‘Kan het Nationaal Archief ons helpen met het verbeteren van onze informatiehuishouding?’ vroeg onlangs een adviseur van een kleine rijksoverheidorganisatie. De betreffende organisatie had zelf weinig kennis en expertise in huis om aan de (wettelijke) verplichtingen op dit vlak te voldoen. Ons antwoord: ja we kunnen jullie absoluut helpen met een gedegen plan van aanpak en voor de uitvoering werken we samen met andere stelselpartijen binnen het programma Open Overheid.
Al meer dan 200 jaar expert in duurzaam toegankelijk houden van overheidsinformatie
Zowel de Wet open overheid en de Archiefwet verplichten overheden om hun informatie duurzaam toegankelijk te maken en houden. E-mails, chatberichten, documenten, algoritmen, databases, websites, social media. Iedere dag produceert de overheid enorme bergen verschillende soorten informatie. Bovendien worden al deze data ook nog eens gedeeld, hergebruikt en bewerkt in gemeenschappelijke netwerken en platforms. Met deze overvloed aan informatie is het een grote opgave voor overheden hoe zij belangrijke informatie selecteren en goed archiveren. Zeker voor kleinere overheidsorganisaties die zelf de kennis en expertise niet in huis hebben. Bewaren van is vaak niet de grootste uitdaging, het bruikbaar houden wel. Om dat te kunnen, moet informatie duurzaam toegankelijk zijn. Dat wil zeggen: vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar. Nu en in de toekomst, voor zo lang als nodig is.
Dat duurzaam toegankelijk houden van belangrijke overheidsinformatie doet het Nationaal Archief al meer dan 200 jaar. Vanuit het rijksbrede programma Open op Orde heeft het Nationaal Archief nu ook de opdracht om ministeries, zelfstandige bestuursorganen, uitvoeringsorganisaties en Hoge Colleges van Staat te helpen om hun informatiehuishouding te verbeteren. Deze taak sluit naadloos aan op onze rol als expertisecentrum informatiehuishouding voor de hele overheid. Of de informatie nu voor 10 jaar bewaard wordt of voor altijd: de duurzame toegankelijkheid is even belangrijk. En deze regel je het beste nog vóór creatie van de informatie of nog beter: vóór het inrichten van de informatiesystemen, by design. Aan de voorkant van de informatieketen dus.
Advies op maat
De betreffende rijksoverheidorganisatie had hulp nodig op verschillende onderdelen van de informatiehuishouding: er werd een nieuw CMS aangeschaft en welke eisen voor duurzame toegankelijkheid konden ze hiervoor stellen? Ook waren er digitaliseringvraagstukken en hadden ze vragen over hoe om te gaan met e-mail- en chatberichtenarchivering. Wettelijke kaders zoals de Archiefwet boden wel enige houvast, maar er was toch nog onduidelijkheid over wat die in de praktijk betekenen. Het Nationaal Archief ziet dat veel organisaties met dezelfde vragen kampen, waarbij ieder zijn eigen uitdagingen heeft. Het Nationaal Archief kijkt altijd naar de vraag achter de vraag en komt dan met een advies op maat.
Meer informatie
Wil je weten wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen om de informatiehuishouding te verbeteren? Bekijk dan onze website en neem contact met ons op: info@nationaalarchief.nl. Of bezoek de Open Donderdagen op het Nationaal Archief om informeel kennis te maken met collega’s van andere organisaties die zich bezighouden met informatiehuishouding. Ook wordt op het Kennisnetwerk Informatie en Archief de nodige kennis gedeeld over informatie- en archiveringsvraagstukken.
