Het Nationaal Archief wil dat het overbrengen van archieven zo soepel en goed mogelijk verloopt. Daarbij hechten we waarde aan de duurzame en toegankelijke staat van informatie. Zodat journalisten, onderzoekers en andere geïnteresseerden de archieven ook na overbrengen goed kunnen raadplegen. Daarom hebben we de aanlevervoorwaarden van informatie op gegevensdragers aangepast. Vanaf heden kunnen organisaties blijvend te bewaren overheidsinformatie op gegevensdragers alleen nog digitaal aan ons aanleveren.
Van cd’s tot ponskaarten
Het gaat om blijvend te bewaren informatie opgeslagen op ‘losse’ gegevensdragers. ‘Bijvoorbeeld op diskettes, usb-sticks en cd’s, maar ook op ponskaarten en microfilms’, vertelt Stella Mechelse, coördinator Verwerven en archivaris bij het Nationaal Archief. De informatie kan digital born - dus van oorsprong digitale informatie zijn, zoals Word-bestanden op een usb-stick of digitale foto’s op een cd-rom. Maar ook gedigitaliseerde informatie, zoals afbeeldingen van papieren documenten op een digitale gegevensdrager. Het kan ook zijn dat de informatie analoog is, zoals film op videosystemen.
Waarom deze nieuwe afspraken?
Blijvend te bewaren overheidsinformatie moet, zoals in de Archiefwet is vastgelegd, goed geordend en toegankelijk zijn. En overgebracht worden naar een archiefbewaarplaats zoals het Nationaal Archief. De informatie op losse gegevensdragers is vaak niet meer of slecht toegankelijk. Mechelse: ‘Voor het raadplegen van bijvoorbeeld informatie op een floppydisk heb je een oude computer met die functionaliteit nodig. Daarnaast kunnen we niet met zekerheid zeggen of de informatie op zo’n disk goed blijft. Digitaliseren of migreren is een oplossing. Door deze informatie vervolgens in ons e-Depot op te nemen, kunnen we de goede, geordende en toegankelijke staat ervan waarborgen. Op die manier kan iedereen toegang krijgen tot de informatie.’
Wat moeten organisaties doen?
Zoals gezegd moeten organisaties over te brengen informatie eerst digitaliseren of migreren naar een harde schijf of een datamanagementsysteem. De volgende stap is overbrengen naar het e-Depot van het Nationaal Archief. Via een impactanalyse zoeken we samen met de overbrengende organisatie uit wat nodig is om de informatie in het e-Depot te krijgen. De nieuwe afspraken staan op de webpagina van het Nationaal Archief: Aanlevervoorwaarde overbrengen digitale en analoge informatie op fysieke gegevensdragers.
Geen gevolgen voor bestaande afspraken tot 2025
De aanlevervoorwaarden voor de gegevensdragers zijn ingegaan op 1 juli 2022. Mechelse: ‘We nemen de losse gegevensdragers nog wel aan als daarover al afspraken gemaakt zijn in het verleden. Dit doen we tot 2025. Daarna accepteren we alleen nog overbrenging via digitale aanleveringen en dus niet langer losse gegevensdragers.’
Meer informatie en advies
Heeft u vragen over de nieuwe aanlevervoorwaarden? Bel of mail met uw vaste contactpersoon bij het Nationaal Archief. U kunt uw vragen ook stellen via het formulier op onze website. Wij nemen dan zo snel mogelijk contact met u op.
