Het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden (CTGB) wil de informatiehuishouding verder op orde krijgen. Te beginnen met de inrichting van een nieuw zaaksysteem, waarbij informatie wordt opgeslagen en beheerd in een SharePoint-omgeving. Informatiespecialisten Maike Blumenthal, Bart Janssen en teamleider Willem Kwakernaak van het CTGB waren bij dit proces betrokken. Zij zochten hulp bij het Nationaal Archief en hebben een adviestraject doorlopen.
Voorgestelde aanpak
Het adviestraject bestond uit de volgende onderdelen:
- Workshop over duurzame toegankelijkheid voor diverse betrokken medewerkers.
- Advies over de migratiestrategie.
- Uitleg over het gebruik van MDTO (Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie) en het mappen van metadata.
- Advies over het ontwikkelen en inrichten van de RMA-functionaliteiten voor het toekennen, beheren en uitvoeren van bewaartermijnen in Sharepoint.
- Advies over de diverse soorten digitale handtekening en het gebruik daarvan.
Advies over bewaartermijnen
De geldende selectielijst van het CTGB maakt een onderscheid tussen voorbereidend materiaal en eindproduct. De aanname van het Nationaal Archief was in eerste instantie dat dit niet past bij efficiënt werken in een zaaksysteem. Het eerste advies van het Nationaal Archief was dus om in de aanstaande nieuwe selectielijst dit onderscheid op te heffen. In het zaaksysteem wil je altijd uitgaan van één bewaartermijn voor een zaak. Anders moet ingericht worden op de individuele documenten binnen de zaak en kan één zaak meerdere bewaartermijnen hebben. Dat maakt de automatisering van het archiveringsproces ook moeilijker. Het gevolg zou wel zijn dat meer materiaal bewaard zou moeten worden dan nu het geval. Blumenthal: ‘Dit algemene advies was op zich heel goed. Maar het paste niet bij onze core business. Bij een zaaksysteem is er één bepaalde manier van archiveren. Bij ons, als zelfstandig bestuursorgaan, was het de vraag of dit in de praktijk haalbaar was.’
Advies op maat
Voor een oplossing op maat zijn het primaire proces, de applicaties en de organisatie onder de loep genomen. Rekening houdend met de (huidige en toekomstige) selectielijst van het CTGB, het gemak van medewerkers, de nieuwe Archiefwet en de Woo. Eén grote puzzel was het, maar gezamenlijk vonden ze oplossingen die werkbaar waren. Blumenthal: ‘Zo ontdekten we dat bepaalde besluiten over toelatingen en andere belangrijke documenten ook al in andere processen opgeslagen en permanent bewaard werden. Het dossier zelf kan daarom voortaan als te vernietigen worden gelabeld, omdat het besluit van het dossier al op andere plekken definitief wordt gemaakt.’ Daarmee kan de zaak dus gezien worden als voorbereidend materiaal en, geheel volgens de methodiek van de geldende selectielijst, gewaardeerd worden op te vernietigen. Het advies bleef dus 1 zaak = 1 bewaartermijn, maar er werd niet langer geadviseerd om het onderscheid tussen voorbereidend materiaal en eindproduct aan te passen in de nieuwe selectielijst. De huidige methodiek bleek prima te passen in de praktijk van het CTGB, ook bij het nieuwe zaaksysteem.
Mensen meekrijgen
‘In de organisatie is altijd sterke behoefte geweest aan het beter kunnen vinden van de juiste informatie, en aan de juiste metadata aan documenten koppelen,’ legt Kwakernaak uit. ‘Maar het MT ziet nu ook echt het belang van openbaarmaking van informatie en dat dit integraal onderdeel is van onze organisatie. Door de samenwerking met het Nationaal Archief is er een stuk kennis bijgekomen en hebben we daardoor meer zelfvertrouwen gekregen’, vervolgt hij. ‘We zitten nu steviger aan tafel bij directie en management met goed onderbouwde en andere argumenten dan “het moet van de wet”, en dat is nodig hier. We zijn een kennisorganisatie waar allemaal mensen werken met een wetenschappelijke achtergrond. Dus met een slap verhaal krijg je mensen moeilijk mee.’ Blumenthal signaleert een grotere belangstelling voor de informatiehuishouding sinds het ingaan van de Woo. ‘Collega’s merken dat het niet praktisch is om documenten op te sparen. Omdat het om belangrijke informatie gaat, zoals milieu, mens en dier, hebben veel medewerkers de neiging om iets toch te bewaren.’
Lessons learned
De belangrijkste leerpunten in dit traject waren voor het team toch wel de volgende punten:
- Benoem niet als eerste argument ‘omdat het moet van de wet’, maar kom met goed onderbouwde argumenten waarom je iets op een bepaalde manier wil inrichten
- Creëer een visie op het inrichten van je informatiehuishouding, zodat je als organisatie weet wat je wilt en daar bij de inrichting van systemen rekening mee kunt houden
Hoe nu verder?
Blumenthal: ‘Wat ik graag wil doen is een pilot voor het automatisch archiveren van informatie uit het primaire proces. Want dat is zo’n gestructureerde informatiestroom, en moet te automatiseren zijn. En gaat over onze core business. Dat mag niet misgaan. Handmatig archiveren is veel te foutgevoelig. Dus als we dat kunnen automatiseren is dat heel fijn.’
Janssen: ‘Een heleboel applicaties en systemen zijn we nog aan het bouwen en aan het inrichten. Maar met de kennis en kunde die in het nieuwe applicatielandschap zit, kunnen we redelijk rustig ademhalen. Het zit goed; we hebben er lang over nagedacht en het werkt.’
