Norm

Een norm beschrijft een op consensus gebaseerde gezamenlijke taal en werkwijze die een vlekkeloze verbinding tussen organisaties, processen en systemen mogelijk maakt. Een norm kan gebruikt worden binnen een bedrijf of organisatie, binnen een consortium van organisaties of vastgesteld worden door daartoe bevoegde overlegorganen, zoals het Overheidsbreed Beleidsoverleg Digitale Overheid.

Het toepassen van een norm levert betere en goedkopere producten en diensten op doordat de gebruikers van de norm geen eigen instrumenten hoeven te ontwikkelen en gemakkelijker kunnen samenwerken. Het toepassen van een norm kan bij wet of regeling verplicht zijn, maar dat hoeft niet. Organisaties kunnen zich ook vrijwillig verbinden aan het toepassen van een norm, of een deel daarvan.

Het Nationaal Archief ontwikkelt als kenniscentrum voor de archiefsector normen voor archivering. Hiermee ondersteunt het Nationaal Archief overheidsorganisaties en archiefinstellingen bij het vertalen van de bepalingen uit de Archiefwet naar concrete eisen aan hun informatiebeheer. De consensus over de normen van het Nationaal Archief wordt bepaald door een brede groep gebruikers en experts te betrekken bij het opstellen van de norm en het resultaat te toetsen in een openbare review. De Standaardisatieraad Nationaal Archief ziet hier op toe.

Het toepassen van de normen van het Nationaal Archief is in principe niet verplicht. Het kan echter voor komen dat vanuit regelgeving een norm van het Nationaal Archief verplicht wordt gesteld (voor zover bekend is dat nu nog niet het geval). Als binnen een norm van het Nationaal Archief wordt gesproken over ‘verplicht’ , ‘moet’ of ‘eis’, dan wordt bedoeld ‘verplicht als de norm wordt gevolgd ’.

Overheidsorganisaties kunnen ervoor kiezen hun informatiebeheer anders in te richten dan in de normen beschreven. Zolang ze maar wel voldoen aan de bepalingen uit de Archiefwet. Het toepassen van de normen heeft echter het voordeel dat een organisatie niet zelf de eisen hoeft te formuleren en gemakkelijker kan samenwerken met anderen die dezelfde norm hanteren.

Elke norm van het Nationaal Archief is als zodanig aangeduid. Alle andere documenten gepubliceerd door het Nationaal Archief zijn geen norm. Deze documenten bevatten ook waardevolle informatie voor het inrichten van informatiebeheer. Maar  voor deze documenten is de consensus onder experts en gebruikers niet vastgesteld.