Na overbrenging naar een archiefdienst worden documenten openbaar. Maar het kan nodig zijn om die openbaarheid tijdelijk te beperken. Daarvoor is een proces ingericht. In de Archiefwet 2026 zijn de regels voor het stellen van openbaarheidsbeperkingen en het geven van toegang na overbrenging op enkele punten gewijzigd.
De regels rondom openbaarheid en het geven van toegang zijn belangrijk voor verantwoordelijke overheidsorganen, archiefdiensten én toezichthouders.
- Verantwoordelijke overheidsorganen moeten bij overbrenging zorgvuldig en verantwoord bepalen welke documenten na overbrenging eventueel een openbaarheidsbeperking moeten krijgen, op welke grond en voor hoelang.
- Archiefdiensten zijn na overbrenging verantwoordelijk voor het geven van toegang tot overgebracht archief. Daarnaast adviseert de archivaris het verantwoordelijk overheidsorgaan bij de overbrenging over de voorgenomen openbaarheidsbeperkingen.
- Toezichthouders moeten erover waken dat verantwoordelijke overheidsorganen en archiefdiensten de Archiefwet 2026 op dit onderwerp naleven. In de Archiefwet 2026 is het toezicht uitgebreid naar overgebracht archief.
Het doel van de Archiefwet 2026 is de overheid transparanter maken en burgers, onderzoekers en journalisten sneller toegang tot informatie te geven.
Nieuwe beperkingsgronden
De drie beperkingsgronden in de Archiefwet 1995 zijn uitgesplitst in dertien nieuwe gronden en verder in lijn gebracht met de Wet open overheid (Woo). De Archiefwet 1995 kent naast een beperkingsgrond voor de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer en het belang van de Staat of zijn bondgenoten een zeer algemene restgrond, te weten: onevenredige benadeling. Deze beperkingsgrond is opgesplitst in specifiekere gronden (Archiefwet 2026, artikel 7.2).
Zo kunnen verantwoordelijke overheidsorganen preciezer onderbouwen waarom informatie tijdelijk beperkt openbaar is, hetgeen de beoordeling van inzageverzoeken makkelijker maakt.
De afstemming van de gronden op die uit de Woo helpt ook verantwoordelijke overheidsorganen bij het bepalen van een beperkingsgrond, omdat ze al vertrouwd zijn met die beperkingsgronden.
Verkorte maximumtermijn voor deel beperkingsgronden
De openbaarheidsbeperkingen kunnen onder de Archiefwet 1995 voor maximaal 75 jaar worden gesteld. De maximale termijnen voor een beperking zijn voor negen beperkingsgronden teruggebracht tot maximaal 20 jaar na creatie of ontvangst. Voor de beperkingsgronden die met persoonsgegevens of de persoonlijke levenssfeer te maken hebben, is de maximale beperkingstermijn in de Archiefwet 2026 110 jaar.
Vereenvoudiging opheffen, verlengen of stellen beperking na overbrenging
Het wordt eenvoudiger beperkingen na overbrenging op te heffen, te verlengen of alsnog te stellen. Zo kunnen nieuwe inzichten na verloop van tijd worden verwerkt en kunnen fouten bij overbrenging worden hersteld.
Toezicht op overgebracht archief
De toezichthouder houdt toezicht op overgebracht archief én op de gestelde openbaarheidsbeperkingen, en op de manier waarop de archivaris omgaat met verzoeken om toegang.
Informatie in andere vorm
De Archiefwet 2026 maakt het mogelijk informatie in andere vorm te verstrekken uit het beperkt openbare archief. Dat betekent dat verzoekers informatie kunnen ontvangen uit beperkt openbare documenten, ook als inzage in het gehele dossier niet mogelijk blijkt. Zo wordt ervoor gezorgd dat ook na overbrenging zoveel mogelijk informatie uit documenten aan een verzoeker kan worden verstrekt.
De nieuwe beperkingsgronden worden gebruikt vanaf 1 januari 2027. Het is vanaf dat moment niet meer mogelijk om archief over te brengen met een openbaarheidsbeperking op grond van de drie beperkingsgronden van de Archiefwet 1995.
De voor 1 januari 2027 onder de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen blijven van kracht, daar hoeft niets aan te worden veranderd.
De regels voor het geven van toegang (Archiefwet 2026, hoofdstuk 8) door de archivaris en de uitbreiding van het toezicht gaan direct in en gelden ook voor archief dat is overgebracht voor inwerkingtreding van de Archiefwet 2026.
Nuttige kennisproducten voor dit thema zijn:
- Handreiking Openbaarheid bij en na overbrenging.
Kennis kan je delen met collega’s via: