106 dossiers van de IND zijn vanuit het Centraal Digitaal Depot van de Justitiële Informatiedienst (Justid) succesvol overgebracht naar het Nationaal Archief. Om dit voor elkaar te krijgen, is een nieuwe digitale werkwijze ontwikkeld. Hiermee zetten het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV), Justid, de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) en het Nationaal Archief een grote stap op weg naar het duurzaam toegankelijk houden van overheidsinformatie.
“Hoe gaan we om met digitale informatie? En hoe houd je digitale informatie authentiek bij overbrenging naar het Nationaal Archief? Dat klinkt makkelijk, maar is het niet”, vertelt Emine Özyenici, directeur informatievoorziening bij het ministerie van JenV. “Informatie moet onder meer herkenbaar, veilig en raadpleegbaar zijn.” Met de vervroegde overbrenging van de 106 IND-dossiers lijkt de cirkel rond. “De informatie van de IND die duurzaam is opgeslagen in het Centraal Digitaal Depot wordt vanaf nu duurzaam beheerd in het e-Depot van het Nationaal Archief. Alle partijen binnen JenV die op het Centraal Digitaal Depot zijn aangesloten, hebben nu automatisch een koppeling met het Nationaal Archief. We voldoen hiermee aan onze digitale ambities”, zegt Wijnand Lodder, algemeen directeur van Justid.
Publiek toegankelijk
De grote motivatie achter dit project? De vier betrokken partijen willen de duurzame publieke toegankelijkheid van informatie stimuleren. “De informatie in het e-Depot van het Nationaal Archief is voor altijd toegankelijk, of het nu in meer of mindere mate openbaar is. Dat dit project geslaagd is, sluit aan bij onze plannen en de doelstellingen van het kabinet”, aldus Emine Özyenici.
Archiefwet
Departementen kiezen niet zelf of ze informatie wel of niet willen overbrengen naar het Nationaal Archief. “Het is een verplichting, net zoals dat nu ook met informatie op papier gebeurt. In de Archiefwet staat dat blijvend te bewaren informatie na maximaal twintig jaar naar het Nationaal Archief moet worden overgebracht”, legt Diana Teunissen, directeur Digitale Infrastructuur en Advies bij het Nationaal Archief, uit. “De IND heeft een bijzondere stap gezet door dossiers vervroegd over te brengen. Het is sowieso goed als we ons af en toe afvragen of overbrenging niet al eerder kan, want uiteindelijk gaat het natuurlijk om de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie ten behoeve van de burger.”
De IND werkt digitaal en heeft aan dit project gewerkt met als doel de digitale dossiers tijdig en duurzaam te archiveren. En ervaren wat het betekent om de hele archiefketen te digitaliseren, van bronsysteem tot en met het Nationaal Archief. De IND heeft in deze archiefketen de rol van archiefvormer en heeft daarin een belangrijke verantwoordelijkheid om de archieven in goede, geordende en toegankelijke staat aan te leveren. Rob Schepens, hoofd afdeling Informatievoorziening-ontwikkeling, directie bedrijfsvoering IND
Uitdagende dossiers
Welke 106 IND-dossiers zijn overgebracht naar het Nationaal Archief? Het gaat om de afgesloten naturalisatie- en vreemdelingendossiers uit de periode 2006-2010. Deze dossiers waren met name geschikt voor overbrenging, omdat ze zijn gecreëerd in het digitale tijdperk. Verder brachten ze mooie uitdagingen met zich mee: ze zijn bijvoorbeeld beperkt toegankelijk. Özyenici: “Binnen het ministerie van JenV hebben we relatief veel dossiers met een beperking op de openbaarheid. Dit was voor ons dus bijzonder. Hoe breng je dit type informatie over?”
Pionieren
De eerste plannen om de dossiers over te brengen, begonnen twee jaar geleden, in mei 2016. “Alle partijen waren op hetzelfde moment klaar om dit op te pakken”, zegt Teunissen. “Zo had bijvoorbeeld het Nationaal Archief net haar eigen digitale infrastructuur fors aangepakt.” Özyenici: “Het was deels pionieren, omdat een volledige digitale vervroegde overbrenging met een beperking op de openbaarheid nog niet eerder was gedaan. We hebben gecontroleerd richting gegeven aan het project en de doelstelling niet uit het oog verloren. Ook al veranderde het één en ander in de uitvoering. Zo dachten we gebruik te kunnen maken van een bestaande digikoppeling, maar dat lukte niet. We moesten toen iets nieuws ontwikkelen.” Diana Teunissen bevestigt dat beeld: “De digikoppeling bleek een grote uitdaging. Ondanks het feit dat we hier over een standaard spreken, bleken er toch nog allerlei keuzes te zijn binnen die standaard. Afhankelijk van waar je de digikoppeling voor gaat gebruiken.”
Kennisuitwisseling
Wijnand Lodder: “De complexiteit van het project was op voorhand niet goed te overzien. Het werd een kennisuitwisseling met het Nationaal Archief, die past bij wat wij met Justid beogen: het beschikbaar krijgen en houden van informatie.” Dit project kan met recht een ketensamenwerking tussen het ministerie van JenV, Justid, de IND en het Nationaal Archief worden genoemd: “Het mooie is, we hebben dit met elkaar bedacht. Tegelijkertijd hebben we ook gebruik kunnen maken van de ervaringen die we bij eerdere aansluittrajecten hebben opgedaan”, vertelt Diana Teunissen. Die samenwerking was volgens Emine Özyenici de sleutel tot het succes: “Er was doorzettingsvermogen. Met name Justid en het Nationaal Archief moesten kort op elkaar werken. Het was mooi om te zien hoe dat verliep.”
Werkwijze
Om de IND-dossiers over te brengen vanuit het Centraal Digitaal Depot van Justid naar het e-Depot van het Nationaal Archief moest er een aansluitproces komen. Dat aansluitproces bestaat uit veel meer dan een koppeling. Teunissen: “Het is niet alleen een technische voorziening. Er is een hele dienst ontwikkeld, met een werkwijze erachter van processen en dienstverlening. De koppeling tussen het Centraal Digitaal Depot en ons e-Depot is er een onderdeel van.” Özyenici: “We hebben een new way of working ontwikkeld, iets dat echt werkt. In de loop van het project hebben we weleens overwogen om deelresultaten op te leveren en het bij een theoretisch onderzoek te houden. Maar nee, we wilden dit project toch helemaal afronden, bruikbaar in de praktijk.”
Mes snijdt aan veel kanten
De overbrenging is één van de uitwerkingen van de Informatiestrategie 2017-2022 van het ministerie van JenV. Dit is de leidraad voor de wijze waarop het ministerie de komende jaren de informatievoorziening verder gaat versterken en vernieuwen. “Dat maakt dit tot een baanbrekend en relevant project”, aldus Wijnand Lodder. Nu het project succesvol is afgerond, is de weg naar het overbrengen van meer soortgelijke informatie verder uitgewerkt. “Veel lof voor de IND die een andere doelstelling van het ministerie van JenV en passant realiseert: vervroegde overbrenging om de transparantie te vergroten”, zegt Emine Özyenici. Diana Teunissen vult aan: “Grote dank aan de IND inderdaad, ook voor hun motivatie om de omslag te maken naar een digitale informatieketen.”
