Wij ontvangen uw aanvraag voor een bruikleen in Nederland of België uiterlijk vier maanden voor aanvang van uw tentoonstelling. Buiten Nederland en België is de termijn voor de aanvraag vijf maanden. In principe leent het Nationaal Archief documenten voor maximaal vier maanden uit. Afhankelijk van de conditie van de uit te lenen documenten kunnen we de bruikleen verlengen.
U kunt uw bruikleenaanvraag sturen naar: bruiklenen@nationaalarchief.nl
Onder bepaalde voorwaarden is het mogelijk documenten, afkomstig uit beperkt openbare archieven, te gebruiken in tentoonstellingen. Dat kan alleen als wordt aangetoond dat de reproducties of (originele) documenten geen persoonsgegevens over (mogelijk nog) levende personen bevatten.
Uitleen uit beperkt openbaar archief vraagt dan ook om een extra tussenstap: een verzoek tot inzage. Het indienen van dit verzoek doet u ruim zes weken voor uw bruikleenaanvraag. Dit doet u via info@nationaalarchief.nl. Geef hierbij duidelijk aan om welk beperkt openbaar archiefstuk het gaat. U kunt het aangevraagde document alleen inzien op onze studiezaal. Na inzage kunt u de bruikleenaanvraag indienen. Dit moet uiterlijk vier maanden voor aanvang van uw tentoonstelling in via bruiklenen@nationaalarchief.nl.
Voor bruikleen hebben we een aantal voorwaarden opgesteld, afhankelijk van de vorm van het archiefstuk. U kunt het geleende object alleen onder deze voorwaarden exposeren.
- Voorwaarden losbladig materiaal of losse katernen: vlak exposeren in een vitrine. Waar nodig opgezet op ongekleurd museumkarton. Indien tentoongesteld aan de muur: in principe in blank houten lijsten van het Nationaal Archief, op ongekleurd museumkarton met eventueel een passe-partouts van ongekleurd karton.
- Voorwaarden boeken: vlak exposeren in een vitrine. Mocht een boekensteun nodig zijn, dan leveren wij er een van zuurvrij blauwgrijs golfkarton.
- Voorwaarden kaarten en foto’s: kaarten en foto’s worden ingelijst, in principe in blankhouten lijsten van het Nationaal Archief, opgezet op museumkarton of in een passe-partout.
De bruikleen leggen we officieel vast in een bruikleenovereenkomst Nationaal Archief. Hierin staat o.a. wie de bruiklener is, om welk archiefstuk het gaat en voor hoe lang we het stuk in bruikleen geven.
Als het Nationaal Archief nog niet eerder stukken in bruikleen heeft gegeven op deze locatie, vragen wij om een Facility & Security rapport. Dit is een inventarisatie van de fysieke en omgevingsomstandigheden van de locatie.