Sinds 2013 zijn alle regiokorpsen, het korps Landelijke politiediensten en een afdeling ICT opgegaan in de Nationale Politie. Dit resulteerde in een een eenduidige visie op digitaal informatiebeheer. En een gezamenlijke aanpak voor het archiveren van informatie. Onder andere door DUTO en een nauwe samenwerking tussen DIV en de afdeling Informatievoorziening, IV.
Archivering is geen opzichzelfstaande voorziening. Maar een belangrijk en integraal onderdeel van de algemene informatievoorziening bij de politie, vertelt Aart van der Kooij, senior beleidsadviseur Duurzame Toegankelijkheid Nationale Politie, in OD-magazine.
Niet alleen facilitair
Van der Kooij: “Het besef druppelde binnen dat we de digitale toevloed van informatie alleen aankonden door het goed te integreren binnen de organisatie.” Daarbij hielp een rapport van de Erfgoedinspectie over het beheer van digitale informatie. Hierin stond dat de werkwijze van de Nationale Politie voor verbetering vatbaar was. Bijvoorbeeld door een overstap te maken naar volledig digitaal archiveren. En door archivering niet langer als enkel een facilitaire aangelegenheid te zien.
DUTO
DUTO is een kennisproduct van het Nationaal Archief. Het geeft informatieprofessionals handvatten om informatie duurzaam toegankelijk te maken. “Binnen de politie hebben we DUTO direct omarmd en gebruikt om aan de collega’s van IV duidelijk te maken wat de aard en meerwaarde van DIV is. Het feit dat DUTO de taal van informatiemanagers en informatiearchitecten ‘spreekt’, gecombineerd met vaardigheden die we hebben opgedaan tijdens een cursus storytelling, zorgde ervoor dat de samenwerking met onze collega’s van IV een stevig fundament kreeg.”
DUTO is een belangrijk instrument geworden voor de Nationale Politie. “Eerder dit jaar hebben we de 70 meest risicovolle politieapplicaties getoetst”, zegt Van der Kooij. “Onder meer op privacy, security en DUTO-eisen."
Nieuwe selectielijst
De vorming van de Nationale Politie leidde ook tot de noodzaak een nieuwe selectielijst op te stellen voor het bewaren of vernietigen van informatie. “Die lijst is gebaseerd op het Referentiemodel Bedrijfsprocessen Politie en sluit dus helemaal aan op de praktijk.” De selectielijst bleek gezien de privacywetgeving (AVG) ook een handig middel in de discussie over bewaartermijnen. Met de lijst was het relatief simpel om duurzame toegankelijkheid een prominente plek te geven in de beleidsnota Privacy & Security by design; Architectuurprincipes voor de omgang met gegevens. “Dankzij die nota is archivering nu geen losstaand belang meer, maar een integraal onderdeel van het informatiebeleid van de politie.”
Samenwerken is het toverwoord
De afdeling DIV is binnen de Nationale Politie opgenomen als beleidsonderdeel van de Staf Korpsleiding. Er komt ruimte voor nieuwe functies zoals product owners, adviseurs en recordmanagers, En kennis en competenties worden verbreed. Maar samenwerking blijft volgens Van der Kooij het toverwoord. “Niet alleen intern, zeker ook samenwerkingen met externe partners en stakeholders zoals het Nationaal Archief. Ik denk dat we lastige, maar bijzonder interessante tijden tegemoet gaan. Dat geeft onrust, maar schept ook nieuwe kansen.”
Bron: OD-magazine oktober-november 2018.
Auteurs: Nine Pankras en Marlène Rooseman, Bureau Tekst.
