Papier is een kwetsbaar materiaal: een blad papier kan gemakkelijk scheuren, verkreukelen, verkleuren en vervormen. Tegelijk kan het één van de meest duurzame materialen zijn, afhankelijk van hoe en waarvan het gemaakt is. Daarnaast moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan bij de bewaring ervan. Denk hierbij aan een goed klimaat, schone lucht, goede verpakking en deugdelijke stellingen in een schone omgeving.
Papier is gevoelig voor hoge temperaturen en een hoge luchtvochtigheid. Door hoge temperaturen zal het verkleuren en bros worden. Een hoge luchtvochtigheid kan zorgen voor biologische aantasting door schimmel en (bijvoorbeeld) papiervisjes. Ook chemische veroudering zoals verzuring en inktvraat worden hierdoor versneld. Daarom is in de Archiefregeling vastgelegd dat de bewaaromgeving van papieren archief 18°C +/- 2°C moet zijn en een relatieve luchtvochtigheid van 50% +/-5%.
Hoe koeler en droger papier bewaard wordt, hoe langer het meegaat. Een verlaging van de temperatuur met 5 graden zorgt (grofweg) voor een verdubbeling van de levensduur. Waar dan wel rekening mee gehouden moet worden, is de mogelijkheid van condensatie als een stuk uit het depot naar de studiezaal gaat. Als het verschil in temperatuur tussen de twee ruimtes groter is dan 8 graden, zal vocht uit de warme lucht in de vorm van druppels neerslaan op het koele archiefstuk.
Droger bewaren dan 50% relatieve luchtvochtigheid (RV) is een optie, maar niet voor alle materialen. Foto’s en negatieven zullen er wel bij varen, maar perkament kan juist harder en brosser worden. Daardoor kan het blijvend beschadigen. Vandaar dat in de Archiefregeling een ondergrens van 45% aangehouden wordt.
De verpakking van de archiefstukken dempt grote en snelle wisselingen in temperatuur en relatieve luchtvochtigheid. Dat wil echter niet zeggen dat er niet gestreefd moet worden naar een gelijkmatig klimaat in de bewaaromgeving. Goede isolatie, weinig toevoer van buitenlucht en niet werken in depot helpen daarbij.
Luchtvervuiling in de vorm van stikstofverbindingen (NOx), zwavelverbindingen (SO2), ozon (O3) en fijnstof zorgt voor een versnelde veroudering van papier. Afhankelijk van de omgeving waar het archiefdepot staat zal luchtzuivering nodig zijn om die veroudering tegen te gaan. In de Archiefregeling staan de toegestane hoeveelheden NOx, SO2 en O3 omschreven, evenals de hoeveelheid fijnstof.
Het Nationaal Archief vindt het belangrijk om alle middelen in te zetten die mogelijk zijn om ons nationale geschreven erfgoed optimaal te bewaren. Luchtzuivering hoort daarbij omdat het een positief effect heeft op het behoud van alle soorten materialen in onze depots.
