en memories voorzien van een beredeneerde inhoudsopgave en gaven een overzicht waar wederzijds steeds minder behoefte aan was. ( De Wiquefort schrijft hierover: In Holland maken de ambassadeurs een soort proces-verbaal, waarin ze niks anders zeggen dan ze al gezegd hebben in hun depêches, die er woordelijk in geïnsereerd zijn. Deze papierverslindende verbalen hebben geen enkele andere functie dan de archieven te vullen met monsterlijke en nutteloze registers. De Wiquefort, dl. 2, p. 193. Een afwijkende vorm voor zijn verbaal vond Cornelis Hop, ambassadeur in Parijs in de jaren 1718-1725, door er een systematische ordening naar onderwerp in aan te brengen: archief Hop, inv. nr. 57. )
G.4. Geëxhibeerde verbalen
De naar standplaats geordende serie buitenlandse verbalen in het archief van de Staten-Generaal laat in haar samenstelling de overgangen zien aan de verschillende hoven waarmee Haar Hoog Mogenden betrekkingen onderhielden van buitengewone naar sedentaire diplomatie.
Die serie bevat de verbalen van de gezantschappen van de Staten-Generaal naar de Europese vredescongressen Munster, Aken en Keulen, Nijmegen, Rijswijk, Utrecht, Soissons en Aken) en naar belangrijke Europese conferenties (Stade 1641, Antwerpen 1737-1741 en Brussel 1752-1755). Bovendien vindt men er de verbalen van vrijwel alle andere gezanten met buitengewone opdracht en van een aantal ordinaris gezanten.
Door de tijd heen ziet men de serie van samenstelling veranderen. Het zeventiende-eeuwse deel bevat vrijwel uitsluitend verbalen van gezanten met bijzondere of kortlopende opdrachten. Er is maar één verbaal bij dat een periode van meer dan tien jaar bestrijkt: het verbaal van de gezant naar Zweden en Denemarken, Van Reede, dat over de periode 1614-1645 loopt en uit drie delen bestaat.
Het gedeelte over de periode 1700-1760 bevat veel meer verbalen van ordinaris gezanten. Hieronder bevinden zich verscheidene verbalen die een periode van tien jaar of meer bestrijken: namelijk de verbalen van de gezant naar Savoye - Sardinië Le Plat (1713-1726, één deel), van de gezanten naar Brandenburg - Pruisen Van Lintelo (1704-1716, vier delen) en Van Reede (1730-1742, vijf delen), van de gezanten naar de Nedersaksische Kreits en de Hanzesteden Mauricius (1727-1742, één deel) en Buys (1742-1756, twee delen), van de gezant naar Portugal Van Til (1731-1751, elf delen) en van de gezant naar Spanje Van Wassenaer (1747-1762, twee delen). De oogst aan verbalen uit de tweede helft van de achttiende eeuw is relatief mager. Dat geldt ook voor het aantal verbalen over tien of meer jaren. De traditie wordt wat dat betreft alleen in ere gehouden door de ordinaris gezanten in Engeland Van Borssele (1712-1722, negen delen), Hop (1723-1761, 38 delen) en Van Welderen (1762-1781, drie delen).
G.5. Het verbaal verliest zijn verantwoordingsfunctie
In de sedentaire diplomatie van de achttiende eeuw, en met name van de tweede helft daarvan, won de memorandumfunctie van het verbaal het geleidelijk van zijn functie van verantwoording en bewijs. De term verbaal kwam nu ook in gebruik voor de serie ingekomen en uitgaande stukken, die al dan niet voorzien van een inhoudsopgave ter griffie werden geseponeerd of ter standplaats achtergelaten.
Bij de vaste vertegenwoordigingen van de tweede helft van de achttiende eeuw, waar verbaalvorming niet meer op rapportage was gericht, lieten de gezanten het combineren van series en akten uiteindelijk achterwege. Daar verengde het verbaal zich tot de depêches en werd het begrip verbaal synoniem voor journaal, protocol of brievenboek.
Geschiedenis van het archiefbeheer
H. Archiefvorming
H.1. De functies van het gezantenarchief
Gezanten moesten zich bij de Staten-Generaal kunnen verantwoorden en daarbij de nodige bewijsstukken kunnen overleggen. Dat was een belangrijke reden waarom zij de stukken die ze ambtshalve opmaakten en ontvingen zo zorgvuldig bewaarden. Maar zij hadden nog een goede reden om zorgvuldig met de stukken om te springen. De diplomatie was goeddeels een papieren bedrijf, waarin een goede bedrijfsvoering ondenkbaar was zonder een goede administratie.
Doordat gezanten een heel specifieke functie vervulden, leken hun archieven veel op elkaar. Ze waren samengesteld uit dezelfde typen stukken: rapporten en verbalen, depêches, brieven, extract- en kopieresoluties, diplomatieke akten, nouvelles, memories en nota's. Maar er waren ook grote verschillen. Het belangrijkste verschil, dat hierboven bij de behandeling van het verbaal al even werd aangestipt, was het verschil tussen archieven van gezanten met een bijzondere opdracht en archieven van vaste gezanten, een verschil dat direct met een verschil in het takenpakket samenhangt.
H.2. Archieven van ordinaris en extraordinaris gezanten
Gezanten met een bijzondere opdracht hadden een takenpakket waarin de nadruk lag op hun rol van vertegenwoordiger. Ze moesten namens hun lastgevers ceremoniële handelingen of rechtshandelingen verrichten. Hun archieven waren de schriftelijke neerslag van het ceremonieel en van het onderhandelings- en besluitvormingsproces. Ze werden in de eerste plaats gevormd en bewaard omdat de gezanten zich na hun terugkomst in Den Haag moesten verantwoorden door het indienen van hun rapport of verbaal en de daarbij behorende bewijsstukken. De bedrijfsvoering was niet heel ingewikkeld en speelde als motief in de archiefvorming een ondergeschikte rol.
In het takenpakket van residerende gezanten met een algemene opdracht lag het accent meer op de inlichtingentaak en de belangenbehartiging dan op het verrichten van rechtshandelingen. Hun archieven waren in de eerste plaats hun eigen papieren geheugen, gericht op een efficiënte bedrijfsvoering. Natuurlijk hadden hun archieven ook een verantwoordings- en bewijsfunctie. Maar zoals hun concrete taken veeleer in resoluties dan in hun instructie waren vastgelegd, zo realiseerde de verantwoordingsfunctie zich niet in de eerste plaats in het verbaal, maar in de depêches met hun bijlagen.
H.3. Depots van gezantenarchieven
Het belang van de gezantenarchieven werd ook door de lastgevers onderkend. De gezanten moesten na hun terugkeer in Den Haag niet alleen hun verbaal inleveren, maar ook alle stukken die hen vanuit de griffie waren meegegeven of toegezonden met een inventaris ter griffie laten seponeren. ( Ress. SG 16 dec. 1656 en 1 juli 1671, die ook voorschreven, dat de desbetreffende bepalingen in de instructies van de gezanten zouden worden opgenomen. Zie bijvoorbeeld de instructies van de gezanten naar Portugal (Wolfssen 1674), Rusland (extraordinaris ambassadeur Klenck 1675), Groot-Brittannië (Van Citters 1680), Frankrijk (Van Wassenaer Starrenburg 1680), Van Haren (extraordinaris naar Zweden 1684), Spanje (Battier 1686). ) De Staten-Generaal wilden het optreden van hun gezanten kunnen controleren, kunnen blijven beschikken over retroacta en voorkomen, dat de archieven in handen zouden vallen van onbevoegden. De overbrenging naar Den Haag van archieven van ordinaris gezanten die door andere ordinaris gezanten werden opgevolgd, diende echter geen enkel belang en werd door de Staten-Generaal in de praktijk ook niet geëist. In de zeventiende eeuw kregen enkele ordinaris gezanten al instructies die overdracht aan de opvolger als mogelijkheid open lieten of zelfs voorschreven. ( Van Gogh en Van Reede van Renswoude, uitgezonden in 1664 naar respectievelijk Groot-Brittannië en Spanje, mochten kiezen tussen seponering ter griffie of overdracht aan hun successeuren; Boreel, die in 1650 naar Frankrijk vertrok, werd tot overdracht aan zijn opvolger verplicht. ) In de achttiende eeuw kwam het steeds vaker voor, dat een zaakgelastigde ad interim met toestemming van de Staten-Generaal het archief van een vertrokken of overleden gezant overdroeg aan diens opvolger, die daardoor over de nodige retroacta kon beschikken. Zo ontstonden er in verscheidene landen waar de Staten-Generaal een vaste vertegenwoordiging hadden, depots van archieven van opeenvolgende gezanten. Na de Bataafse omwenteling, die ook op het gebied van de archiefzorg andere opvattingen ingang deed vinden, werden de gezanten zelfs verplicht standplaatsarchieven te vormen en up to date te houden. ( De gezant moest van zijn voorganger de officiële documenten en de andere papieren relatief tot de missie, evenals het cijfer, overnemen; als hij zijn missie beëindigde, moest hij ten behoeve van zijn opvolger de archieven van de legatie in goede orde achterlaten, geordend tot aan de dag van zijn vertrek en behoorlijk geïnventariseerd. Instructie voor Reinhold, 25 aug. 1809, bij: Vreede, Bataafsche Rep., dl. 2, II, bijl. XXIX, p. 114. ) Het werd toen ook gebruikelijk van de archieven van legaties te spreken. Het ontstaan van depots van archieven ging op verschillende standplaatsen gepaard met andere veranderingen in de archiefvorming. Verbaalvorming was niet langer op de eindrapportage in Den Haag gericht, maar op de verantwoording en de bedrijfsvoering ter standplaats. Het minuutverbaal, eens de schriftelijke pendant of de feitelijke vervanging van het mondelinge rapport van de gezant aan de Staten-Generaal, werd zelf verbaal en kreeg de vorm van een doorlopende serie van minuten of afschriften van uitgaande depêches. Dit verbaal in de nieuwe betekenis, nu bijna een equivalent van protocollen, journalen of brievenboeken, werd ter standplaats de ruggengraat van het aldaar beheerde gezantschapsarchief. ( Verbaal betekent schriftelijk (als tegendeel van mondeling), maar ook met woorden (in plaats van met daden). In de zestiende en zeventiende eeuw ligt de nadruk op de eerste betekenis, in de achttiende eeuw op de tweede. )
H.4. Archieven van legaties
Een verdergaande verandering in de archiefvorming was het grotendeels wegvallen van de caesuren tussen de archieven van opeenvolgende ordinaris gezanten. ( Al eerder bij buitengewone gezanten wier commissies elkaar geheel of gedeeltelijk overlapten, bijvoorbeeld het archief van Van Deurse, De Larrey en Van Marselis, buitengewone gezanten in Frankrijk 1747-1755. ) Deze verandering trad het eerst op in dat gedeelte van het archief dat bestond uit de dossiers die op belangen van particulieren betrekking hadden en dus op zaken die grotendeels door de secretaris werden afgedaan. Hier lag een onderverdeling naar gezant het minst voor de hand.
Toen de aanstelling van de gezant en de exhibitie van zijn verbaal niet langer het noodzakelijke begin- en eindpunt meer waren van de archiefvorming, hoefde het aantreden van een nieuwe gezant ook niet meer een breuk te veroorzaken in de series van algemene correspondentie en de serie resoluties: de minuten van diens uitgaande depêches en ingekomen resoluties konden eenvoudig aan de lopende series worden toegevoegd. Dat gebeurde des te gemakkelijker, wanneer een zoon zijn vader opvolgde na hem een tijdlang te hebben geassisteerd. De kopieboeken van Marinus en zijn zoon Jacob Jan Gallieris, opeenvolgende gezanten in Regensburg, bijvoorbeeld vormen ononderbroken series.
Het waren echter niet zozeer de gezanten als wel de gezantschapssecretarissen die voor een ononderbroken archiefvorming verantwoordelijk waren. Juist bij vaste gezantschappen met voldoende continuïteit en schaalgrootte waar de archiefzorg geheel aan de gezantschapssecretaris was opgedragen, ontstonden in de achttiende eeuw archieven die het karakter hadden van doorlopende secretariaatsarchieven.
Het oudste secretariaatsarchief is het al eerder genoemde archief van Travest, Van Assendelft en Van Kinschot, die elkaar in de periode 1728-1749 opvolgden als vertegenwoordigers in Brussel. Het werd gevormd door Travest, die onder Van Assendelft en Van Kinschot gezantschapssecretaris was. Ook de archieven van hun opvolgers, Van Haren en Geelvinck zijn, met de vroegste stukken van Hop, als één geheel geordend en wel door gezantschapssecretaris Ernst.
Gebruikelijk wordt de vorming van secretariaatsarchieven pas kort voor en in de Bataafse tijd. In Denemarken is in ieder geval in de periode 1782-1807, waarin Bangeman Huygens als gezantschapssecretaris en als gezant optrad, sprake geweest van een secretariaatsarchief. Van na 1795 dateren de secretariaatsarchieven in Zweden, gevormd door gezantschapssecretaris en zaakgelastigde Loofs, en Pruisen, gevormd door gezantschapssecretaris en zaakgelastigde Bourdeaux.
De vorming van een secretariaatsarchief was een verbetering in de administratieve organisatie en een stap in de verdere ontwikkeling van de diplomatieke dienst. In breder verband maakte het verschijnsel deel uit van de bureaucratisering van het overheidsapparaat die al onder de laatste stadhouders manifest werd en in de Bataafs-Franse tijd nieuwe vormen vond. Dit proces ging gepaard met een veranderende taakopvatting bij overheidsdienaren en dus ook bij gezanten. Hoewel de individuele gezanten, die immers persoonlijk waren gemachtigd, een sterk stempel op de archiefvorming zouden blijven drukken, duidden zij in het laatste kwart van de eeuw de gezantschapspapieren tegenover hun lastgevers niet meer aan met het archief van mijn commissie, maar met het archief van den staat, van Uwe Hoog Mogenden of van uw legatie, waarmee zij tot uitdrukking brachten, dat zij de openbare functie die zij bekleedden niet meer beschouwden als hun persoonlijke domein of als hun bureaucratische leen. ( Mattingly, XXIII. )
J. Archiefordening
J.1. Overeenkomsten tussen gezantenarchieven
De Nederlandse gezanten mogen dan heel uiteenlopende opdrachten hebben gehad en heel verschillende werkzaamheden hebben verricht, twee belangrijke eigenaardigheden hadden ze toch gemeen: ze waren gezanten en ze waren opgevoed in de administratieve routines van het collegiale bestuur.
Ondanks alle verschillen hadden archieven van gezanten ook, zoals hierboven al werd aangegeven, gemeenschappelijke eigenaardigheden, zowel in samenstelling als in ordening. Ze bevatten dezelfde typen stukken: rapporten en verbalen, depêches, brieven, extract- en kopieresoluties, diplomatieke akten, nouvelles, memories en nota's. De ordening die erin was aangebracht gaf blijk van een voorkeur voor serievorming: de series depêches, brieven en akten vormden de ruggengraat. Er werden ook wel dossiers gevormd, maar dat waren werkdossiers, die na gedane zaken hun waarde verloren. Pas tegen het einde van de achttiende eeuw kregen de dossiers bij de vaste vertegenwoordigingen een retroactum-functie en kwamen ze dus voor langduriger bewaring in aanmerking.
In de meeste gezantenarchieven kunnen vijf categorieën archiefstukken worden onderscheiden: stukken van algemene aard (conceptrapporten en -verbalen en series algemene correspondentie), stukken betreffende de gezant en het gezantschap, stukken betreffende publieke zaken, inclusief de bijbehorende documentatie, stukken betreffende particuliere zaken en stukken betreffende privé-aangelegenheden van de gezant.
J.2. Series van algemene aard: resoluties, correspondentie en documentatie
Behalve de verbalen werden de correspondentie, de resoluties en de documentatie merendeels seriegewijs geordend.
De depêches, extractresoluties en diplomatieke memories waaruit de verbalen werden samengesteld, vormden de kern van het gezantschapsarchief.
De minuten van de ordinaris en secrete depêches werden meestal met de bijlagen zorgvuldig in twee afzonderlijke series bewaard, waarbij de minuten van de depêches aan de raadpensionaris en de prins met die aan de Staten-Generaal tot één serie werden gebracht. Omdat de gezant deze drie lastgevers in de meeste gevallen van dezelfde informatie voorzag, treffen we in deze serie veel minuten aan die van twee of drie verschillende adressen zijn voorzien.
Van de ingekomen extractresoluties van de Staten-Generaal en de bijbehorende bijlagen werden, meestal nadat zij van de formele geleidebrieven waren ontdaan, twee series gevormd: een serie ordinaris en een serie secrete extractresoluties.
Memories en nota's aan vorst, hofhouding, regering en ambtenaren vormden in de gezantenarchieven meestal één serie, voorzover ze niet bij de minuten van de depêches of bij de dossiers waren gevoegd.
