Elke overheidsorganisatie moet een selectielijst opstellen. Bij dat proces is onder andere een externe deskundige betrokken. Maar wat houdt die rol in, welke bevoegdheden heeft de externe deskundige en hoe verloopt het selectieproces precies? Tijdens een bijeenkomst op het Nationaal Archief stonden deze vragen centraal. Van de in totaal 43 externe deskundigen kwamen er 16 bijeen. Om kennis te maken, ervaringen uit te wisselen en te reageren op prikkelende stellingen.
Externe deskundigen zijn onafhankelijke adviseurs bij het opstellen van een selectielijst. Zij vertegenwoordigen objectief het belang van de burger bij het bewaren of vernietigen van overheidsinformatie. Waar het Nationaal Archief vooral kijkt naar het historisch belang van archiefmateriaal, kijkt de externe deskundigen naar de waarde ervan voor de bewijszoekende, de onderzoeker, de journalist, etc.
De externe deskundigen worden benoemd door de minister van OCW (nu minister voor Basis- Voorgezet Onderwijs en Media). Hun betrokkenheid bij de vaststelling van selectielijsten is vastgelegd in het Archiefbesluit. Bij de behandeling van een concept-selectielijst moet dus altijd een externe deskundige adviseren.
Schoenmaker…
Tijdens de bijeenkomst werden prikkelende stellingen geponeerd, bijvoorbeeld over een bredere rol voor de externe deskundige: Jullie mogen mij ook om advies vragen over andere onderwerpen met betrekking tot de informatiehuishouding, als die onderwerpen relevant zijn vanuit burgerperspectief. Na een boeiende discussie vonden de meeste externe deskundigen dat een schoenmaker bij zijn leest moet blijven. Een bredere inzet, en dus advies over meer onderwerpen, betekent dat de externe deskundige kwetsbaarder wordt. Wanneer een externe deskundige over meerdere onderwerpen advies moet geven, zoals openbaarheid, privacy, ordening van de informatie, kan zijn of haar onafhankelijkheid sneller in het geding komen. Ook is het ondoenlijk om als individu op alle terreinen op te komen voor het burgerbelang. Maar dit sluit uiteraard niet uit dat advies op bredere onderwerpen niet mogelijk is. Het burgerbelang bij selectielijsten moet echter de op de eerste plaats komen.
Sterk, deskundig en onafhankelijk
De bijeenkomst heeft geanimeerde gesprekken opgeleverd en in een duidelijke behoefte voorzien. Experts deelden hun visie op de rol die ze willen spelen. Zij willen zich sterk, deskundig en onafhankelijk opstellen. Duidelijk werd dat de aanwezigen totaal uiteenlopende ervaringen hebben opgedaan bij de advisering. Enkelen hebben geheel individueel een schriftelijk advies uitgebracht. Anderen hebben met werkgroepen en achterbanraadpleging uitvoerige adviezen opgesteld. De ervaringen van collega’s waren voor sommigen een eyeopener.
Advies aan het Nationaal Archief
De aanwezigen gaven ook wat advies mee aan het Nationaal Archief. Externe deskundigen zijn gebaat bij meer informatie over de mogelijke invulling van hun rol en de mogelijke smaken van advies geven. Ook over het gehele proces van waardering en selectie in brede zin zouden ze vooraf graag meer informatie van ons ontvangen.
Minstens even belangrijk was de positieve weerklank over de bijeenkomst én de wens om met elkaar in contact te blijven. Zo kunnen ze op eigen initiatief ervaringen, kennis en vragen met elkaar delen. Daarvoor zetten we het Kennisnetwerk Informatie en Advies (KIA) in. Binnenkort kunnen (potentiële) externe deskundigen via dit netwerk met elkaar in contact komen en ervaringen delen. Uiteraard staat het dan iedereen vrij om deel te nemen aan de discussies en gesprekken die gevoerd worden.
