De meest geraadpleegde archieven van de afgelopen 20 jaar zijn geselecteerd om te worden gedigitaliseerd. Per jaar wordt een nadere selectie gemaakt. Die keuze wordt gemaakt op basis van de uitkomst van de bestandsopname.
Archieven kunnen vaak niet direct gedigitaliseerd worden. Daarom wordt vooraf een steekproef uitgevoerd. Daarin let de conservator op de vorm van het archief, hoe het archief geordend is, welke materialen in het archief voorkomen en de materiële conditie van de stukken. Met de uitkomsten van het onderzoek, de bestandsopname, wordt de definitieve selectie vastgesteld.
Het archiefmateriaal moet in goede staat zijn om gedigitaliseerd te worden. Tijdens de materiële voorbewerking wordt elke pagina bekeken en beoordeeld. Scheuren en vouwen worden gerepareerd en gladgestreken. Strooizand en metaal worden verwijderd zodat het geen krassen op de glasplaat van de scanner kan veroorzaken.
Naast restauratie van het papier wordt ook gekeken of bij het digitaliseren door middel van het toevoegen van trefwoorden (bijvoorbeeld jaartallen, plaatsnamen of, familienamen) de doorzoekbaarheid van de gemaakte scans verbeterd kan worden. Dit vergt vaak veel handwerk van specialisten.
Een planning is zeer belangrijk bij grootschalig digitaliseren. In het proces moeten de materiële voorbereiding, de transporten en het digitaliseren strak op elkaar aansluiten. Via de planning is ook bij te houden waar welk archief zich bevindt in het proces.
De transporten van het archief worden uitgevoerd onder strikte richtlijnen wat betreft verpakking, klimaatbeheersing en rij-instructies, zo wordt voorkomen dat het transport schadelijk kan zijn voor het archief. Wekelijks transporteert het Nationaal Archief ruim 50 meter archief.
De archieven worden buiten het Nationaal Archief gedigitaliseerd op hoogwaardige boekscanners. Deze voldoen aan strenge kwaliteitseisen, hierdoor is van elke archiefpagina een scan op hoge kwaliteit beschikbaar.
De scans van het archiefmateriaal worden streng gecontroleerd op technische aspecten en beeldkwaliteit, maar ook of geen pagina’s overgeslagen zijn bij het scannen. Als de scans goedgekeurd zijn kan het papieren archief weer teruggezet worden in de depots. In principe wordt dat dan niet meer ter inzage gegeven in de studiezaal omdat de scan via de website beschikbaar zijn.
