Hulp nodig bij het archiveren van e-mail? De handreiking E-mail archiveren is vanaf vandaag beschikbaar op de website van het Nationaal Archief. Alle overheidsorganisaties, Rijk en decentraal, kunnen deze handreiking gebruiken om zelf keuzes te maken voor het goed inrichten van de informatiehuishouding. Zodat ook e-mails duurzaam en toegankelijk worden opgeslagen.
Waarom deze handreiking
“E-mail is een belangrijk communicatiemiddel. Vooral op het werk. En in coronatijd neemt het e-mailverkeer alleen maar toe”, vertelt Suzi Szabó van het Nationaal Archief. E-mail wordt gebruikt voor communicatie tussen ambtenaren, met burgers en externe samenwerkingspartners. Over allerlei inhoudelijke zaken; voor het maken van plannen, het nemen van besluiten en het delen van (beleids)stukken. Het levert dus overheidsinformatie op die onder de Archiefwet valt. En moet daarom zorgvuldig worden beheerd.”
In de praktijk blijkt het archiveren van e-mail echter lastig te zijn. Szabó: “Het goed inrichten van e-mailarchivering in de werkprocessen wordt mede daardoor uitgesteld of gebeurt niet voldoende. Terwijl het belangrijk is dat ook deze informatie duurzaam toegankelijk wordt opgeslagen. Voor het uitvoeren van de eigen werkzaamheden, maar ook voor de samenleving; het recht op informatie.”
Wat heeft de handreiking te bieden?
De handreiking gaat op een praktische en overzichtelijke manier in op de specifieke kenmerken en aandachtspunten rond het archiveren van e-mail. En geeft hiervoor een stappenplan en afwegingskader. Verder komt een aantal archiveringsmethodes aan bod met daarbij steeds de voor- en nadelen voor duurzame toegankelijkheid van informatie.
U kunt de handreiking E-mail archiveren vinden in de kennisbank op de website van het Nationaal Archief.