Behalve de depêches, de extractresoluties en de memories werden ook de ingekomen documentatie en de overige ambtelijke correspondentie, mits van voldoende omvang, in series bewaard. Tot die documentatie behoorden onder meer de door de griffie toegezonden afschriften van resoluties, exhibita en nouvelles, de gedrukte resoluties en nouvelles en de nouvelles en decreten uit andere bron. Tot de overige correspondentie behoorde ook de briefwisseling met de griffier. Het ging hierbij uitsluitend om de particuliere briefwisseling: de aan de griffier geadresseerde depêches waren immers formeel niet voor hem, maar voor de Staten-Generaal bestemd.
De stukken die hierboven zijn genoemd werden ook wel eens buiten de series bewaard. Bijlagen bij (of retroacta van) minuutdépêches, ingekomen resoluties en exhibita en memories over bijzondere onderwerpen werden soms in de dossiers opgeborgen. Dit gebeurde veelvuldiger naarmate archiefvorming minder op verbaalvorming en meer op de administratieve ondersteuning van het gezantschap zelf was gericht en dus met name bij vaste vertegenwoordigingen. Brieven van voorschrijven en andere extractresoluties en memories die belangen van particulieren betroffen dienden dan vaak als startpunt van een dossier. Memories en nota's aan het hof en andere correspondentie over de zaak completeerden het geheel.
J.3. Stukken betreffende gezant en gezantschap
Archieven van gezanten bevatten dikwijls ook stukken betreffende de gezant zelf en zijn gezantschap: akten en retroacta betreffende zijn aanstelling, zijn taken en zijn bevoegdheden, stukken betreffende het ceremonieel, stukken betreffende huishoudelijke zaken en stukken betreffende post- en archiefzaken.
Gezanten bewaarden met zorg alle akten en retroacta die betrekking hadden op hun aanstelling, hun taken en bevoegdheden en hun legitimering en accreditering: extract- en kopieresoluties van de Staten-Generaal, instructies en volmachten, paspoorten, akten ad omnes populos, akten van indemniteit en afschriften van geloofsbrieven, brieven van rappel en recreditieven. Het waren persoonsgebonden stukken die door de gezanten in hun verbaal of in hun persoonlijk archief werden opgenomen. In de ambtsarchieven van gezanten treft men ze mondjesmaat en dan nog meestal in afschrift aan. Originele onderhandelingsvolmachten komen in ambtsarchieven in het geheel niet voor. Treft men ze aan, dan weet men zeker dat men te doen heeft met het persoonlijk archief van een buitengewoon gezant.
Retroacta en andere stukken betreffende het ceremonieel treft men vooral aan in de ambtsarchieven van buitengewone gezanten en dan met name in de archieven die dateren uit de tweede helft van de zeventiende eeuw. De retroacta werden door de griffier aan deze gezanten meegegeven of toegestuurd; zelf verzamelde de gezant de stukken die betrekking hadden op het ceremonieel rond zijn eigen persoon en vooral rond zijn officiële intrede. Tot de laatste categorie behoren de correspondentie met de introducteur, de notities over de stoet en de tekst van de harange, de plechtige toespraak tot de vorst.
Veel gezantenarchieven bevatten stukken die betrekking hebben op de huishoudelijke zaken van het gezantschap. Centraal staan hier de stukken betreffende de ambtsuitgaven van de gezant: de concepten van zijn halfjaarlijkse declaraties met de bijbehorende kwitanties en andere kasstukken en de stukken die daarmee in verband staan zoals correspondentie met de klerkdirecteur en de Generaliteitsrekenkamer en resoluties en reglementen van de Staten-Generaal en de Generaliteitsrekenkamer. Daarnaast treft men stukken aan betreffende het ambassadegebouw, de kapel, de inrichting en het personeel.
Tot de categorie gezant en gezantschap kan men tenslotte ook de stukken rekenen die betrekking hebben op post- en archiefzaken. Verscheidene gezantenarchieven bevatten notities over de ontvangst en verzending van brieven, archiefinventarissen en cijfers. Doordat die cijfers in het verleden met enige willekeur zijn behandeld, is overigens in de meeste gevallen niet meer met zekerheid vast te stellen, in welk archief ze nu eigenlijk thuis horen.
J.4. Stukken betreffende publieke zaken
De publieke zaken kunnen worden onderscheiden in zaken waarin de gezant optreedt als vertegenwoordiger van zijn vorst en zaken waarin hij optreedt als informant. De schriftelijke neerslag van de representatieve handelingen van de gezant treft men in de eerste plaats aan in de series en pas in de tweede plaats (namelijk daar waar het gaat om de voorbereiding van de te verrichten rechtshandelingen) in de dossiers. Belangrijke categorieën publieke zaken zijn onderhandelingen (negotiaties), handelsaangelegenheden (commercie) en godsdienstzaken (sacra).
De schriftelijke neerslag van de inlichtingentaak van de gezant vindt men uiteraard in de eerste plaats in de reguliere correspondentie terug. Daarnaast vormde de gezant onderwerpdossiers, die dan vooral betrekking hadden op "notabilia" in de betrekkingen tussen zijn soevereinen en de vreemde vorst, de betrekkingen tussen de vreemde vorst en andere vorsten en de internationale politieke en commerciële situatie in het algemeen.
J.5. Stukken betreffende particuliere zaken
Het aantal dossiers in een gezantenarchief dat betrekking heeft op particuliere zaken ("rapsodia") is sterk afhankelijk van de opdracht van de gezant: gezanten met een algemene opdracht hadden meer bemoeienis met belangen van particulieren dan gezanten met een bijzondere opdracht. Vast staat wel dat het aantal gevormde dossiers een veelvoud is van het aantal dat bewaard is gebleven. De gezanten zelf, hun committenten en de negentiende-eeuwse archivarissen vonden de dossiers van betrekkelijk weinig waarde, zodat er veel zijn vernietigd. Een voorbeeld daarvan is het Russische legatiearchief, waaruit rond de tweede helft van de negentiende eeuw zo'n 140 dossiers over particuliere zaken zijn verdwenen. ( Fruin, Gestie, p. 9. ) Tamelijk ongerept lijkt daarentegen het daarom ook zeer waardevolle archief van de gezant in Frankrijk Lestevenon.
De vorming van een dossier begon met de ontvangst door de gezant van een brief van voorschrijven van de Staten-Generaal met het bijbehorende rekest van de belanghebbende of van de eerste brief van de belanghebbende zelf. Meestal werden deze stukken aangevuld met andere correspondentie van de gezant met de belanghebbende burger en met correspondentie met de betrokken rechts- en staatsinstellingen van de Republiek en van het gastland. Maar het kwam ook wel voor, dat brieven van voorschrijven en correspondentie met rechts- en staatsinstellingen onder de algemene series werden gebracht en dat de dossiers de resterende stukken bevatten. Dit is echter een gewoonte die langzaamaan verdween, het eerst bij de vaste vertegenwoordigingen.
Dossiers over particuliere zaken hebben meestal betrekking op geschillen tussen onderdanen van de staat enerzijds en de vreemde staat of diens onderdanen anderzijds, maar ook wel op eenvoudige rekestprocedures. Zij werden grotendeels door de gezantschapssecretaris afgehandeld; hij was meestal ook de eigenlijke vormer van dit deel van het archief.
J.6. Stukken betreffende privé-aangelegenheden van de gezant
De stukken over de privé-aangelegenheden van de gezant moeten worden onderscheiden van de stukken betreffende gezant en gezantschap, die in paragraaf 3 zijn behandeld. De laatste hebben met de taakuitvoering te maken en horen dus in het ambtsarchief thuis. De eerste hebben daarentegen een privé-karakter en zijn het meest op hun plaats in het persoonlijk archief van de gezant. Niettemin zijn er nogal wat privé-stukken in ambtsarchieven bewaard gebleven.
Onder de privé-stukken bevinden zich losse brieven van familieleden, vrienden en kennissen of verspreide stukken over zakelijke belangen en eerder of tegelijkertijd beklede ambten. Soms ook gaat het om complete documentaire verzamelingen, zoals bij de persoonlijke archieven van de gezanten Van Citters (verbalen) en Van Kinckel (scheepsjournalen) en het ambtsarchief van Lestevenon, dat behalve een uitgebreide collectie handschriften over de politieke en economische situatie in Frankrijk oorspronkelijk ook de collectie Dumont-Pigalle bevatte.
J.7. Eigenaardigheden van de Bataafse tijd
De archieven van de gezanten uit de Bataafse tijd lijken sterk op de oudere gezantschapsarchieven. Maar ze vertonen ook al een aantal eigenaardigheden die goed passen bij de verambtelijkte diplomatieke dienst van een constitutionele eenheidsstaat.
Verbalen ontbreken nagenoeg. De correspondentie met de staat is veel overzichtelijker geworden. Het aantal correspondenten is door de staatshervormingen drastisch verminderd, waardoor de correspondentie met Buitenlandse Zaken niet alleen de kern, maar ook het leeuwendeel van het archief uitmaakt. De ingekomen missiven, die nu dikwijls meer zijn dan simpele geleidebrieven bij de bijgevoegde resoluties of decreten, zijn gesplitst in ordinaris en secreet en per categorie per jaar doorlopend genummerd. Voor de uitgaande depêches geldt hetzelfde.
Naast de series correspondentie met Buitenlandse Zaken, bevatten de archieven meestal niet veel meer bestanden dan series diplomatieke memories en dossiers over de voor de hand liggende onderwerpen.
Stukken over privé-aangelegenheden treft men in deze archieven nauwelijks meer aan.
J.8. Latere ordening
De huidige ordening van de gezantenarchieven komt niet altijd met de oorspronkelijke overeen. Uit alle gezantenarchieven zijn meer of minder stukken verdwenen of vernietigd; geen is er aan latere herordeningen ontsnapt. De huidige ordening is niet alleen het resultaat van de inspanning van de archiefvormer zelf, maar ook van de lotgevallen van het archief na afsluiting van de archiefvorming. Over deze lotgevallen nu handelt het volgende hoofdstuk.
K. Lotgevallen van de gezantschapsarchieven tot hun overdracht aan het Rijksarchief
K.1. De seponering van gezantenarchieven ter griffie
Een gezant was niet alleen verplicht een verbaal over te leveren, maar ook de "stukken die hem uit de griffie van HHM (...) medegegeven of toegezonden zouden worden te zijner wedercomste nevens zijn verbaal te restitueren en ook onder inventaris over te leveren alle zoodanige origineele en andere stukken als hij gedurende deze ambassade soude mogen becomen, om ter griffie geseponeerd te worden". ( Res. SG 1 juli 1671. Zie ook noot 72. )
In de zeventiende eeuw hebben verscheidene gezanten dit inderdaad gedaan: in de Secrete Kas van de Staten-Generaal treffen we de dossiers aan van hun negotiaties. Buiten de Secrete Kas zijn ook enkele bestanden van grotere omvang bewaard gebleven. Het gaat om gezantschapspapieren en zelfs een paar complete gezantenarchieven die vermoedelijk alle na 1700 ter griffie werden geseponeerd.
De oudste van deze gezantschapsarchieven zijn de archieven van drie gezanten van de anti-Franse diplomatie van stadhouder-koning Willem III: Van Heemskerck (1690-1701), Van Schonenberg (1687-1717) en Van der Meer (1690-1713). Deze gezanten zijn representatief voor de periode in de Nederlandse diplomatie waarin het diplomatencorps werd geprofessionaliseerd en waarin een begin werd gemaakt met de overgang van buitengewone naar vaste gezantschappen. Het waren tegelijkertijd beroepsdiplomaten en buitengewone gezanten, die verschillende diplomatieke missies na elkaar vervulden, die overleden voordat zij hun verbalen konden formeren en overleveren en die geen opvolgers hadden die hun archief konden overnemen. Hun archieven werden na hun dood door de Staten-Generaal gevorderd of uit eigen beweging door hun nabestaanden ter griffie geseponeerd. ( Er zijn meer gezanten geweest uit deze periode van wie het archief ter griffie werd geseponeerd. Het archief van Van Haersolte, onder meer gezant naar Polen in de jaren 1701-1706 en 1710-1716, werd in 1716 kort na zijn overlijden, door de Staten-Generaal gevorderd en door secretaris De Brais overgeleverd (ress. SG 11 feb. en 10 juni 1716). Van deze stukken ontbreekt verder elk spoor. Wel zijn stukken bewaard van Gerard Hamel Bruynincx, de eerste Nederlandse gezant in Wenen, die in 1691, kort na zijn terugkeer uit Wenen, in Den Haag overleed. Waarschijnlijk zijn ze in 1695 door collega Van Heemskerck of kort na 1701 door diens nabestaanden ter griffie geseponeerd. ) Jaren later werden nog eens drie archieven van gezanten naar Den Haag gestuurd. Op 25 november 1743 stuurde Charles Rumpf, gezant van de Staten-Generaal bij de koning van Polen, vlak voor zijn vertrek naar zijn nieuwe standplaats Stockholm, een koffer met papieren van wijlen Louis Ancillon, in leven gezantschapssecretaris (1705-1716) en zaakgelastigde (1716-1721) in Berlijn, naar Den Haag. Hij had die koffer kort tevoren van de nabestaanden ontvangen. ( C. Rumpf aan de griffier, 25 nov. rec. 16 dec. 1743, archief SG, inv. nr. 11365, fo. 1521 vo. In de koffer bevonden zich het originele verbaal van Van Wassenaer van Obdam, gezant in Berlijn in 1700, een pak met het eigenlijke archief van Ancillon en drieëntwintig pakken met kopieresoluties, nouvelles en andere documentatie. Blijkens de inventarissen van Van Goor en Nieuwenhuisen (archief Fagel, inv. nr. 605) werden deze papieren in 1765 en 1793 nog aangetroffen aan de bovengalerij bezijden de Franse kerk "in ongeopende pakken onder in de kas, waar in de oude bibliotheek geplaatst is". Sindsdien ontbreekt elk spoor. ) Een paar weken later stuurde dezelfde gezant bovendien de bouwstoffen op van zijn eigen verbaal van zijn gezantschappen naar Pruisen (1723-1743) en Polen (1725-1743). Hij wilde er ooit nog eens zijn verbaal mee formeren, maar kon dit voornemen niet ten uitvoer brengen. De stukken bleven ongebruikt liggen op de griffie van de Staten-Generaal. ( Zie T.H.P.M. Thomassen, "Archieven van Nederlandse gezanten in Zweden, Pruisen, Polen en Saksen". Zie toegang 1.02.07. ) In 1770 overleed in Frankfurt Otto Bosch, in leven gezantschapssecretaris in Frankfurt (1739-1770), en voordien (1725-1737) secretaris van de Nederlandse gezanten in Parijs, Mainz, Berlijn en Dresden. Toen zijn zoon D. Bosch had begrepen dat noch hij noch iemand anders voor de opvolging in aanmerking kwam, stuurde hij de griffier één koffer en twee kisten met de gezantschapspapieren toe. Met uitzondering van wat gedrukte nouvelles is ook van dit archief niets teruggevonden. ( Res. SG 10 juli 1770. Zie inventaris in deze bundel. ) De koffer met gezantschapspapieren die de voormalige gezant in Brussel, Van Kinschot, in 1752 vanuit Rotterdam naar de griffie stuurde, was eigenlijk niet voor seponering bestemd, maar voor doorzending naar de opvolger van Van Kinschot in Brussel. Deze opvolger, Van Haren, had namelijk over het ontbreken van retroacta geklaagd en om de stukken van zijn voorgangers gevraagd. Griffier Hendrik Fagel zorgde er toen voor, dat Van Kinschot de koffer, die zijn eigen gezantschapspapieren bevatte en die van zijn ambtsvoorgangers in Brussel Travest en Van Assendelft (1729-1749) vanuit zijn woonplaats Rotterdam naar Den Haag opstuurde. Hij verzuimde vervolgens, om onopgehelderde redenen, ze naar Van Haren door te zenden. ( Zie hierna: J.C.M. Pennings, "Archieven van Nederlandse vertegenwoordigers in de Oostenrijkse Nederlanden", zie Toegang 1.02.17. Voorts: Van Haren aan Fagel, 8 feb. 1751, Archief Fagel supplement, inv. nr. 37. De inventaris van de door Van Kinschot toegezonden stukken in lias Brussel 1751, Van Kinschot aan de Staten-Generaal, 4 rec. 7 augustus 1751, archief Staten-Generaal, inv. nr. 7435. De stukken worden vervolgens vermeld in de inventarissen van de archieven van de Staten-Generaal van Van Goor, 1765, en Nieuwenhuisen, 1793 (Archief Fagel, inv. nr. 605). ) Gezanten die van hun archief af wilden droegen het niet altijd over aan de Staten-Generaal. Gezantschapssecretaris Horst (Pruisen) nam in 1748 het archief van gezant Van Reede van Ginckel en zijn secretarissen over de periode 1730-1748, dat onder meer het minuutverbaal van Van Ginckel bevatte, mee naar Den Haag. Ze kwamen terecht in de archieven van de Stadhouderlijke Secretarie, waar ze zich nu nog bevinden. ( Buitenlandse Zaken droeg deze "portefeuille medegedeelde stukken aan Van Reede van Ginckel" met andere bestanddelen van de archieven van de Stadhouderlijke Secretarie op 20 juni 1854 over aan het Rijksarchief, waar ze nog even als onderdelen van de gelijktijdig overgedragen legatiearchieven werden beschouwd. )
K.2. Gezantschapspapieren die niet werden ingeleverd of achtergelaten
Veel gezantschapspapieren kwamen dus terecht op de griffie van de Staten-Generaal of bleven achter op de standplaats. Maar niet allemaal. Voor een deel ook werden ze door de gezanten meegenomen naar huis. We treffen ze nu nog aan in familiearchieven en particuliere verzamelingen. ( Voorzover bewaard op het Algemeen Rijksarchief worden deze archieven en verzamelingen vermeld in de Zoekwijzer die bij deze algemene inleiding is opgenomen. ) In het verleden heeft men wel de conclusie getrokken dat gezanten de voorschriften van de Staten-Generaal zouden hebben ontdoken en stukken zouden hebben achtergehouden die zij hadden moeten overdragen. Vanuit die anachronistische kijk op het ambtelijke functioneren hebben archivarissen een eeuw lang privé-papieren van gezanten in ambtelijke archieven opgenomen. Als men de gezanten echter probeert te meten met de normen van hun eigen tijd, dan lijkt het met hun slechtheid op dit punt nogal mee te vallen.
