Wat is er nodig om aan te sluiten op een e-depot? Dat vroeg gemeente Smallingerland het regionaal historisch centrum (RHC) Tresoar. Tresoar heeft deze vraag samen met Smallingerland integraal en risicogericht aangepakt. Een aanpak die mooi aansloot op de handreiking DUTO-risicobeoordeling.
Concreet en behapbaar
De keuze voor een risicogerichte aanpak werd ingegeven door de wens om op een praktische manier in kaart te brengen wat nodig is voor de aansluiting op een e-depot. En wat het vraagt van een organisatie.
Volgens Tresoar vinden organisaties het moeilijk om te bepalen waar zij moeten beginnen bij een dergelijk complex traject. Door uit te gaan van risico’s wordt het voor betrokkenen concreter en behapbaar: met het prioriteren op basis van risico’s kun je bepalen wat je als eerste oppakt. En de handreiking DUTO-risicobeoordeling is een praktisch hulpmiddel bij het in kaart brengen van die risico’s.
Risico’s in kaart
Om de risico’s te inventariseren, gingen deskundigen van Tresoar in gesprek met de gemeente; een interdisciplinaire groep bestaande uit archiefmedewerkers, recordmanagers, procesanalisten, informatieconsulenten en informatieadviseurs. Ze werden bevraagd over Archiefwet, informatiebeheer en techniek. Met hun brede kennis en ervaring op dit gebied hielpen de afgevaardigden van Tresoar de vragen te formuleren en tot de kern te komen.
Adviesrapport
Op basis van de gesprekken is een adviesrapport opgesteld. Informatieprofessionals van de gemeente Smallingerland gebruiken dit rapport als uitgangspunt voor een plan van aanpak. Daarnaast biedt het ook een onderbouwing voor de benodigde middelen. De gesprekken hebben ook geleid tot inzichten bij de betrokken medewerkers. En blijken een stimulans om het onderwerp verder uit te dragen in de organisatie.
Zelf aan de slag? Elkaar ontmoeten is belangrijk
Een les die Tresoar en gemeente Smallingerland graag willen meegeven is dat het gezamenlijke gesprek belangrijk is. Elkaar daadwerkelijk ontmoeten draagt bij aan het zorgvuldig doorgronden van het onderwerp. Het informele karakter is waardevol omdat het helpt een relatie op te bouwen. Een brede vertegenwoordiging draagt eraan bij het vraagstuk vanuit verschillende perspectieven te bezien en van elkaar te leren. Dus: ga met elkaar een bak koffie drinken en in gesprek.
Het is ook een goed voorbeeld van hoe je binnen een organisatie kunt werken aan een randvoorwaarde zoals het creëren van commitment, genoemd in de handreiking DUTO-risicobeoordeling.
Handreiking DUTO-risicobeoordeling
De handreiking DUTO-risicobeoordeling is een uitbreiding van het DUTO-raamwerk. De handreiking helpt organisaties om passende maatregelen te nemen voor duurzame toegankelijkheid. Het biedt daarvoor onder andere praktische handvatten, zoals een stappenplan en voorbeelden van vragen om inzicht in risico’s te krijgen. Inmiddels heeft een aantal organisaties ervaring opgedaan met het toepassen van een risicobeoordeling op het gebied van die duurzame toegankelijkheid. Deze en andere praktijkvoorbeelden delen we in blogs en nieuwsberichten op KIA Community en op de website van het Nationaal Archief. Ook een (DUTO-)praktijkvoorbeeld dat je wilt delen? Laat het ons weten via het contactformulier.
