Toen de Douane jaren geleden steeds verder digitaliseerde en in volume toenam, zagen architecten Jaro Lach en Arjan Hoogma een probleem aankomen. Als informatie steeds vaker en in grotere hoeveelheden in systemen ontstaat, moet je ook eerder nadenken over wat er later mee gebeurt. Dit vroeg om een gerichte aanpak. Hun oplossing: archivering vanaf het begin meenemen in het ontwerp van systemen.
Achteraf bleek hun aanpak opvallend veel overeenkomsten te hebben met wat later in het DUTO-raamwerk werd vastgelegd. Daarmee liepen ze voorruit op het raamwerk met archiveren by design: duurzame toegankelijkheid meenemen in het ontwerp van je systemen.
Verandering vroeg om een nieuwe aanpak
Als domeinarchitect houdt Jaro zich bezig met de ontwikkeling van de inrichting van de systemen van de hele Douaneorganisatie. Arjan werkt als solution architect aan veranderingen binnen specifieke onderdelen van de organisatie. Vanuit die rollen zag het duo dezelfde ontwikkeling: steeds meer data in de digitale systemen.
Met de opkomst van e-commerce (online koop en verkoop van producten) groeiden de informatiestromen van de Douane explosief. ‘Onze aantallen zijn gigantisch gegroeid’, vertelt Jaro. Arjan vult aan: ‘Wij hebben altijd al veel data gehad. We praten hier niet over een paar duizend aanvragen op jaarbasis die je nog met de hand zou kunnen doornemen. ‘Dat was riskant. Want besluiten moeten soms jarenlang beschikbaar blijven voor bezwaarprocedures, rechtszaken of informatieverzoeken.
De oude situatie werkte volgens Arjan als een grote doos: ‘Het digitale equivalent van een grote doos waar iedereen iets in stopte. Vervolgens werd dan gezegd: we hebben gearchiveerd.’ Informatie werd wel bewaard, maar terugvinden, ordenen en beheren was een ander verhaal. Voor Jaro en Arjan was dit aanleiding om archivering niet langer te zien als een aparte beheeractiviteit, maar als een architectuurvraagstuk.
Denken als architect
Volgens Jasper Slob van Team DUTO is dit precies de kracht van archiveren by design. Jasper: ‘Je doet het wanneer je systemen ontwikkelt of verandert, niet wanneer alles al staat.’ Bij de Douane ontstond die aanpak niet alleen vanuit de noodzaak om correct te archiveren, maar vanuit een architectuurvraagstuk. De grote hoeveelheid informatie vroeg om een generieke oplossing voor de hele organisatie.
‘Als je het niet makkelijk maakt, gaan mensen het niet gebruiken.’ - Jaro
Dat perspectief sluit naadloos aan bij hoe architecten werken. ‘Dat is eigenlijk de kern van architectuur’, zegt Jaro. ‘Wij bedenken die voorzieningen die iedereen nodig heeft. Op zo’n manier dat iedereen die makkelijk kan gebruiken.’ Vanuit die gedachte ontwikkelden de architecten een generieke voorziening voor document- en dossierbeheer. Nieuwe systemen moesten daarop aansluiten. Zo hoefde niet ieder systeem zijn eigen oplossing voor archivering te krijgen.
Niet wachten tot het einde
Zoals architecten vaker doen, begonnen Jaro en Arjan niet bij het systeem, maar bij de vraag welke informatie een proces oplevert en wat daar later mee moet gebeuren. Wie wil aansluiten op de archiefvoorziening, moet eerst zijn huiswerk doen, vertelt Arjan: ‘Je moet weten welke documenten je hebt, welk type document het is, wie erbij mag, welke bewaartermijn ervoor geldt en welk beveiligingsbeleid van toepassing is. Daar moet je van tevoren over nadenken. Als ik pas langskom als een systeem bijna in productie gaat en dan vraag hoe ze willen archiveren, maak ik geen vrienden.’
Juist daarom helpt archiveren by design. Door eisen vooraf vast te leggen, weten teams die nieuwe systemen of software ontwikkelen waar ze rekening mee moeten houden. ‘Als iemand onze standaarden volgt en gebruikmaakt van de voorzieningen die er al zijn, dan voldoet die in principe aan de Archiefwet. Klaar. Punt’, zegt Arjan.
‘Goed is vaak goed genoeg om te starten.’ - Arjan
Volgens Jasper helpt het DUTO-raamwerk organisaties om dat gesprek te voeren en eisen vooraf vast te leggen. Het beschrijft welke functionaliteiten een organisatie nodig heeft om informatie duurzaam toegankelijk te houden. ‘Maak gebruik van wat we binnen het DUTO-raamwerk hebben omschreven en neem dat mee in je architectuur’, zegt hij. Zo spreken architecten, informatiebeheerders en ontwikkelaars een gemeenschappelijke taal over duurzaam toegankelijke overheidsinformatie.
De grootste uitdaging zat niet in techniek
Wie denkt dat de grootste uitdaging technisch van aard was, heeft het mis. Volgens Jaro en Arjan zat de echte opgave vooral in gedrag en draagvlak. Arjan: ‘De meeste mensen vinden het helemaal niet leuk of interessant om het hierover te hebben. Ik wil een aangifte afhandelen, zeggen ze. Kan mij wat schelen wat er over zes jaar mee moet gaan gebeuren?!’.
Ook aan de ontwikkelkant merkte Jaro die spanning. ‘Je hebt volksstammen van ontwikkelaars en managers die heel snel willen scoren en leveren. Dan is het niet leuk als wij vertellen dat ze nog aan archivering moeten denken.’ Juist daarom moet duurzame toegankelijkheid volgens hem zoveel mogelijk in de systemen zelf zitten.
‘Adviseurs informatiebeheer vinden architecten soms een beetje "enge mensen" en vinden het soms moeilijk om het gesprek met ze aan te gaan’, zegt Jasper Slob van Team DUTO. Dat beeld herkent Jaro wel enigszins. ‘We zijn geen enge mensen’, zegt hij lachend. ‘Maar we worden soms wel als lastig gezien. Het heeft jaren gekost om die weerstand weg te halen. Aan de ene kant is het heel veel praten en overtuigen. Aan de andere kant is het ervoor zorgen dat je formeel kunt zeggen dat het simpelweg moet.’ Arjan vult aan: ‘Het gaat er nu vooral om dat de archiefeisen onderdeel zijn van het ontwikkelproces van de Douane. Dan komt het neer op: 'gij zult'.’
Van pionieren naar standaard
De aanpak levert inmiddels zichtbaar resultaat op. Nieuwe systemen kunnen sneller worden ontwikkeld, omdat de archiveringsfunctionaliteit al beschikbaar is. Teams hoeven niet telkens opnieuw uit te zoeken wat duurzame toegankelijkheid vraagt. Een groot deel van die kennis is vastgelegd in standaarden, processen en voorzieningen.
Maar de belangrijkste opbrengst is nog wel dat collega’s anders naar archiveren zijn gaan kijken én dat het proces is veranderd. Arjan vat het samen: 'Het systeem dat wij hebben neergezet vind ik eigenlijk niet zo van belang. Wat ik belangrijk vind, is dat we het proces of de werkwijze binnen de Douane hebben aangepast.' Informatiebeheer en archivering komen daardoor eerder in het ontwikkelproces aan bod.
Voor andere organisaties hebben de Douane-architecten dan ook een duidelijke boodschap: begin vroeg, betrek architecten en wacht niet op de perfecte oplossing. Want duurzame toegankelijkheid ontstaat niet in het archief, maar aan de ontwerptafel.
