Het is 8 november als de vierde kennisbijeenkomst Aan de slag met duurzaam informatiebeheer plaatsvindt. Directeur Jantje Steenhuis heet iedereen welkom in het Stadsarchief. Na 3 succesvolle bijeenkomsten zijn de verwachtingen hoog. En worden opnieuw waargemaakt. Wendelmoet Rotmans, teamleider Informatie en Service van de gemeente Terneuzen trapt voortvarend af: “Waarom moeilijk doen als het samen kan?”
In 2012 is Terneuzen met een ‘big bang’ overgegaan naar een zaaksysteem. Met 15 overheden in Zeeland, verdeeld over eilanden, is samenwerking een uitdaging. Maar samen met het Zeeuws Archief werken ze nu al een aantal jaren aan een sluitend netwerk voor digitale toegankelijkheid. Rotmans: “Het is cruciaal dat we werken aan één overheid als het gaat om duurzame archivering. Daarbij is het belangrijk ook leidinggevenden samen te brengen. Stel daarbij wel steeds de burger centraal.”
Wees creatief
Volgens Erik Saaman van het Nationaal Archief vraagt duurzaam informatiebeheer een creatieve aanpak. “Denk niet vanuit de oplossing maar begin bij het goed begrijpen van het probleem, de omstandigheden. Ontwikkel netwerken, gebruik andere taal (toegankelijk maken in plaats van archiveren), wees creatief en haal er mensen bij die verstand hebben van veranderingen. Ga ook in gesprek met de ontwerpers. Zoek de plekken op waar ontworpen wordt.” Net als Rotmans raadt Saaman aan om niet de makers maar de afnemers en raadplegers van informatie centraal te stellen.
Neem de managers mee!
André Plat, van VNG Realisatie, doet een stevige oproep aan de aanwezigen om kennis te delen en feedback te geven: “Wat wil je dat de VNG aanpakt op het punt van vernieuwend beleid? En de VNG-Kennisproducten: wat gebruik je, wat heb je morgen nodig? Plat adviseert deelnemers om de managers mee te nemen in duurzaam informatiebeheer en innovatie: “Passeer ze niet maar confronteer ze: ‘Jij bent er van, hoe ga je dat doen?’” Plat roept mensen op om ideeën of best practices te mailen naar andre.plat@vng.nl of Jamil Jawad via archief@vng.nl . “Of plaats ze op KIA!”
Deel van het geheel
Wim Reijnders, directeur West Brabants Archief, vertelt over de rode draad in zijn werkende bestaan: “Geen van mijn functies en organisaties bestaat op dit moment nog. In Noord-Brabant zijn nog acht van de 27 archiefinstellingen over en het einde is nog niet in zicht. De taken veranderen en de maatschappelijke relevantie is veel groter geworden.” Het West Brabants Archief is samen met 9 gemeenten een gemeenschappelijke regeling. Volgens Wim werken archieven en gemeenten nog lang niet goed genoeg samen. “Ik ben onderdeel van de gemeente en daar moeten we veel meer naar toe.”
Komt er een Informatiewet?
Tot slot vragen Marit Vochteloo en Carin Dankier van OCW de deelnemers ook in Rotterdam “Wat moet veranderen of juist niet in de Archiefwet?” Een aantal reacties:
- Maak duidelijker wat wordt bedoeld met kwaliteit van informatie. Goede geordende en toegankelijke staat is te vaag.
- Inspectie is eens per jaar. Dat zou veel vaker moeten gebeuren en vooral aan de voorkant.
- Graag aandacht voor sleutelfiguren zoals de zorgdrager. We moeten in ieder geval af van de slager die z’n eigen vlees keurt.
- Doe een gap-analyse naar tegenstellingen tussen de AW en andere informatiewetgeving. En bepaal dan wat prioriteit heeft.
- Kijk ook naar de auteurswet, die zit de AW in de weg!
- Laat de archiefregeling van toepassing zijn op alle archiefbescheiden.
- Nu ga je de AW en de WOO op elkaar aan laten sluiten, maar komt er ooit nog een Informatiewet? Bij creatie weten we al precies wat er met dat document of bestand moet gebeuren later. Neem dat als uitgangspunt voor een brede Informatiewet!
Meer signalen en suggesties hierover kunnen gemaild worden naar: archiefwet@minocw.nl. Ook organiseert OCW bijeenkomsten rond deze wetswijziging. De data komen op KIA kennisplatform Juridische vraagstukken te staan.
Bekijk het volledige verslag en alle presentaties van de kennisbijeenkomst in Rotterdam.
Alle verslagen en presentaties van de kennistournee 2018 worden geplaatst op het kennisplatform Informatiehuishouding overheden in de map ‘Bijeenkomsten Aan de slag met duurzaam informatiebeheer 2018’.
