Maandag 27 en dinsdag 28 mei was het DLM Forum in Brussel. Op dit internationale evenement wisselen (archief)instellingen kennis uit over de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van archief- en informatiebeheer. De experts van het Nationaal Archief waren erbij.
Tijdens het forum presenteerden we het DUTO-raamwerk en wisselden we van gedachten over de uitdagingen op het gebied van ketensamenwerking. Met name de keuzes die je als organisatie moet maken bij het inrichten van informatiesystemen. Daarnaast gaven we uitleg over instructies speciaal ontwikkeld voor bewindspersonen en stafmedewerkers over het beheren van e-mails, chatgesprekken en sociale media. Ook collega’s van de gemeente Utrecht waren aanwezig. Zij legden onder andere uit hoe zij e-mailarchivering op basis van de sleutelfunctiemethodiek hebben ingevoerd. Een methode die gebruikt kan worden binnen waardering en selectie van archieven.
Presentatie DUTO-raamwerk
Het DUTO-raamwerk verbindt duurzame toegankelijkheid van informatie aan het publieksbelang; dat wil zeggen informatie zo toegankelijk mogelijk maken en duurzaam bewaren zodat iedereen deze informatie kan raadplegen. Hier zijn beheerprocessen en inrichtingskeuzes voor nodig, gedragen door en uitgevoerd binnen de hele organisatie. Tijdens de presentatie richtte Wout van der Reijden zich op het kennismaken met het DUTO-raamwerk. En mogelijkheden voor de toepassing ervan door (overheids)organisaties.
Samenwerken in informatiesystemen
Organisaties werken steeds vaker samen in informatieketens. Dan moet die keten wel zo zijn ingericht dat de samenwerking optimaal wordt ondersteund. Maar hoe doe je dat? Jasper Slob, adviseur kennisproducten: 'We gingen in op de uitdagingen van archiveren binnen een ketensamenwerking, zoals het inrichten van informatiebeheer voor de informatieketen. De handreiking Archiveren in de informatieketen is specifiek voor de Nederlandse overheid, maar was zeker interessant voor bezoekers van het DLM Forum. Als wij en andere archiefinstellingen de rol aan de voorkant willen pakken, moeten we de noodzakelijke instrumenten aanreiken. En overheidsorganisaties helpen een weg te vinden in de complexiteit van informatiebeheer. Dat geldt in Nederland, maar ook daarbuiten.'
Handreiking bewindspersonen
Het Nationaal Archief is betrokken bij de ontwikkeling van instructies voor bewindspersonen en stafmedewerkers van het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding, RDDI. Hierin staat hoe zij hun e-mails, socials en chatgesprekken moeten beheren. ‘Onze rol bij het opstellen van de instructies was vooral zorgen dat ze in lijn zijn met de Archiefwet en alles dat daaruit voortvloeit’, vertelt Anna van Lankvelt, senior adviseur digitaal informatiebeheer. 'Het gaat er vooral om dat er heldere instructies zijn over hoe bewindspersonen om moeten gaan met hun informatie.'
Waardevol
We hebben op DLM Forum niet alleen onze kennis gedeeld. Maar ook veel opgestoken van andere organisaties. Het was een inspirerend event. En waardevol om met de deelnemers over internationale ontwikkelingen op het gebied van informatie en archief te praten.
Producten en diensten van het Nationaal Archief
Het Nationaal Archief biedt informatieprofessionals handvatten om hun werk uit te voeren, zodat overheidsinformatie goed beheerd wordt en duurzaam toegankelijk is. De kennisproducten DUTO-raamwerk en Archiveren in de informatieketen zijn daar voorbeelden van. Meer weten over onze kennisproducten en diensten? Kijk op de kennisbank op onze website.