De lastgevers en opvolgers van de gezant waren lang niet in alle gezantschapspapieren geïnteresseerd. De Staten-Generaal verlangde alleen de overdracht van die gezantschapspapieren die konden dienen als verantwoording en bewijs of als retroacta. Ter standplaats had men juist alleen behoefte aan de stukken die een goede bedrijfsvoering dienden en waarin de Staten-Generaal weer nauwelijks geïnteresseerd was: de depêches, de retroacta en de dossiers van lopende zaken. Stukken die noch voor de lastgevers, noch voor de opvolgers van belang waren, werden vernietigd (bijv. afgelegde en gesloten dossiers over belangen van burgers) of kwamen in het persoonlijk archief van de gezant terecht.
Gezantschapspapieren die in ieder geval in het persoonlijk archief van de gezant terecht kwamen waren stukken betreffende de privé-huishouding van de gezant, diens privé-correspondentie en de voor hemzelf bestemde oorkonden. De laatste categorie bestond voornamelijk uit de akten die de status en de bevoegdheden van de gezant bewezen, zoals akten van aanstelling, paspoorten, akten van indemniteit, geloofsbrieven en volmachten. Daarnaast treft men in particuliere archieven van gezanten (zoals Schaep en Van Citters) retroactaverzamelingen aan en andere door de gezanten verzamelde documentatie.
In particuliere archieven van gezanten vindt men ook wel kladden, minuten en andere voorstukken. Tot deze categorie gezantschapspapieren behoort ook het minuutverbaal. Over het belang van het minuutverbaal en zijn relatie tot het geëxhibeerde verbaal is hierboven al het een en ander gezegd.
Welke stukken wel en welke niet werden overgedragen was meestal afhankelijk van de aard van het gezantschap, de aard van de stukken en de beroepshouding van de gezant. Soms speelde ook het toeval een rol en verzeilden de publieke stukken tussen de particuliere of omgekeerd. En een enkele maal kwam het voor, dat gezantschapsarchieven die zich wel degelijk voor overdracht aan lastgevers of opvolgers leenden, in particulier bezit bleven doordat de gezant voor zo'n overdracht niet de gelegenheid of de bereidheid had.
K.3. Gezantschapspapieren die in 1795 aan de staat werden onttrokken
Het kwam maar weinig voor dat gezanten hun archieven welbewust achterhielden, maar als ze dat deden, dan hadden ze daarvoor politieke motieven. Zo hielden de prinsgezinde gezanten Van der Borch in Zweden, Van Nagell in Engeland, Hartsinck in Hamburg en Hendrik Hop in de Oostenrijkse Nederlanden hun archieven onder zich, omdat zij ze niet wensten over te dragen aan een regime dat zij als onwettig beschouwden.
De omwenteling van 1795 had bij de meeste Nederlandse legaties weinig invloed op de archiefvorming. Maar er waren uitzonderingen. Doordat de betrekkingen met Engeland werden verbroken, kwam aan de archiefvorming in Londen een einde. Van Nagell, de laatste gezant, nam, zoals ook zijn meeste voorgangers hadden gedaan, zijn gezantschapsarchief mee naar huis. Verbaasd over het ontbreken van een legatiearchief liet rijksarchivaris Bakhuizen van den Brink in de jaren vijftig van de negentiende eeuw nog naspeuringen doen, die uiteraard geen resultaat opleverden.
Het archief van de legatie in Hamburg ging verloren. De ontslagen commissaris Hartsinck wilde het niet aan zijn Bataafse opvolger overdragen en gaf het aan de Engelse gezant. Sindsdien bleef het spoorloos, ondanks pogingen die Reinhold in 1810 in het werk stelde om het van de Engelsen terug te krijgen.
Van het Zweedse legatiearchief, eens een van de rijkste van zijn tijd, bleef ook niet veel over. Gezant Van der Borch hield bij zijn ontslag in 1795 het grootste deel voor zijn opvolger verborgen. Ook hier bleven latere naspeuringen zonder resultaat. ( Van Rhemen aan Buitenlandse Zaken, 27 juni 1806, ARA, Tweede Afdeling, archief Buitenlandse Zaken 1796-1810, inv. nr. 315, verbaal 12 juli; inleiding op de in 1816 opgemaakte inventaris, ARA, Tweede Afdeling, Leg. archief Zweden en Noorwegen v.a. 1814, inv. nr. 36. )
K.4. Overdrachten aan de Fransen en aan Buitenlandse Zaken, 1810-1857
Koning Lodewijk onderkende het belang van een goed archiefbeheer voor de Nederlandse diplomatie. Hij liet de gezanten in 1810 opdracht geven, van de archieven van de legaties en consulaten van 1795 af aan behoorlijke, doch zo kort mogelijke inventarissen te maken en aan hem op te sturen, om daardoor in staat gesteld te worden niet alleen om daaruit de stukken op te kunnen vragen die in de archieven van het ministerie ontbraken, maar ook om vanuit Den Haag ontbrekende stukken, voorzover noodzakelijk, naar de legaties te kunnen sturen. ( Brief Roël aan Reinhold, 19 zomermaand 1810, bij: Vreede, Bataafsche Rep., dl. 2 II, bijl. XXX, p. 115. ) Maar in 1810 keerde het tij. Het Koninkrijk Holland werd bij het Franse keizerrijk ingelijfd. De Nederlandse gezanten moesten hun archieven na het opmaken van een inventaris overdragen aan hun Franse collega's. ( Bewaard gebleven zijn de inventarissen van de legaties bij de Duitse Keizer, Kassel, de Opper- en Nederrijnse en Westfaalse Kreitsen (Van Kinckel), Württemberg, de Nedersaksische Kreits en de Hanzesteden, Spanje, Pruisen (alle uit 1810 en in archief Eerste Afdeling, DOC. 1), Kopenhagen (uit 1810; in ARA, Tweede Afdeling, Leg. archief Denemarken na 1813, inv. nr. 15a) en Constantinopel (uit 1811; in Leg. archief Turkije, inv. nr. 1356). ) De Fransen reclameerden bovendien archieven bij degenen die deze al eerder, na het vertrek van de laatste Nederlandse gezant, in bewaring hadden gekregen. Enkele legatie- en consulaatsarchieven werden niet of slechts gedeeltelijk aan de Fransen overgedragen. Het archief van de legatie in Beieren kwam niet in Franse handen. De laatste gezant, Van Bylandt, had München in 1809 verlaten en geen archief achtergelaten. ( L. Narbonne aan Buitenlandse Zaken 7 augustus 1810. ) Sindsdien is het spoorloos. Het consulaatsarchief van Smyrna werd evenmin aan de Fransen overgedragen. Consul De Hochepied gaf aan zijn Franse ambtgenoot alleen het archief af van de kanselarij. In 1816 kreeg hij het weer terug. ( Voor de lijst van stukken zoals in 1810 aan de Franse kanselarij overgedragen, zie archief consulaat Smyrna, inv. nr. 715. ) De archieven van de legaties in Rusland, de Nedersaksische Kreits en de Hanzesteden, de Oostenrijkse Nederlanden en Württemberg en waarschijnlijk ook die bij de Duitse Rijksdag en de Rijnse en Westfaalse Kreitsen en Keurvorsten werden na overdracht naar Parijs gestuurd. ( Na overzending van het legatiearchief uit Rusland werd ook daarvan in 1812 een inventaris opgemaakt. Ibid. ) Ze werden in 1814 evenals het eigen archief van de legatie aldaar door de Nederlandse regering gereclameerd en overgebracht naar het ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag. Niet alle legatiearchieven kwamen in Parijs terecht. De archieven van de legaties bij de Duitse Keizer, in Baden, in Zweden, Denemarken, Pruisen en Turkije bleven ter plaatse en werden na 1814 weer in handen gesteld van de nieuwe Nederlandse gezanten. ( Het archief van de legatie in Stockholm werd door de Franse gezanten bij hun vertrek uit Stockholm in depot gegeven aan de Franse consul in Stockholm, Gummer. Gummer droeg het in 1814 over aan de Nederlandse gezant. ) Het legatiearchief Pruisen werd op 1 april 1817 naar het ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag opgestuurd. ( De Perponcher aan Buitenlandse Zaken, 1 april 1817, ARA, Tweede Afdeling, archief Buitenlandse Zaken v.a. 1814, inv. nr. 136, exh. 8 april 1817 nr. 1542. ) De archieven van de legaties bij de Duitse Keizer, in Baden en Zweden volgden, na inventarisatie, in de jaren '40 en '50 van de negentiende eeuw. De archieven van de legaties in Zweden, Denemarken en Turkije kwamen in 1857 naar Den Haag.
L. De verwerving van de archieven
L.1. Gezantschapspapieren vóór 1853 op het Rijksarchief
Rond 1800 kreeg de eerste rijksarchivarius, Hendrik van Wijn, door de overdracht van de archieven van de Staten-Generaal en de Staten van Holland aan het Rijksarchief een groot aantal gezantschapspapieren in beheer. De archieven van de Staten-Generaal bevatten de geëxhibeerde verbalen van de Nederlandse gezanten in het buitenland en de ter griffie geseponeerde gezantschapspapieren van Hamel Bruynincx, Van Heemskerck, Van Schonenberg, Van der Meer, Van Kinschot, Rumpf en Bosch. De archieven van de Staten van Holland bevatten een serie bij de Staten ingeleverde (kopie)verbalen.
Onder de rijksarchivarissen Van Wijn en De Jonge verwierf het Rijksarchief bovendien door koop en schenking gezantschapspapieren uit particulier bezit, zoals het archief Bisdom en de collectie Carbasius.
L.2. Overdrachten aan het Rijksarchief vanaf 1854
In de tweede helft van de negentiende eeuw kwamen ook de zogenaamde legatiearchieven op het Rijksarchief terecht. In 1854 en 1857 droeg Buitenlandse Zaken op aandringen van rijksarchivaris Bakhuizen van den Brink de oudere gezantschapsarchieven die het vanuit de verschillende hoofdsteden naar Den Haag had laten overbrengen, aan het Rijksarchief over. Op 20 juni 1854 ontving Bakhuizen van den Brink de archieven van de legaties in Frankrijk, Rusland, de Nedersaksische Kreits en de Hanzesteden, de Oostenrijkse Nederlanden, Württemberg, de Duitse Rijksdag en de Opper- en Nederrijnse en Westfaalse Kreitsen en Keurvorsten evenals die bij de Duitse Keizer, in Baden en in Zweden. Op 23 juli 1857 volgden de archieven van de legaties in Pruisen, Denemarken en het Turkse Rijk.
Met de in 1854 overgedragen archieven kwamen nog andere gezantschapspapieren op het Rijksarchief terecht: het verbaal van de verrichtingen van de graaf Van Welderen als gezant in Londen in de jaren 1762-1780, de "staatspapieren van den Hr. F.J. van Nieuwerkerk, chargé d'affaires in Madrid" en voordien consul in Larache en het archief van het gezantschap van baron Van Spaen van Voorstonden in Lissabon gedurende de jaren 1791-1794. De herkomst van het verbaal van Van Welderen en van de stukken van Van Nieuwerkerke is niet duidelijk; het archief van Van Spaen bevond zich onder de Weense legatiearchieven, waarin Van Spaen, die in de jaren 1802-1807 en 1814-1831 het gezantschap bij de keizer waarnam, ze had gedeponeerd. Later bleken de overgedragen legatiearchieven nog meer van dergelijke gedeponeerde gezantschapsarchieven te bevatten. ( De inventarissen in archief Eerste Afdeling, DOC. 2. Onder de overgedragen archieven bevonden zich ook stukken die niet tot de legatiearchieven konden worden gerekend: de collectie Dumont-Pigalle in het Franse legatiearchief en de archieven van Huissen, De Lijmers en Zevenaar in het Pruisische. Overgedragen werden bovendien 49 pakketten met Luikse processtukken, het archief van de Staatssecretarie en stukken uit het archief van de Stadhouderlijke Secretarie. De inventaris vermeldt ook lijsten van goederen van Nederlandse onderdanen in Pruisen, waarvan de huidige verblijfplaats onbekend is. ) De archieven van de legaties in Madrid en in Kassel werden in de depots van Buitenlandse Zaken niet aangetroffen. Het Madridse archief had volgens de inventaris die bij de overdracht aan de Fransen in 1810 was opgemaakt de periode 1763-1810 moeten omvatten. "Tijdens de zending van de heer Meyners in het begin dezer eeuw" waren zij "nog zoo volledig (...) dat de beroemde Falck, destijds legatiesecretaris, daaruit eene geschiedenis van het Nederlandsche gezantschap zamenstelde." maar "bij het overnemen en ontpakken der kisten, bij het Departement van Buitenlandsche zaken voorhanden, werden zij niet gevonden, ofschoon er eene zeer onzeekere overlevering bestond, dat zij herwaarts zouden verzonden zijn." ( Bakhuizen, verslag, pp. 79-80. )
Ook de archieven van de legatie in Kassel (volgens de inventaris van 1810 bevat deze 8 nummers over de periode 1808-1810) werden in 1854 vruchteloos in het depot van Buitenlandse Zaken gezocht. De verzameling brieven van De Raedt van Bogelscamp, gezant in de jaren 1796-1803, die wel was overgedragen, kwam op die inventaris niet voor; de herkomst bleef ervan onbekend.
Andere legatiearchieven werden later overgedragen. Die van Portugal in juli 1875 en delen van die van Turkije nog in 1894 en 1927. De consulaatsarchieven werden vanaf het einde van de negentiende eeuw naar het Rijksarchief gestuurd. Eerst kwam het consulaatsarchief uit Smyrna (1893), daarna dat uit Tunis (1899) en tenslotte dat uit Tanger of Marokko (1906). ( Vroa 1893, p. 37, 1899, p. 34 en 1906, p. 37. )
De verwerving van het archief
[Nog onbekend]

Inhoud en structuur van het archief

Inhoud
M. Inhoud en context van de gezantschapsarchieven
De archieven van Nederlandse gezanten en consuls tot 1813 bevat de inventarissen van een aantal archieven van Nederlandse gezanten in het buitenland uit de zeventiende, de achttiende en het begin van de negentiende eeuw en vooral uit de periode 1750-1810. Het gaat om alle archieven (voorzover bewaard) die in de achttiende eeuw naar de griffie van de Staten-Generaal of in de negentiende eeuw naar het ministerie van Buitenlandse Zaken werden overgebracht en die zich nu in de depots van het Algemeen Rijksarchief bevinden.
De archieven van Nederlandse gezanten en consuls tot 1813 bestaat uit twee delen. Deze bevatten de inventarissen van de archieven van de overgedragen archieven van gezanten en consuls in respectievelijk de Christelijke wereld en het Osmaanse Rijk.
Het eerste deel bevat behalve inventarissen ook nog andere hulpmiddelen voor de gebruikers van gezantschapsarchieven. Men treft er een algemene introductie in aan over diplomatie, diplomaten en diplomatenarchieven. Bovendien zijn aan deze algemene inleiding een aantal bijlagen toegevoegd: een litteratuurlijst, een verklarende woordenlijst van specialistische termen die destijds in de diplomatie voor bepaalde typen documenten werden gebruikt en een uit twee delen bestaande concordans van de nieuwe nummering naar de oude en omgekeerd. Ook is een zoekwijzer als bijlage opgenomen voor alle gezantschapspapieren uit de betrokken periode die op het Algemeen Rijksarchief worden bewaard, inclusief die papieren die niet behoren tot de hier beschreven archieven. Tenslotte zijn de namen van personen, instellingen, schepen en geografische namen die voorkomen in de inventarisbeschrijvingen vastgelegd in een index.
