Het Nationaal Archief heeft een handleiding Steekproeven opgesteld. Steekproeven kunnen organisaties helpen om genuanceerder om te gaan met het bewaren of vernietigen van informatie. De handleiding biedt praktische handvatten voor het trekken van zo’n steekproef. Het bevat een stappenplan. En legt uit hoe de aanpak vastgelegd wordt in de selectielijst en waar een steekproef aan moet voldoen.
Meer verfijnde aanpak
Waarderen en selecteren van archief draait om de vraag welke informatie je permanent wilt bewaren. En wat je na verloop van tijd moet vernietigen. Het resultaat wordt vastgelegd in een selectielijst. Vaak wordt er voor gekozen om alle informatie te bewaren, of te vernietigen. Maar soms wil je een meer verfijnde aanpak. Bijvoorbeeld voor uitvoeringsinformatie die enerzijds te omvangrijk is om in het geheel blijvend te bewaren, maar anderzijds inzicht kan geven in cruciale ontwikkelingen. Steekproeven zijn dan een interessante optie. Ze bieden de mogelijkheid om op basis van een permanent bewaard deel toch nog met een bepaalde foutmarge uitspraken te doen over het oorspronkelijk veel grotere, grotendeels vernietigde geheel.
Wat heeft deze handleiding te bieden
De afgelopen decennia zijn meerder archiefpublicaties verschenen over steekproeven. De meerwaarde van deze handleiding zit hem vooral in de praktische toepasbaarheid. Het document is bewust beknopt, helder en laagdrempelig. Voorwaarden voor steekproeven zijn duidelijk omschreven. Een stappenplan ondersteunt de gebruiker bij het trekken van steekproeven. Voor een eenvoudige aselecte steekproef met standaard parameters zijn bovendien enkele handige tools ontwikkeld. De ‘steekproefcalculator’ biedt de mogelijkheid om de grootte van de steekproef te berekenen, de ‘random getallen generator’ om bewust willekeurig – en dus objectief - de blijvend te bewaren informatieobjecten aan te duiden.
Aan de slag?
Wil je als overheidsorganisatie aan de slag met steekproeven? Hou er dan rekening mee dat de beslissing en de methode eerst in een selectielijst vastgelegd worden. Meer informatie vind je in de handleiding Steekproeven en op de webpagina Waardering en selectie.
