Vanuit de DUTO-campagne kunnen organisaties een beroep doen op Team DUTO. Op 9 april was het team te gast bij de Groninger Archieven om daar een workshop te geven en kennis te delen. De netwerkbijeenkomst Digitale Duurzaamheid 2026 stond in het teken van duurzame toegankelijkheid bij aanbestedingen, implementaties en migraties. En leverde veel waardevolle, praktische inzichten op.
Lieuwe Jongsma, hoofd van de kersverse afdeling Informatisering & Advies van de Groninger Archieven, verzorgde de introductie. Daarna startten Frank Smeets en Marjan Dik van het Nationaal Archief met zo'n twintig deelnemers de workshop duurzame toegankelijkheid in een inkooptraject. Een belangrijke pijler binnen DUTO; door duurzame toegankelijkheid mee te nemen bij een inkooptraject, voorkom je dat belangrijke functionaliteiten ontbreken en/of dat informatie moeilijk vindbaar of onvolledig is.
Workshop DUTO in een inkooptraject
Voor het fictieve inkooptraject werd gebruikgemaakt van het DUTO-raamwerk. De deelnemers moesten de vier voor hun organisatie belangrijkste modeleisen selecteren, vanuit het perspectief van de informatieprofessional. Ook werd gekeken of je hiervoor aansluiting en draagvlak kon vinden bij andere belanghebbenden binnen de organisatie. Denk aan informatiebeveiliging, functioneel beheer en gebruiker. Na een korte terugkoppeling werd van invalshoek gewisseld; vanuit het perspectief van de leverancier werd bekeken of de geselecteerde modeleisen duidelijk genoeg waren. Of dat er voor de leverancier toelichting nodig was.
Geleerde lessen
Met deze simpele maar doeltreffende aanpak kwam uit de workshop naar voren dat:
- Je als informatieprofessional binnen elk inkooptraject kritisch moet bekijken welke modeleisen uit het DUTO-raamwerk nodig zijn voor een aanbesteding. Uiteindelijk zit er een grens aan het aantal eisen dat je kunt stellen in een aanbesteding. Ook is niet elke eis van toepassing bij elke aanbesteding. Je moet dus kijken naar wat passend is.
- Je medestanders moet zoeken om eisen op te laten nemen in de aanbesteding die voor meerdere betrokkenen belangrijk zijn.
- De DUTO-modeleisen op zichzelf niet zaligmakend zijn. Je moet ze vaak verder specificeren om ze concreet en toepasbaar te maken binnen een aanbesteding. Zodat deze passend zijn voor de organisatie en de leverancier de opdracht helemaal begrijpt.
Inkooptrajecten en informatiebeheer
Na de pauze gaf David ter Schegget van de gemeente Groningen een presentatie over de aanpak van informatieprofessionals bij de inkooptrajecten. Hoe houd je grip op 10.000 inkooptrajecten per maand: van bouwprojecten tot pennen en potloden? Een lastige opgave. Maar in Groningen is het gelukt. Door de flexibele houding en het meebewegen met gebruikers en proceseigenaren zitten informatieprofessionals eerder aan tafel om mee te praten over aanbestedingen en de daaruit volgende implementaties en migraties. In het aanbestedingsproces maken de informatieprofessionals gebruik van een risico-inventarisatie en -acceptatielijst (RIA). Op basis van die bevindingen wordt een programma van eisen opgesteld met behulp van het DUTO-raamwerk. Bij het testen wordt ook de beheer- en gebruikersorganisatie actief betrokken. Om de continuïteit van dit proces te borgen is opleiden en het delen van kennis essentieel.
Samenwerking archiefinspecteur en ADI
Tot slot deelde Robbert Haaksema namens de Groninger Archieven inzichten over de rol van de archiefinspecteur en de adviseur digitale informatie (ADI) tijdens aanbestedingen, implementaties en eventuele bijkomende migraties. De archiefinspecteur legt als gemandateerde van de archivaris de focus op wetgeving, standaarden en procedures. De ADI let meer op de praktische toepasbaarheid van inhoudelijke adviezen en op de realisatie van een eventuele overbrenging op langere termijn. Onderling is er tussen de twee veel contact en wordt tijdens en na een aanbesteding samengewerkt in elke fase. Verder kwam het kennisproduct Duurzame toegankelijkheid bij aanschaf nieuw DMS of RMA ter sprake.
Meer weten over DUTO en het inkooptraject?
Op dinsdag 19 mei organiseert het Nationaal Archief van 15.00 tot 16.00 een digitaal spreekuur over de relatie tussen inkoop en het DUTO-raamwerk. Tijdens deze interactieve sessie kunnen deelnemers vragen stellen aan experts Marin Rappard en Frank Smeets van het Nationaal Archief. En met elkaar in gesprek gaan. Natuurlijk kun je ook je vragen stellen aan Team DUTO op KIA Community en via het contactformulier op de website van het Nationaal Archief. Op de webpagina veelgestelde vragen is overigens veel informatie te vinden over het DUTO-raamwerk.