N. Doel van deze algemene inleiding
Voor een inleiding op een archiefinventaris is deze introductie van een ongebruikelijke lengte, zeker als men in aanmerking neemt, dat de meeste onderzoekers die gebruik maken van gezantenarchieven op zoek zijn naar gegevens over de handel, de scheepvaart en de politieke betrekkingen van de Nederlandse staat met het buitenland en niet naar gegevens over diplomatenarchieven, diplomatie en diplomaten. Waarom wordt hier aan deze onderwerpen dan toch zoveel aandacht besteed?
Deze introductie heeft niet alleen betrekking op de inventarissen die in De archieven van Nederlandse gezanten en consuls tot 1813 zijn gebundeld, maar ook op alle andere gezantenarchieven uit de periode van de Republiek en de diplomatie en de diplomaten van die tijd. Ze is niet alleen bedoeld als een inleiding op de archiefinventarissen, maar ook als een interpretatiekader voor gezantenarchieven in het algemeen. Men moet zicht hebben op het informatienetwerk dat de gezanten om zich heen hadden, men moet hun activiteiten in hun institutionele en hun de door hen nagelaten papieren in hun archivistische context kunnen plaatsen om antwoord te kunnen geven op vragen als: wat voor gegevens kan men in de legatiearchieven aantreffen, in welke archiefbestanddelen kan men die gegevens verwachten en hoe moeten die gegevens worden geïnterpreteerd? Men moet weten hoe die archieven zijn geordend en waarom, niet alleen om er de weg in te vinden, maar ook om te kunnen bepalen of de inventarissen een betrouwbare representatie vormen van de oorspronkelijke archieven, om - anders gezegd - de bronnen zelf kritisch te kunnen evalueren. En tenslotte vragen de tientallen archivarissen die zich de afgelopen honderdvijftig jaar met de inventarisatie van de gezantschapsarchieven hebben beziggehouden, enige ruimte voor hun verantwoording.
Verantwoording van de bewerking
O. Strijd tegen de wanorde
O.1. Het Rijksarchief en de gezantschapspapieren in de eerste helft van de negentiende eeuw
De staatkundige geschiedenis en de diplomatie stonden in de eerste helft van de negentiende eeuw in het middelpunt van de historische belangstelling. Vanaf de oprichting van het Rijksarchief kwamen historici uit binnen-, maar vooral uit buitenland naar Den Haag om daar de verbalen van de gezanten van de Staten-Generaal in te zien. Commies-chartermeeester J.A. de Zwaan Czn wist die verbalen voor hen uit de kamers, van de zolders en soms zelfs vanonder de pannen van het Binnenhof op te diepen.
De meeste van die verbalen maakten deel uit van de serie buitenlandse verbalen in het archief van de Staten-Generaal, die van oudsher naar standplaats geordend waren. Andere behoorden tot archieven die in de voorgaande eeuw ter griffie waren geseponeerd, tot de archieven van de Staten van Holland of tot particuliere archieven en collecties. Van verscheidene verbalen die als losse aanwinst op het Rijksarchief terecht waren gekomen, was de herkomst onbekend.
Om een goed overzicht te hebben, verenigde De Zwaan ze allemaal, ongeacht hun herkomst, in één grote serie, de zogenaamde collectie Buitenlandse Verbalen. Deze "naar dagteekening van het doen van mondeling rapport" gerangschikte verbalen gaf hij in 1835, toen hij er een fiches-inventaris op maakte, een doorlopende nummering: van BV 1 tot en met BV 533.
O.2. 1866: Alle belangrijke gezantschapspapieren als één collectie beschreven
Was het op het Rijksarchief in de eerste helft van de negentiende eeuw al niet gemakkelijk om de buitenlandse verbalen te beheren, na de overdracht van de legatiearchieven door het ministerie van Buitenlandse Zaken vanaf 1854 werd het beheer van de gezantschapsarchieven echt een probleem.
Veel van de overgedragen archieven waren slecht toegankelijk of verkeerden in totale wanorde. Er waren maar weinig archieven waar niet wat aan mankeerde en hoewel men her en der naspeuringen deed, bleven er leemtes, die men zo goed en zo kwaad als dat ging opvulde met stukken uit andere archieven en collecties. Bepaalde bestanddelen die waren overgedragen leken daarentegen weer zo onbelangrijk, dat men ze uit de gezantschapsarchieven verwijderde. De vele geschreven en gedrukte resoluties en decreten en een groot aantal dossiers over handel en scheepvaart verdwenen zo naar de restanten op de zolders van het rijksarchief, waar ze niet in de weg lagen.
De stukken die wel van belang werden geacht werden geplaatst in het vertrek waar de reeds op het Rijksarchief aanwezige gezantschapspapieren waren opgesteld: de collectie Buitenlandse Verbalen, de resten van de geseponeerde gezantschapsarchieven, aanwinsten uit particulier bezit en losse papieren van andere herkomst, deels in originali, deels in kopie.
Hoe behield men over deze heterogene massa het overzicht? De chronologische orde die De Zwaan in de buitenlandse verbalen had aangebracht, was voor de sterk uitgebreide verzameling niet geschikt. Om "met één oogopslag den geheelen rijkdom dezer collectie" verbalen, journalen, brievenboeken en losse papieren, die het gehele vertrek vulden, te kunnen overzien, plaatste men alle stukken van dezelfde diplomatieke post, ongeacht hun herkomst, bij elkaar. Dit bracht de opsplitsing mee van enkele particuliere of geseponeerde archieven.
In 1866 maakte adjunct-archivaris De Jonge met behulp van de jonge Hingman op de aldus geordende collectie een ongenummerde fichesinventaris. Het was een bruikbare, zij het globale toegang op de collectie. Maar er kleefden ook gebreken aan. Veel stukken waren in de inventaris buiten hun oorspronkelijke verband beschreven, veel andere gezantschapspapieren kwamen er niet in voor. Vooral het laatste ervoer men in toenemende mate als een handicap. Papieren van minder belang waren buiten de inventarisatie gebleven, stukken die wel in de inventaris waren beschreven dwaalden later af en latere aanwinsten werden niet in de inventaris opgenomen. Tegen het einde van de eeuw besloot men dan ook de inventaris De Jonge te vervangen door een nieuwe inventaris, die wel volledig was en aan de nieuwste inzichten van de archiefwetenschap beantwoordde.
O.3. 1897-1901: Naar een reconstructie van de oorspronkelijke archieven
De voorgenomen verhuizing van het Rijksarchief naar het Bleyenburg was rond de eeuwwisseling aanleiding voor een algehele bestandsopname in het oude gebouw aan het Plein. De archieven van de generaliteit die daar in de afgelopen tachtig jaar waren bijeengebracht, waren in de loop van de tijd met bestanddelen van andere archieven herverkaveld tot een paar grote collecties, die elk om de kern van één van die archieven waren gegroepeerd: de collecties Staten-Generaal (rond het hoofdarchief van de Staten-Generaal), Oorlog (rond het archief van de Raad van State), Marine (rond de Admiraliteitsarchieven), Overzeese handel (rond de archieven van de VOC en de WIC) en Buitenlandse Zaken (rond de legatiearchieven). Rijksarchivaris Van Riemsdijk greep de gelegenheid aan om alle archiefbestanddelen op de moderne wijze, dat wil zeggen onder aanwijzing van hun herkomst te beschrijven, om later de reconstructie van de oorspronkelijke archieven mogelijk te maken. Zowel beheersmatig als vakinhoudelijk was deze grootschalige inventarisatieactie een indrukwekkende operatie.
In 1897, een jaar voor het verschijnen van de Handleiding, kreeg dezelfde Hingman die nog bij de inventarisatie De Jonge betrokken was geweest van rijksarchivaris Van Riemsdijk de opdracht "eene betere ordening van de gezantschapsverbalen en legatie-archieven voor te bereiden." Allerhande documenten van verschillende herkomst, "meerendeels copieën en andere stukken, die het Rijksarchief bij koop en schenking verkregen had" moesten afgezonderd kunnen worden van de gezantschapsverbalen en de legatiearchieven die tot de archieven van de Staten-Generaal behoorden of afzonderlijke archieven uitmaakten. "Om dit te kunnen doen behoorde men alle boekdeelen en bundels opzettelijk na te gaan. Het eenvoudigst was ze opnieuw te beschrijven." ( VROA, 1897, p. 4. ) Hingman volgde dezelfde methode die hij kort daarvoor bij de Marine-archieven had toegepast. Hij nummerde de stukken in de volgorde waarin hij ze aantrof en beschreef ze "afzonderlijk of in seriën op losse bladen (...) met aanduiding van het archief of de particuliere verzameling, waartoe zij oorspronkelijk behoord hebben, voor zoover dit uit oudere inventarissen en lijsten was op te maken." ( VROA, 1897, p. 4. )
Hingman handhaafde de ordening per legatie en bracht daarbinnen, op instructie van Van Riemsdijk, een ordening aan per gezant. Binnen deze ordening voegde hij een groot aantal aanwinsten in uit de periode 1866-1887. Hij overleed nog in hetzelfde jaar waarin hij met het werk begonnen was. Hij was op dat moment bezig met de ordening van de papieren van de gezanten in Pruisen en had daarmee al de helft van het werk gedaan. Vanaf 1899 nam Telting de andere helft voor zijn rekening.
In 1901 was de eigenlijke, voorlopige inventaris klaar. Van de meeste stukken hadden Hingman en Telting door onderzoek "in de correspondentie van het Rijksarchief, oude inventarissen, lijsten van aanwinsten en auctiecatalogussen" kunnen vaststellen "tot welke verzameling zij vroeger hadden behoord en op welke wijze zij in het Rijksarchief waren gekomen." ( VROA 1901, p. 7 en 1900, p. 6. ) De fiches waaruit de inventaris was opgebouwd, waren doorlopend genummerd en vermeldden de titels van de verbalen en de inhoudsopgaven van de portefeuilles waarin de legatiearchieven merendeels geborgen waren. Bestaande beschrijvingen waren gecontroleerd en waar dit wenselijk bleek, uitgebreid. Waar nodig waren ook nieuwe beschrijvingen gemaakt van de gezantschapspapieren die het Rijksarchief in de periode 1866-1887 had verworven. Op de fiches was aangegeven tot welk archief of tot welke verzameling de stukken oorspronkelijk hadden behoord en waren ook de verschillende kentekenen vermeld die bij het herkomstonderzoek van nut waren geweest. Verder waren er "bij de namen der gezanten verschillende bijzonderheden gevoegd, b.v. (voor zoover dit was na te gaan) de datum van hunne commissie, die van hunne instructie, de plaats waar die te vinden is, de datum der resolutiën betreffende hun credentiebrieven, paspoorten enz., de datum van hun ontslag of van hun overlijden." ( VROA, 1901, p. 7. )
O.4. Aanvullingen en supplementen, 1902-1920
Toch was het werk in 1901 nog niet gedaan. De inventaris had een voorlopig karakter; zij moest een definitieve herordening van de stukken mogelijk maken. Bovendien waren alle gezantschapspapieren die na 1887 waren verworven en sommige eerdere aanwinsten die apart waren gehouden niet bij de inventarisatie betrokken. Ook de stukken die destijds van minder belang geacht werden en die bij de verhuizing van het Plein naar het Bleyenburg weer uit kasten, gangen en zolders tevoorschijn waren gekomen, waren opnieuw buiten de inventaris gebleven.
In 1902 bewerkte Telting een vervolg op de inventaris, dat heel toepasselijk "Legatiearchief Vervolg" werd genoemd en uit drie afdelingen bestond. De eerste afdeling werd gevormd door "dubbele" verbalen van onderhandelingen met Engeland, de tweede door "dubbele" verbalen van onderhandelingen met Munster, Zweden en Denemarken, Rusland en Algiers, en de derde, een supplement, door in 1893 en 1894 verworven aanvullingen op het legatiearchief Turkije en door het archief van Van Citters.
Het zogenaamde legatiearchief Vervolg en in het bijzonder zijn derde afdeling, legatiearchief Vervolg supplement, werd na 1902 de vergaarbak voor gezantschapspapieren die werden aangetroffen in de zogenaamde "Verspreide collecties" en de collecties "Staten-Generaal dubbelen", "Staten-Generaal supplement" en "Staten-Generaal vervolg".
De collectie "Verspreide Collecties" was zelf al een vergaarbak van afgedwaalde stukken die bij de verhuizing in 1902 in de verschillende kamers van het oude gebouw aan het Plein waren aangetroffen en door Morren op afzonderlijke lijsten per kamer waren beschreven. Ze werd in de jaren 1914-1920 door Bondam gedepouilleerd. In de volgorde waarin de inventarisatie van de betrokken archieven aan de orde kwam, bracht hij de stukken naar de archieven van herkomst terug. Dat deed hij ook met de verspreide stukken die uit de gezantschapsarchieven afkomstig bleken. Bondam begon al in 1913 met de ordening van de verspreid geraakte gezantschapspapieren. In de legatiearchieven nam hij na 1914 onder meer de stukken op van de gezant in Keulen Van Lansberge en zijn amanuensis Hofman ( Aanwinst 1 maart 1852, van Buitenlandse Zaken ) en stukken van de gezant in Luik, Van der Hoop.
Ook de collecties "Staten-Generaal dubbelen", "Staten-Generaal supplement" en "Staten-Generaal vervolg" dankten hun oorsprong aan de verhuizing van 1902 en de daarmee gepaard gaande inventarisatie van de archieven van de Staten-Generaal. Ze bestonden uit stukken die geplaatst waren geweest bij de archieven van de Staten-Generaal, omdat ze daarop aansloten, maar die veelal zelf afkomstig waren uit de archieven van andere generaliteitscolleges, de Staten van Holland, de familie Fagel of gezanten in het buitenland. Een aantal "dubbele" verbalen, verscheidene stukken die bij de inventarisatie van de legatiearchieven Zweden en Frankrijk terzijde waren gelegd en de geseponeerde stukken van Van Heemskerck en Rumpf werden door Bijlsma uit deze collecties overgebracht naar het zogenaamde "legatiearchief vervolg".
O.5. 1922: De archieven gesplitst met 1795 als scheidingsjaar
De inventaris Hingman/Telting had tot doel "eene betere ordening van de gezantschapsverbalen en legatie-archieven voor te bereiden." Maar veel verder dan voorbereidingen kwam het niet. Als algemeen rijksarchivaris Fruin al niet de geschiedwetenschappelijke scrupules van zijn voorganger Van Riemsdijk miste, dan ontbrak het hem in ieder geval aan voldoende professionele medewerkers om diens ambitieuze en alomvattende inventarisatieplan, dat pas in de wat verder verwijderde toekomst tot definitieve inventarissen kon leiden, op gestage voet voort te zetten en af te ronden.
De operatie kreeg al een andere wending toen de gezantschapspapieren nog maar nauwelijks voorlopig waren beschreven. Een aanzienlijke personeelsreductie was in 1922 aanleiding tot een ingrijpende reorganisatie van het Algemeen Rijksarchief. Twee nieuwe afdelingen werden gevormd voor het beheer van alle archieven van de centrale overheid: de Eerste Afdeling voor de archieven tot en de Tweede Afdeling voor de archieven vanaf 1795. ( KB van 5 feb. 1920 no. 51 art. 2, vastgesteld door de minister op 1 okt. 1924. )
Die scheidslijn was niet heel gelukkig gekozen. In Frankrijk had de revolutie inderdaad een breuk veroorzaakt in de ontwikkeling van de staatsinstellingen en de archiefvorming, maar de gevolgen van de Bataafse omwenteling waren ook op dit punt veel gematigder, zeker waar het de diplomatie betrof. De oriëntatie van de buitenlandse politiek veranderde, diplomatieke betrekkingen met sommige landen werden verbroken en met andere landen aangeknoopt. Oranjegezinde gezanten werden door patriotten vervangen. Maar de institutionele continuïteit was groot: onder de gezanten en leden van hun staven waren er ook die op hun post bleven en voor de gezantschapsarchieven betekende de "fluwelen revolutie" niet zozeer een breuk in de archiefvorming als wel een vereenvoudiging van de archiefordening ten gevolge van de bestuurlijke centralisatie in het vaderland.
Het jaar 1795 kon bij de verdeling van de legatiearchieven over beide afdelingen niet strikt worden toegepast. Als scheidingsdatum werd meestal de datum gehanteerd van de aanstelling van de eerste na de omwenteling benoemde gezant. Grotere afwijkingen deden zich voor, wanneer gezanten of secretarissen door de nieuwe Staten-Generaal waren gecontinueerd. Het scheidingsjaar werd daardoor 1786 bij de Duitse keizer (Van Haeften), 1789 bij de Opper- en Nederrijnse en Westfaalse Kreitsen (Lucius), en 1785 bij Turkije (Van Dedem).
Gezantschapspapieren die pas aan het eind van de negentiende of in het begin van de twintigste eeuw waren verworven of om andere redenen buiten de inventarisatie Hingman/Telting waren gebleven, werden pas later gesplitst. De archieven van de consulaten in Smyrna, Tanger (Marokko) en Tunis, die zich noch aan de grens van 1795, noch aan die van 1810 bleken te storen, werden ongesplitst toegewezen aan de Eerste Afdeling.
O.6. Na de oorlog: inventariseren in tijden van armoe
In de eerste decennia na de oorlog werd de ordening van de generaliteitsarchieven, die onder Van Riemsdijk was voorbereid, op de Eerste Afdeling van het Algemeen Rijksarchief voortgezet. Maar het streven van Van Riemsdijk om pas een definitieve inventaris te maken als geleidelijk aan alle verwante archieven waren geïnventariseerd en van alle afgedwaalde stukken de plaats van herkomst was vastgesteld, bleek niet haalbaar. Een halve eeuw lang had men op het rijksarchief vanuit het anachronistische gezichtspunt van de constitutionele eenheidsstaat de archieven van de generaliteit die het meest van belang werden geacht tot grote collecties herverkaveld. In de halve eeuw daarna had men geprobeerd de oorspronkelijke herkomst van de archiefbestanddelen en de oorspronkelijke structuur van de archieven weer aan het licht te brengen. En toen men in de halve eeuw die daarop volgde de archieven dan eindelijk volgens de nieuwe beginselen van de archiefwetenschap ging inventariseren, bleek de operatie te groot en de kritische massa van het rijksarchief naar verhouding te gering. Continuïteit ontbrak door gebrek aan personeel. Een pragmatisch ingestelde archivaris deed zijn intrede, die eerst met grote halen snel thuis wilde zijn en vervolgens, toen de personeelssituatie verbeterde, door de bomen het bos niet meer zag.
Nadat in de jaren dertig Bijlsma de Westindische en Meilink-Roelofsz de Oostindische archieven ter hand hadden genomen, kwamen na de oorlog de archieven van de Staten-Generaal en de legatiearchieven aan de beurt. Het initiatief tot de afronding van de inventarisatie van de legatiearchieven kwam van de Tweede Afdeling. In 1932 had H. Hardenberg zijn inventaris voltooid van het gedeelte van het legatiearchief Turkije over de periode na 1785, dat in 1922 aan de Tweede Afdeling was toegewezen en dat later nog met delen van aanwinsten was uitgebreid. In 1951 kreeg W.A. Fasel opdracht de inventarisatie van de overige stukken uit de Bataafse periode af te ronden, een opdracht die hij in augustus 1952 voltooide.
De Eerste Afdeling kwam nu ook in actie. De afronding van de inventarisatie van de legatiearchieven vóór 1795 kreeg voorrang boven andere inventarisatieprojecten. N.M. Japikse liet er begin 1953 zijn werkzaamheden aan het familiearchief Fagel tijdelijk voor rusten ( VROA 1953, p. 15. ) en voltooide in 1957 de voorlopige beschrijving en ordening, nadat hij enkele collecties uit het fonds had verwijderd.
Tot een afronding kwam het echter niet. Japikse moest aan andere inventarisatieprojecten prioriteit geven: eerst het archief Fagel, waaraan hij destijds begonnen was, en vervolgens de archieven van de Staten-Generaal, waar rijksarchivaris Van der Poest Clement na jaren van ordeningsarbeid geheel in was verdwaald. Slechts incidenteel bemoeide Japikse zich nog met de legatiearchieven: rond 1960, toen hij schrijver Van Zoeren aan een (nooit voltooide) doornummering van alle legatiearchieven liet beginnen, in 1963, toen hij alle buitenlandse verbalen ongeacht hun herkomst alsnog overbracht van de legatiearchieven naar de archieven van de Staten-Generaal en kort daarna, toen hij Van Zoeren in de legatiearchieven nog een aantal gezantschapspapieren liet invoegen die bij de ordening van de restcollecties van de Staten-Generaal, en met name van de collectie Staten-Generaal vervolg, te voorschijn waren gekomen.
O.7. De opzet van de inventarissen Fasel en Japikse
Hoe zagen de inventarissen van Fasel en Japikse er nu uit? Fasel volgde bij zijn werkzaamheden de fichesinventaris Hingman/Telting op de voet. Doordat de stukken uit de Bataafse periode vergeleken met de oudere gezantschapspapieren maar in geringe mate met andere archieven vermengd waren geraakt, was het nauwelijks nodig beschrijvingen toe te voegen of te verwijderen. Doordat gezantschapsarchieven in de Bataafse periode doorgaans standplaatsarchieven waren, kon de hoofdindeling van de oude inventaris, een indeling naar standplaats, intact blijven. En doordat de archieven uit deze periode uitgesproken seriearchieven waren, konden de meeste beschrijvingen zonder nadere specificatie worden overgenomen.
In de ordening van de stukken week Fasel op één punt van de inventaris Hingman/Telting af. Hij doorbrak de onderverdeling van de archieven naar gezant door de stukken betreffende bijzondere onderwerpen consequent in één afdeling per legatie bij elkaar te brengen. Een praktische en voor de legatiearchieven die zich tot secretariaatsarchieven hadden ontwikkeld een voor de hand liggende beslissing.
Japikse volgde in grote lijnen de inventarisatie-opzet die Fasel had gehanteerd. Hij nam de inventaris Hingman/Telting als uitgangspunt. Hij nam daarvan de hoofdindeling naar standplaats over. De dossiers die de achtereenvolgende gezanten aan hetzelfde hof hadden gevormd, bracht hij bij elke legatie in één hoofdafdeling bijeen. Met de ingekomen kopieresoluties en nouvelles, die hij niet tot de eigenlijke archieven rekende, deed hij hetzelfde.
De problemen waar Japikse voor kwam te staan waren echter veel groter dan de problemen die Fasel had moeten overwinnen. De legatiearchieven van vóór 1795 waren veel complexer en minder uniform dan die uit de Bataafse tijd. Ze waren veelal in een andere orde dan de oorspronkelijke in vier fichesinventarissen en op verschillende plaatsen in de VROA beschreven. Ze bevatten een groot aantal stukken die er niet in thuis hoorden, terwijl veel andere stukken naar andere archieven en collecties waren afgedwaald. Ze bevatten minder series en meer afzonderlijke bundels, die in de bestaande inventaris in soms wel heel algemene termen waren beschreven.
Japikse slaagde er niet in deze problemen bevredigend op te lossen. Hij schoof de verschillende inventarissen in elkaar, maar kwam lang niet alle afgedwaalde stukken op het spoor. Sommige verbalen, losse stukken en persoonsarchieven die niet in de legatiearchieven thuis hoorden verwijderde hij, andere liet hij op hun plaats. Hij plaatste de beschrijvingen in de inventaris in een uniforme, aan Hingman/Telting en Fasel ontleend ordening, maar die kwam in veel gevallen niet met de oorspronkelijke overeen. Veel bundels splitste hij uit in hun bestanddelen, maar de slordigheid waarmee hij die bestanddelen beschreef werd op de Eerste Afdeling spreekwoordelijk. ( Een dossier in het legatiearchief Turkije met het opschrift "Pièces concernant des Indes Orientales", abusievelijk gelezen als "Pièces concernant des Judes Orientales", werd door Japikse beschreven als: "Stukken betreffende de oriëntaalse Joden." )
O.8. De jaren zestig: een onvoltooide afronding Het meest hinderlijke gebrek van de inventaris van Japikse was (alweer) dat hij niet af was. Het premature doornummeren van de beschrijvingen werd gestaakt bij inv. nr. 887, nog voor men tot de helft was gevorderd. Opnieuw waren sommige archiefbestanddelen buiten de inventarisatie gebleven, zodat men voor een compleet overzicht van de gezantschapsarchieven niet alleen de nieuwe inventaris, maar ook oudere inventarissen in de VROA moest raadplegen. En de beoogde hereniging van de legatiearchieven van vóór en na 1795 werd niet gerealiseerd. ( VROA 1957, pp. 16-17. Notitie Japikse over nog te verrichten werkzaamheden, 5 december 1957. )
Maar op de Eerste Afdeling gaf men de moed niet op. In januari 1967 nam O. Schutte de taak op zich het werk van Japikse te voltooien. Hij zou, nadat de stukken die in de archieven van de Staten-Generaal thuis hoorden daarheen waren teruggebracht, alle gezantschapsarchieven, zowel van vóór als van na 1795, inclusief de papieren die zich nog in restarchieven en de aanwinstenverzameling bevonden, in één inventaris beschrijven. De inspanningen van Schutte leidden binnen twee jaar tot twee king size fichesbakken gevuld met beschrijvingen, twee soortgelijke bakken gevuld met personalia van gezanten en hun correspondenten en een twintigtal bladzijden waarop de beschrijvingen van de archieven van de legaties binnen het Duitse Rijk tot en met die van het archief van de legatie bij de Duitse Rijksdag waren uitgetypt en doorgenummerd. Maar daar bleef het bij. Schutte veranderde van werkkring, waardoor zijn afronding van het werk van Japikse niet werd voltooid. Aan de archieven van de gezantschappen in Zweden, Turkije en Portugal kwam hij in het geheel niet toe. Wel verscheen als bijproduct van de inventarisatie nog in 1976 het nu voor de diplomatieke geschiedenis van Nederland onmisbare Repertorium van Nederlandse vertegenwoordigers residerende in het buitenland.
O.9. De opzet van de inventaris Schutte
Bij de verdere ordening van de archieven nam Schutte de hoofdindeling van de inventaris van Japikse als uitgangspunt. Dat betekende, dat de inventaris van elk gezantschapsarchief was verdeeld in stukken van algemene aard, met een onderverdeling naar gezant, en stukken van bijzondere aard in een chronologische volgorde.
Bij het beschrijven van de stukken had Schutte zich twee doelen gesteld. Hij wilde in de beschrijvingen in de eerste plaats meer eenheid brengen: in de tot dan toe vervaardigde inventarissen was dikwijls de oudst bekende beschrijving overgenomen. In de tweede plaats streefde hij naar meer beschrijvingen per strekkende meter archief: de inventaris moest de gebruiker meer inzicht geven in de inhoud van de stukken.
Centraal bij het ordenen en beschrijven stond bij Schutte de correspondent. Als hij archiefbestanddelen uitsplitste, en dat deed hij zelfs met ongebonden minuutverbalen, dan splitste hij ze bij voorkeur uit naar correspondent, ongeacht of het om minuten, expedities of kopieën ging. Brieven van en aan dezelfde correspondent voegde hij samen. Alle originele en door hemzelf gevormde briefwisselingen bracht hij in elk gezantenarchief in één afdeling in alfabetische volgorde bijeen. Alle archiefbestanddelen die niet in briefwisselingen konden worden uitgesplitst, zoals ingebonden verbalen, brievenboeken en dossiers, voorzag hij van een lijst van correspondenten. Hij legde een duidelijke voorkeur aan de dag voor het personificeren van de institutionele correspondenten: een brief van de secretaris van een college zette hij bij voorkeur op naam van de secretaris en niet op naam van het college.
Hoewel Schutte in zijn inventaris niet de beschrijvingen opnam van de gezantschapspapieren die naar het archief van de Staten-Generaal waren teruggebracht, beschreef hij veel meer meters archief dan Japikse in zijn inventaris had gedaan. Schutte ontdeed namelijk veel obscure restcollecties van gezantschapspapieren en bracht deze met alle losse aanwinsten die op de Nederlandse diplomatie betrekking hadden over naar de legatiearchieven. De meeste van die papieren hadden echter van die archieven nooit deel uitgemaakt en waren daar dus ook niet op hun plaats.
Onder de handen van Schutte kregen de legatiearchieven het aanzien van een grote collectie briefwisselingen aangevuld met andere in kleine eenheden uiteengevallen archiefbestanddelen. In de inventaris was de grote lijn ver te zoeken. De bakken met fiches, die voor het merendeel nog niet waren doorgenummerd, hadden het karakter van archivistische fragmentatiebommen, die alleen op een losse traproede wachtten om af te gaan.
De onvoltooide staat van de inventaris was in het dagelijks gebruik een grote handicap. De fiches waren moeilijk leesbaar, de verschillende afdelingen en onderafdelingen in de inventaris niet of nauwelijks te herkennen, de fiches waren niet doorgenummerd en de volgorde van de beschrijvingen correspondeerde niet met de volgorde van de stukken in het depot, die op macro- en mesoniveau nog steeds met de inventarissen van Fasel en Japikse overeenkwam. Zelfs op microniveau week de volgorde van de stukken hier en daar af van de volgorde van de inventaris, doordat men op de Tweede Afdeling een niet geheel geslaagde poging deed om in enkele legatiearchieven (in 1977 in het legatiearchief Duitse Keizer) de ordening van Fasel te herstellen. Onderzoekers, die ook nog geplaagd werden door verkeerde terugplaatsingen van fiches, moesten veel ervaring hebben met het gebruik van de inventaris om in de legatiearchieven hun weg te kunnen vinden.
O.10. De laatste loodjes?
Zoals gezegd kwam Schutte niet meer toe aan de bewerking van de inventarissen van de legatiearchieven Zweden, Turkije en Portugal: die werden op de Eerste Afdeling na zijn vertrek onder handen genomen. Het legatiearchief Zweden kwam het eerst aan de beurt. De stagiair Gieteling probeerde in 1967-1968 de inventaris Japikse van dit fragmentarische en chaotische archief door een nieuwe inventaris te vervangen maar kwam niet verder dan een weinig geslaagde concept-inventaris, die onafgemaakt bleef liggen.
Te zelfder tijd begon Van der Meiden met de herinventarisatie van het legatiearchief Turkije. Dit archief was relatief ongerept gebleven, al was de interne orde danig verstoord. Ook in een andere opzicht was het een uitzondering. Het bestond uit een ambassadeurs- of secretariaatsarchief, dat door Van der Meiden per ambassadeur en niet per secretaris werd geordend, en een kanselarijarchief. In 1974 kwam de voorlopige inventaris uit en vier jaar later de definitieve. Het was de eerste inventaris waarin de caesuur die in 1922 was aangebracht, ongedaan werd gemaakt. De inventaris bestond uit de vervanging van de inventaris Japikse van het archief tot 1785 aangevuld met de inventaris Hardenberg over de periode 1785-1811. ( G.W. van der Meiden, Inventaris van het legatiearchief Turkije tot 1811 ('s-Gravenhage 1978) ) In 1977 voltooide C.H. Van Marle de bewerking die Van der Vlis had gemaakt van de inventaris Japikse van de archieven van de legatie en het consulaat-generaal in Portugal. Die bewerking bestond voornamelijk uit een nadere specificatie van de beschrijvingen van de inventaris Japikse, waarvan de orde in grote lijnen werd gehandhaafd. Archieven van verschillende aard en herkomst (geseponeerde archieven, particuliere archieven, legatiearchieven) werden er helaas gewoontegetrouw als één archief in beschreven. ( C.H. van Marle, Het legatiearchief Portugal 1702-1804 en het archief van het consulaat-generaal in Portugal 1759-1804 ('s-Gravenhage 1977) )
Het laatste archief dat het nog met een Japikse-inventaris moest doen, het legatiearchief Zweden, moest er een paar jaar later aan geloven. In 1979 begon T.H.P.M. Thomassen met de inventarisatie, die hij in 1981 afrondde. Een van de laatste stappen bij de inventarisatie van de legatiearchieven leek te zijn gezet.
P. Laatste inventarisatieronde: 1979-1994
P.1. De inventarisatie van de legatiearchieven Zweden, Pruisen, Polen en Saksen, 1979-1981
De inventarisatie van het legatiearchief Zweden werd niet de afronding van de inventarisatie van de legatiearchieven, maar het begin van een laatste inventarisatieronde. De inventarisatie leidde namelijk tot de identificatie en herplaatsing van tal van archiefbestanddelen, wat een herziening van de inventaris Schutte noodzakelijk maakte. Tot die herziening werd te gemakkelijker besloten, omdat die inventaris, die in de conceptfase was blijven steken, ook anderszins niet aan de eisen voldeed. Vooral de sterk op de identificatie van correspondenten gerichte manier van beschrijven werd als een handicap ervaren.
De chaos die heerste in het gedeelte van het legatiearchief Zweden tot 1795 was de belangrijkste reden waarom de inventarisatie tot het laatst was blijven liggen. Wat er op het eerste gezicht uitzag als een gestructureerd geheel, bleek bij nader inzien niets meer dan een prullenbak, het toevallige restant van wat destijds gold als het grootste legatiearchief, dat in 1795 spoorloos was verdwenen. Na een moeizame identificatie, vooral met behulp van de brievenboeken van de Staten-Generaal, bleek het voor een groot deel te bestaan uit buiten hun verband geraakte retroacta bij de depêches, die van weinig belang waren.
