Met overbrenging draagt het verantwoordelijk overheidsorgaan het beheer van blijvend te bewaren documenten over aan de archiefdienst die met de blijvende bewaring van die documenten is belast. Overbrenging betekent dus dat een archiefdienst verantwoordelijk wordt voor de blijvende bewaring en beschikbaarstelling van de documenten. Daarnaast heeft overbrenging tot gevolg dat het openbaarheidsregime van de Archiefwet op de documenten van toepassing wordt.
De Archiefwet 2026 kort de overbrengingstermijn in van twintig tot tien jaar. De wet voorziet ook in mogelijkheden voor verantwoordelijke overheidsorganen tot opschorting van overbrenging of in heel specifieke gevallen tot ontheffing van overbrenging.
Rode draad van deze wijzigingen is dat zo beter rekening gehouden wordt met de vluchtigheid en kwetsbaarheid van digitale informatie.
Overbrenging is een belangrijk thema voor verantwoordelijke overheidsorganen, archiefdiensten én toezichthouders.
- Verantwoordelijke overheidsorganen moeten blijvend te bewaren documenten in beginsel na tien jaar overbrengen naar archiefdiensten. Of een beroep doen op opschorting of ontheffing.
- Archiefdiensten worden na overbrenging verantwoordelijk voor de duurzame toegankelijkheid van documenten die blijvend worden bewaard.
- Toezichthouders moeten erover kunnen waken dat verantwoordelijke overheidsorganen en archiefdiensten de Archiefwet 2026 op dit punt naleven.
Verantwoordelijke overheidsorganen brengen blijvend te bewaren documenten sneller over naar archiefdiensten, of maken verantwoord gebruik van mogelijkheden tot opschorting of ontheffing waar overbrenging nog wringt met het gebruik en het beheer van deze documenten.
Overbrenging
Verantwoordelijke overheidsorganen brengen documenten die ouder zijn dan tien jaar en die op grond van een selectiebesluit voor blijvende bewaring in aanmerking komen over naar de archiefdienst die met de blijvende bewaring van die documenten is belast. (Archiefwet 2026, artikel 5.4, lid 1). De memorie van toelichting bij de wet verduidelijkt dat deze overbrengingstermijn telt vanaf het moment van creatie of ontvangst van een document.
Nadere regels voor overbrenging worden uitgewerkt in het Archiefbesluit 2026 (Archiefbesluit 2026, artikel 5.1).
Opschorting overbrenging
De minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (voor het Rijk en provincies) en de Gedeputeerde Staten (voor alle overige decentrale overheden) kunnen een verantwoordelijk overheidsorgaan machtigen om de overbrenging op te schorten indien documenten na het verstrijken van de overbrengingstermijn nog veelvuldig worden gebruikt of geraadpleegd (Archiefwet 2026, artikel 5.5, lid 2). Een machtiging wordt verleend voor een periode van ten hoogste tien jaar. Indien de desbetreffende documenten na deze periode nog steeds veelvuldig worden gebruikt of geraadpleegd, kan een verleende machtiging worden verlengd, telkens met een periode van ten hoogste tien jaar (Archiefwet 2026, artikel 5.5, lid 3).
Nadere regels voor opschorting van overbrenging worden uitgewerkt in het Archiefbesluit 2026 (Archiefbesluit 2026, artikel 5.2).
Ontheffing overbrenging
De rijksarchivaris kan een verantwoordelijk overheidsorgaan ontheffing verlenen van de verplichting om documenten naar een archiefdienst over te brengen (Archiefwet 2026, artikel 5.6, lid 1). Maar een ontheffing kan alleen in specifieke gevallen worden verleend (Archiefwet 2026, artikel 5.6, lid 2) en ook weer ingetrokken worden (Archiefwet 2026, artikel 5.6, lid 4). Tot slot moet het verantwoordelijke overheidsorgaan ervoor zorgen dat de documenten waarvoor ontheffing is verleend, geraadpleegd kunnen worden (Archiefwet 2026, artikel 5.6, lid 3).
Nadere regels voor ontheffing van overbrenging worden uitgewerkt in het Archiefbesluit 2026 (Archiefbesluit 2026, artikel 5.3).
Verkorting overbrengingstermijn
- De Archiefwet 2026 voorziet in een overbrengingstermijn van tien jaar. Dat is korter dan de Archiefwet 1995, die in een overbrengingstermijn van twintig jaar voorziet. Bovendien is die laatste overbrengingstermijn in praktijk vaak gekoppeld aan het moment van sluiting van dossiers en zaken. Dat biedt echter onvoldoende zekerheid over de precieze overbrengingstermijn. In de Archiefwet 2026 geldt het moment van creatie of ontvangst van een document als startdatum voor de overbrengingstermijn.
