Metadata, informatie over data in de database, zijn nodig om informatieobjecten toegankelijk te houden. Ze zorgen voor authenticiteit, integriteit, bruikbaarheid en betrouwbaarheid (NEN-ISO 15489-1).
Het Nationaal Archief beheert voor u de metadata van uw uitgeplaatste informatieobjecten. Dit gebeurt in afstemming met uw organisatie op basis van de geldende normen.
Preservering zorgt ervoor dat uitgeplaatste informatieobjecten herbruikbaar zijn - nu en in de toekomst. De authenticiteit en integriteit van de informatie blijft daarbij gehandhaafd. Het Nationaal Archief zorgt onder meer voor het karakteriseren en valideren van uitgeplaatste informatie. Ook monitoren wij digitale informatieobjecten en rapporteren we over verouderde formaten. Indien nodig stellen we een preserveringsplan op en voeren we die in overleg met uw organisatie uit.
In opdracht vernietigen wij dossier die daarvoor in aanmerking komen.
U blijft als zorgdrager altijd eindverantwoordelijk voor deze vernietiging. Wij voeren de volgende activiteiten uit:
- Wij selecteren digitale dossiers die voor vernietiging in aanmerking komen.
- Wij informeren u bij het verstrijken van de bewaartermijn van uitgeplaatste dossiers.
- Wij vernietigen na uw goedkeuring digitale dossiers.
- Wij laten de vernietiging loggen.
- Wij rapporteren aan u over de daadwerkelijke vernietiging, u bent zelf verantwoordelijk voor het opstellen van de verklaring van vernietiging;.
- Wij documenteren de vernietiging.
Het uitplaatsen van informatieobjecten in het e-Depot is mogelijk voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, Hoge Colleges van Staat, adviescolleges, rechterlijke macht en zelfstandige bestuursorganen zonder eigen rechtspersoonlijkheid.
Om informatieobjecten uit te plaatsen in het e-Depot, moet uw informatie in goede, geordende en toegankelijke staat worden aangeboden.
Voor alle activiteiten die nodig zijn om uitgeplaatste informatieobjecten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen én voor eenmalige beheeractiviteiten in opdracht van de zorgdrager, zie Optionele beheersdiensten.
Ook stemt uw organisatie in met het preserveringsbeleid van het Nationaal Archief.
Wanneer er kosten zijn verbonden aan de dienstverlening, bespreekt een van onze relatiemanagers dat met u. Kosten zijn altijd op basis van de integrale kostprijs.