Om overheidsorganisaties te helpen bij dit proces wordt een nieuwe handreiking ontwikkeld. Deze is vanaf het eerste kwartaal van 2025 beschikbaar. Hieronder zie je welke onderdelen deze handreiking zal bevatten.
Onderdelen van deze handreiking
Het kennisproduct bestaat uit enkele informerende onderdelen en een tweetal stappenplannen. Grofweg is de opbouw van het kennisproduct:
| Onderdeel | Inhoud |
|---|---|
| Openbaarheid en overbrenging | In deze inleidende tekst lees je waarom openbaarheid belangrijk is en wat er precies gebeurt bij overbrenging naar een archiefdienst. |
| Openbaarheidsbeperkingen | Er zijn 14 beperkingsgronden op basis waarvan de openbaarheid van overheidsinformatie beperkt kan worden. Deze module biedt een overzicht van deze beperkingsgronden. Iedere beperkingsgrond wordt afzonderlijk toegelicht en hierbij worden ook voorbeelden gegeven. |
| Stappenplan bepalen openbaarheidsbeperkingen | Dit stappenplan is een praktisch handvat voor verantwoordelijke overheidsorganen om te bepalen of openbaarheidsbeperkingen nodig zijn. Er staan tips in die je kunt gebruiken tijdens het onderzoek naar de openbaarheid. De module licht ook toe hoe je het motiveert als je er voor kiest om een openbaarheidsbeperking toe te passen. |
| Stappenplan Besluit Beperking Openbaarheid | Een Besluit Beperking Openbaarheid (BBO) is een officieel besluit waarin het verantwoordelijk overheidsorgaan vastlegt welke beperkingen aan de openbaarheid worden gesteld. Hier lees je welke stappen je moet doorlopen om dit besluit te nemen. |
| Lijst veelgestelde vragen | In deze module worden terugkerende thema’s en andere relevante vraagstukken nader uitgewerkt. Je vindt hier bijvoorbeeld meer informatie over de verhouding tussen de Archiefwet en andere informatiewetgeving. |
| Sjablonen | Voor het opstellen van een adviesaanvraag en het conceptbesluit zijn sjablonen beschikbaar. Deze sjablonen zijn bruikbaar voor zowel de Rijksoverheid als decentrale overheden. |
Dit kennisproduct is bedoeld voor medewerkers bij centrale en decentrale overheidsinstellingen, waaronder ook archiefdiensten. Hierbij zijn verschillende doelgroepen te benoemen:
Verantwoordelijk overheidsorgaan
- De informatieprofessional die bij de inrichting van systemen of de opslag van informatie rekening wil houden met de openbaarheid na overbrenging.
- De medewerkers die bij overbrenging van documenten de openbaarheid beoordelen, bepalen en motiveren.
- De verantwoordelijke die op hoofdlijnen wil weten wat diens rol is.
Archiefdienst
- De medewerkers van de archiefdiensten die de verantwoordelijke overheidsorganen adviseren inzake openbaarheidsbeperkingen bij het bewerken van het archief voor overbrengen.
- De leidinggevende/medewerkers van de archiefdiensten die de overgebrachte beperkt openbare archieven beheren en beschikbaar stellen.
Dit kennisproduct is van toepassing op overheidsinformatie bij en na overbrenging. En hierbij gaat het om alle overheidsorganisaties. En alle te overbrengen archieven, papier en digitaal.
Particuliere archieven vallen buiten de scope van dit kennisproduct.
Daarnaast gaat dit kennisproduct niet in op openbaarheid van informatie die (nog) niet naar een archiefdienst is overgebracht. Die valt onder de Wet open overheid of een sectorale wet.
Gerelateerde kennisproducten rondom het thema overbrenging zijn beschikbaar op de website van het Nationaal Archief. Bijvoorbeeld de handreiking Digitaal Overbrengen in de praktijk. In aanloop naar de nieuwe Archiefwet zijn ook andere kennisproducten in ontwikkeling. Houd de ontwikkelagenda in de gaten voor updates. Het uitvoeren van de stappen die nodig zijn om keuzes te maken over openbaarheid, is gebaat bij duurzaam toegankelijke overheidsinformatie. En het werken volgens het principe van Archiveren by design. Ook hierover zijn kennisproducten beschikbaar:
Dit kennisproduct wordt gepubliceerd voor de inwerkingtreding van de Archiefwet op 1 januari 2026. Hiermee hebben organisaties een handvat om zich voor te bereiden op de nieuwe wetgeving. Maar de wetteksten zijn nog niet definitief. Het is daarom mogelijk dat er nog aanpassingen worden gedaan aan de wet. Indien nodig zal dit kennisproduct ook hierop aangepast worden.
Doordat de wet op 1 januari 2026 ingaat, zijn er op dit moment nog geen praktijkervaringen. Ook is er geen jurisprudentie. Zodra interessante praktijkervaringen of uitspraken beschikbaar zijn, zullen deze worden toegevoegd aan dit kennisproduct. Zelf een praktijkvoorbeeld aandragen kan natuurlijk altijd. Hiervoor kan je het contactformulier op de website van het Nationaal Archief invullen.
Na publicatie van de eerste modules (Q1 2025) wordt verder gewerkt aan modules die ingaan op openbaarheid na overbrenging. Je kunt hierbij denken aan thema’s zoals:
- het beoordelen van verzoeken tot inzage
- het achteraf aanpassen van openbaarheidsbeperkingen
- de afwegingen die archiefdiensten maken bij het (online) ter beschikking stellen van documenten.