Wel belangrijk, althans voor de voortgang van de inventarisatie van de legatiearchieven, was het feit, dat in het archief stukken werden aangetroffen van de gezanten Charles Rumpf en Lodewijk van Marteville die betrekking hadden op de activiteiten die ze beiden vóór hun gezantschap in Zweden als gezanten in Pruisen en Polen hadden ontplooid. De gezanten bleken hun archieven uit die periode in het legatiearchief Zweden te hebben gedeponeerd. Verder onderzoek wees uit, dat de legatiearchieven Pruisen vóór 1795 en Polen latere constructies waren, die grotendeels bestonden uit de andere stukken die Rumpf en Van Marteville destijds naar Zweden hadden meegenomen. Dit maakte het noodzakelijk bij de inventarisatie van het legatiearchief Zweden ook de zogenaamde legatiearchieven Pruisen en Polen te betrekken. Daarbij kwam aan het licht, dat Rumpf niet zijn hele archief naar Zweden had meegenomen, maar dat hij voor zijn vertrek zijn rompverbaal van zijn missies naar Pruisen en Polen naar Den Haag had gestuurd om het daar te laten seponeren bij de archieven van de Staten-Generaal. Van de beoogde completering van dit rompverbaal met de andere stukken was het nooit meer gekomen.
De verschillende bestanddelen van de archieven, inclusief die uit de periode na 1795 en het rompverbaal van Rumpf, werden weer bij elkaar gebracht, waarna zowel de inventaris van het legatiearchief Zweden als de inventaris van het legatiearchief Pruisen, Polen en Saksen in 1981 konden worden voltooid. ( T. Thomassen, Inventaris van het legatiearchief Zweden (1675-1805) ('s-Gravenhage 1981); T. Thomassen, Inventaris van de legatiearchieven Pruissen, Polen en Saksen 1723-1748, het Legatiearchief Pruissen 1795-1810 en door Carel Rumpf gedeponeerde archiefjes 1708-1721 ('s-Gravenhage, 1981). )
P.2. De inventarisatie van de archieven van Van Heemskerck en Hamel Bruynincx, 1981-1983
De herziening van de inventaris van het legatiearchief Pruisen vestigde ook de aandacht op het legatiearchief Duitse Keizer. Twee verbalen die Jacob Jan Hamel Bruynincx in 1699 en 1700 had gehouden als secretaris van Jacob van Wassenaer van Obdam, de buitengewone gezant in Pruisen, en vervolgens als zaakgelastigde aldaar, bleken hun voortzetting te vinden in het eerste verbaal dat Hamel Bruynincx aansluitend als gezant in Wenen had opgesteld. Blijkens de lijst die in 1854 bij overdracht door Buitenlandse Zaken was opgemaakt behoorden ze tot de serie gezantschapsverbalen die de kern vormde van het legatiearchief Duitse Keizer. Herstel van deze serie moest echter op de lange baan worden geschoven. Nadere inspectie van het legatiearchief Duitse keizer wees namelijk uit, dat ook dit archief een latere constructie was die bestond uit het eigenlijke legatiearchief, dat in 1699 begon, en een groot aantal stukken uit particuliere archieven of archieven die ter griffie waren geseponeerd. Het lag voor de hand eerst de stukken die later waren toegevoegd naar hun plaats van herkomst terug te brengen en pas daarna het eigenlijke legatiearchief opnieuw te bewerken.
Al in 1974 waren uit het archief de stukken verwijderd die afkomstig waren van Jacob Hop: Van der Meiden bracht ze in dat jaar terug naar de door hem gereconstrueerde collectie Pabst van Bingerden. ( G.W. van der Meiden, Inventaris van de collectie Pabst van Bingerden (stukken afkomstig van de familie Hop) ('s-Gravenhage 1975). ) Nu kwamen de stukken aan de beurt die afkomstig waren van de buitengewone gezant Van Heemskerck en die op diens gezantschappen naar Wenen en Constantinopel betrekking hadden. Deze stukken bleken deel te hebben uitgemaakt van een ter griffie geseponeerd archief, dat had bestaan uit de papieren van de gezantschappen van Van Heemskerck naar de Duitse keizer, het Turkse Rijk en Frankrijk. Inderdaad werden in het legatiearchief Frankrijk de overige stukken aangetroffen. De verschillende bestanddelen werden herenigd en beschreven in een afzonderlijke inventaris, die in 1983 werd voltooid. ( T. Thomassen, Inventaris van gezantschapsarchieven van Coenraad van Heemskerck, voornamelijk van zijn gezantschappen naar de Duitse keizer, 1690-1697, Turkije, 1692-1694, en Frankrijk, 1698-1701 ('s-Gravenhage 1983). ) In het zogenaamde legatiearchief Duitse keizer werden bovendien, onder meer onder de papieren van Van Heemskerck, stukken aangetroffen die afkomstig waren van Gerard Hamel Bruynincx, de eerste Nederlandse gezant aan het Weense hof, vader van de eerder genoemde Jacob Jan. Soortgelijke stukken bleken zich te bevinden in het legatiearchief Keulen, het legatiearchief Duitse Rijksdag en enkele restcollecties van de Eerste Afdeling. Het waren naar alle waarschijnlijkheid de schamele resten van een ter griffie geseponeerd gezantschapsarchief. Als zodanig werden ze in 1982 dan ook geïnventariseerd. ( T. Thomassen, Inventaris van stukken afkomstig van Gerard Hamel Bruynincx, gezant in Duitsland, 1659-1690, 's-Gravenhage, 1982. )
P.3. Een omtrekkende beweging, 1983-1986
Het was intussen wel duidelijk geworden, dat de grootschalige archiefvermenging nog steeds de belangrijkste hinderpaal was bij de afronding van de inventarisatie van de legatiearchieven. Globaal onderzoek bracht namelijk nog veel meer afgedwaalde, verkeerd geplaatste en ten onrechte ingevoegde bestanden aan het licht. De conclusie die hieruit werd getrokken was, dat het de voorkeur verdiende om eerst archiefvreemde archiefbestanddelen in hun oorspronkelijke verband terug te brengen op het moment dat daartoe aanleiding was en pas daarna de eigenlijke legatiearchieven verder te bewerken.
De inventarisatie-inspanningen werden nu meer op de particuliere archieven gericht. In 1984 verwierf de Eerste Afdeling de aanwinst Van der Poest Clement. Deze collectie bleek stukken te bevatten die oorspronkelijk tot het archief van de familie Van Aerssen hadden behoord. Dit was aanleiding om een supplement op dit archief te bewerken, waarin ook de verbalen werden ondergebracht van François van Aerssen, gezant in Frankrijk, Venetië en Engeland, waarvan Hingman al had gesignaleerd dat ze ten onrechte in de legatiearchieven waren opgenomen. ( Theo Thomassen, Inventaris van de collectie Van der Poest Clement (Den Haag 1984); id., Inventaris van het archief Van Aerssen supplement (Den Haag 1984). ) Eveneens in 1984 werd besloten vijf inventarissen van archieven van ambtenaren van de VOC en de regering in Indië, waarvan alleen maar gebruiksexemplaren voor het Algemeen Rijksarchief waren vervaardigd, gebundeld in druk uit te geven. Een van die inventarissen was de inventaris die W.D. Post in 1981 van het archief Van Polanen had vervaardigd. Aan deze inventaris konden nu de beschrijvingen worden toegevoegd van de gezantschapspapieren van Van Polanen, waaruit men na de inventarisatie Hingman/Telting een legatiearchief Verenigde Staten had geconstrueerd. ( W.D. Post, "Inventaris van het archief van Rogier Gerard van Polanen 1757-1833", in: T. Thomassen red., Vijf ambtenaren van de VOC en de regering in Indië. Inventarissen van de archieven Becker, Cnoll, Van Kal, Van Polanen en Valckenier ('s-Gravenhage 1985), pp. 87-158. ) Telting had al geconstateerd, dat de legatiearchieven en in het bijzonder het legatiearchief Zuidelijke Nederlanden bestanddelen bevatten van het archief Bisdom. Ook bij inventarisatie van het legatiearchief Duitse keizer was een bestanddeel van dat archief aangetroffen. Inventarisatie van dit archief door J.C.M. Pennings in 1985-1986 was aanleiding om deze afgedwaalde stukken naar hun plaats van herkomst terug te brengen. ( J.C.M. Pennings, Inventaris van het archief Bisdom. Stukken afkomstig van mr. Dirk Rudolf Wijckerheld Bisdom (1740-1814), mr. Jacob Bisdom (1696-1762), mr. Gerard Daniel Denick (1724-1780) e.a. ('s-Gravenhage 1986). ) Niet alleen werden in deze periode veel stukken naar archieven en collecties overgebracht, ook werden veel afgedwaalde stukken in andere archieven en collecties achterhaald. De terugkeer naar het Rijksarchief van een collectie resoluties van de Staten-Generaal die in de vorige eeuw aan de Tweede Kamer in bruikleen waren gegeven, leidde in 1993 tot een reconstructie van de collectie Staten-Generaal Dubbelen, een van de beruchte restcollecties van de Eerste Afdeling. ( Theo Thomassen, De collectie Staten-Generaal Dubbelen. Plaatsingslijst onder vermelding van de archieven van herkomst (Den Haag 1983) ) Daarbij werden kopieresoluties aangetroffen die afkomstig waren uit gezantenarchieven, in het bijzonder uit de legatiearchieven Duitse Keizer, Frankrijk en de Zuidelijke Nederlanden. Onder die kopieresoluties bleken zich ook belangwekkender stukken te bevinden, zoals een brievenboek van Smits uit het legatiearchief Frankrijk. Ze werden ter plaatse gelaten in afwachting van de uiteindelijke bewerking van de betrokken archieven.
P.4. Een projectmatige aanpak, 1986-1987 Als we de inventarisatie door Sigmond van het archief van het consulaat-generaal in Marokko buiten beschouwing laten ( J.P. Sigmond, Archief van het Nederlands consulaat-generaal en enige daaronder ressorterende vice-consulaten in Marokko 1753-1810 ('s-Gravenhage 1981) ) , bleef de inventarisatie van de legatiearchieven tot 1986 een eenmanszaak. Vanaf de aanstelling echter van Thomassen als hoofd inventarisatie werd de inventarisatie van de legatiearchieven een afdelingsproject waarbij behalve Thomassen ook Post en de in januari 1987 aangetrokken nieuwe medewerkster M. Zaaijer werden betrokken.
Op basis van de opgedane ervaringen werd een bewerkingsplan gemaakt. Hierin werden de volgende stappen onderscheiden: de reconstructie van de legatiearchieven op macroniveau, de registratie van alle naar elders overgebrachte archiefstukken in één bestand, de presentatie van de bestaande beschrijvingen in een verantwoorde en voor de onderzoeker hanteerbare vorm, de herordening van de beschrijvingen in overeenstemming met de oorspronkelijke structuur van de archieven en de afronding van de inventaris. Op 1 maart 1987 nam Pennings de verantwoordelijkheid voor de uitvoering over van Thomassen, die naar elders vertrok, maar aan het project verbonden bleef.
P.5. Reconstructie op macroniveau
De reconstructie van de legatiearchieven op macroniveau werd door Thomassen op dezelfde voet als in de voorafgaande jaren voortgezet. Met elkaar vermengde archieven moesten van elkaar worden gescheiden, gesplitste archieven moesten weer worden samengevoegd en stukken die niet in de legatiearchieven thuis hoorden moesten naar hun plaats van herkomst worden teruggebracht of, indien dat niet mogelijk was, elders worden geparkeerd. Afgedwaalde stukken moesten worden opgespoord om in een later stadium in de legatiearchieven te kunnen worden ingevoegd.
Verscheidene legatiearchieven, zoals die van Engeland, Italië, Portugal, Spanje, de Verenigde Staten en Zwitserland bleken als zodanig helemaal niet of in veel bescheidener vorm bestaan te hebben. Ze werden ontmanteld, waarbij onder meer de geseponeerde archieven van Van der Meer en Van Schonenberg weer te voorschijn kwamen. ( Het archief van Van der Meer werd in 1987 en 1988 door Post geïnventariseerd. )
Ook afgedwaalde documentatie werd achterhaald en beschreven. In 1988 werden de kopieresoluties, gedrukte resoluties en nouvelles uit de collectie Staten-Generaal Dubbelen die uit de legatiearchieven afkomstig waren naar hun plaats van herkomst teruggebracht. De kopieresoluties en nouvelles uit het geseponeerde archief van gezantschapssecretaris Otto Bosch, die in het archief van de Staten-Generaal werden teruggevonden, werden in de inventaris van de legatiearchieven beschreven, maar bleven fysiek op hun plaats.
De reconstructie van de legatiearchieven had vóór 1986 als bijproducten inventarissen opgeleverd van een supplement op het familiearchief Van Aerssen, het archief van Van Polanen en het archief Bisdom. Nu kwam het onder invloed van de inventarisatie van de legatiearchieven tot een reconstructie van het familiearchief Hop. In 1974 had Van der Meiden al de verbalen van Jacob Hop gelicht en teruggebracht naar de collectie Pabst van Bingerden. In 1987 lichtte Thomassen bij zijn bewerking van het archief van de Nedersaksische Kreits en de Hanzesteden de gezantschapspapieren van Hendrik Hop. In 1988 verwijderde M.A.G. Heijs andere stukken van Hendrik Hop uit het legatiearchief Zuidelijke Nederlanden. In 1987 en 1988 werden al deze stukken, samen met familiepapieren die in andere archieven en collecties waren aangetroffen, door Heijs en Pennings als het familiearchief Hop geïnventariseerd. ( Mirjam Heijs en Joyce Pennings, Inventaris van het familiearchief Hop (1464) ca 1660-1807 (Den Haag 1988). ) Behalve het familiearchief Hop werden ook de gezantschapspapieren van Van Assendelft en Van den Bergh (aangetroffen in het legatiearchief Zuidelijke Nederlanden), Van Citters (dat het nog met de fichesinventaris van Telting moest doen) en Van Nagell (deels afkomstig uit het zogenaamde legatiearchief Engeland) als zelfstandige archieven geïnventariseerd. ( T.H.P.M. Thomassen, Plaatsingslijst van het archief van Johan van den Bergh (1664-1775) (Den Haag 1986); J.C.M. Pennings, Inventaris van het archief van Willem van Assendelft (1693-1740) (Den Haag 1990); E.A.T.M. Schreuder en Theo H.P.M. Thomassen, Inventaris van het archief van Arnout van Citters (1633-1696) (Den Haag 1992); Mirjam Heijs, Inventaris van het familiearchief Van Nagell (1651) 1755-1833 (Den Haag 1994). ) Veel stukken die uit de legatiearchieven werden verwijderd konden niet of niet onmiddellijk in een ander archief worden geïncorporeerd. Zij werden, met andere losse gezantschapspapieren van de Eerste Afdeling, in 1992 beschreven in een plaatsingslijst. Deze plaatsingslijst beschreef uiteindelijk bestanden van geringere omvang, deels uit de collectie aanwinsten, deels uit andere collecties afkomstig. Daarnaast vindt men in deze lijst beschrijvingen van restanten van losse gezantschapspapieren van onbekende herkomst, beschrijvingen van stukken die te zijner tijd zullen moeten worden teruggebracht naar de archieven van de Stadhouderlijke Secretarie en de Hollandse onderzoekscommissie van 1795, en beschrijvingen van stukken van onzekere herkomst, zoals een verzameling cijfers en een van vorige inventarisaties resterende verzameling afgedwaalde losse stukken. ( Plaatsingslijst van persoonlijke archieven van diverse gezanten uit de 17e eeuw (te weten: Gideon van Boetselaer van Asperen, Pieter de Groot, Constantijn Huygens, Willem van Nieuwpoort, leden van de familie Schaep, Jacob van der Tocht, Pieter Vogelsangh en Everard van Weede van Dijkvelt) en de collectie legatiearchieven diversen. Met bijdragen van Pennings, Post en Thomassen. ) De losse aanwinsten die ten onrechte in de legatiearchieven waren ingevoegd, werden in 1987 naar de Aanwinstencollectie teruggebracht. Ter voorbereiding van deze operatie hadden Thomassen en Post de beschrijvingen van deze aanwinsten eerst opgenomen in een afzonderlijk computerbestand en naar standplaats geordend. Uiteindelijk werd de hele Aanwinstencollectie opnieuw beschreven. ( W.D. Post en E.A.T.M. Schreuder, Plaatsingslijst van de collectie aanwinsten 1820-1992 (Den Haag 1993). Wordt elke vijf jaar geactualiseerd. )
P.6. Een overzicht van alle gezantschapspapieren
De registratie van de stukken die naar de collectie Aanwinsten werden teruggebracht was de basis van een registratiesysteem voor alle stukken die niet in de legatiearchieven thuis hoorden en daaruit dus verwijderd waren of zouden worden. De eerste functie van dit systeem was het vastleggen van de verplaatsingen van en, voor zover geconstateerd, de onderlinge verbanden tussen deze archiefvreemde stukken. Daarnaast was het de bedoeling dat door middel van dit systeem de uit de legatiearchieven verwijderde stukken ook na verwijdering voor onderzoekers toegankelijk zouden blijven. De stukken die in 1987 naar de collectie Aanwinsten waren teruggebracht waren per gezantschapspost op één lijst beschreven onder aanwijzing van hun (nieuwe) vindplaats. Deze lijst werd door Thomassen, Post en Pennings verder bewerkt. Eerst werden de beschrijvingen ingevoegd van alle andere archieven en archiefbestanddelen die daarna uit de legatiearchieven werden verwijderd en naar hun oorspronkelijke plaats teruggebracht. Vervolgens werden verwijzingen opgenomen naar alle buitenlandse verbalen in het archief van de Staten-Generaal en naar alle gezantenarchieven die van de legatiearchieven deel bleven uitmaken. Na deze laatste actie bevatte de lijst de beschrijvingen van alle stukken die ooit in de collecties "legatiearchieven" opgenomen waren geweest. Hieraan werden ook nog beschrijvingen toegevoegd van diplomatieke bescheiden uit de bewuste periode die zich in persoons- en familiearchieven van de Tweede Afdeling en het Rijksarchief in Zuid-Holland bevonden. Tenslotte werden de beschrijvingen tot hun essentie teruggebracht en in een tabellarische vorm gegoten. Zodoende was een beknopt maar volledig overzicht tot stand gekomen van alle gezantenarchieven die zich in de depots van de Eerste Afdeling bevonden. Dit overzicht treft men in deze algemene inleiding als aparte bijlage aan onder de titel 'Zoekwijzer voor papieren van Nederlandse gezanten en consuls'.