- Reden voor deze verkorting is dat informatie steeds vaker is vastgelegd in vluchtige, kwetsbare en veelvormige digitale toepassingen en beheersystemen. Dat vraagt om beheersmaatregelen die beter aansluiten bij de huidige digitale praktijk dan bij papier het geval was. De snellere overbrenging naar het openbaar archief is een scharnierpunt dat een impuls geeft aan de verbetering van het informatiebeheer vanaf het ontstaan van een dossier.
Uitwerking opschorting overbrenging
- De Archiefwet 2026 geeft de mogelijkheid documenten later over te brengen als deze nog veelvuldig door het overheidsorgaan worden gebruikt of geraadpleegd. Dat is ook al zo in de Archiefwet 1995. De verkorting van de overbrengingstermijn naar tien jaar kan als effect hebben dat overheidsorganen vaker een beroep doen op opschorting onder de Archiefwet 2026. De aanvraagprocedure voor opschorting is verder uitgewerkt in het Archiefbesluit.
- Opschorting kan nodig zijn als documenten tien jaar na hun creatie of ontvangst nog veelvuldig worden gebruikt of geraadpleegd. Bij veelvuldig gebruikte documenten zal het meestal gaan om archief dat nog «dynamisch» is. Met andere woorden: het zijn documenten uit een dossier dat nog niet is afgesloten. Bij veelvuldige raadpleging zal het gaan om afgesloten (statisch) archief. Wanneer ambtenaren het afgesloten statische archief nog zo vaak raadplegen dat overbrenging daarvan leidt tot een aanzienlijke belasting voor de archiefvormer, kan opschorting van de overbrenging worden aangevraagd.
Invoering ontheffing overbrenging
- De Archiefwet 2026 geeft de rijksarchivaris de mogelijkheid in bepaalde bijzondere gevallen te voorzien in ontheffing van de overbrengingsverplichting. Die mogelijkheid bestaat niet in de Archiefwet 1995.
- Ontheffing is bedoeld voor specifieke dataverzamelingen. Het gaat om gevallen waarbij overbrenging wringt met grootschalig en langdurig beheer en het gebruik van digitale databestanden, die de archiefvormer nog lang nodig heeft voor de uitvoering van zijn taken.
- Voorbeelden van dit soort dataverzamelingen zijn de wettelijke basisregistraties (onder meer over personen, bedrijven, adressen, inkomen, voertuigen, topografie, handel, bodem); grootschalige en meerjarige verzamelingen met onderzoeksgegevens; of gegevens die organisaties als het Kadaster en het Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties (KOOP) duurzaam beheren of ontsluiten op grond van wettelijke taken.
- Deze ontheffing is bedoeld als een efficiënte en effectieve oplossing om beschikbaarheid en blijvend bewaren van complexe data te combineren.
Het is niet nodig per 1 januari 2027 documenten die bij inwerkingtreding van de Archiefwet 2026 al tien jaar oud zijn, meteen over te brengen naar een archiefdienst. Een overgangsbepaling in de Archiefwet 2026 bepaalt dat voor de documenten die op 1 januari 2027 al zijn gecreëerd of ontvangen, de overbrengingstermijn van twintig jaar uit de Archiefwet 1995 van kracht blijft (Archiefwet 2026, artikel 12.3, lid 1).
Pas vanaf 1 januari 2037 worden de eerste documenten overgebracht op basis van de verkorte overbrengingstermijn. Tot 2047 verloopt dit samen met de documenten die op basis van de overbrengingstermijn van twintig jaar worden overgebracht. Deze gespreide inwerkingtreding geeft de verantwoordelijke overheidsorganen en de archiefdiensten de tijd zich voor te bereiden op deze snellere overbrengingstermijn.
Vanaf 1 januari 2027 is het mogelijk op basis van de Archiefwet 2026 opschorting en opheffing aan te vragen. Een opschorting die al verleend is op basis van de Archiefwet 1995, hoeft niet opnieuw te worden aangevraagd. Daarvoor is in de Archiefwet 2026 een overgangsbepaling opgenomen (Archiefwet 2026, artikel 12.3, lid 2).
Nuttige kennisproducten voor dit thema zijn:
- De landelijke handreiking Digitaal overbrengen in de praktijk.
Status: deze moet nog aangepast worden aan de Archiefwet 2026.
Leeraanbod voor dit thema vind je bij:
- Het Leerhuis.
Kennis kan je delen met collega’s via:
- Het hoofdthema Archiveren en beheren van de Kenniscommunity Informatie en Archief.