De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA) organiseren de komende maanden een reeks kennissessies over informatiebeheer. Om informatieprofessionals te helpen bij het onder controle hebben en houden van de informatiehuishouding. Donderdag 24 september vond de digitale kick-off plaats. Met krachtige 'call to actions' voor de deelnemers.
Grip op informatie van belang voor bestuurders en managers
Arthur van Dijk, commissaris van de Koning van de provincie Noord-Holland, benadrukte dat goed informatiebeheer niet alleen de verantwoordelijkheid is van informatieprofessionals. Het is ook de zorg van managers, medewerkers én bestuurders. “Grip op informatie is essentieel voor onze democratie: zonder deze grip kunnen we als overheid geen verantwoording afleggen over ons handelen.”
Ga met elkaar om de tafel over veranderende wetgeving
De nieuwe Archiefwet treedt naar verwachting in het najaar van 2022 in werking. De Wet openbaarheid bestuur wordt vervangen door de Wet open overheid. Deze veranderingen zijn ook weer van invloed op bestaande wetten, zoals de Algemene verordening gegevensbescherming. Het integraal inrichten van al deze wetten binnen een organisatie is niet makkelijk. Peter Diebels, provinciearchivaris Zuid-Holland, heeft een advies: “Ga nu al met elkaar om de tafel: juristen, archiefspecialisten, informatiebeheerders en bestuurders. Maak met elkaar een plan hoe de verschillende wetten in samenhang kunnen bijdragen om als organisatie grip op informatie te houden.”
Sluit aan op wat er al is
Iedere gemeente heeft zijn eigen tempo waar het gaat om grip krijgen en houden op informatie. “Maak daarom gebruik van de kennis en ervaring die gemeenten in de kopgroep hebben opgedaan”, vertelt André Plat, adviseur VNG Realisatie. “Op het VNG Forum, maar ook op KIA zijn allerlei verwijzingen naar instrumenten en handreikingen te vinden. Ga niet in je eigen kelder een plan maken, maar kijk naar wat er al is. En geef daar feedback op. Zo leren we van en met elkaar. Net zoals we bij onze proeftuinen doen!”
“Kwaliteit is het uitsluiten van toeval”
Met bovenstaand citaat van Louis van Gaal onderstreept Sjoerd van der Noord, beleidsadviseur informatiebeheer provincie Noord-Holland, het belang van een goed kwaliteitssysteem om in control te blijven over de grote hoeveelheden aan informatie. Het kwaliteitssysteem (beleids-, uitvoerings- en toezichtkader) is met meerdere disciplines ontwikkeld. Zijn belangrijkste les? “Gaandeweg hebben ik en mijn i-collega’s een mindshift ondergaan. Eerst trokken we het alleen onszelf aan wanneer bijvoorbeeld het archief niet op orde was. Tijdens het proces hebben we geleerd om die verantwoordelijkheid ook bij de managers en medewerkers in de organisatie terug te leggen en hen daarop aan te spreken.”
Meer informatie
Kijk de presentaties van de kick-off terug op KIA.
Op de KIA-site staat ook een blog over ‘Informatiebeheer nu!’ met een overzicht van de daaraan gerelateerde kennissessies de komende maanden.
Op 12 januari is er een sessie in Zuid-Holland. Dan zijn ook rijksambtenaren die betrokken zijn bij informatiehuishouding van harte welkom om deze kennisbijeenkomst bij te wonen. Hou hiervoor de agenda in de gaten op kia.pleio.nl.
Meer dan alleen deelnemen?
Word dan lid van het kennisplatform Informatiehuishouding. En spar met collega’s over alles wat met dit onderwerp te maken heeft. Ga hiervoor naar de KIA-pagina van het kennisplatform Informatiehuishouding.
En volg ons op twitter: @platformkia