P.7. Bewerking van een voorlopige inventaris Al in een vroeg stadium was afgesproken, dat de bestaande beschrijvingen van de eigenlijke legatiearchieven zo snel mogelijk in een voor de onderzoeker hanteerbare vorm moesten worden bewerkt en gepresenteerd. In 1986 en 1987 werd de fichesinventaris Schutte in een computerbestand ingevoerd, waarbij wat standaard verduidelijkingen en vereenvoudigingen werden aangebracht. In 1987 werd dit computerbestand met de resterende beschrijvingen van de inventaris Fasel aangevuld, zodat de gezantschapsarchieven die in 1922 en later waren gesplitst althans op papier weer waren herenigd. ( Tijdens die aanvulling constateerde M. Zaaijer dat men op de Tweede Afdeling in 1977 bij enkele archieven de Schutte-inventaris niet overal even adequaat, maar wel onomkeerbaar naar Fasel had teruggewerkt. ) Nog in hetzelfde jaar werd de volgorde van de beschrijvingen in overeenstemming gebracht met het globale archiefschema en werden de beschrijvingen zelf gecontroleerd en gecompleteerd. Bovendien werd het aantal beschrijvingen door samenvoeging zoveel mogelijk gereduceerd. Verbalen die waren uiteengenomen en over briefwisselingen en dossiers verspreid werden weer verbalen; veel losse stukken werden weer in de series ingevoegd. Vervolgens werden beschrijvingen die onduidelijk of incompleet waren, verbeterd en aangevuld. En in 1988 tenslotte werden beschrijvingen ingevoegd van afgedwaalde stukken inclusief eerder verwijderde documentatie.
In hetzelfde jaar konden de voorlopige, niet doorgenummerde, maar toch zeer bruikbare inventarissen op de studiezaal ter inzage worden gegeven. Naarmate de inventarisatie vorderde werden deze inventarissen sindsdien regelmatig geactualiseerd.
P.8. De herordening van de beschrijvingen
Om een reconstructie van de oorspronkelijke ordening op hoofdlijnen mogelijk te maken, werd door Thomassen in 1987 een verzameling aangelegd en vermenigvuldigd van teksten die betrekking hadden op de aard van de gezantenarchieven en de geschiedenis van de inventarisaties. Vervolgens werd een algemene richtlijn opgesteld voor de hoofdindeling van elk legatiearchief, die in zijn algemeenheid een herordening van een standplaatsgebonden naar een gezantgebonden ordening inhield.
Tenslotte werd een beredeneerd ordeningsschema opgesteld. Dit bestond uit vijf hoofdafdelingen, namelijk stukken van algemene aard, stukken betreffende gezant en gezantschap, stukken betreffende de taakuitvoering, politieke documentatie en stukken betreffende privé-aangelegenheden van de gezant. Binnen de hoofdafdelingen werden de later aangebrachte nevengeschikte (alfabetische of chronologische) ordeningen zoveel mogelijk weer door een hiërarchische ordening vervangen. In de eerste plaats werd een hiërarchisch ordeningsschema voor de correspondentie vastgesteld. Documentatie werd weer zoveel mogelijk toegedeeld aan de gezant die die documentatie verzameld had.
Dit ordeningschema diende als richtsnoer bij de bewerking van de overgebleven archieven en bij de eindredactie van de inventaris.
P.9. Eindredactie
Toen alle gezantschapsarchieven waren geïnventariseerd, werden de inventarisssen van Pennings, Post, Schreuder, Thomassen en Zaaijer onderworpen aan een eindredactie die door Pennings en Thomassen werd uitgevoerd. Daarbij werd geconstateerd, dat de inventarissen van de legatiearchieven Zweden, Pruisen, Polen en Saksen niet meer voldeden aan de eisen die inmiddels aan de inventarissen werden gesteld. In 1991 vervaardigde Thomassen een verbeterde en vooral beknoptere versie.
De eindredactie van de inventarissen ging gepaard met de aanpassing van de ordening van de stukken zelf, die tot dan toe in het depot op hun plaats waren gebleven. Het meest ingrijpend was de hereniging van de legatiearchieven vanaf 1795, die in 1974, in 1981 en in de jaren daarna successievelijk door de Tweede Afdeling aan de Eerste waren overgedragen, met de gedeelten tot 1795. Archivistisch het meest interessant was ongetwijfeld het weer samenvoegen van bestanden die bij eerdere inventarisaties waren uitgesplitst.
De grenzen van de uit te brengen verzamelinventaris werden pas in een laat stadium vastgesteld. Besloten werd, dat het zou gaan om het geheel van overgedragen ambtsarchieven tot 1810, d.w.z. de archieven die in de achttiende eeuw werden geseponeerd ter griffie van de Staten-Generaal en de eigenlijke legatie- en consulaatsarchieven die in de negentiende en twintigste eeuw werden overgedragen door het ministerie van Buitenlandse Zaken. Het eerste deel zou de inventarissen bevatten van de archieven van de Nederlandse gezanten en consuls in de Christelijke wereld en het tweede deel die van de Nederlandse gezanten en consuls in het Osmaanse Rijk. ( Hierin zal ook worden opgenomen de meest recente inventaris van een consulaatsarchief: B.J. Slot, Inventaris van het consulaatsarchief Smyrna (1685-1811) met de daarin opgenomen archieven van buitenlandse consulaten, beambten en particulieren ('s-Gravenhage 1988). )
P.10. Laatste toevoegingen De laatste stap was het toevoegen van twee indices, een concordans, een algemene inleiding en een verklarende woordenlijst van specialistische termen die destijds in de diplomatie voor bepaalde typen documenten werden gebruikt. Een index op namen van personen, instellingen en schepen en op geografische namen voorkomend in de inventarisbeschrijvingen werd in de jaren 1991-1994 door Schreuder en Pennings bewerkt. Het vervaardigen van concordansen was een zeer bewerkelijke operatie. De stukken waren in de loop van de tijd vele malen van plaats veranderd, van andere bestanden afgesplitst of er juist mee samengevoegd en van een ander inventarisnummer voorzien. Aanvankelijk werd de concordans, die soms uit zes of zeven kolommen bestond, vervaardigd als de inventaris bijna was voltooid. Vanaf de inventarisatie van het legatiearchief Duitse keizer echter werd de volgorde omgekeerd. Vanaf 1987 werden de concordansen bij de afzonderlijke inventarissen door Post in één database ingevoerd. Deze operatie werd in de jaren 1989-1991 o.l.v. Pennings door Heijs en N. Van Iterson voltooid. De thans als bijlage toegevoegde concordans bestaat uit twee delen:
  1. Een concordans van de inventarisnummers van Schutte naar een meer recente nummering en vervolgens naar de huidige inventarisnummers.
  2. Een concordans van inventarisnummers van verschillende inventarisaties behalve die van Schutte naar de huidige nummers. Hierin zijn ook de zogenaamde overige nummers van het eerste deel opgenomen, dus ook indien zij door Schutte waren geïnventariseerd.
Het vervaardigen van de algemene introductie kostte veel tijd. Er moest nog heel wat institutioneel en archivistisch onderzoek worden verricht en Thomassen kon daar door andere beslommeringen slechts bij tussenpozen aan werken. In 1994 was de inleiding voltooid en kon ook de eindredactie spoedig worden afgerond. Voor de introductie maakte Pennings in 1994 een index op de persoons- en geografische namen.
P.11. Het herstel van de oude orde: een paradoxale operatie
De reconstructie van de oorspronkelijke orde in de gezantschapsarchieven heeft lang geduurd. Het grootste probleem was wel, dat ze bij gebrek aan externe gegevens vooral moest worden gemaakt aan de hand van de resterende bestanddelen van die archieven. Dit nu is een paradoxale methode.
De ordening van de gezantenarchieven geeft, voorzover ze is aangebracht door de gezanten zelf, aan de afzonderlijke archiefstukken hun betekenis, maar laat, voorzover ze door archivarissen is aangebracht, vooral zien welke betekenis die archivarissen aan de stukken hebben gehecht.
De structuur van de gezantenarchieven is, voorzover ze het resultaat is van de werkzaamheden van diplomaten, een belangrijke bron voor onze kennis over het functioneren van de diplomatie, maar voorzover ze het resultaat is van de ordeningsarbeid van generaties archivarissen, vooral een bron voor onze kennis over de ideeën van die archivarissen over het functioneren van de diplomatie.
Uitspraken die onderzoekers op basis van gezantenarchieven doen, zijn alleen dan wetenschappelijk betrouwbaar als de orde die zij in die archieven hebben aangetroffen overeenkomt met de orde die de gezanten er zelf in hebben aangebracht of hadden willen aanbrengen.
Degenen die bij hun onderzoek van de gezantschapsarchieven gebruik maken zijn doorgaans meer geïnteresseerd in de diplomaten die die archieven hebben gevormd, dan in de archivarissen die die archieven hebben beschreven. Zij moeten niet alleen verdacht zijn op vervalste documenten, maar ook op vervalste structuren. Degenen die de archieven hebben geïnventariseerd hebben van hun kant geprobeerd ze aan de onderzoekers te presenteren niet in een vorm die past bij hun beeld van de diplomatie, maar in een vorm waarvan zij op basis van de stukken zelf vermoeden dat het de oorspronkelijke is geweest.
De onderhavige inventaris is niet meer dan een gerealiseerde mogelijkheid. Onder dit relativerende voorbehoud kan ze behalve als zoekinstrument ook als een kader voor de interpretatie van de betrokken gezantenarchieven worden gebruikt.
Ordening van het archief
Q. Opzet van deze algemene inleiding
De hoofdrubriek 'Archiefvorming' is onderverdeeld in twee subrubrieken, namelijk 'Geschiedenis van de archiefvormer' en 'Geschiedenis van het archiefbeheer'.
In de rubriek 'Geschiedenis van de archiefvormer' worden in het hoofdstuk over 'Ontwikkeling en context van de Nederlandse diplomatie' de gezanten geplaatst in de context van de Nederlandse diplomatie na de opstand. Daarbij worden kernbegrippen en ideeën over 'vertegenwoordiging', 'het karakter van de moderne diplomatie' en 'het ontstaan van de Nederlandse diplomatie' uitgediept. In deze rubriek worden ook de hoofdstukken over 'Status en rang van de gezant', 'Aanstelling, honorering en ontslag' en 'Taken, bevoegdheden en legitimering' uitvoerig behandeld. De hoofdstukken over 'Onderhandelingen en handelingen', 'Externe informatievoorziening' en 'Eindverantwoording en décharge; het verbaal' behandelen de kerntaken van de gezant. In het eerste hoofdstuk ligt de nadruk op de rechtshandelingen die hij namens zijn lastgevers verrichtte, terwijl zijn functie van politiek correspondent in het volgende hoofdstuk wordt belicht. In het laatste hoofdstuk wordt aandacht besteed aan het verbaal en aan de andere middelen die de gezant gebruikte om bij zijn lastgevers verantwoording af te leggen voor zijn daden.
Onder de rubriek 'Geschiedenis van het archiefbeheer' zijn hoofdstukken opgenomen over 'Archiefvorming', 'Archiefordening', 'Lotgevallen van de gezantschapsarchieven tot hun overdracht aan het Rijksarchief' en 'Strijd tegen de wanorde'. Deze hoofdstukken zijn complementair aan de inleidingen bij de afzonderlijke inventarissen.
Het hoofdstuk over 'Gezantenarchieven en het historisch onderzoek' dat onder de rubriek 'Ordening van het archief' is geplaatst, gaat over de gebruikswaarde van de gezantschapsarchieven. De gezantschapsarchieven worden hierin als historische bron met andere archieven vergeleken. Het moet onderzoekers behulpzaam zijn bij het beantwoorden van de vraag wanneer ze gezantschapsarchieven moeten raadplegen en wanneer niet.
Tenslotte zijn een aantal bijlagen toegevoegd: een uitgebreide zoekwijzer voor de papieren van Nederlandse gezanten en consuls, een uit twee delen bestaande concordans, een verklarende woordenlijst, een index met namen van personen, instellingen, schepen en geografische namen die in de verschillende legatiearchieven voorkomen en een lijst met geraadpleegde litteratuur.
R. Gezantenarchieven en het historisch onderzoek
R.1. Inhoud en gebruik van gezantenarchieven
In de zeventiende, de achttiende en het begin van de negentiende eeuw hebben Nederlandse gezanten aan vreemde hoven in Europa en daarbuiten informatie verzameld die in verband stond met de specifieke opdrachten die zij moesten uitvoeren of met hun algemene taak als internationaal correspondent. Die informatie betrof in veel gevallen het land van de gastheer, maar niet zelden ook de landen waar die gastheer relaties mee onderhield. Veel van die informatie is in de gezantschapsarchieven bewaard gebleven.
Het is bijna ondoenlijk om nauwkeurig aan te geven waar die informatie in het algemeen over gaat. Gezantschapsarchieven bevatten natuurlijk informatie over de diplomatie, de diplomaten en de diplomatieke betrekkingen van de Republiek, maar ook over alle zaken waar nieuwsagentschappen in geïnteresseerd zijn. Men zoekt er met evenveel kans op succes gegevens in over de handel van de Republiek op Frankrijk, het beleg van Boedapest, de bemoeienis van de Republiek met de Waldenzen, de consul in Triëst, de bouw van de vestingwerken van Breisach, Boerhaave, het scheepvaartverkeer in de Sont, de lotgevallen van een reizend toneelgezelschap, Nederlandse matrozen op de Franse galeien en de doodsoorzaken van Poolse koningen.
Nu raadpleegt men doorgaans geen gezantenarchieven in het algemeen, maar één of meer gezantenarchieven in het bijzonder. Als men het onderwerp van zijn onderzoek heeft vastgesteld, als men heeft bepaald welk land in welke periode voor dat onderzoek relevant is, dan gaat men op zoek naar het archief van de gezant die daar in die periode de Republiek heeft vertegenwoordigd. En als dat archief zich in het Algemeen Rijksarchief bevindt (en die kans is groot), dan zal men het met behulp van het Repertorium van Schutte en de inhoudsopgave en de Zoekwijzer in deze inventaris zonder veel problemen weten te vinden.
Hoe kan men nu vaststellen wat dat specifieke gezantenarchief aan informatie te bieden heeft? De inventaris is een onmisbaar hulpmiddel, maar geeft niet altijd voldoende inzicht in de inhoud van de stukken, omdat gezantenarchieven veel serieel materiaal bevatten. Kennis van de institutionele context van het gezantschap is ook hier een voorwaarde, omdat, zoals al eerder werd vastgesteld, de taken en de functies van de gezant en het type archief dat hij heeft nagelaten bepalen welk materiaal men op welke plaats in die archieven kan aantreffen.
Inzicht in de taken en functies van de gezant is dus een voorwaarde. Door raadpleging van de instructie kan men inzicht krijgen in de informatie die men in zijn ambtsarchief kan verwachten. Raadpleging van de instructieboeken van de Staten-Generaal kan dit inzicht verschaffen, vooral als het gaat om gezanten met een bijzondere opdracht. In het repertorium van Schutte kan zonder veel problemen de datum waarop de instructie is gegeven worden achterhaald.
Inzicht in de grote verscheidenheid aan typen gezantschappen en typen gezantenarchieven is daarbij ook van belang. Ordinaris gezanten vormden andere archieven dan hun extra-ordinaris collega's, gezantschapspapieren in familiearchieven bevatten ander materiaal dan kanselarijarchieven en geëxhibeerde verbalen bevatten andere informatie dan de brievenboeken in een secretariaatsarchief. Daarbij moet men dan nog in aanmerking nemen, dat de archieven in de staat waarin ze bewaard zijn gebleven aanzienlijk kunnen verschillen in kwaliteit en in de mate van volledigheid. Elk gezantenarchief moet dus op zijn eigen onderzoeksmerites worden beoordeeld.
