De handreiking Vervanging archiefbescheiden geeft informatie over het vervangen van informatie op papier door digitale informatie.
Handreiking Vervanging archiefbescheiden, versie 2.0.
Dat is het proces waarbij analoge archiefbescheiden vervangen worden door reproducties waarbij het origineel vervolgens wordt vernietigd. De reproducties worden dan archiefbescheiden in de zin van de Archiewet 1995. Met andere woorden: de originele papieren documenten worden ingescand en vervolgens vernietigd omdat de digitale scans ook in juridische zin in de plaats komen van de papieren originele documenten.
Het verschil is dat bij digitalisering de originele papieren documenten na het inscannen wel blijven bestaan. De originele papieren documenten blijven gelden als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995. De digitale scans zijn enkel kopieën.
Groot nadeel van digitalisering ten opzichte van vervanging is dat hierdoor een combinatie van papier en digitaal ontstaat. Waarbij verschillen tussen papieren originelen en digitale scans kunnen ontstaan. En dubbele beheerlasten van toepassing zijn.
Vervanging kan problemen oplossen en processen vergemakkelijken. Maar het brengt ook risico's en kosten met zich mee. Iedere keer dat een organisatie vervanging overweegt, dient eerst de vraag beantwoord te worden of de voordelen opwegen tegen de nadelen.
| Mogelijke voordelen zijn onder andere | Mogelijke nadelen zijn onder andere |
|---|---|
| Volledig digitaal werken | Hogere kosten voor digitaal beheer |
| Operationele voordelen | Verlies van specifieke verschijningsvormen |
| Gebruiksgemak voor burgers | Verlies van historische context |
Meer informatie over deze voor- en nadelen is te vinden in onderdeel 2.2.1, 2.2.2. en 2.2.9. van de handreiking Vervanging archiefbescheiden. Bij de geplande herziening van deze handreiking zal ook gekeken worden naar mogelijke andere en nieuwe redenen om wel of niet tot vervanging over te gaan. Denk bijvoorbeeld aan de impact op het klimaat. Of de emotionele waarde.
Vervanging is een onomkeerbaar proces. De kwaliteit van de reproducties is cruciaal. Voorbereiding, inrichting en uitvoering van het proces van vervanging zijn complex en vergen zorgvuldige afwegingen. Hierbij dient rekening gehouden te worden met de Archiefwet 1995 en aanverwante regeling. De handreiking geeft daarbij houvast.
De handreiking is bedoeld voor beslissers, managers, beleidsmedewerkers en uitvoerders op het gebied van informatiemanagement. De handreiking dient als wegwijzer wanneer zij het proces van vervanging moeten inrichten en uitvoeren.
De handreiking richt zich op alle overheidsorganisaties (inclusief archiefinstellingen).
