Selectielijst voor archiefbescheiden van de provinciale organen vanaf 1 januari 2020

Alle provinciale organen zijn overheidsorganen, waarvan de neerslag van de taken geheel onder de werking van de Archiefwet 1995 valt. Deze selectielijst is dan ook van toepassing op alle provinciale organen, waaronder Gedeputeerde Staten, Provinciale Staten en de Commissaris der Koning als provinciaal orgaan. De gemeenschappelijke regelingen die besloten hebben onder de reikwijdte van deze selectielijst te willen vallen, staan in bijlage 1 opgesomd.

Voor de archiefbescheiden ontvangen of opgemaakt door de Commissaris der Koning als rijksorgaan, zie: NA/2020/25067715, Staatscourant 2020/39938. 

Op grond van artikel 5, lid 1, sub e, van het Archiefbesluit 1995 kunnen in bijzondere gevallen archiefbescheiden die in de selectielijst zijn gewaardeerd als te vernietigen alsnog worden gewaardeerd als te bewaren. In de hieronder vermelde gevallen kunnen archiefbescheiden van vernietiging worden uitgezonderd:  

• zaken of gebeurtenissen met een uniek, bijzonder of opvallend karakter;  personen, die op enig gebied van bijzondere betekenis (geweest) zijn; 
• die een samenvatting zijn van gegevens, zoals jaarverslagen, overzichten en statistieken;
• dubbelen (kopieën/afschriften) van verloren gegane blijvend te bewaren archiefbescheiden;  
• archiefbescheiden, die bij daadwerkelijke vernietiging de logische samenhang van de te bewaren archiefbescheiden zouden verstoren.

Afgesproken is dat er binnen een periode van één jaar na de vaststelling een gesprek plaatsvindt tussen SIO Provisa en het Nationaal Archief over de opgedane ervaringen en na vijf jaar een evaluatie van de werking van de generieke selectielijst plaatsvindt, waarvan de uitkomsten kunnen leiden tot een actualisatie.