Inzicht in de samenhang tussen het ambtsarchief van de gezant en zijn persoonlijk archief en tussen het archief van de gezant en de archieven van zijn lastgevers is ook al onontbeerlijk. Gezantschapspapieren in het ene archief zijn dikwijls complementair aan gezantschapsarchieven in het andere en men moet deze archieven voor een goed beeld en een juiste waardering van de bewaard gebleven informatie dan ook in hun onderlinge verband bekijken. Dat kan zelfs tot de conclusie leiden, dat men bepaalde diplomatieke bescheiden beter niet in een gezantschapsarchief kan zoeken, maar elders.
R.2. De relatie tussen de archieven van de gezanten en die van hun lastgevers
Voor een deel zijn de legatiearchieven het spiegelbeeld van de archieven van de colleges, regenten en ambtenaren met wie de gezanten correspondeerden. De minuten van de stukken die zij ontvingen bevinden zich in de archieven van de afzenders, terwijl de uitgegane brieven waarvan de gezant de minuten bewaarde in de archieven van de geadresseerden worden aangetroffen. Zo treft men omvangrijke series correspondentie met gezanten aan in de archieven van de Staten-Generaal, de griffiers, de raadpensionarissen en de stadhouders.
De meerwaarde van de gezantenarchieven bestaat er voor een deel hierin, dat men de stukken die men ook verspreid aantreft in de archieven van de Staten-Generaal, van andere colleges van staat, van regenten en van ambtenaren, in de legatiearchieven bij elkaar vindt. De legatiearchieven bevatten niet alleen de brieven van de gezanten aan de Staten-Generaal en de griffier, maar ook "de briefwisseling van de gezanten met de Raadpensionarissen, welke op weinige uitzonderingen na onder de papieren van deze aan het publiek onttrokken bleef, van de gezanten onderling, met de regerings- en andere collegiën, welke natuurlijk, waren de brievenboeken en de verbalen niet voor ons bewaard gebleven, in de archieven van dezen en alzoo op verschillende plaatsen zouden moeten worden opgespoord." ( Bakhuizen Verslag pp. 80-81. )
R.3. Gezantschapspapieren in de archieven van de Staten-Generaal
De beste spiegel is uiteraard het archief van de Staten-Generaal. Dit archief bevat een massa stukken die de Staten-Generaal van de gezanten hebben ontvangen: de bijna complete serie geëxhibeerde buitenlandse verbalen, de vele liassen buitenland, waarin de ordinaris en secrete depêches van de gezanten zijn opgenomen, de brievenboeken waarin die depêches zijn geregistreerd en de dossiers en bundels over negotiaties die door gezanten na hun terugkeer ter griffie werden geseponeerd en in de loketkas en de secrete kas werden opgenomen. Bovendien bevat het de minuten en afschriften van alle stukken die door de Staten-Generaal aan de gezanten werden toegestuurd: de minuten van de resoluties in de desbetreffende series, de minuten van de ordinaris brieven in de liassen, de minuten van de secrete brieven in de bundels met minuten van secrete resoluties, de minuten van de akten en instructies in de desbetreffende series en de afschriften van al deze akten en brieven in de resolutieregisters, de brievenboeken, de aktenboeken en de instructieboeken. Tenslotte bevat het archief van de Staten-Generaal de belangrijkste produkten van de diplomatie: de tractaten en andere internationale overeenkomsten die door de gezanten namens hun lastgevers waren gesloten, werden opgeborgen in de loketkas en de secrete kas en in de registers van tractaten afgeschreven.
De brievenboeken waarin de Staten-Generaal de ingekomen depêches van de gezanten lieten afschrijven, kunnen, zeker bij een oriënterend onderzoek, vaak betere diensten bewijzen dan de series minuten in de gezantenarchieven. Zij zijn in een leesbare hand geschreven en bevatten alle depêches inclusief de bijlagen. Voor andere doeleinden kan men beter gebruik maken van de minuutdepêches, omdat men daar veelal de brieven aan verschillende lastgevers bij elkaar aantreft. Men moet de bijlagen dan dikwijls in de dossiers en de bundels zoeken. Raadpleging van de liassen van de Staten-Generaal is slechts bij hoge uitzondering de beste keus.
Ook verbalen treft men zowel in de gezantenarchieven aan als in de archieven van de Staten-Generaal. Bij het bepalen van zijn keuze moet men moet erop verdacht zijn dat het geëxhibeerde en het minutuele exemplaar niet altijd geheel gelijkluidend zijn. De verbalen die de buitengewone gezanten bij het beëindigen van hun missie aan de Staten-Generaal hadden overgelegd, "behelsden uit den aard der zaak alleenlijk hetgeen zij volgens instructie der Staten en naar hunne lastgeving of die van den griffier, die de geheime briefwisseling voerde, hadden gehandeld. Wat de gezanten overeenkomstig last van den Stadhouder, van den Staten van Holland, (van) den Raadpensionaris of van bijzondere collegiën zoo als de admiraliteiten, O.- en W.-Indische maatschappij hadden verrigt, en de correspondentie met die staatsmagten gevoerd, lag buiten den kring hunner officieele verbalen. In hunne bijzondere minuut-verbalen bleven echter die correspondentiën en acten opgeteekend." Interessante verschillen tussen geëxhibeerd verbaal en minuutverbaal ziet men bij Hop. Gezanten uit deze familie plachten "de stukken, die zij onder zich hielden, zorgvuldig te ordenen en tot een boekdeel te vereenigen. Hadden zij in het verbaal de stukken laten afschrijven, dan bleven zij in het bezit van alle origineelen en daaronder ook van de zoodanige, die niet in het verbaal waren geregistreerd. Waren bij het verbaal de stukken in originali ingebonden, dan bleven er toch nog eenige over, die zij onder zich hielden en die zij vermeerderden met copieën van afgegeven bescheiden. Het is duidelijk, dat die collecties vollediger zijn dan de officieele verbalen". ( Fruin, Gestie pp. 10-11; Bakhuizen Overzigt 148 en 150; Van Riemsdijk 133 )
Men moet de verschillen overigens niet altijd in de inhoud zoeken: ook de vormgeving, de ordening van de stukken kan verschillend zijn. En achter die verschillende ordeningen gaan verschillende gezichtspunten schuil. Lastgevers zijn beleidsmakers, die de informatievoorziening organiseren rond het proces van beleidsvoorbereiding, besluitvorming en controle. Diplomaten bereiden de besluitvorming voor en voeren beslissingen uit. Ze organiseren de informatievoorziening in een netwerk van informanten aan de ene kant en een op gebruikswaarde geselcteerd informatieaanbod aan de andere kant.
R.4. Uniek materiaal in gezantenarchieven De archieven van de Staten-Generaal bevat veel unieke stukken doordat gezantenarchieven geheel of gedeeltelijk verloren zijn gegaan. Maar het omgekeerde komt ook voor. Gezantenarchieven bevatten soms stukken die weliswaar ook elders werden bewaard, maar daar inmiddels onvindbaar zijn. In de verbalen en memorialen die in 1854 van het departement van Buitenlandse Zaken werden overgenomen, zo constateerde bakhuizen van den Brink, "vindt men niet alleen de correspondenties onzer gewoone gezanten met de Staten-Generaal en hunnen griffier, maar ook van de Nederlandsche gezanten onderling en met de Raadpensionarissen. Het laatste is te belangrijker, omdat wel De Witt en Fagel die correspondentie behoorlijk hadden overlegd, en bovendien aan het Rijks-archief uit Zijner Majesteits huis toegekomen waren de afschriften der correspondentie van Stein (...), maar daarentegen de correspondentiën van de Raadpensionarissen na Fagel met uitzondering van die van Van Hoornbeek, die, grootendeels in de loketkas van Holland na zijnen dood is gedeponeerd, ontbraken." ( Fruin, Gestie pp. 10-11. ) Sommige bestanddelen van de gezantenarchieven zijn altijd uniek geweest. Anders dan de archieven van de Staten-Generaal bevatten de legatiearchieven behalve "de brieven, aan Hunne Hoogmogenden, of de geheime, aan den griffier van deze gerigt", zeer geheime brieven aan de griffier, die, "in eene andere plooi gevouwen of op ander papierformaat geschreven (...) niet ter tafel zijner meesters werd gebragt". ( Bakhuizen, Verslag pp. 80-81. ) De dossiers en de bundels bevatten uniek materiaal, dat bij de huidige oriëntatie van het historisch onderzoek zonder twijfel als het meest belanwekkende materiaal kan worden beschouwd. Helaas was men in de vorige eeuw minder in dit materiaal geïnteresseerd. Zo meldde Bakhuizen van den Brink in zijn verslag van 1854 over de overdracht van het archief van de legatie in Rusland, dat Buitenlandse Zaken niet alleen volledige series brievenboeken en correspondentie van de gezanten in Rusland had overgedragen, maar dat ook "uit eene andere kist onderscheidene papieren van dit gezantschap voor den dag (zijn) gekomen, welke althans op den inventaris van de door den Franschen gezant tijdens de inlijving (...) opgezondene stukken niet zijn gespecificeerd. Zij zijn echter van ondergeschikt belang en betreffen meest handels- en consulaire zaken, door onze gezanten behandeld, die op het oogenblik afgedaan en althans zonder historisch belang zijn". De meeste van deze dossiers zijn sindsdien spoorloos. ( Fruin, Gestie 9. )
De consulaatsarchieven bevatten relatief nog meer uniek materiaal dan de gezantenarchieven. Zij geven vooral een goed beeld van het internationale personen- en goederenverkeer. Vooral de archieven van de consulaten in het Osmaanse rijk en Marokko zijn wat dat betreft interessant. In de kanselarijarchieven bevinden zich veelal nog de akten van de rechtsinstellingen van de Nederlandse natie. De archieven van het gezantschap in Turkije en het consulaat in Smyrna bevatten bovendien nog een thesauriearchief.
R.5. Geschiedenis van Europa
De archieven van de Nederlandse gezanten in het buitenland in de twee en een halve eeuw voorafgaande aan de inlijving van de staat bij Frankrijk bevatten een voor het historisch onderzoek zeer waardevol en onbekend materiaal. Wat de VOC archieven betekenen voor de geschiedenis van Azië betekenen de legatiearchieven voor de geschiedenis van Europa.
De archieven van de gezanten kwamen op verschillende momenten in stukken en brokken en dikwijls in wanorde op het rijksarchief terecht. Na een jarenlange strijd tegen de wanorde zijn ze nu dan eindelijk weer in hun oorspronkelijke context geplaatst. De inventarissen en de hulpmiddelen die eraan zijn toegevoegd, moeten deze archieven toegankelijk maken voor de onderzoeker. Die toegevoegde hulpmiddelen kunnen overigens ook dienen bij de bewerking en het onderzoek van gezantenarchieven die niet in deze bundel zijn opgenomen. En daarmee is het doel dat men zich destijds op het Rijksarchief stelde wel niet bereikt, maar toch dicht benaderd: die hele rijkdom kan bijna in één oogopslag worden overzien.

Aanwijzingen voor de gebruiker

Openbaarheidsbeperkingen
Volledig openbaar.
Beperkingen aan het gebruik
Reproductie van originele bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig. Er zijn geen beperkingen krachtens het auteursrecht.
Materiële beperkingen
Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van slechte materiële staat.
Aanvraaginstructie
Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:
  1. Creëer een account of log in.
  2. Selecteer in de archiefinventaris een archiefstuk.
  3. Klik op ‘Reserveer’ en kies een tijdstip van inzage.
Citeerinstructie
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, , nummer toegang 1.02.00, inventarisnummer ...
VERKORT:
NL-HaNA, , 1.02.00, inv.nr. ...

Verwant materiaal

Beschikbaarheid van kopieën
Inventarisnummers van dit archief zijn in kopievorm beschikbaar
Verwante archieven
​Het archief van de Staten-Generaal (archiefinventaris 1.01.02) is het belangrijkste archief voor onderzoek naar de internationale relaties van de Republiek tot 1795. Voor de periode 1796-1810 is dat het archief van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (archiefinventaris 2.01.08). Ook de archieven van de griffiers, met name van de familie Fagel (archiefinventaris 1.10.94 bevat belangrijke aanvullingen op dat van de gezanten.
​Tot 1796 was ook Holland intensief betrokken bij de buitenlandse diplomatieke en handelsbetrekkingen. Men raadplege dan ook de archiefinventarissen van de Staten van Holland (archiefinventaris 3.01.04.01), van de raadpansionarissen (archiefinventarissen 3.01.13 t.e.m. 3.01.26) en van de Provisionele representanten van het volk van Holland (archiefinventaris 3.02.01).
Geraadpleegde litteratuur Antal, G. von, en Pater, J.C.H. de, ed., Weensche gezantschapsberichten van 1670 tot 1720 . 2 dln. (Rijks Geschiedkundige Publicatiën, grote serie, 67 en 69)('s-Gravenhage 1929-1934) Bakhuizen van den Brink, R.C., Overzigt van het Nederlandsche Rijksarchief uitgegeven op last van Z. Exc. den Minister van Binnenlandsche Zaken . Eerste stuk. ('s-Gravenhage 1854) Bakhuizen van den Brink, R.C., "Concept-verslag 1858", Fruin, R. ed., Verslagen van 's Rijks Oude Archieven . 1926 I, pp. 79-80. Bijl, M. van der, en Quarles van Ufford, H., ed., Briefwisseling van Godard Adriaan van Reede van Amerongen en Everard van Weede van Dijkveld, (27 maart 1671 - 28 juli 1672) . (Nederlandse Historische bronnen 9), (Den Haag 1991) Bruin, G. de, Geheimhouding en verraad. De geheimhouding van staatszaken ten tijde van de Republiek (1600-1750) . ('s-Gravenhage 1991) Fruin, R., De gestie van Dr. R.C. Bakhuizen van den Brink als Archivaris des Rijks, 1854-1865, hoofdzakelijk uit zijne ambtelijke correspondentie toegelicht . ('s-Gravenhage 1926) Gabriëls, A.J.C.M., De heren als dienaren en de dienaar als heer. Het stadhouderlijk stelsel in de tweede helft van de achttiende eeuw . ('s-Gravenhage 1990) Gerretson, C., en Geyl, P., ed., Briefwisseling en aantekeningen van Willem Bentinck, heer van Rhoon (tot aan de dood van Willem IV, 22 oktober 1751), hoofdzakelijk naar de bescheiden in het Brits Museum . (Werken uitgegeven door het Nederlands Historisch Genootschap, derde serie No. 85) ('s-Gravenhage 1976) Heringa, J., De eer en hoogheid van de staat. Over de plaats der Verenigde Nederlanden in het diplomatieke leven der 17e eeuw . (Groningen 1961) Japikse, N., Notitie over nog te verrichten werkzaamheden (5 december 1957) Krämer, F.J.L., De Nederlandsch-Spaansche diplomatie vóór den vrede van Nijmegen . (Utrecht 1892) Mattingly, G., Renaissance diplomacy . (Londen 1970) Plemp van Duiveland, L., Schimmelpenninck 1761-1825. Levensverhaal en tijdsbeeld . (Rotterdam 1971) Riemsdijk, Th. van, De griffie van Hare Hoog Mogenden. Bijdrage tot de kennis van het archief van de Staten-Generaal der vereenigde Nederlanden . ('s-Gravenhage 1885) Rowen, H.H., John de Witt, Grand Pensionary of Holland, 1625-1672 (Princeton 1978) Schutte, O., Repertorium der Nederlandse vertegenwoordigers residerende in het buitenland, 1584-1810 . (Rijks Geschiedkundige Publicatiën) ('s-Gravenhage, 1976) Slingelandt, S. van, "Jeegenswoordige constitutie etc.", in: Staatkundige geschriften , 1784. 3 dln. Thomassen, T.H.P.M., "Coenraad van Heemskerck 1646-1702. Diplomaat tussen prins en patroon", in: Holland , febr. 1985, pp. 14-36 Thomassen, T.H.P.M., "De lotgevallen van een ambtelijke duizendpoot. De kamerbewaarder van de Staten-Generaal in de tijd van de Republiek". in: Jaarboek Die Haghe , 1988, pp. 64-67. Verslagen van 's Rijks Oude Archieven , (VROA), 1893, 1897, 1899, 1900, 1901, 1902, 1906, 1913, 1915, 1920, 1953, 1956, 1957. Vreede, G.W., Geschiedenis der diplomatie van de Bataafsche Republiek . (Utrecht 1863-1865) 2 dln. Vreede, G.W., Inleiding tot eene geschiedenis der Nederlandsche diplomatie . (Utrecht 1856-1861) 2 dln. Wicquefort, A. de, L'Ambassadeur et ses fonctions . (Nouv. éd.; Amsterdam 1730)

Bijlagen

Archiefbestanddelen