Bij het bepalen en uitvoeren van een archiveringsaanpak voor e-mail kun je beginnen met:
Gebruik inventariseren
Vaak gebruik je e-mail voor informatie-uitwisseling of communicatie op eigen naam bij het uitvoeren van overheidstaken. Maar je kunt e-mail ook vanuit organisatieaccounts versturen en ontvangen; dus uit naam van een organisatie, en niet vanuit een persoon.
Een combinatie kan ook. Bijvoorbeeld wanneer je naar info@nationaalarchief.nl mailt (een postbus) en antwoord ontvangt van een medewerker van het Nationaal Archief vanuit zijn/haar e-mailaccount.
Daarnaast zijn er andere varianten van gebruik. Zo zijn er organisaties die een functionele mailbox hebben. Deze is gebaseerd op een afdeling of een rol in de organisatie, zoals bijvoorbeeld systeembeheerder@organisatie.nl. In de ene situatie is zo’n mailbox sterk gekoppeld aan één werkproces. Maar kan in andere situaties ook aan meerdere werkprocessen gekoppeld zijn.
In het algemeen zijn functionele mailboxen bij uitvoeringsprocessen aan één werkproces gekoppeld. En zijn mailboxen bij beleidsprocessen eerder aan de rol van een sleutelfunctie te koppelen.
Per type gebruik kan een andere archiveringsaanpak nodig zijn. Zo kan het archiveren van een postbus of van een groep medewerkers (bijvoorbeeld sleutelfuncties) leiden tot een keuze voor geautomatiseerde bulkopslag.
Risicoanalyse
Niet alle informatie in een e-mail heeft dezelfde waarde. Een risicoanalyse helpt te bepalen welke mate van beheer nodig is en welke archiveringsaanpak het beste past. Bijvoorbeeld wanneer de risicoanalyse uitwijst dat het hoogste risico op informatieverlies rond bepaalde rollen in de organisatie ligt. Dat kan een reden zijn om naar de selectiemethode van sleutelfuncties in combinatie met automatische bulkopslag te kijken.
Risico’s kunnen zich voordoen als e-mails níet gearchiveerd worden. Informatie in e-mails is dan niet beschikbaar voor reconstructie van overheidshandelen op een later moment door derden. De informatie is dan niet beschikbaar voor de doelen van bedrijfsvoering, verantwoording, rechtszekerheid, onderzoek en erfgoed. Er zijn ook risico’s op het vlak van privacy en beveiliging; als informatie die vernietigd had moeten zijn, beschikbaar is voor derden.
Daarom is aan te raden een risicoanalyse uit te voeren. De uitkomst van de risicoanalyse bepaalt mede welke archiveringsmethode het beste past bij de organisatie.
De uitkomst van de risicoanalyse is ook sterk gelinkt aan de uitvoerbaarheid en de kosten en baten. Het is bijvoorbeeld mogelijk om een geïdentificeerd risico te accepteren vanwege de uitvoerbaarheid, als daar een weloverwogen afweging voor gemaakt is. Ook de selectiemethode is bepalend voor de archiveringsmethode die gekozen wordt.
Kosten en baten: uitvoerbaarheid
Een archiveringsaanpak voor e-mail moet uitvoerbaar zijn voor zowel de individuele medewerkers als voor de organisatie. Dit is een afweging tussen kosten en baten.
De baten zijn afhankelijk van de belangen van e-mailarchivering en de selectiekeuzes. De uitvoerbaarheid in termen van kosten op organisatieniveau is onder te verdelen in:
- Implementatie van de aanpak.
- Beheer en ontwikkeling.
- Administratieve lasten per medewerker om compliant te zijn.
Bij uitvoerbaarheid op het niveau van de individuele medewerker (met name bij de handmatige aanpak) is de gebruiksvriendelijkheid van de gekozen aanpak een belangrijke overweging:
- Welke handelingen zijn er nodig?
- Hoe logisch passen die handelingen in het werkpakket van de medewerker?
- Hoeveel tijd kosten die handelingen vervolgens?
Over het algemeen geldt dat je de gebruikersvriendelijkheid vergroot naarmate er meer stappen in het proces geautomatiseerd worden. De implementatiekosten kunnen hierdoor wel stijgen.
Alle archiveringsmogelijkheden voor e-mail hebben hun eigen voor- en nadelen voor duurzame toegankelijkheid. Om de nadelen per archiveringsmogelijkheid te verminderen zijn vaak maatregelen nodig die capaciteit en middelen vragen. Daarom is het nodig om bij het bepalen van de archiveringsaanpak ook de randvoorwaarden en kaders van de eigen organisatie mee te nemen.