Archiveren moet voortaan aan de voorkant gebeuren, zo meldt het artikel ‘De uitdagingen van het moderne archief’ op 23 april in Trouw. Charles Jeurgens (hoogleraar archiefwetenschap Universiteit van Amsterdam), Pim Huijnen (docent digitale geschiedenis Universiteit Utrecht) en Tom De Smet (directeur Archieven, Dienstverlening en Innovatie Nationaal Archief) laten hun licht schijnen over de uitdagingen van digitale informatie voor de duurzaamheid en toegankelijkheid van archieven.
Gaten in het digitale geheugen
Tot nog maar enkele tientallen jaren geleden was een archief iets fysieks. En een archiefstuk kenmerkte zich als een vastgelegde momentopname, dat zich ergens bevond. Nu de meeste informatie digitaal is, gaat dat niet meer op. ‘Papier kun je simpelweg bewaren’, vertelt Jeurgens. ‘Voor digitaal materiaal is dat anders. Als je dat niet bijhoudt, ben je heel snel heel veel kwijt.’ Een digitaal archief kan, net als een geheugen, steeds worden aangepast. En er kunnen gemakkelijk gaten in vallen. Huijnen: ‘Er zit een spanning in digitalisering. Enerzijds is er veel meer en veel rijker materiaal. Maar tegelijkertijd zijn al die data vluchtig, informatie is continu in beweging. Dat geeft vraagstukken over de toegankelijkheid.’
Positie van de archivaris
Digitalisering van archieven heeft ook grote gevolgen voor de positie van de archivaris. Van oudsher hebben zij de taak om archieven, die zij in beheer nemen, toegankelijk te maken en te houden. Maar de archivaris schuift steeds meer op naar voorkant in de informatieketen. Daar zetten zij hun expertise in bij het duurzaam toegankelijk maken van informatie die in het werkproces gecreëerd wordt. De Smet: ‘Archivarissen hebben de expertise om informatie toegankelijk te maken. Niet alleen na tien of twintig jaar, maar ook al eerder. De moderne archivaris zal daardoor een grote rol krijgen in de transparantie van de overheid. Niet als de informatiemanager zelf, maar wel als adviseur van de informatiemanager.’
Open op Orde
Het Nationaal Archief zit ook steeds meer vanuit die rol bij overheidsorganisaties aan tafel. Voor Open op Orde, het rijksprogramma voor een duurzame digitale informatiehuishouding, heeft het Nationaal Archief daar de kennisproducten en adviesdiensten op afgestemd. Zo geeft het Nationaal Archief advies over het toepassen van de DUTO-eisen (duurzame toegankelijkheidseisen) bij aanbestedingen. Bijvoorbeeld van nieuwe DMS-systemen. Door al vóór het inkoopproces daar goed met elkaar over na te denken, komt dat de duurzame toegankelijkheid van de informatie in deze systemen ten goede. Dit kan bijvoorbeeld het voldoen aan WOO-verzoeken makkelijker maken. Evenals op termijn de koppeling aan het e-Depot, het digitale depot van het Nationaal Archief.
DUTO-eisen zijn uitgangspunten waaraan overheidsinformatie moet voldoen. Hierin is bijvoorbeeld vastgelegd dat er een zoekfunctie moet zijn, en dat informatie altijd uit het systeem moet kunnen worden geëxporteerd in een formaat dat voldoet aan open standaarden. Dat maakt het aanzienlijk gemakkelijker om, als een systeem is verouderd, de informatie leesbaar te houden.
Leerexpeditie archiveren by design
Een ander voorbeeld binnen Open op Orde is de Leerexpeditie archiveren by design. Daarin verkennen medewerkers van diverse overheidsorganisaties met elkaar hoe binnen ieders organisatie duurzame toegankelijkheid kan worden verbeterd. Iedereen zoekt een oplossing voor zijn eigen obstakels. En leert daarbij van de ervaring van anderen. Het Nationaal Archief begeleidt de leerexpeditie en faciliteert het leerproces.
Archiveert eer ge begint
Over de hoek waar de oplossing gezocht moet worden is brede consensus: archiveren moet voortaan aan de voorkant gebeuren. Het toekomstig gebruik van data – jaren, decennia of zelfs eeuwen na nu – moet een overweging zijn in het ontwerp van een IT-systeem en deel worden van de routine van de gebruikers die de data invoeren.
Bron: Dit bericht is o.a. gebaseerd op het artikel in Trouw ‘De uitdagingen van het moderne archief’.
