Op 1 november vond de derde sessie van de KIA-tournee plaats. De bijeenkomst in het Gelders Archief leverde opnieuw belangrijke inzichten op.
Jaap Haenen, CIO gemeente Eindhoven, stond bij zijn opening stil bij het thema Digitaal leiderschap, hoe doe je dat? “Informatie is essentieel voor het functioneren van de gemeente. Daar denkt een gemeentelijke organisatie te weinig over na, laat staan over digitale duurzaamheid en vindbaarheid van de informatie. Gemeenteambtenaren komen in beweging als het om de burger gaat. Dus door de burger als invalshoek te nemen krijg je gemeenten mee.” KIA kan nog een ander doel dienen, stelt hij: “Gemeenten zijn nu allemaal voor zichzelf bezig met het vinden van oplossingen voor digitale duurzaamheid. Wat zou het mooi zijn als we dat veel meer samen zouden doen. Digitaal leiderschap is wat we nodig hebben.”
Duurzaam opslaan, heel bewerkelijk…
Fred van Kan, directeur Gelders Archief stelde dat duurzaam archiveren direct begint na afsluiting van een dossier of zelfs al bij creatie van het dossier. Op welke lijn zit u? Aan de hand van een Kahoot-enquête hield hij zijn luisteraars een spiegel voor. Doen medewerkers zelf aan e-mailarchivering? Vaak niet, is de conclusie. Reacties uit de zaal: bestanden worden op veel verschillende dragers opgeslagen en digitaal duurzaam opslaan van informatie met de gewenste metadata is heel bewerkelijk.
Hotspots aanwijzen: hoe pak je dat aan?
Maria Willems geeft een waardevol inzicht in haar aanpak van de hotspotmonitor bij de gemeente Zwolle. Een brede werkgroep bestaande uit een raadslid, journalist, regionaal historicus en een paar ambtenaren, maakte een longlist van 30 mogelijke hotspots. Hieruit zijn er 5 gekozen. Zwolle is nu bezig met het veiligstellen van de betreffende archiefstukken en het vaststellen van bewaartermijnen. Partner Historisch Centrum Overijssel (HCO) gaat het acquisitiebeleid op de hotspots afstemmen. Willems sloot af met een paar tips voor een hotspottraject.
Input voor de Archiefwet
Na een levendige presentatie van het beleid en de kennisproducten van de VNG door Joost van Koutrik, volgde tot slot de presentatie over de wetswijziging op de Archiefwet door Marit Vochteloo. De voornaamste voorstellen gaan over: heldere spelregels bij archiefvorming, flexibilisering selectie, verkorting overbrengingstermijn (10 i.p.v. 20 jaar), openbaarheid en inzage van (jonger) archief, en het archiefstelsel (o.a. rol toezicht en archivaris). Op de vraag “Wat vindt u dat er moet veranderen of juist niet?” kwamen veel reacties. Een greep:
- Een openbaarheidsbeperking is vaak slechts van toepassing op een klein deel van het document. Je zou de rest van het archief openbaar moeten kunnen maken of tenminste ter inzage geven. Weglakken zoals bij de WOB is geen oplossing.
- Zorgdragerschap bij keteninformatisering is onduidelijk. Dit is bij de wetswijziging in 1995 niet meegenomen. We zouden dit nu goed moeten regelen.
- Zet de functie van archivaris in de wet en verplicht overheden een archivaris aan te stellen. Hij/zij moet een onafhankelijke positie hebben in de organisatie. En zich rechtstreeks tot de gemeenteraad kunnen richten.
- Maak onderscheid tussen publiceren en bewaren. Je kunt stukken direct na een bestuursbesluit publiceren. En maak informatie openbaar zodra het kan en niet pas na 10 jaar. Dat is ook veel beter uit te leggen aan de burger!
Vochteloo en haar collega Carin Dankier accepteerden de uitnodiging om bij gemeenten te komen kijken. Op hun beurt nodigden ze deelnemers uit om suggesties te delen. Hiervoor is een postbus ingericht: archiefwet@minocw.nl. Ook staan bijeenkomsten rond deze wetswijziging op stapel. Houd hiervoor kennisplatform Juridische vraagstukken in de gaten.
Lees het volledige verslag op het kennisplatform Informatiehuishouding Overheden. Alle presentaties zijn daar ook terug te vinden.
